Тайм-трекинг: преимущества для малого бизнеса и для фрилансеров

Содержание

Тайм-трекинг: преимущества для коллектива

Если вы работаете в большом коллективе, вас, возможно, беспокоят следующие проблемы:

Вы не уверены, что каждый делает то, что ему положено;
Вы не знаете, сколько времени требуется каждому члену команды на выполнение работы;
Вы не можете гарантировать, что команда вообще работает.

Еще хуже, если вы работе удаленно. Трудно приходится не только вам, но и вашему начальству.

Члены вашей команды ровно так же, как и вы могут не знать, сколько времени уходит на выполнение задания у каждого сотрудника, и все ли ответственно подходят к работе. В таких условиях крайне сложно синхронизироваться и завершить проект в установленные сроки в рамках бюджета.

Чтобы быть в курсе того, чем занимается коллектив в рабочее время, и как продвигаются их дела, менеджеры и сотрудники могут использовать специальную программу для учета времени.

Тайм-трекинг вдохновит команду составить графики, а эффективность работы, несомненно, повысится. Подробнее читайте в статье «Преимущества тайм-трекинга».

По сути, учет времени может помочь коллективу в:

Поддержании высокого уровня мотивации и производительности труда;
Решении потенциальных проблем и конфликтов;
Организации тайм-менеджмента;
Достижении личных и рабочих целей.

Используйте для тайм-трекинга бесплатный тайм-трекер Trackify.

Тайм-трекинг поддерживает высокий уровень мотивации и производительности труда

Тайм-трекинг поможет проконтролировать ваших сотрудников: вы сможете узнать, чем они занимаются в рабочее время, и сколько точно времени уходит на выполнение каждого задания.

С помощью нашего инструмента вы легко сможете отслеживать и анализировать деятельность членов своей команды. Поскольку каждый фиксирует свой результат, и вы можете видеть их отчеты.

Глядя на показатели, вы можете спросить себя:

Почему у Лены Ивановой дела обстоят лучше, чем у меня?
Почему я так часто отвлекаюсь?
Что мне делать, чтобы улучшить свои показатели?

Это может замотивировать вас быть более продуктивными, а также повысить личную эффективность.

Тайм-трекинг решает потенциальные проблемы и конфликты

Вполне возможно, что в ходе работы над определенной частью проекта, вы встанете в тупик. Это может слегка задержать сдачу работы.

Но, если вы и члены вашей команды используют специальное приложение для тайм-трекинга, выявить причину проблемы становится намного проще.

После того как вы закончите работу, вы можете посмотреть результаты учета времени. Вы наглядно увидите, у кого и с чем возникают проблемы и сможете решить все вопросы сообща.

Кроме того, в вашей команде могут возникнуть конфликты, касательно времени.

Проблема ли это?

Да, это своего рода проблема. Каждый человек, принимающий участие в работе над проектом может иметь свое мнение о том, сколько времени потребуется на завершение работы. Вот почему важен тайм-трекинг. Благодаря ему можно четко иметь представление о том, сколько часов уходит на отдельную задачу. Появляется возможность объективно оценить перспективы.

Члены команды смогут точно определить сроки и уведомить об этом своих клиентов.

Тайм-трекинг поможет организовать тайм-менеджмент

Если коллектив каждый день производит учет времени, их рабочее расписание вероятно организовано на высшем уровне.

Что это значит? Список задач грамотно упорядочен. Все поручения расставлены в зависимости от их срочности, важности или прибыльности.

Адекватная упорядоченность задач – первый признак того, что работа будет завершена качественно и в установленные сроки.

Более того, это поможет сэкономить деньги.

Используйте для тайм-трекинга и учета задач бесплатный тайм-трекер Trackify.

Тайм-трекинг поможет достичь личных и рабочих целей

Что такое команда? Команда – это всегда общая цель. Если вы работаете над одним проектом, то вы, возможно, стремитесь:

Завершить работу в срок;
Сэкономить время на какой-либо задаче в рамках проекта;
Уделять больше внимания техническим деталям ваших отчетов.

Я права?

Но причем же тут тайм-трекинг?

Если все сотрудники будут регулярно отслеживать свое время, команда будет более сплоченной. Общих целей можно будет достичь без проблем, поскольку каждый внесет свой маленький вклад в итоговый коллективный отчет.

Более того, члены команды равняются друг на друга и вдохновляют на достижение успехов.

К примеру, если вы не хотите отставать от своих коллег в процессе учета времени, вы можете проанализировать свои результаты и сделать соответствующие выводы: выявить свои отвлекающие факторы и понять, над чем вам предстоит поработать.

Это и будет вашей профессиональной целью.

Как только вы ее достигните, вы сможете лучше организовать свое время и научитесь расставлять приоритеты. А это поможет вам достичь своей личной цели – добиться такой же или даже лучшей эффективности использования своего рабочего времени, как у вашего коллеги.

Таким образом, тайм-трекинг мотивирует членов команды работать усерднее для достижения личных и профессиональных целей.

Пожалуй, это были все преимущества тайм-трекинга для рабочего коллектива.

Теперь перейдем к преимуществам тайм-трекинга для малого бизнеса.

Тайм-трекинг: преимущества для малого бизнеса

Единственное, что отличает малый бизнес от других видов предприятий, так это то, что он имеет маленькое количество сотрудников, и на работу над определенным проектом отводится ограниченный бюджет. Несмотря на все это, команда обязана завершать проекты в срок, получать постоянных клиентов, генерировать прибыль и достигать своих целей.

Девиз представителей малого бизнеса – «Время – деньги». Именно поэтому сотрудники должны грамотно организовать тайм-менеджмент, чтобы все задачи в рамках проекта были решены наиболее эффективным образом.

Для того чтобы эффективно использовать имеющееся время и при этом сохранить конкурентоспособность, малые предприятия должны обращать особое внимание на:

Расстановку приоритетов в составлении списка задач;
Отслеживание всех расходов;
Поддержание высокого уровня производительности труда;
Вредные привычки: выполнение задач «по совместительству» или прокрастинация.

Если вы представитель малого бизнеса, тайм-трекинг поможет решить вам все вышеперечисленные проблемы.

Сейчас расскажу, каким образом.

Тайм-трекинг поможет расставить приоритеты в составлении списка задач

В малом бизнесе сотрудникам часто приходится брать на себя несколько задач в рамках проекта и по кругу переключаться с одной на другую. И все это в строго установленные сроки.

Руководителю приходится не легче. Ведь он вынужден контролировать, справляется ли каждый сотрудник с поручением.

Тайм-трекинг помогает выявлять, сколько времени каждый работник уделяет конкретной задаче в рамках одного проекта. Вести учет времени по задачам удобно, используя бесплатный тайм-трекер Trackify (регистрация тут).

Как учет времени способствует грамотной расстановке приоритетов:

Сотрудники могут внимательно изучить специфику каждой задачи и понять, какие из них легче выполнить, и какие приносят больше прибыли. Это может значительно повлиять на качество проектов.
Владельцы малого бизнеса смогут выявить те задачи, которые приносят меньше прибыли и при этом отнимают много времени. Они могут решить, что с ними делать в дальнейшем: исключить или повысить стоимость.
Если объем работы постепенно начинает увеличиваться, руководители могут задуматься о том, стоит ли нанимать дополнительный персонал.
Есть возможность выявить микроменеджмент в команде.

Тайм-трекинг поможет отследить расходы

Малые предприятия, как правило, имеют ограниченный бюджет. Поэтому им всеми силами приходится контролировать выполнение всех задач, чтобы не допустить убытков.

Отслеживание расходов очень важно. Особое внимание следует обращать на:

Рентабельность проектов, а именно совпадает ли их стоимость с приложенными вами усилиями и потраченным временем. Возможно, вы чувствуете, что вам недоплачивают. Тайм-трекинг поможет в этом разобраться, и благодаря своим отчетам вы сможете на вполне разумных основаниях устанавливать повышенные цены.
Вклад сотрудников. Благодаря тайм-трекингу вы будете точно знать, все ли сотрудники активно вовлечены в работу, и часто ли они отвлекаются.

Благодаря нашему инструменту вам удастся эффективно отследить все расходы, и, конечно, сэкономить.

Вам нужно только ставить прибыльные задачи на первое место и убедиться, что каждый член команды активно трудится.

Тайм-трекинг поддерживает высокий уровень производительности труда

Поддержание высокого уровня производительности крайне важно для малого бизнеса. Почему?

Сотрудники могут активно работать 90 минут подряд

Если вы будете работать только над одной задачей в течение рабочего дня, периодически делая 1 или 2 перерыва, вы можете почувствовать себя измотанным и уставшим. Вы будете стремиться скорее закончить работу, и вам будет совершенно неважно ее качество.

Согласно последним научным данным, наш мозг может активно работать только 90 минут, затем в течение 20 минут мы теряем энергию.

Что это значит? Итак, если вы будете заниматься активной деятельностью 90 минут, а затем сделаете перерыв на 20 минут, у вас получится сконцентрироваться и достичь более качественных результатов.

В этом вам может помочь специальное программное обеспечение для учета времени. Благодаря ему вы сможете грамотно спланировать перерывы и убедиться, что вы работаете четко по графику.

В нашем инструменте для тайм-трекинга доступно и включение перерывов.

Сотрудники могут лучше планировать и распределять свое время

Отвечать на электронные письма и посещать бесполезные совещания, безусловно, не так уж и важно для вас.

Но несмотря на это, вы обязаны это делать.

И все же, если вы начнете производить учет времени, которое у вас уходит просмотр электронной почты, вы сможете:

Выработать навык отвечать на электронные письма быстрее;
Выделить определенную часть дня для отсылки ответов (начало или конец рабочего дня);
Заранее планировать свое время и резервировать наиболее продуктивные часы дня для более важных задач.

Сотрудникам доступен отчет каждого члена коллектива

В ходе работы каждый член команды видит предварительные результаты своих коллег. Это позволит им сопоставить показатели со своими и побуждает их быть более продуктивными.

Когда вы в курсе, что каждый ваш коллега контролирует ваши показатели, вы будете стремиться более ответственно относиться к своей работе.

Тогда вы с большей вероятностью не будете отвлекаться на соцсети, просмотр видео и другие бесполезные дела.

Также вы будете более разумно относиться к самым важным задачам и, возможно, завершите их раньше остальных.

Тайм-трекинг поможет избавиться от вредных привычек

Некоторые люди склонны выполнять множество задач одновременно. Для них это отличный способ закончить работу быстрее. По сути, это неправильно.

Хотя, казалось бы, это уж лучше, чем прокрастинация.

Но все же, две эти привычки могут быть злейшими врагами вашей продуктивности.

Как тайм-трекинг помогает избавляться от вредных привычек?

Когда члены коллектива ведут учет времени, им становится труднее выполнять множество задач одновременно, и уж тем более откладывать дела. Сотрудники должны фиксировать:

Начало работы над определенной задачей;
Конец работы над определенной задачей;
Промежуток времени, который был потрачен на выполнение этой задачи.

Таким образом, им удается получить более точные результаты учета своего рабочего времени и грамотно составить свое ежедневное расписание.

Малый бизнес может добиться неимоверных успехов, если сотрудники перестанут выполнять несколько задач одновременно и прокрастинировать. Не забывайте про такой момент как аналитический паралич, приводящий к существенным потерям рабочего времени.

Какова ключевая задача каждого предприятия в мире? Получить как можно больше постоянных клиентов. Для этого они должны обеспечить стабильность компании и укрепление репутации и авторитета. А это возможно только в том случае, если каждый член коллектива ответственно подходит к своей работе и вовремя ее завершает.

Тайм-трекинг: преимущества для фрилансеров

Если вы фрилансер, единственный человек, который ответственен за ваше время – это вы. Для вас тайм-трекинг важен как ни для кого другого.

Благодаря тайм-трекингу фрилансеры могут:

Выставлять точные счета своим клиентам;
Лучше оценивать стоимость своих проектов;
Повысить уровень производительности труда;
Оценить свои профессиональные возможности.

Тайм-трекинг поможет выставлять точные счета своим клиентам

Фрилансеры, как правило, общаются со своими заказчиками в удалённом формате.

В связи с этим важно документировать ход работы и время, которое вы тратите на выполнение задачи.

С использованием специальной программы для учета времени это будет намного легче сделать. Вы сможете составлять более точные счета за свою почасовую работу.

Более того, благодаря тайм-трекингу вы никогда не столкнетесь с недоплатой.

То же самое касается и переплаты. Если вы не выставляете слишком высоких цен за свои проекты, вы сразу же выстроите доверительные отношения с заказчиком.

Благодаря тайм-трекингу можно лучше оценить стоимость своих проектов

Благодаря приложению для тайм-трекинга фрилансеры смогут лучше оценивать и подсчитывать затраты на проект.

Как?

Учет рабочего времени поможет вам определить, сколько времени вы потратили на выполнение каждой задачи в рамках одного проекта.

Приведем несколько примеров.

Пример №1: благодаря тайм-трекингу фрилансеры могут выяснить, что на прибыльные сегменты проекта они тратят слишком мало времени, а на убыточные – слишком много.

Проблема: Для того чтобы ответить на электронные письма, Ивану требуется час.
Решение проблемы: С использованием приложения для тайм-трекинга Иван может ответить на электронные письма за относительно короткий срок. А все оставшееся время потратить на выполнение более серьезных задач.

Пример №2: благодаря тайм-трекингу фрилансеры могут обнаружить, что заказчики им недоплачивают в соответствии с их почасовой ставкой.

Проблема: заказчики не доплачивают Марии за ее дизайнерскую работу.
Решение проблемы: с использованием приложения для тайм-трекинга Мария может выяснить, сколько же она на самом деле должна получать со своих клиентов. Она внесет необходимые изменения в свою почасовую ставку и составит более точную смету для своих будущих дизайнерских проектов.

Благодаря нашему инструменту для учета рабочего времени вы сможете контролировать прогресс работы над проектом и составлять более точные счета для заказчиков.

Тайм-трекинг повышает уровень производительности труда фрилансеров

Фрилансеры, как правило, работают дома, поэтому они чаще всех склонны отвлекаться и откладывать дела на потом.

Но, если вы будете постоянно производить тайм-трекинг, вы поймете, продуктивно ли вы используете свое время.

Для того чтобы оценить свою общую продуктивность, вы можете производить учет времени, отведенного на каждое ваше действие в течение одного рабочего дня.

Ваши итоговые показатели могут выглядеть следующим образом: например, вы потратили:

60 минут на просмотр видео в YouTube;
45 минут на просмотр новостей;
70 минут на Facebook;
55 минут на Instagram.

В общей сложности 3 часа 50 минут бесполезного времяпровождения в течение рабочего дня.

Когда вы поймете, на что тратите свое время, у вас появится мотивация быть более продуктивными и ответственно подходить к работе.

Тайм-трекинг поможет оценить профессиональные возможности фрилансера

Как фрилансеру вам может казаться, что чем больше проектов вы возьмете, тем больше денег заработаете. Но это работает не так.

Для вас крайне важно адекватно оценить свои возможности.

Как это сделать?

Как только вы начнете производить учет своего времени, вы выясните, сколько часов у вас обычно уходит на выполнение одного проекта. Так вы поймете, не берете ли вы на себя больше работы, чем можете осилить.

Например, вы взяли в работу 5 проектов разного вида, которые нужно завершить в течение месяца.

Чем это может для вас закончиться?

Вариант 1. Вы завершаете все проекты в установленный срок, но не удовлетворены качеством своей работы. Вам не удалось справиться с этим, потому что времени у вас было недостаточно, и вы не смогли как следует сосредоточиться.
Вариант 2. Вы пытаетесь сосредоточиться на каждом проекте и опаздываете со сдачей. Ведь месяца недостаточно, чтобы качественно выполнить 5 разных по тематике проектов.

Как только вы адекватно оцените свои возможности, вы сможете установить более точные сроки своей работы и поймете, какой объём вы сможете осилить.