Стресс и негативные эмоции сильно влияют на продуктивность. Постоянное присутствие в офисе только усиливает эти чувства, так как люди ощущают себя винтиками системы. Всё, что имеет значение – сроки и удовлетворённость клиентов, в то время как их собственному состоянию уделяется крайне мало внимания.
Есть несколько способов решения этой проблемы офиса. Некоторые из них просты в реализации и дают большие результаты.
Содержание
Улучшение рабочего места
Позвольте работникам внести свою лепту в интерьер
Независимо от того, как разделён офис (открытый тип или отдельное помещение для каждой команды), у каждого сотрудника должна быть возможность как-то выразить себя.
Следует поощрять их стремление персонализировать своё пространство, чтобы оно стало комфортным. Некоторые предпочтут не делать ничего, это тоже неплохо. Но для других будут играть большую роль такие вещи, как несколько комнатных растений, фотографии, флипчарт, статуэтки или, например, личная кружка.
Такие декоративные элементы преображают помещение и дают работникам возможность проявить свою индивидуальность, что, в свою очередь, показывает их важность для компании.
Увеличение количества естественного света
Напомните своим сотрудникам, что офисные помещения – это не тюрьма. Если отдать предпочтение свету из окна, а не неоновым лампам, коллектив будет видеть, как движется солнце. Это станет хорошим напоминанием, что нужно заканчивать работу по мере окончания дня, в то время как замкнутые пространства с искусственным освещением искажают восприятие времени. Это может привести к увеличению сверхурочных и, в конечном счете, выгоранию.
Если есть возможность и позволяет бюджет, было бы замечательно сделать больше окон. Например, в нашем офисе много естественного света, исходящего из больших окон со всех сторон.
Конечно, летом, это может немного раздражать, но вот зачем существуют белые жалюзи и шторы. Невозможно сравнить, насколько легче работать у окна. Когда глаза устают, я просто ненадолго отвожу взгляд от монитора и рассматриваю улицу, машины и отдалённые здания. А какой дивный закат в конце рабочего дня…
Стимуляция органов чувств
Здесь не будет советов о заполнении пространства ароматическими свечами и маслами, превращении офиса в миниатюрные джунгли или что-то в этом роде. Речь идёт о простых трюках, которые сделают рабочее пространство более уютным, что повысит продуктивность.
Зрение
Выберите правильный цвет стен. Исследование, проведённое Нэнси Квалек и её коллегами из университета Остин, штат Техас, показало, что когнитивные способности рабочих зависят от цвета стен офиса. Однако они подчеркнули, что каждый человек может по-разному реагировать на один и тот же цвет.
Еще одна полезная вещь, которую нужно рассмотреть, это расхламление. Поменяйте обстановку, если нужно – передвиньте полки, принтеры и всё, что может хоть как-то мешать. Добавьте больше вешалок, чтобы люди не оставляли свои куртки на столах и стульях. То же самое касается и любого декора, в том числе, стен. Беспорядок отвлекает.
Слух
Офисы открытого плана это бич, когда дело доходит до производительности. По моему опыту, как и по опыту моих коллег (нынешних и прошлых), нет ничего хуже, чем шумная обстановка. Ничто не помогает, даже когда люди пытаются работать тихо. Через некоторое время даже шумоподавляющие наушники становятся бесполезными, так как уши начинают болеть от их частого ношения.
Назначьте места для устных обсуждений, тем самым предотвращая скопления людей у одного рабочего стола. Дайте командам, которые особенно нуждаются в сфокусированной работе, отдельные кабинеты или секции, где наиболее тихо.
Обоняние
Освежители воздуха не являются обязательными, так как для многих людей их запахи слишком сильны. Важно инвестировать в качественное кондиционирование воздуха и вентиляцию. Отсутствие чистого воздуха приводит к сонливости и снижению кровяного давления, что ускоряет появление усталости во время работы.
Другие способы повышения производительности труда
Помимо преображения офиса в более приятное место для работы, нужно обратить внимание на другие факторы, оказывающие влияние на продуктивность. Это может быть то, с чем работает команда или то, как ей управляют.
Читайте так же «Как повысить продуктивность сотрудников: 8 эффективных способов».
Подбор идеального программного обеспечения
Конечно, для каждой отрасли свои виды программ, но есть самые основные:
1. Программы для учёта времени (тайм-трекеры)
2. Инструменты управления проектами (task management tools)
З. Программное обеспечение для обработки изображений
4. Облачные сервисы (такие, как Google документы, электронные таблицы, Zoom и т.д.)
Как эти инструменты могут быть использованы для повышения производительности? Нужно сделать правильный и продуманный выбор. А именно, найти программное обеспечение, которое легко установить, просто использовать, но для того, чтобы овладеть им в совершенстве, нужно приложить усилия.
Таким образом, люди, не так хорошо разбирающиеся в технологиях, не будут тратить очень много времени, пытаясь разобраться в программе. А для более продвинутых всё ещё будет, куда расти в освоении более сложных аспектов.
Сеансы мозгового штурма обеспечивают сплочённость команды
Известно, что в корпоративной среде люди часто перестают нормально коммуницировать. Каждый должен прийти и сделать свою работу, чтобы уложиться в срок, а общение сводится к сообщениям в общем чате, электронной почте, и односторонним встречам, которые продолжаются в течение нескольких часов.
Чтобы подчинённые стали более продуктивными, работайте над привлечением их к совместной работе. Узнайте, какие рабочие задачи можно решить с помощью мозгового штурма и убедитесь, что для этого есть место.
Вы можете предвосхитить возникновение недопонимания между сотрудниками и ускорить рабочие процессы, просто поощряя людей чаще решать задачи вместе. Следует открыто хвалить команды, которые практикуют данный метод. Показывайте ценность, которую каждый сотрудник привносит в общее дело. Это послужит хорошим примером для других и дополнительным позитивным толчком в таком направлении.
Во время мозгового штурма вам пригодятся советы, описанные в этой статье: «Как оставаться сосредоточенным во время рабочей встречи».
Можно показать положительные стороны такого способа на личном примере и самому начать проводить встречи для общего мозгового штурма.
Держать руку на пульсе
Когда под руководством десятки, а может даже сотни сотрудников, крайне важно быть осведомлённым об их удовлетворённости работой. Может быть, их не устраивает карьерный рост, рабочая нагрузка, или отношения с другими сотрудниками. И всё это также может повлиять на производительность в крупных компаниях.
Большинству не нравится говорить о своих обидах, так что те копятся до тех пор, пока моральное состояние не начнёт сказываться на физическом самочувствии. В такие моменты работники начинают болеть, брать отгулы или попросту хуже работать из-за упадка сил. Поэтому шаг навстречу им является шагом навстречу повышенной производительности.
С чего можно начать:
- Раз в месяц или два проводите анонимный опрос для понимания общей удовлетворенности работников;
- Поручите кадровикам встречи один на один (пусть люди высказывают свое мнение, но не принуждайте их, так как некоторые люди с трудом открываются HR);
- Организуйте образовательные встречи и тренинги по вопросам выгорания и самооценки, рассматривайте его как общественный форум для поднятия важных тем.
Если руководитель помогает людям быть услышанными и понятыми, сотрудники тратят меньше энергии на беспокойство по поводу работы и больше сил уходит на выполнение актуальных задач. Подробнее вы можете прочитать в статье «Как отслеживание времени поможет вам оставаться в курсе дел?».
Содержательная обратная связь
Эта тема была подробно рассмотрена в блоге по отслеживанию производительности сотрудников (где также включены шаблоны).
С помощью таблиц производительности и HR-специалистов можно получить представление о том, как работает каждый отдел, какие сотрудники нуждаются в дополнительном обучении, большем количестве задач и тому подобное.
Это также позволяет более точно устанавливать стандарты качества и ожидать реалистичных результатов от будущих проектов.
Поощрение прозрачности
Это должно происходить через расписания, которые ясно показывают, кто над чем работает. Они способствуют быстрой работе, так как сотрудники могут связаться со своими товарищами по команде и устранять проблемы по мере их возникновения. Такая возможность есть в Trackify, работники могут видеть расписание и актуальные проекты друг друга.
Например, Надя сейчас работает с багами, ей нужно сконцентрироваться, поэтому я могу связаться с ней примерно через час. Пока у Олега была встреча с клиентом, я не могла усидеть на месте, теряясь в догадках, как всё прошло. Вижу, что задание было выполнено более получаса назад, значит, могу написать ему и узнать подробности.
Это отличный способ привить взаимное уважение к времени друг друга. Более того, люди будут знать, когда у коллеги появится возможность ответить, и, может, начнут работать над другой задачей, чтобы попросту не тратить драгоценные минуты.
Оставить микроменеджмент в прошлом
Эта практика только негативно влияет на сотрудников и заставляет их меньше доверять своим руководителям.
Заставляйте себя не проверять прогресс подопечных каждую минуту. Делегируйте всё, что нужно своим прямым подчинённым, но убедите их тоже, что не нужно постоянно маячить у всех над плечом. Вот, что можно сделать:
- Проводить меньше заседаний – отфильтровывайте ненужные и введите ограничение, например, раз в неделю или даже в месяц для озвучивания новой информации;
- Не спамьте на электронную почту;
- Не контактируйте с сотрудниками в нерабочее время и постарайтесь расслабиться в своё личное время настолько, насколько это возможно. Помните, что другие имеют иную нагрузку и не могут (да и не должны) быть доступны 24/7. Хорошо отдохнувший работник – продуктивный работник;
- Доверяйте чужому мнению – не обязательно быть самым умным человеком в комнате, или единственным, у кого есть лучшее решение. Откажитесь от части этого контроля, участвуйте в мозговых штурмах с другими, и позвольте решениям приходить самим по себе. Таким образом, получится вовлечь сотрудников в важные дела, укрепить их доверие, и сбросить часть груза со своих плеч.
Создание условий для развития карьеры
Чувство отсутствия прогресса – убийца продуктивности. Ощущение, что ничего не меняется, пока жизнь проносится мимо, вгоняет в тоску. В таком случае, работник скорее предпочтёт сменить место работы в поиске того, где он сможет проявить себя и двигаться вверх по карьерной лестнице.
Таким образом, в интересах компании организовать с отделом кадров несколько вариантов карьерного роста, таких как конференции, офисное обучение, курсы и т.д. Проследите за тем, чтобы каждый сотрудник впоследствии получил сертификат, который он мог бы включать в своё резюме. Это не только отличная мотивация, но и доказательство приобретения или усовершенствования каких-либо навыков.
В заключении
Падение производительности дорого стоит, это коварная вещь, которая может проникнуть в офис разными путями. Очень важно выяснить, почему падает продуктивность и вовремя решить эти проблемы. Они могут крыться в некомфортном пространстве, неподходящем цвете стен, беспорядке и даже в запахах. Также причиной могут стать отсутствие обратной связи, недопонимание, микроменеджмент и многое другое. При принятии верных решений на каждом из этих фронтов, с течением времени придут большие положительные изменения.
У вас остались какие-нибудь вопросы? Есть ли какая-то конкретная практика, которую вы нашли очень плодотворной для ваших сотрудников и компании?
Учет времени ведет к повышению производительности