Год за годом учёт рабочего времени становится всё более важным для бизнеса не только для начисления заработной платы. По мере того, как меняется формат организации труда, увеличивается и необходимость отслеживать количество отработанных сотрудниками часов. Это помогает управлять проектами, оценивать работу персонала, анализировать прогресс специалистов и их привычки.
В статье будет описано, почему учёт рабочего времени незаменим в современном трудовом процессе. Предлагаем узнать об общем изменении потребности в хронометражах, а также, какие преимущества это приносит работодателям и сотрудникам.
Содержание
Важность учёта времени
Учитывая, как пандемия Covid-19 внезапно изменила ситуацию в начале 2020 года, работа на дому может стать реальностью для большей части населения. Экономист Стэнфорда Николас Блум расценил это как растущую проблему, сказав, что такое положение вещей «создаст для фирм катастрофу в области производительности «. Это звучит зловеще, но простые решения, такие как отслеживание времени, могут смягчить удар.
Похоже, что практика дистанционной работы останется актуальной, по крайней мере, на некоторое время. Это означает, что в таком случае может пострадать производительность труда. Будет больше сверхурочных, дублирования задач в управлении персоналом, потерянных рабочих часов и многое другое. Таким образом, чтобы избежать любых производственных катастроф, руководители и сотрудники должны вместе привыкнуть к учёту рабочего времени.
Здесь, в Trackify, мы составили список причин, почему нужно учитывать рабочее время и способы, как начать это делать.
Польза учёта рабочего времени для работодателя
Работодатели ведут учёт количества отработанных часов, в основном, по двум причинам: для компенсации работы сотрудника и управления персоналом.
Во-первых, обсудим, почему учёт отработанных часов имеет значение, когда дело доходит до оплаты труда сотрудников. Потом посмотрим, как это помогает влиять на производительность, управление проектами, распределение рабочей нагрузки и т. д.
Отслеживание сроков выплаты окладов и сверхурочных
Первой главной причиной необходимости учёта рабочего времени является предоставление справедливой компенсации работникам с почасовой заработной платой. Давайте посмотрим на важность учёта времени в этом случае.
Оплаченное время
Среди различных видов вознаграждения работников (почасовая оплата, заработная плата, комиссионные и премии) почасовая оплата требует больше трудозатрат для её правильного учёта.
Если персонал работает по часам, особенно когда им оплачиваются сверхурочные и/или отгулы, то можно легко потерять контроль над тем, кто и как долго выполнял ту или иную задачу. При оплате труда нужно быть уверенным, что сотрудники получают столько денег, сколько фактически отработали. Нужно ещё учитывать, что, по статистике, сильно изменилась средняя продолжительность рабочего дня.
Бесплатный трекер рабочих часов, такой как Trackify, одновременно осуществляет несколько функций:
- определяет почасовые ставки для каждого сотрудника;
- помогает планировать рабочее время, если сотрудники вводят перечень своих задач в расписание;
- с помощью таймера отслеживает время, затраченное на выполнение конкретного задания;
- ежедневно подсчитывает рабочие часы для получения надёжных данных;
- наконец, он автоматически подсчитывает оплату в зависимости от почасовой ставки, которая была заложена.
Сверхурочная работа
Как правило, работники, работающие на почасовой основе, тоже имеют право на получение сверхурочных или компенсационных выплат.
Насколько увеличивается почасовая заработная плата за каждый час сверхурочной работы, регламентирует трудовое законодательство.
При наличии отработанных сверхурочных часов сотрудники могут вместо дополнительной оплаты взять отгулы.
Законы о сверхурочной работе
Для оплаты труда свыше установленных для сотрудника рабочих часов нужно отслеживать время, потраченное на сверхурочную работу. Без «документального подтверждения» того, сколько времени человек работал «сверх нормы», могут возникать правовые последствия.
Следует ознакомиться с законами, регулирующими трудовые отношения между работодателем и сотрудником в конкретной стране. Нужно уточнить:
- какова нормальная продолжительность рабочего времени в неделю;
- максимально допустимое время для привлечения сотрудника на сверхурочную работу;
- методы документирования сверхурочных работ;
- количество часов в смену или день, которые работники могут работать сверх «нормы» и т. д.
Учёт рабочего времени необходим, чтобы избежать нарушений закона и юридически правильно документировать, сколько сотрудники работают в день, неделю или месяц.
После пандемии 2020 года в ряде стран были внесены изменения в законы, регламентирующие учёт рабочего времени.
Ставки за сверхурочную работу
Если не отвлекаться от темы, то ставки оплаты сверхурочных различаются в зависимости от страны, а также от количества отработанных часов в неделю и в день.
Например, закон о сверхурочной работе штата Калифорния требует, чтобы работодатели выплачивали почасовую заработную плату в 1,5 раза больше в рабочие дни и по субботам. В зависимости от контракта с работниками и количества сверхурочных часов ставки будут отличаться.
В России первые 2 часа сверхурочной работы оплачиваются в двойном размере, а последующие – в полуторном. Работа в выходные дни также увеличивает оплату в 2 раза или даёт возможность взять отгулы за отработанное сверхурочно время.
Надёжный тайм-трекер позволяет узнать, сколько отгулов может получить сотрудник с учётом отработанных сверх нормы часов.
Если эта тема интересна, у нас есть статья с различными способами отслеживания времени.
Управление людскими ресурсами и другие причины для учёта времени
Учёт времени предотвращает нарушения
Мы упомянули о различных законах и положениях, принятых для регулирования того, какую компенсацию получают работники за отработанное сверх нормы время. Однако цель учёта рабочего времени – это не только убедиться, что предоставляется надлежащая зарплата, но и помощь компании избежать каких-либо нарушений.
Работодатели могут неосознанно делать ошибки при выплате заработной платы и учёте рабочих часов. По данным агентства Tittle и Perlmuter наиболее распространённые из них:
- Невыплаченная минимальная заработная плата.
- Ошибки при выплате заработной платы за фактически отработанное время.
- Неправильная классификация сотрудников.
- Просчёты в сверхурочной работе.
Меры наказания для работодателя могут варьироваться в зависимости от допущенных нарушений.
В Трудовом кодексе дано подробное описание ответственности работодателя за недоплату заработка сотруднику.
Нарушение сроков выплат и неправильное определение размера заработной платы можно предотвратить, если чётко отслеживать отработанные часы и рассчитывать оплату труда сотрудника в соответствии с собранными данными.
Учёт рабочего времени необходим, если сотрудник собирается в отпуск
Закон предусматривает предоставление работникам оплачиваемого отпуска. Такое право возникает у сотрудника после 6 месяцев работы в компании. Если работник в течение календарного года брал неоплачиваемый отпуск «за свой счёт», который длился в общей сложности не более 14 дней, то этот период засчитывают в стаж и учитывают при предоставлении основного отпуска. Поэтому точный учёт отработанного времени помогает определить, может ли сотрудник уйти в очередной оплачиваемый отпуск.
Учёт рабочих часов предотвращает потерю времени
Когда сотруднику оплачивают часы, которые он фактически не отработал, имеет место потеря рабочего времени. Это бывает в случаях, когда:
- используют гибкие графики (особенно при дистанционной работе);
- сотрудник выполняет свою работу, ориентируясь на время прихода и ухода коллег, а не на свои задачи;
- присутствуют продолжительные перерывы в работе;
- сотрудник развлекается во время работы и т. д.
После того, как вы начинаете вести учёт рабочих часов сотрудников, потерю времени легко отследить и принять соответствующие меры. Вы замечаете закономерности поведения работников и делаете соответствующие выводы.
Отслеживание времени помогает оценивать работу сотрудников
Большая часть успеха проекта (или продукта) сводится к тому, насколько хорошо компания уложилась в положенные сроки.
Чтобы выполнение проекта шло по плану, а бюджет не превышал прогнозируемых расходов, требуется тщательная подготовка и анализ работы сотрудников.
Группы устанавливают этапы работы, а в их рамках – более короткие периоды, чтобы уложиться в сроки, необходимые для достижения запланированного результата. И как только работа началась, становится необходимым отслеживать время.
Во время выполнения командой поставленных задач программное обеспечение помогает понять, какие запланированные сроки не соответствуют действительности, а какие рассчитаны правильно. Например, работнику потребовалось всего на один день больше времени, чем было запланировано, чтобы закончить задание. Человек неосознанно подвёл свою команду, которая из-за него не уложилась в намеченные сроки.
Учёт рабочего времени так же помогает обнаружить снижение эффективности в работе коллектива. Как и сигналы на радаре, он даёт возможность зафиксировать уменьшение производительности труда, вовремя узнать о конкретных проблемах и принять меры для их устранения.
Отслеживание количества отработанных часов при оценке проекта чудесным образом выявляет на раннем этапе «узкие» места в производственном процессе, и позволяет внести необходимые изменения, прежде чем допущенные ошибки будут стоить слишком дорого и потребуют дополнительного времени, энергии и денег.
Как говорят: «Стежок во времени экономит девять».
Учёт рабочего времени позволяет быть лучшим менеджером
Руководители компаний и проектов, менеджеры и даже отдел кадров хотят эффективнее управлять персоналом.
Когда вы отслеживаете часы работы сотрудников, то получаете общий обзор того, кто, что и когда делает в каждом отделе. Это помогает понять, как распределяется работа во всей компании.
Анализируя выполняемые задачи в расписаниях, вы узнаёте, у каких команд слишком много обязанностей и люди нуждаются в некоторой разгрузке, а какие группы могут взять на себя больше задач.
В этом случае учёт времени помогает сбалансировать рабочую нагрузку так, чтобы, не отставать от намеченного плана, не перегружать сотрудников, но и не давать им возможность бездельничать.
Учёт выявляет потерянное время
В отличие от потери времени, непродуктивная трата рабочих часов больше связана с текущим состоянием эффективности сотрудников и меньше влияет на производство/рабочий процесс.
Непродуктивная трата времени – это нарушение, когда люди начинают отставать от графика, что приводит к несоблюдению сроков и удлинению периодов производства. Несмотря на то, что неэффективно потраченное время не так сильно влияет на вашу прибыль, как потеря времени, это может быть опасно в долгосрочной перспективе.
Отслеживая рабочие часы, вы увидите, где и сколько времени потрачено сотрудником впустую. Расписание работника раскроет всю необходимую информацию: перерывы, которые он берёт; типы задач, решаемые в разное время дня и т. д. Это даёт понимание того, когда конкретно некоторые люди теряют мотивацию, как часто они делают перерывы в работе и каково по продолжительности время отдыха.
Есть несколько причин, почему люди теряют мотивацию на рабочем месте. И решение этих проблем требует больше данных, чем просто учёт времени. Но отслеживание рабочего времени помогает определить, каким людям и командам нужна помощь для улучшения их производительности.
Подробнее о потере времени: как определить, сколько времени вы тратите впустую?
Польза учёта времени для сотрудника
Конечно, не только работодатели и компании получают выгоду от учёта времени. Рядовые сотрудники, фрилансеры и независимые подрядчики тоже заинтересованы в отслеживании своих рабочих часов.
Представленный список содержит только некоторые из причин, почему следует начать учитывать часы работы.
Если вы знаете, где время потрачено впустую, то проще найти баланс между работой и личной жизнью
Николас Блум также упомянул о том, что только половина опрошенных с марта 2020 года заявили, что они могут эффективно работать дома. В основном это были сотрудники, которые работают на компьютере.
Не все готовы к дистанционной работе. Однако когда выхода нет, нужно сделать всё возможное, чтобы настроить рабочий процесс наиболее сбалансировано.
Учёт своего рабочего времени помогает избежать долгих вечеров, проведённых за дополнительной работой на компьютере, или необходимости срочно начинать работу в тот момент, когда вы только открываете глаза. Нет больше необходимости посещать офис. Но сколько раз личные дела прерывали вас в середине работы? Будь то дети, стиральная машина, телефонный звонок от семьи или соседей.
Если вы отслеживаете часы работы, то вносите в свою деятельность своего рода дисциплину и организацию. Потому что, когда вы заполняете расписание, то начинаете замечать, сколько времени уходит непосредственно на работу, особенно когда отвлекающие факторы накапливаются в течение дня. Таким образом, «маячок» времени создаст базу для эффективного планирования своего дня и установит столь необходимые границы между работой и личными делами.
Учёт времени помогает составить план действий на случай непредвиденных обстоятельств
Учёт рабочего времени помогает составить план на случай непредвиденных обстоятельств, а иногда и защитить от несправедливости на работе.
- При сильно возросшем объёме работы
Вы начали замечать, что работодатель увеличивает количество дополнительных заданий. Просто отслеживая время выполнения этих задач, можно собрать достаточно доказательств, подтверждающих свою перегрузку. Сведения о том, сколько потрачено времени на выполнение добавочных обязанностей, является обоснованным доказательством того, что ваша основная работа отошла на второй план.
- Неоплачиваемая сверхурочная работа
Аналогичным образом можно доказать и то, что Вас принудили к сверхурочной работе, но не выплатили справедливую компенсацию. Отчёт об отработанных сверхурочных часах имеет решающее значение, если Вы планируете вести переговоры с работодателем о нарушении сроков выплаты заработной платы. Просто учитывайте все обязательства, которые вы должны выполнять, чтобы иметь право на оплату сверхурочных.
- Позволяет получить справедливую компенсацию за труд
Если вы работаете на почасовой оплате, то учёт рабочего времени жизненно необходим. Это страховка того, что вы получите вознаграждение за свой труд. Это не говорит о том, что компания, в которой вы работаете, пытается вас обмануть. Но работодатель может допускать ошибки при подсчёте рабочего времени, особенно когда человек трудится удалённо.
Ведение отдельного учёта рабочего времени помогает подстраховаться в разных случаях. Поэтому, если у вас на работе уже есть «маячок времени», заполните его как можно усерднее и точнее. В будущем вы будете благодарны себе за предусмотрительность.
Учёт времени помогает собственной организованности
Нет необходимости говорить, что учёт отработанных часов имеет огромное значение для вашей производительности.
Это даёт ощущение контроля над своим временем. Глядя на собственное расписание в конце дня, легче определить, когда вы были наиболее продуктивны, а когда всё могло бы быть гораздо лучше.
Такая самооценка является ключом к повышению своей продуктивности, особенно сегодня.
Когда вы регулярно заполняете расписание рабочего дня, то анализ собственных ошибок и их недопущение в будущем делает вас на один шаг к работе без стрессов. По крайней мере, с организационной стороны.
Использование командного расписания позволяет коллегам не беспокоить друг друга
Независимо от того, работаете вы удалённо или нет, но все мы можем согласиться, что ответы на электронные письма и сообщения в чате от коллег и менеджеров могут занимать много времени. Особенно, если они: спрашивают, как далеко мы продвинулись в решении поставленных задач; просят предоставить информацию, которая им нужна и т. д.
Во время использования тайм-трекера командой, можно избежать отвлекающих факторов в виде коллег, постоянно что-то спрашивающих. Можно предоставить им доступ к своему расписанию, чтобы было ясно, кто, когда и чем занят.
Например, в Trackify члены группы могут видеть текущие и выполненные задачи друг друга. Итак, когда коллега открывает конкретную страницу, то может увидеть, над чем вы работаете в данный момент. Используя специальные метки, вы можете легко указать, насколько срочной является задача, или просто добавить примечание в задачу. Например: «Нужен полный фокус, пожалуйста, не тревожьте».
В Trackify вы можете легко найти коллег в своём рабочем пространстве, чтобы увидеть их задачи.
Заключение
Причин для учёта времени много. Как мы уже упоминали в начале статьи, формат деятельности сильно изменился. Для эффективного результата в работе нужно использовать все данные, которые можно собрать. Особенно если речь идёт о дистанционной работе. Учёт времени является одним из самых надёжных методов поддержания стабильности деятельности. Он помогает организовывать рабочий процесс, выявляет проблемные точки, предоставляет информацию о времени, которое сотрудники и работодатели тратят на выполнение задач на протяжении всего рабочего дня.
Учёт рабочего времени — незаменимый многофункциональный инструмент, выдержавший испытание временем. Это самое универсальное оружие, которое у нас есть для выживания в современных рабочих условиях.
Учет времени ведет к повышению производительности