Как не возненавидеть тайм-трекинг

На первый взгляд тайм-трекинг может показаться абсолютным мучением. Раньше я думала, что я и так продуктивна. Но потом увидела цифры в своем собственном табеле… И тут я поняла, что тайм-трекинг меня буквально спасет. Это позволит мне стать более уверенной в себе на рабочем месте и даст почувствовать, что я делаю успехи. И я попробовала начать использовать инструмент Trackify.

Перед тем как начать вести учет времени, нужно помнить, что первое время это будет буквально раздражать. Ведь это как-никак своего рода дополнительная работа. В этой статье я поделюсь с вами отличными советами, которые меня на самом деле очень выручили. Я помогу вам найти правильную мотивацию для тайм-трекинга и подскажу как сделать так, чтобы это занятие стало намного проще и даже веселее.

Найдите хорошую мотивацию

Поиск мотивации – это не игрушка. Чувство вдохновленности может появиться и запросто исчезнуть через пять минут.

Мой совет – найдите действительно вескую причину для тайм-трекинга. Например, что-то подобное:

1. Тайм-трекинг поможет мне наладить нормальные отношения с начальством/коллегами.
2. У меня будет «вещественное доказательство» того, что работу я выполнил, и я смогу на него положиться.
3. Благодаря моей старательности и ответственности заказчики будут мне доверять, и, возможно, платить больше.
4. Я буду четко видеть, на что я трачу свое время, и при необходимости устраню все ошибки.
5. Я хочу перестать работать сверхурочно.

Напишите на стикере причину, по которой вам необходим тайм-трекинг, повесьте его перед собой на стену или монитор. Тогда вы поймете, что смысл в учете времени есть. О

При работе над собственной продуктивностью правильный мотиватор сможет преодолеть множество психологических трудностей.

А тайм-трекинг – это один из компонентов работы над продуктивностью. Так что дерзайте.

Превратите тайм-трекинг в игру

Вы добьетесь неимоверных успехов, если превратите учет времени в игру.

Избавьтесь от всей официальности и серьезности этого процесса, и тогда тайм-трекинг станет намного интереснее.

Представьте, что тайм-трекинг – это навык, который нужно развивать

Представьте, что вы проходите уровневую игру на телефоне, и с каждым заполнением табеля учета времени, вы переходите на следующий этап, таким образом развивая этот навык. Вы получаете опыт и поднимаетесь выше. Также можно добавить и очки, которые вы получаете в ходе игры. За решенные задачи вполне можно давать очки.

Как это будет выглядеть:

• Сделайте шкалу прогресса, как в видеоиграх.
• Присвойте им значения или очки.
• Каждый раз, когда вы производите успешный тайм-трекинг, начисляйте себе очко (можно и не одно).

Можете даже построить целую игровую систему. Например, за каждый вид задачи давать разное количество очков: если ее выполнение занимает час, то это 5 очков, а если 20 минут – то 2.

Посмотрите, как это делала я.

• Итак, я поставила себе цель – за один месяц достичь 5 уровня своей «игры». Для этого мне потребовалось набрать 150 очков.
• Месяц – это 4 рабочие недели, то есть в неделю я могу заработать максимум 40 очков.
• Рабочая неделя в моем случае — это пять дней. Значит в день я могу заработать максимум 8 очков.
• Итак, моя цель – 8 очков в день!
• Если я успешно произвожу тайм-трекинг, то все 8 баллов у меня в кармане.
• Если где-то что-то у меня не получилось, баллы вычитаю.

Система может показаться сложной, но это далеко не так. Я не делала ничего сверхъестественного. Я просто от руки нарисовала игровую шкалу и чувствовала себя персонажем видеоигры, который переходит из уровня в уровень.

Кстати, необязательно все чертить от руки. К счастью, в интернете есть множество шаблонов таких таблиц, вы можете их либо скачать, либо подстроить под себя. В любом случае этот метод должен отлично сработать, если вы относитесь к игровому типу людей.

Сделайте ваши табели креативными

Еще в 2011 году бывший технический директор компании Stamen Михал Мигурски придумал умный и забавный способ производить учет времени своих сотрудников.

В браузер каждого члена своей команды он запрограммировал специальное приложение. В нем отображалось время, которое было потрачено на проект. А что самое необычное, время отслеживалось с помощью фигурок знаменитых персонажей Angry Birds и зеленой свиньи. Пробел между ними — это дедлайн.

Мигурски пояснял, что цель игры – достичь свиньи. Если птица пролетает над свиньей – вы теряете деньги/ресурсы; если птица пролетает мимо свиньи – вы отстаете от сроков.

Возможно вам будет так же полезна статья «Правильное распределение ресурсов».

Поощряйте себя за прохождение каждого уровня «игры»

Возможно, правильный мотив для тайм-трекинга не играет для вас особой роли и не особо подталкивает вас к действию. Возможно, вы осознаете все преимущества учета времени, но не воспринимаете его как конечную цель. И это совершенно нормально. В таком случае, если тайм-трекинг вы превратили в игру, не забудьте установить вознаграждения за каждый пройденный уровень.

Например, если ваша цель – успешно производить тайм-трекинг пять дней подряд, и вы ее благополучно достигли, побалуйте себя дорогим ужином в ресторане, устройте шопинг, или…просто поспите, вы заслужили.

Вознаграждать себя можно не только спустя пять дней работы, но и за успешный тайм-трекинг в течение дня. Например, за 4 часа и т.д.

Тайм-трекинг интересен с апплетами

Есть такое приложении «Если так, тогда что». Оно очень популярно и полезно. Оно позволяет создавать различные задачи, называемые апплетами. Благодаря специальной системе, на вашем телефоне или компьютере эти апплеты вызывают определенные действия. Например, вы поставили лайк на какое-то видео в YouTube, и музыка из него автоматически добавилась в ваш плейлист в Spotify. Или вы запустили посудомоечную машину, и робот-пылесос начинает убирать кухню. Эта программа избавит вас от мелких обязанностей. Также существует приложение Trello. Его можно синхронизировать с Trackify. Когда вы ставите задачу в первой программе, апплет вводит эту карточку в качестве временной записи во второй. Ваша задача – только запустить таймер.

Есть еще один необычный и приятный способ синхронизации приложений. Можно связать YouTube и Trackify. Каждый раз, когда вы будете останавливать таймер, появится короткое видео с поздравлением. То же самое можно сделать с аудио клипами или забавными гифками. Их можно считать за маленькие вознаграждения в вашей интересной игре.

Тайм-трекинг сначала, разбивка потом

Раньше, когда я предвкушала процесс тайм-трекинга, я буквально закатывала глаза. Я представляла, как буду заполнять табель учета времени, сколько времени на это потребуется, как все это считать и т.д. Сама идея учета времени просто портила мне настроение. Я просто чувствовала себя роботом.

Вот как я решила эту проблему:

• Перед тем, как я составила списки задач, я создала на компьютере ярлыки и папки.
• Я перестала пользоваться методикой Помидора (только если выполнение задачи не требовало особого времени).
• О задаче я вносила только самую важную информацию.
• Сортировка, дополнительные заметки и все остальные мелочи откладывались на конец дня.

И тут я поняла, что меня выводили из себя только эти технические причины. Как только я их устранила, весь негатив касательно тайм-трекинга у меня испарился. Я привыкла каждый день в конце рабочего дня сортировать свои записи. Мне это даже понравилось. Таким образом я награждала себя чувством выполненного долга и завершенности.

Выше мы привели пример того, как в программе Trackify можно создавать теги для повторяющихся задач. Вы просто выбираете задания из списка меню. Это отлично подойдет тем, кто не любит сортировать свои записи.

Найдите подходящий вам инструмент

Лично я уже перепробовала бесконечное количество приложений для тайм-трекинга. И хоть я не нашла для себя ничего стоящего, кроме Trackify, который подошел мне на все 100%, я могу точно сказать, все они очень разные и подходят для разных типов людей. Их можно установить на различные устройства. В них встроено автоматическое отслеживание, в некоторых есть функция отчетов, календарь и калькулятор.

Совет – попробуйте их все. Например, каждую неделю по одному приложению. Но я настоятельно рекомендую начать с Trackify. Эта программа бесплатна, но при этом имеет самую надежную систему функций. Если вам не понравится, пробуйте следующую.

Не стремитесь к совершенству

Знаете почему меня еще раздражал тайм-трекинг? Каждый раз, когда я неправильно фиксировала время или вообще что-то делала не так, я принимала это близко к сердцу. Думала, что я, мол, ленива, невнимательна, неспособна выполнить такую простую задачу и много-много всего.

Вот что мне мешало заниматься тайм-трекингом. Я думала, зачем мне делать то, что портит мне настроение?

Поэтому, чтобы бороться с этими негативными мыслями, разбавляйте их частенько и хорошими.

«Ошибаться – это нормально»

Иногда все будет вам мешать.

Вы в любом случае будете отвлекаться.

У вас когда-нибудь точно будет плохой день.

Научитесь прощать себя за свои неудачи. Все плохое не имеет значения, если вы стараетесь и исправляетесь. Думайте о хорошем.

«Мне не нужно производить тайм-трекинг каждую секунду»

Конечно же, вам не нужно производить учет времени, потраченное на отлучение в ванную, перерывы на кофе, написание письма, которое вдруг всплыло в качестве новой задачи и т.д. Все это длится от силы 5-10 минут, что не имеет особого значения и вряд ли повлияет на ваш отчет (если только это не откровенное злоупотребление временем).

Не перегружайте себя, и вы перестанете ненавидеть тайм-трекинг.

«Тайм-трекинг – это как брокколи»

Из-за того, что вы ежедневно производите учет времени, вы можете почувствовать себя роботом, который работает на своего инженера. И это очень грустно, что цифры для нас имеют большее значение, чем качество работы или производительность труда.

Но дело в том, что хорошую привычку невозможно выработать по щелчку пальцев. Это как прививать ребенку вкус брокколи, потому что они полезны для здоровья. Нам тоже нужно пройти через это неприятное ощущение, чтобы быть более продуктивными во всех аспектах жизни.

Так что да, я только что сравнила тайм-трекинг с брокколи.

«Благодаря тайм-трекингу я спокоен»

Неопровержимое доказательство того, как вы провели свое рабочее время – одна из лучших причин, по которой вам стоит заняться тайм-трекингом.

Сейчас, в современном мире, на рабочем месте люди часто сомневаются, они убеждены, что, возможно, нарушают сроки, заказчики им не доверяют, и даже появляются мошенники. Когда перед вами есть отчет об отработанных часах, вы выдыхаете спокойно.

И даже если ваш клиент попытается уклониться от оплаты, или в офисе у вас разгорится спор между коллегами, вы сможете предоставить им письменные доказательства.

«С тайм-трекингом у меня все под контролем»

В наше время существует слишком много факторов, которые влияют на нашу повседневную работу и карьеру. И если у вас появилась возможность получить хоть капельку контроля над своим временем и ресурсами, почему бы ей не воспользоваться?

тайм-трекинг – это мелочь, которая очень сильно влияет на вас и вашу работу. И я еще не говорю о том, что с появлением специальных электронных программ учета времени, таких как Trackify, тайм-трекинг перестал быть навязчивым и раздражающим занятием.

Заключение

Мысли о тайм-трекинге вызывают много негатива. Мы не довольны тем, что результаты нашего упорного труда превращаются в обычные цифры, и мы начинаем думать, что нас оценивают именно по табелям. Это неправда. тайм-трекинг поможет вам контролировать действия, которые плохо отражаются на вашей карьере и станет отличным началом формирования здоровых рабочих привычек.