Руководство по личной эффективности. Повысьте уровень продуктивности с помощью этих приемов и инструментов

Личная эффективность играет очень важную роль в нашей повседневной деятельности, и особенно на работе. Иногда нам везет, и мы можем быстро и качественно выполнять задания любой сложности. А иногда, к сожалению, нам не справиться даже с самыми простыми заданиями.

Хочу вас обрадовать, существует много способов, которые помогут навсегда избежать таких мучительных дней.

В этой статье я продемонстрирую вам несколько простых шагов, благодаря которым вы сможете повысить уровень своей личной эффективности, независимо от того, какой барьер стоит на вашем пути: отвлекающие факторы, трудности с концентрацией внимания, перепады в качестве работы и т.д. Итак, поехали.

Пошаговое руководство по личной эффективности

Шаг первый. Выясняем, на самом ли деле нам нужна помощь.

Прежде чем мы перейдем к деталям, давайте поговорим о том, что же вообще такое продуктивность. Зачем нам это? Вы очень удивитесь, но термин «продуктивность» со временем очень исказился. Следовательно, это не то, о чём вы, возможно, сейчас подумали.

Нереалистичные ожидания

Общество в социальных сетях постоянно создает стандарты идеальной красоты и ментального здоровья. Аналогично создается и образ продуктивного человека. Работа над личной продуктивностью не значит, что вы живете в своей собственной квартире в стиле минимализм и наслаждаетесь жизнью, это значит, что вы просыпаетесь каждый день в 6 утра, завтракаете, принимаете душ, делаете утреннюю зарядку и много-много всего. Суть в том, что вы делаете все вовремя.

Конечно, некоторые люди могут иметь такой распорядок и при этом получать удовольствие от жизни.

Но нам лучше воспринимать наши маленькие мечты как большую цель. Мы должны добиваться ее годами упорного труда и самоотверженности. Это все для нашего же блага. Когда мы начинаем все с чистого листа, наши небольшие шаги лучше поддерживают мотивацию, чем доска желаний на Pinterest.

Что такое «продуктивность» на самом деле

Производительность труда (она же продуктивность) – это, как правило, соотношение потраченных ресурсов и результатов выработанной продукции. Как мы поняли, термин глубоко связан с экономической сферой нашей жизни. И в этом контексте продуктивность имеет смысл, поскольку она напрямую влияет на успех различных отраслей (Как измерить продуктивность сотрудника в экономике знаний).

Обратите внимание, эта концепция связана только с нашей работой. Не путайте продуктивность в деловой жизни с продуктивностью в личной жизни. Мы не роботы и не можем точно так же вычислить труд количественно. Следовательно, необходимо дать понятию новое определение.

Продуктивность в личной жизни можно рассматривать с различных точек зрения, в зависимости от целей человека:

• Для одних продуктивность – это быстро работать, то есть сужать промежуток времени, которое отводится на выполнение более сложных задач;
• Для других продуктивность – это умение лучше концентрироваться и добиваться более качественных результатов;
• А для кого-то продуктивность – это быть организованным, чтобы использовать свой день по максимуму.

Да, сколько людей, столько и мнений. Но ведь если присмотреться, все описанные выше точки зрения ведут к одной и той же цели – делать более качественную работу.

Благодаря этому руководству вы получите несколько советов по улучшению более предпочтительной для вас области продуктивности.

Шаг второй: Решите, какую область продуктивности вы хотите усовершенствовать

Что первое приходит вам в голову, когда вы слышите слово «продуктивность»? Многие из вас, вероятно, подумали о выражении «чем быстрее, тем лучше». Мы думаем, что уровень нашей продуктивности становится выше, если мы выполняем большие объемы работы за короткий промежуток времени.

Вы хотите быть быстрее и эффективнее?

Итак, если вы думаете, что не успеваете делать все вовремя, потому что работаете очень медленно, есть несколько способов, которые помогут работать чуть быстрее.

Высыпайтесь

Если вы хотите работать быстрее, вам придется приложить немало усилий. Самое главное – высыпаться. Если ваша энергия по утрам равна 60%, скорость вашей дальнейшей работы никогда не будет 100%. Если у вас есть маленькие дети, или, если вы трудитесь на нескольких работах, поддерживать нормальный график сна, пожалуй, будет трудно.

Практикуйтесь работать быстрее, когда выполняете бытовые задачи

Для того чтобы работать быстрее, необходимо сформировать эту полезную привычку. Во всех аспектах жизни вы становитесь лучше постепенно: в чтении, письме, заучивании и т.д. Поэтому тренируйте скорость вашего труда в других, более простых вещах. Так вы сможете понять, как это отразится на вашей работе.

К примеру, пока у вас на плите варится ужин, попробуйте вымыть всю посуду. Или, например, пока ваш ПК обновляется или загружается, постарайтесь в это время проверить электронную почту на телефоне.

Или, например, если вы хотите добиться более быстрого набора текста на компьютере, попробуйте сделать следующее. Включите какую-либо песню или телевизор. Слушайте текст и попытайтесь как можно быстрее набрать слова в программу. А потом проверьте, насколько связным и понятным получился ваш текст. Это и будет показателем качества вашей работы за относительно короткий промежуток времени.

Придерживайтесь графика

С одной стороны, скорость вашей работы проявляется в том, насколько быстро вы выполняете отдельные задачи в рамках конкретной деятельности. Но, с другой стороны, суть в том, сколько задач вы можете выполнить в течение нескольких часов, одного дня или недели. Другими словами, насколько хорошо вы придерживаетесь своего графика.

Таким образом вы сможете избежать прокрастинации и сохранить уровень своей продуктивности. Вам всего-то нужно следовать своему расписанию. Создавайте отдельные задачи и установите для них время. Производите тайм-трекинг. Фиксируйте начало и конец вашей работы, плюс промежуток времени, который вы потратили на активную рабочую деятельность. Читайте так же, «Как не возненавидеть тайм-трекинг».

Чем полезен учет времени? Работа над одной задачей никогда не затмит время, отведенное на другое дело. Представьте, что вы приступаете к выполнению задачи А и заканчиваете ее на полчаса позже, чем планировали. Получается, что вы либо потеряли 30 минут на выполнение задачи В, либо все расписание сдвинулось на 30 минут. В любом случае процесс замедлен.

А если вы будете соблюдать сроки, вы сможете лучше сосредоточиться на каждой задаче и более разумно подходить к решению всех проблем. Тогда вы все успеете.

Классифицируйте свои задачи

Это один из самых полезных рекомендаций. Маленькие шаги помогут справиться с большим проектами и объемными задачами.

Если вы сразу приступите к выполнению сложной работы, вы потеряете много времени и сил. А если вы в добавок ко всему не знаете с чего начать, вы уже очень скоро будете чувствовать себя измотанными и уставшими. Попробуйте разбить одну большую задачу на несколько мелких. Тогда вы не только быстрее закончите работу, но и облегчите ее. Так вы выработаете привычку и в дальнейшем вам будет не так уж и сложно.

Когда задачи легко разрешаются, у вас появляется мотивация продолжать работу.

Держите все под рукой

Раньше этот совет можно было бы назвать неэффективным. Но не сейчас. Посмотрите на свой стол. Скажите, сможете ли вы мгновенно найти вещи, которые вам обычно нужны для работы? Например, ручки, карандаши, бумага, стикеры или даже принтер?

Если ваша цель – быть быстрее, вы должны знать, где лежат все необходимые вам рабочие принадлежности даже закрытыми глазами.

Все мелкие, но нужные вещи лучше всего держать непосредственно на столе или в небольшом ящике. Но важно, чтобы он находился на расстоянии вытянутой руки. Помните, вы не должны вставать со стула (если только, конечно, не делаете перерыв или растяжку). О каких вещах идет речь:

• Канцелярские принадлежности: ножницы, стикеры, маркеры, скрепки, калькулятор, скотч и т.д.;
• Закуски: орехи, фрукты (если вдруг почувствуете, что немного голодны и захотите чем-нибудь перекусить);
• Жидкость: вода, сок, кофе, чай.

Помните, чем реже вы встаете со стула, тем меньше вероятность, что вы отвлечетесь.

Хорошо ориентируйтесь на рабочем столе своего ПК

Еще одна маленькая хитрость, которая поможет вам достичь высокого уровня продуктивности. Детально изучите свой компьютер. Вы значительно сэкономите время, если не будете бесконечно перебирать папки, фильтровать электронные письма, отвечать на них по отдельности и даже использовать мышку (изучите горячие клавиши в часто используемых программах).

Вот, что вы можете предпринять:

• Очистите рабочий стол. Оставьте только самые необходимые папки и файлы;
• Если вы пользователь Windows переместите все необходимые для вас программы на нижнюю панель задач. Во-первых, для того чтобы их открыть, вам не нужно кликать по иконке 2 раза. Во-вторых, они не будут занимать место на рабочем столе;
• В каждой операционной системе можно воспользоваться комбинациями символов для того, чтобы совершать какие-либо операции на компьютере. Если вам интересно, поищите в интернете. Например, операцию «копировать-вставить» можно совершать с помощью комбинаций CTRL+C и CTRL+V. Во-первых, это легче, во-вторых, вам даже не придется использовать мышку, сосредоточившись на клавиатуре.

Организуйте четкий тайм-менеджмент

Обеспечьте себе мощный импульс

Об этом совете я узнала из статьи Саймона Рейнольдса на сайте Forbes. Он утверждает, что мы должны «представить, что наш день заканчивается в 11 утра». То есть нам необходимо создать жесткое ограничение по времени, чтобы все важные дела к «дедлайну» мы окончательно завершили.

Рейнольдс, кстати, разумно это обосновал. Он аргументировал это тем, что обычно, когда мы садимся за стол, мы не сразу начинаем работать. Сначала мы пьем кофе, может быть, читаем новости, смотрим видео, обновляем ленту в социальных сетях или просто разговариваем с коллегами.

Он призывает избавиться от этой привычки. И вместо этого мгновенно приступить к работе и погрузиться в нее с головой. Да, возможно, в вашем расписании есть маленький пунктик о непринужденном начале рабочего утра, но это все же является отвлекающим фактором, как ни крути. Это может привести к тому, что всю дальнейшую работу вы будете выполнять неохотно, медленно и вяло.

Грамотно расставляйте приоритеты

В рамках нашего блога Trackify мы уже как-то писали о том, что правильная расстановка приоритетов — это основа максимально качественного тайм-менеджмента. Мы уже писали несколько статей о преимуществах грамотной расстановки приоритетов при составлении списка задач. И мы убеждены, что эта техника полезна как в деловой, так и в бытовой жизни человека.

Существует несколько подходов к расстановке приоритетов при составлении списка задач, но самым известным является матрица Эйзенхауэра. Вы сортируете задачи на срочные-несрочные и важные-неважные.

Как только вы осознаете, какие задачи самые срочные и самые серьезные, у вас упадет гора с плеч. Теперь вы сможете принимать более обоснованные решения о том, как распоряжаться временем, и выявите, какие аспекты вашей работы требуют максимальной концентрации, а какие, на удивление, нет.

Установите четкие цели

Попробуйте каждое воскресенье вечером сесть и подумать: «А какова моя цель на следующую рабочую неделю?». Здесь важно, чего вы хотите или должны достичь в течение следующих семи дней.

Может, вы хотите завершить проект, так как сроки уже подходят к концу?

А может вы должны идти на встречу, которая важнее?

Вспомните наш совет о грамотной расстановке приоритетов и определите, какая задача является наиболее серьезной для вашей карьеры на конкретную рабочую неделю. Затем вы можете составить мини-график. Это относительно сложный подход, и к нему необходимо привыкать.

Это как домохозяйки заранее приготавливают обеды и ужины на ближайшие дни или недели. Если подумать, они хотят сэкономить время, чтобы не готовить пищу каждый божий день. Поэтому они сразу составляют меню, покупают все необходимые ингредиенты и готовят как можно больше еды в течение выходных. Прием пищи на следующей неделе обретает некую структуру, а также у хозяйки снимается стресс от процесса приготовления. Таким образом, они могут сосредоточить свое внимание на других, более важных делах.

Вы можете поступить также, но не обязательно с готовкой, можно и с другими аспектами вашей жизни.

Будьте более сосредоточенным/не отвлекайтесь

На хорошую продуктивность влияет полноценное исключение отвлекающих факторов. Когда люди работают в зоне своего комфорта, они стараются выполнять все задания быстро, четко и качественно. Но проблема не в этом. Проблема в том, что человек вообще находится в зоне комфорта. Постоянные звуки, уведомления в телефоне, болтовня окружающих, заманчивые сообщения в чатах и т.д.

Старайтесь не совмещать выполнение мелких задач

Ни для кого не секрет, что чем больше задач мы берем в свои руки, тем больше вероятность снижения уровня нашей концентрации. Ведь нам постоянно приходится переключать свое внимание. Что мы имеем в виду под переключением задач:

• Ответы на звонки;
• Ответы на срочные сообщения в чате;
• Встречи;
• Самые простые задачи, которые не требуют даже минуты (например, открыть окно);
• Другие важные непредвиденные задачи (домашние животные, семья, дети).

Помните, если в ходе вашей работы вы постоянно переключаете свое внимание (если для вас это жизненно необходимо), вам в обязательном порядке необходимы перерывы. Иначе уровень вашей концентрации будет продолжать снижаться. И это при том, что задачи могут повторяться, а если будут появляться новые дела, которые вам еще не приходилось выполнять в рабочее время, то это еще хуже. Таким образом, я рекомендую, придерживаться одной задачи до тех пор, пока не завершите над ней работу. А если вы боитесь забыть про остальные, ставьте напоминания в телефоне.

Не стоит ждать мотивационного толчка

Как ни странно, но вам не следует ждать вдохновения или хорошего настроения для того, чтобы приступить к работе. Это, наоборот, снижает уровень продуктивности. Говорят, что именно мотивация помогает нам сосредоточиться. Но нет. Это всего лишь вопрос дисциплины. Вы как угодно можете обустроить свое рабочее место: эстетично расставить вещи, повесить красивый вдохновляющий плакат или даже включить музыку, но в конечном итоге никакие внешние стимулы не заставят вас сосредоточиться лучше, чем ваш собственный мозг и чувство долга.

Итак, что нужно делать, чтобы приучить себя максимально эффективно сосредотачиваться на работе и перестать прокрастинировать:

• Дайте себе обратный отсчет в 20 секунд, после которых вы обязательно должны приступить к работе;
• Если вы представитель умственного труда, возьмите бумагу с ручкой и записывайте туда все ваши идеи, касательно вашей задачи. Так у вас будет возможность видеть их наглядно, и в случае необходимости вы сможете отбросить бесполезные;
• Не бойтесь пользоваться черновиками. Ошибаться – это нормально. Из-за перфекционизма мы боимся завершить работу и страдаем от прокрастинации;
• Составьте список отвлекающих факторов.

Самый лучший способ исключения всех отвлекающих факторов – это составить их список. Когда начинается ваш рабочий день держите под рукой бумагу с ручкой. Как только вы отвлекаетесь, записывайте причину. Вы, возможно, думаете, что кроме соцсетей и неожиданных встреч вы ни на что не отвлекаетесь. Но это далеко не так. Со списком вы поймете, что причин отрыва от работы гораздо больше.

Например, это могут быть ваши размышления о том, что съесть на обед, или какие продукты нужно купить, или, может быть, ваш коллега посоветовал вам фильм, а вы гуглите отзывы (или думаете, когда его можно посмотреть). Даже ваши мысли могут считаться отвлекающим фактором. Подробнее про Аналитический паралич — угроза продуктивности. 

Фиксация отвлекающих факторов – очень хороший и эффективный метод. У вас будет более подробное представление о том, с чем вам предстоит бороться.

Старайтесь не работать в одиночестве (даже если ваш коллега на расстоянии)

Можно сказать, что некоторые люди лучше сосредоточены, когда в ходе работы рядом с ними находится другой человек. Это придает им некую энергию, решительность и рабочую активность. Появляется чувство, что они с кем-то делят эту напряженную рабочую атмосферу. Сейчас, в современном мире, многие работают удаленно, из дома. Поэтому партнера крайне сложно найти. И даже если вы пойдете в кофейню со своим ноутбуком или включите фоном музыку или телевизор, это вам все равно не поможет.

К счастью, у нас есть два эффективных решения для тех, кому нужны «приятели» по работе.

YouTube-канал «Study with me»

Есть специальный канал, где собраны заранее записанные видеоролики о том, как люди учатся или работают.

Там есть ролики разного типа и с разной обстановкой. На некоторых царит полная тишина, на других есть спокойная мелодия. Есть даже видео, которые будут напоминать вам делать периодические перерывы.

Добивайтесь лучших результатов

Чем выше уровень вашей продуктивности, тем качественнее ваша работа. Вот несколько рекомендаций о том, как улучшить свои конечные результаты:

Найдите того, кто будет следить за качеством вашей работы

Практически во всех компаниях есть отделы контроля качества, а вы можете создать его для себя. Вы можете попросить своих друзей или коллег (если они не против), чтобы в конце вашей работы они оценили ваши результаты.

Более того, чем больше комментариев и критики вы получаете, тем качественнее будет ваша работа.

Не тяните с оценкой качества вашей работы

Этот совет является продолжением предыдущего пункта. Итак, как только вы почувствовали, что можете и должны показать предварительные результаты своему товарищу, сделайте это! Не ждите до самого конца. Лучше это сделать до дедлайна. Иначе это может привести к большому «провалу»! Поверьте мне, у меня такое было.

Возможно, вы думаете, что ваша работа еще недостаточно хороша, чтобы показать ее постороннему человеку. Возможно, вы думаете, что вам нужно еще немного времени, чтобы довести все до совершенства… Ребята, послушайте, эта работа НИКОГДА не будет идеальной! Самое главное – отбросить перфекционизм. Чем быстрее вы получаете комментарии, тем раньше вы среагируете и успеете все исправить вовремя, и к тому же практически без стресса и психологического давления.

Адекватно относитесь к конструктивной критике

Теперь поговорим непосредственно об оценках, которые вы можете получить от своего партнера. Я не хочу сказать, что вы должны принимать любую критику в ваш адрес, но вы в любом случае должны относиться к этому серьезно. Запомните, оценивают вашу РАБОТУ, а не личность.

Чтобы быть уверенным в том, что вы не будете завалены негативными комментариями (или чересчур хорошими при относительно нормальной работе), выбирайте объективных людей. Людей, чье мнение для вас очень ценно, даже если оно вам не нравится. Обязательно проанализируйте их критику и грамотно вносите необходимые изменения в свою работу. Например:

«Если вам сказали: Мне не нравится А, ты должен сделать С», правильно будет если вы спросите, почему им не нравится А, а не сразу же менять все на С. Вы должны понимать, почему некоторые вещи вызывают такую реакцию, чтобы усвоить урок и применить его в будущем.

Поэтому будьте внимательны ко всем комментариям, которые вы получаете.

Было бы лучше, если бы вы потерпели неудачу прямо сейчас

Как ни странно, но это, наверное, один из самых лучших советов, которые я могу вам дать. Но его все боятся. Вы должны понять, что совершать ошибки – это нормально. А если мы боимся ошибаться, мы откладываем работу, а это очень сильно влияет на нашу продуктивность и мотивацию. Не говоря уже о том, что наша интеллектуальная активность начинает ослабевать.

Поэтому, если вы хотите добиться лучших результатов, вам придется столкнуться с неудачами лицом к лицу. Может, вам достанется не очень приятная задача или проект, или, может быть, вы опоздаете со сдачей работы и прочее. Как только в вашей жизни появляется хотя бы одна неудача, проанализировав ее, вы сможете научиться новому и совершенствоваться. А когда вы, наоборот, ждете хорошего настроения и затягиваете сроки, чтобы довести работу до полного совершенства, вы только снижаете уровень своей личной эффективности и впустую тратите время.

Когда-то я работала в одной фирме и мне нужно было придумать идеи для проекта. И мой начальник сказал: «Запишите 20 идей. Не больше и не меньше. Потому что из этих 20 15 будут очень плохими, и только 5 могут действительно сработать». Таким образом, 15 плохих идей, какими бы они ни были, я вытесню из своего мозга и больше никогда не буду к ним возвращаться. А 5 эффективных идей я буду развивать и совершенствовать в дальнейшем.

Ставьте перед собой только реалистичные цели

Да, все мы любим стремиться к звездам (по крайней мере этому нас учат книги и фильмы). Но правда в том, что нужно знать свои границы. Все мы рождаемся одинаковыми. Никто не идеален. А некоторые вещи требуют времени для совершенствования. Поэтому, когда вы набираете себе в работу проекты, беретесь за конкретные задачи или ставите сроки, убедитесь, что вы на самом деле можете это осилить и способны выполнить все, соответствуя стандартам, установленным вами или другими людьми.

К примеру, вам нужно подать резюме в престижную компанию. Вы же не будете отправлять заявление на должность, требующую уровень владения испанским языком С3, если у вас только А2.

То же самое касается вашей работы и ваших способностей. Оставьте свое самодовольство, беритесь только за те задания, в которых вы уверены. Не откусывайте больше, чем можете проглотить! Иначе конечный результат вашей работы будет максимально некачественным.

Не говоря уже о постоянном стрессе под давлением большого количества сложных задач.

Научитесь решать проблемы

Иногда уровень нашей продуктивности снижается, потому что мы не способны трезво смотреть на наши проблемы и уж тем более их решать. Наша работа может быть неэффективна, если мы взяли в работу большое количество задач, которые требуют командного решения. С работой такого рода сталкиваются, как правило, сотрудники служб поддержки клиентов, менеджеры, специалисты отдела контроля качества и т.д.

Не отказывайтесь от помощи

Что делает большинство людей, когда у них появляется проблема? Пытаются решить ее в одиночку, самостоятельно. Существует такой стереотип: если человек попросит помощи на рабочем месте – он слаб, глуп, не уверен в себе и т.д. Возможно, он думает, что начальник заметит и посчитает это его недостатком. Это все будет влиять на дальнейшее качество работы, ведь уверенность в себе и своих силах пропадает и человек начинает прокрастинировать.

Но не следует думать, что это на самом деле так. Просить о помощи на работе МОЖНО И НУЖНО. Все больше руководителей выступают за то, чтобы сотрудники обращались друг к другу за советом или конкретной помощью. В конце концов, работа над проектом продвигается быстрее. Появляется гарантия того, что сроки будут соблюдены. А сотрудники осваивают новые приемы работы.

Часто проводите мозговые штурмы (можно даже внерабочее время)

Мозговой штурм – это когда группа людей собирается и обсуждает идеи. Делится идеями. Если у вас появилась какая-то проблема, и вы никак не можете ее решить, лучший способ – мозговой штурм. Соберите своих коллег, друзей или близких дома и приступайте к дискуссии.

Во время мозгового штурма каждый предлагает свои идеи или задаёт вопросы о проблеме с целью совместного поиска наилучшего решения. Опять же, это мероприятие сделает вас более продуктивными, так как идеи и предложения других людей заполняют ваш интеллектуальный запас, который вы можете использовать в дальнейшем.

Ознакомьтесь с методом «интеллект-карт»

Еще один метод, который поможет вам добиться высокого уровня продуктивности – составление интеллект-карт. Что это такое? Вы должны у себя в голове составить перечень ключевых фраз или слов, которые имеют непосредственное отношение к вашей проблеме.

Благодаря таким картам вы сможете «вытолкать» проблему из головы в прямом понимании этого слова. Вы можете написать все слова на бумагу или доску. Таким образом вы все сплетете в одну паутину и быстрее найдете решение.

Будьте более организованным

Что значит быть организованным? Вы просто должны уметь грамотно расставлять приоритеты. Как гласит закон Паркинсона «Работа становится больше, чтобы время, которое было отведено на ее выполнение было заполнено полностью». Это значит, что, если у вас есть задание, которое вы вполне можете выполнить за полчаса, а дедлайн только завтра, вы, скорее всего, будете тянуть до последнего. Но все это время, пока вы ждете, ваш разум будет занят мыслями о сроках и беспокойством о том, успеете ли вы сдать проект вовремя. И даже несмотря на весь стресс и напряжение, вы все еще будете прокрастинировать.

Итак, представляю вам несколько советов о том, как лучше организовать свой график.

Создайте комфортное рабочее пространство

Один из самых замечательных советов, для тех, кто хочет составить эффективное рабочее расписание – создайте удобные рабочие условия, организуйте свое рабочее место. Вы, наверняка, слышали, что чем чище рабочее пространство, тем больше мотивации у вас появляется к труду. Вы должны любить порядок. Вещи класть на свои места. Вы должны сделать так, чтобы ваш стол был аккуратным и не заваленным кучей ненужных предметов.

Как только вы привыкнете к аккуратности и порядку, вы будете менее напряженным, это факт. То же самое касается и порядка на компьютере. Грамотно рассортируйте рабочие папки, файлы, задачи и архивы.

Выберите систему, которая подходит именно вам

Я где-то слышала, что у каждого человека есть своя, индивидуальная система организации мыслей, памяти, а также рабочего пространства. Поэтому, если вы хотите выработать эту полезную привычку, вы должны понять, какой способ будет для вас более эффективным.

Читайте так же «С чего начать учет времени. 10 советов для новичков».

Грамотно расставляйте приоритеты

Как ни странно, но именно правильная расстановка приоритетов значительно влияет на действенность вашего графика (это касается не только работы, но и личной жизни). Представьте, то ваш рабочий день закончен, а у вас плохое настроение, вы грустны, потому что думаете, что что-то упустили, или не сделали ничего толкового. Вы сразу начинаете думать, что сегодня вы были непродуктивны.

Но на самом деле вы просто неправильно расставили приоритеты. Если вы не знаете, как можно это сделать, вот несколько полезных рекомендаций:

• Попробуйте использовать матрицу Эйзенхауэра (о ней мы говорили выше);
• Когда вы будете составлять список своих задач, присваивайте каждому пункту свой номер – от 1 до 10 (так задача под номером 1 будет самой приоритетной и так до конца, до менее серьезной задачи);
• Попробуйте метод «Съешь лягушку»;
• Составьте список своих карьерных целей, а затем разбейте их на более мелкие задачи. Затем на основе этих подпунктов составьте свое расписание.

Шаг третий. Устраните то, что мешает вам быть продуктивным

Рассматривайте свою продуктивность объективно. Не отрицайте, что вы часто отвлекаетесь и медлите. И, если вы хотите быть лучше, не нужно забывать о своих недостатках.

Какие факторы влияют на продуктивность

● Прокрастинация;

● Завышенные ожидания;

● Неоправданно сжатые сроки;

● Большая рабочая нагрузка;

● Усталость и выгорание;

● Дефицит общения, нехватка информации;

● Отсутствие обратной связи/чувство неоцененности.

Все эти факторы влияют на нашу личную эффективность. И особенно, если мы ко всему этому уже привыкли.

Итак, если вы точно знаете, что именно влияет на вашу продуктивность – ваша проблема наполовину решена. Я не стала здесь особо углубляться в эту тему. Если вам интересно почитать об этом более подробно, вы можете взглянуть на другие ресурсы в этом блоге.

Шаг четвертый. Устанавливайте четкие цели

Итак, представим, что вы уже выяснили, что мешает вам быть продуктивным. Следующий этап – поставьте перед собой четкие цели. Что для этого нужно:

• Убедитесь, что вы двигаетесь в правильном направлении;
• Найдите наиболее эффективные методы;
• Определите потенциальные риски и барьеры;
• Двигайтесь только вперед.

Если перед вами стоят четкие критерии, которые вы должны осуществить за определенный промежуток времени, вы будете более целеустремленным, а ваш рабочий процесс будет более упорядоченным.

Как правильно ставить цели?

На эту тему у нас есть много статей. Если вы хотите, можете посмотреть ниже. Но все-таки я бы хотела выделить несколько действенных способов.

Ставьте цели с точки зрения вашего карьерного роста

Думайте о завтрашнем дне, думайте о будущем. Планируйте дополнительное образование (ходите на курсы, занимайтесь с репетиторами, посещайте семинары);

Используйте методику SMART-целей

SMART-цель. Какова она? Она конкретна, измерима, достижима, актуальна и ее реально можно достичь за определенный промежуток времени. Это не мечта, которая может существовать в голове несколько десятков лет.

• Скачайте несколько приложений для тайм-трекинга. Это поможет вам отслеживать прогресс вашей работы и будет стимулировать вас идти только вперед.
• Попробуйте метод OKR (англ. цели и ключевые результаты).

Между прочим, эта методика очень помогла сотрудникам корпорации Google. Именно благодаря этому способу они смогли достичь большого успеха. Существует множество отличных инструментов OKR, которые помогут вам оптимизировать процесс постановки и отслеживания целей.

Настоящая цель – какая она?

Если уж вы решили поставить перед собой цель, то сделайте это обдуманно. Ведь она должна быть полезна и прогрессивна.

Она должна быть объективной – то есть вы не должны себя ни переоценивать, ни недооценивать.

Ставьте только такие цели, в которых вы уверены на все сто процентов. Учитывайте сроки, за которые вы сможете ее достичь, сложность задачи и ее реалистичность.

Цель должна быть достижимой. Чтобы убедиться, что цель реалистична, начинайте с маленьких шагов. Как только вы почувствуете ритм, попробуйте расширить задачи.

Допустим, вам нужно сейчас приступить к работе. Начните выполнять определенную задачу с глубокой сосредоточенностью, постарайтесь не прерываться в течение 25 минут. Затем через неделю продлите этот промежуток до 40 минут. Как только у вас выработается привычка, поставьте новую цель – 50 минут.

Цель должна иметь критерии – что это значит?

У каждой цели должен быть стандарт. Должен быть так называемый «идеальный вариант» ее достижения. Нужно то, к чему именно вы должны стремиться. Иначе вы не сможете отследить прогресс.

Таким образом, вы должны быть точно уверены, что ваша цель соответствует трем вышеперечисленным требованиям. Так вы быстрее найдете решение своей проблемы.

Шаг пятый. Общайтесь сами с собой

Еще одна ступенька, ведущая к совершенной продуктивности – умение менять свое мышление на более позитивное.

Работа над совершенствованием своих навыков и формированием новых привычек — дело непростое. И особенно вам сложно приходится, когда вы ожидаете от себя слишком много и слишком строго относитесь к своему развитию. Не нужно себя ругать! Иначе мы никогда не сможем выработать новые полезные привычки и всегда будем терпеть неудачи. Так каким же образом нужно себя подбадривать, оставаясь при этом реалистом? Сейчас расскажу.

Зафиксируйте свои мысли о неприятном

Вам нужно просто сесть и подумать. Представьте, что вы на сеансе у психотерапевта. Но только в данном случае доктор – это вы. Вспомните все то, за что вы себя ругаете, за что постоянно оправдываетесь. Выпишите все ситуации, чувства и эмоции, которые приходят вам в голову.

Да, конечно, вы не сможете вспомнить все события до мельчайших подробностей. Но смысл здесь в том, что вы вообще можете признать, что негативные моменты все же присутствовали вашей жизни. Вы должны найти способ справиться с вашими проблемами или преодолеть все встречающие вам на пути препятствия.

Допустим, если вы однажды сорвали дедлайн, а ваш коллега сдал все вовремя (учитывая, что он менее опытен, в отличие от вас), можете зафиксировать это как проблему.

Теперь начинаем само-терапию.

Как не надо делать

Не нужно задавать себе следующие вопросы: «Почему это случилось? Что со мной не так? Я слишком часто откладывал свои дела на потом. Он работал больше, чем я? Может мне нужно было работать более усердно?» и т.д.

Вы будете копать до тех пор, пока не доберетесь до мысли о том, какой вы безответственный и некомпетентный специалист. (в своей голове!). Такие мысли никогда не позволят вам сдвинуться с места. Скорее наоборот, вы поверите во все это и никогда не сможете стать лучше.

Как надо делать

Прокручивайте у себя в голове подобные мысли: «Так. У меня маленькая проблемка. Что я мог упустить? Я мог справиться с этим заданием лучше? Ошибаться – нормально. Все ошибаются. Это будет мне уроком. Меня отвлекло то-то и то-то, так что в следующий раз я попробую что-нибудь другое».

Вы наверняка думаете, что именно весь негатив помогает нам двигаться дальше. Вы, вероятно, уверены, что все плохое подталкивает нас быть лучше. Но нет, только позитивные мысли дают реальные результаты. Так вы быстрее достигнете своих целей и решите свои проблемы. Не следует зацикливаться на причинах и последствиях больше, чем это необходимо. И ни в коем случае не думайте, что ваши карьерные неудачи определяют вас как личность.

Умейте мириться с неудачами

Неудача – это совершенно нормальное, обычное и вполне объяснимое явление. Без нее успеха не добиться. К примеру, компании Tesla, Apple, Sony и пр. демонстрируют свои лучшие достижения, в то время как за кадром остаются тысячи ошибок и неудач.

Однажды американского изобретателя Томаса Эдисона спросили, каково это- потерпеть столько неудач при изобретении одной только лампы накаливания. Он ответил: «Это я не неудачу терпел 1000 раз, это изобретение лампы было в 1000 этапов».

Поэтому относитесь к неудачам как к вызову. Когда вы смотрите своим ошибкам в лицо, становится легче на них учиться и не повторять их в будущем. Разберите их, проанализируйте их причины и свои действия, и посмотрите, как в следующий раз вы можете поступить лучше. И не паникуйте, если ошибетесь снова. Это тоже нормально. Просто двигайтесь вперед и прогрессируйте.

Шаг шестой. Отслеживайте и фиксируйте свой прогресс

Как только вы перестанете бояться неудач и относиться к себе проще, можно смело приступать к реальной работе. Но использования графиков и следования поставленным целям – это мало. Вы не должны забывать еще и о том, что вам следует отслеживать свой прогресс.

Почему это важно?

Если вы хотите повысить уровень своей продуктивности, вам нужно знать, где вы допускаете промахи, как часто они случаются, в какие моменты вы наиболее сосредоточены и даже то, как обеденные перерывы влияют на ваш рабочий процесс.

• Вы можете мне не верить, но еда, которую вы употребляете, тоже влияет на вашу продуктивность. И вам не стоит употреблять в пищу продукты, которые замедляют обмен веществ, вызывают сонливость и потерю концентрации. К примеру, двойной чизбургер с картофелем фри и жареным луком заставит вас захотеть вздремнуть. А вот домашняя курица-гриль с овощами на гарнир, наоборот, даст вам ощущение сытости без сонливости.
• Используйте тайм-трекер. С его помощью вы сможете определить сколько времени уходит на выполнение конкретной задачи. Вы сможете лучше структурировать свой день и правильно организовывать время в будущем. У вас также появится больше свободного времени.
• При помощи тайм-трекинга вы также сможете выяснить, как часто вы отвлекаетесь. Даже если вы на пять минут прерываете свой рабочий процесс, в будущем эти минуты накопятся и превратятся в часы (или даже дни).

Попробуйте следовать этим правилам, и вы обязательно добьетесь прогресса. Вы снизите риски терпеть неудачи и уменьшите вероятность нарушения сроков. Вы будете более концентрированным и организованным.

Как производить тайм-трекинг

Конечно, это вам решать, но я бы советовала производить учет времени в цифровом формате. Попробуйте приложение Trackify. Благодаря ему вы значительно облегчите себе отслеживание прогресса. Программа сделает все за вас.

К примеру, если вы настроите программу Trackify в свой рабочий ноутбук, все что вам нужно, это открыть браузер и прямо там запускать/останавливать таймер. Все будет фиксироваться в электронный табель. Если вам не подходит загрузка ПО в ноутбук, используйте свои смартфоны.

Преимущество цифрового тайм-трекера в том, что всю работу он делает за вас. Вам нужно только поручить ему это задание. Электронное приложение дает быстрые и точные результаты, чем данные, записанные на бумаге или в таблице Exel.

В конце рабочего дня вы можете посмотреть мини-отчет: какие задачи вы выполнили, а какие не удалось выполнить и почему. А еще будет здорово, если вы введете метки, категории, проекты и оценки времени. Затем, когда увидите график со своими результатами, вы можете его распечатать и вклеить в дневник ваших достижений.

И да, я советую вести такой дневник!

Что писать в дневник достижений

Всю информацию из тайм-трекера переносите в дневник. Всего-то. Так вы сможете выявлять и признавать ошибки. Кроме того, информацию легче запомнить, когда вы ее пишите собственноручно, а не просто запоминаете с экрана.

Да, возможно вы не хотите каждый день заморачиваться с этим дневником. Но фишка в том, что вы его можете вести, как хотите. Оформляйте его по вашему вкусу. Вы это делаете только для себя.

• Можно вести электронный дневник;
• Бумажный дневник;
• Журналы-скрапбуки (ну а это для тех, кто любит эстетику).

Как правильно анализировать результаты

Производить анализ результатов не так уж и сложно. Вам просто нужно наблюдать за своими целями и ежедневным прогрессом.

Вы можете сопоставлять временные промежутки, которые уходили у вас на выполнение задач, изучить, сколько раз в день вы отвлекались, насколько хорошо вам удавалось решать проблемы и т.д.

Шаг седьмой. Повторяем все по новой

И последнее, но не менее важное — будьте готовы повторять все эти процессы ЕЖЕДНЕВНО. В течение недель и месяцев. Многие люди думают, что продуктивности можно добиться по щелчку пальцев. Однако, это все же привычка, которую нужно вырабатывать.

Вдохновляйтесь успешными людьми. Изучайте их распорядок дня, следуйте их советам. Читайте книги о продуктивности. Помните, работа над личной эффективностью — это своего рода инвестиционный вклад в будущее, который в скором времени очень хорошо окупится.

Подведем итоги…

Нельзя сказать, что кто-то родился продуктивным, а кто-то нет. Это черта, которой нужно учиться. Это то, что требует много времени, терпения, практики, ошибок и, конечно, доброты к самому себе. Я постаралась дать вам максимально точное определение продуктивности, которое поможет развеять это расплывчатое понятие. В конце концов, это не просто соотношение вводимых и выводимых ресурсов. Это все-таки набор навыков, которые нужно использовать, чтобы работать разумнее, лучше и быстрее.