Как разбить проект на задачи

Когда в последний раз вы завершали проект, не работая сверхурочно?

Возможно, каждое задание, требующее большего объема, чем предыдущее, кажется вам очень сложным, и вы не знаете с чего начать?

Как насчет того, чтобы помочь вам найти новый подход к работе? Именно тот, в котором после выполнения первого задания, следующие будут выполняться без проблем.

В этой статье мы узнаем, как максимально повысить свою производительность и выполнять все вовремя, не пропуская ни одного срока. Существует выход – это разбивка проекта на задачи.

Как это правильно сделать?

В основном все зависит от проекта, который вы будете выполнять. Но, приблизительная стратегия у всех одинаковая. Существует три способа, чтобы разбить проект на задачи:

1. Разбить на этапы (например, разработка программного обеспечения)
2. Разбить на категории (например, планирование конференции: фотограф, спикер и так далее)
3. Разбить на части (уборка в вашем доме комната за комнатой)

Однако, не всегда получается четко выделить задачи, используя критерии выше. Описанный подход нужно адаптировать под специфику своего проекта и возможности команды.

Как разбить проект на задачи

Для начала нужно определить, какие именно задачи составляют ваш проект, каким образом они зависят друг от друга, и сколько времени требуется на их выполнение. Как только нам будут известны три этих фактора, мы сможем сделать надежную разбивку проекта.

Что же нужно предпринять для этого?

1. Составьте список задач
2. Посмотрите на то, как одна задача зависит от другой
3. Определите этапы проекта и как какому этапу каждая из задач относится.

Шаг 1. Определение задач

Возможно, это действие может показаться лишним. Но, посудите сами, как иначе вы узнаете, что представляет собой задача?

В нашей домашней жизни все просто: «застелить постель утром» — это такая же задача, как и «ответить на утренние электронные письма».

Однако в профессиональном плане выделить задачи для выполнения бывает сложнее. Как оказалось, сложности могут возникнуть в любой момент выполнения проекта. Как же узнать, которые из задач имеют приоритет и каким образом можно добавить их в свой график?

Есть несколько способов, которые помогут сформировать стратегию выполнения поставленных задач:

Один из этих способов – расчет, сколько времени займет выполнение.

Проект стоит разбить на задачи, которые вы сможете выполнять постепенно. Не стоит забывать, что нужно следить за временем – не слишком торопиться, так как это влияет на производительность, но и не сильно затягивать, так как из-за этого могут быть сорваны сроки.

Рекомендация, для того чтобы определить, сколько времени должна занимать задача:

1. «Правило двоек» — задача не должна выполняться меньше двух дней и дольше двух недель.
2. Правило 80 часов – ни одно задание не должно занимать более 80 часов.
3. Трехбалльная оценка – оцените продолжительность задачи на основе наилучшего, наихудшего и наиболее вероятного сценария выполнения.

Все эти три рекомендации поверхностны. На самом деле сроки выполнения зависят от большого количества факторов – отрасль, в которой вы работаете, тип проекта, его сложность и так далее. Единственное, что вы можете сделать в этом случае – это провести внутреннюю оценку каждой задачи со своей командой и двигаться дальше.

Если у вас есть возможность отслеживать время вашей работы, то по истечении трудовой недели вы сможете просмотреть все ваши временные затраты, такие как фактическое время, затраченное на выполнение задач, провести оценку времени и использовать эту информацию в будущем для более точного планирования.

Поставьте более важные задачи на первые места.

Если у вас возникли проблемы с определением задач, начните с вопроса: «какие шаги необходимо предпринять, чтобы завершить проект?».

Подобная разбивка проекта поможет вам разделить его сначала на более крупные части, а также вы автоматическим образом определите основные этапы (о них немного позже), которые будет проще разбить на задачи. Только при выполнении всех этих условий, проект может считаться законченным.

Вы сможете разбить задачи, если будете точно знать, на что способна ваша команда.

Если вы являетесь руководителем и не хотите делать собственные приблизительные оценки — проконсультируйтесь со своей командой.

У исполнителей будет лучшее представление о том, какие задачи необходимо выполнять быстрее, потому что они компетентны в том, сколько времени необходимо для завершения.

К примеру, дизайнер знает, сколько времени ему потребуется на создание логотипа и что нужно сделать для выполнения задачи (исследование, подбор цветов, концепции, тестирование логотипов и так далее).

Точно так же аналитик по контролю качества знает, сколько времени требуется для написания отчетов и сколько их он может сделать за день.

Поэтому, если вы в чем-то сомневаетесь – всегда советуйтесь со своей командой.

Как понять, когда задача является выполненной?

Вместо того чтобы стоять над одной задачей и пытаться выполнить ее идеально, стоит лучше поработать над ней до тех пор, пока она не будет в достаточно хорошем состоянии, чтобы ее можно было перенести в список выполненных.

Аналогичное понятие может быть распространено и на другие отрасли промышленности.

То, что вы выполнили – это набор согласованных критериев между членами команды, благодаря которым задача может считаться сделанной правильно. Это будет означать, что можно перейти к выполнению следующей. Таким образом вы можете разбивать свои задачи, учитывая объем работы, которую нужно проделать, чтобы добиться наилучшего результата.

Этот метод направлен на распределение задач, путем установления четких границ работы.

Шаг 2. Обратите внимание на зависимости задач

Что это значит? Необходимо выяснить, какие из одних задач имеют приоритет над другими. Для этого нужно узнать, каким образом они относятся друг к другу.

Простой пример – вас просят покрасить стену. Вы знаете, что для начала вам нужно купить краску, чтобы приступить к выполнению более важной задачи – окрашиванию.

Тот же принцип может применяться и к планированию ваших задач. В первую очередь определить, которые из них зависят друг от друга. Это имеет решающее значение по нескольким причинам:

• Помогает выявить проблемы с планированием и, возможно, с рабочим процессом
• Упрощает отслеживание, устранение неполадок и управление задачами
• Позволяет находить возможности для ускорения или замедления рабочего процесса

Шаг 3. Определите ключевые этапы (вехи) проекта

После того как вы разбили проект на задачи – создайте для них структуру. Именно на этом этапе зачастую возникают самые большие сложности.

Если вы планируете поездку – то намечаете, где вы должны быть на следующий день, через три дня и неделю спустя. В этот график вы также вставляете поиск заправочных станций по пути и осмотр достопримечательностей, которые будут вам встречаться.

То же самое относится и к проектам.

Используя временные интервалы, вы можете отсортировать задачи и посмотреть, не является ли какая-либо из них слишком большой или маленькой.

Наилучшие способы решения задач

Этот заключительный раздел посвящен объяснению: как можно более эффективно справляться со своими проектами и задачами. Перечисленные здесь методы добавят последний штрих к разбивке вашего проекта.

Используйте эту информацию как способ усовершенствовать свои навыки управления задачами.

Временная блокировка рабочего времени позволяет поддерживать рабочий процесс в нужном вам темпе.

Вначале вы должны определить количество времени, которое потребуется для выполнения каждой задачи, а после сможете составить расписание, опираясь на эту информацию. Также это может помочь в организации проектной работы. Следуйте этому методу:

1. Составляете задачи на нужный день или неделю
2. Определяете временные рамки для каждой задачи и составляете расписание
3. Работаете над задачами, следуя расписанию и придерживаясь лимита времени

Второй пункт может пройти более гладко, если другие члены команды помогут составить индивидуальное расписание для каждого сотрудника.

Например, дизайнер точно знает, сколько времени у него выходит на создание и разработку логотипа, а менеджер может посчитать, сколько проектов он сможет сделать за определенный промежуток времени.

Однако, бывают случаи, что проект требует большей гибкости, поэтому придерживаться очень плотного графика становится проблематично. Для того чтобы с графиком не возникало никаких проблем, стоит спланировать его на два или три шага заранее.

Шаблоны проектов экономят ваше время

Если у вас много похожих проектов, вы можете упросить работу, создав один шаблон для всех.

После того как вы разобьете проект на отдельные задачи и этапы, стоит его сохранить, чтобы сэкономить время в следующий раз. Благодаря этому, ваша команда сможет сразу погрузиться в работу над проектом.

Навыки управления временем помогают в целом планировать свой день

Мы уже обсуждали важность тайм-менеджмента. Оттачивание этого навыка научит вас:

1. Как выполнить большее количество задач за меньшее время
2. Как составлять расписание, опираясь на задачи
3. Как подготовить себя к работе под давлением и повысить стрессоустойчивость
4. Как найти баланс между работой и личной жизнью

В целом, тайм-менеджмент – это тот незаменимый навык, который необходимо приобрести. И чем чаще вы учитесь правильно планировать свои дела, тем лучше.

Подведем итоги

Разбиение проекта на задачи абсолютно отличается от того, когда вы просто набрасываете список дел, которые необходимо выполнить. Как мы уже выяснили, все сводится к правильному планированию задач. Также стоит научиться рассчитывать количество времени, которое потребуется на выполнение задачи. Подобный контроль помогает добиться большей продуктивности вашей команды.