Как оставаться сфокусированным на работе в мире, полном отвлекающих факторов

Каковы наиболее распространенные отвлекающие факторы на рабочем месте?

Отвлекающие факторы могут преследовать человека везде, будь то офисная или удалённая работа. Каковы же наиболее распространённые источники отвлечения внимания?

Согласно исследованию «В поисках утраченного внимания», проведённому The Economist Intelligence Unit и Dropbox, вот какие отвлекающие моменты сотрудники разных форм занятости считают ключевыми:

• личные обращения коллег: 34%,
• чтение и ответ на электронные письма: 29%,
• офисный шум (звон телефонов, разговоры коллег): 23%,
• невозможность избавиться от ненужных мыслей: 23%,
• совещания (в личном и виртуальном формате): 21%,
• технические неполадки: 20%,
• нерабочие, личные причины: 11%.

Как показано выше, причиной отрыва от работы могут являться другие сотрудники, а также виды деятельности, которые не являются конкретными рабочими задачами, например, проверка почты и посещение собраний. Соответственно, можно выделить два вида отвлекающих факторов:

1. Внешние: их источник – окружающая обстановка. Это могут быть коллеги, телефонные звонки, электронные письма, уведомления, социальные сети, встречи, визуальный шум и технические проблемы.

2. Внутренние: например, болезнь, проблемы в личной жизни, или даже мысли о том, чем бы хотелось заняться вместо работы.

Почему так легко отвлечься?

Отвлекающие факторы появляются, даже когда пытаешься их избежать. Но почему не получается просто игнорировать их?

Такой способ не работает, например, когда внимание отвлекает что-то приятное или интересное. Вот что об этом сказал Дэвид Рок, автор книги «Мозг. Инструкция по применению»: «Человек – существо социальное и нашему мозгу очень важно знать, что происходит вокруг. Мозг любит знать, что происходит в социальной среде, и для нашего выживания очень важно знать, что происходит в обществе. Идёт ли кто-то мимо стола или отправляет e-mail, мы чувствуем необходимость проверить, всё ли в порядке. Это работает на уровне рефлексов».

Несмотря на то, что получать такую информацию для мозга своего рода наслаждение, у этого есть негативная сторона в виде снижения уровня внимания из-за того, что прерывается мыслительный процесс.

Что касается внутренних отвлекающих факторов, один из самых популярных – невозможность избавиться от ненужных мыслей. Обычно это происходит от скуки или усталости, когда не хочется делать то, что нужно.

Нейробиолог Амиши Джа в своей речи для TedTalk сказала, что причина, по которой наши мысли так часто уходят не в то русло заключается в том, что наш разум может легко путешествовать во времени. Она сравнила этот процесс с переключением аудиозаписей в музыкальном плеере.

«Мы можем отмотать назад, чтобы ещё раз обдумать произошедшие события, или мысленно отправиться в будущее, чтобы спланировать, что будет происходить дальше. Мы щёлкаем этот ментальный переключатель так часто и быстро, что порой и сами не замечаем».

Подобное витание в облаках обычно характеризуется забывчивостью, сложностью в принятии решений и совершению ошибок. Главная идея выступления Амиши сводилась к совершенно противоположному состоянию, «внимательному разуму», когда нужно обращать внимание на всё, что происходит в данный момент времени.

Возвращаясь к метафоре с проигрывателем, нужно постоянно держать палец у кнопки Play, чтобы сосредоточиться на актуальной задаче. Итак, в следующем разделе будет рассмотрено несколько ценных советов о том, как сдерживать разум от таких путешествий во времени.

Как сохранить сфокусированность и избегать любых отвлекающих факторов

В исследовании Калифорнийского университета Ирвайн озвучивается, что для того, чтобы после отвлечения снова полностью погрузиться в работу, нужно 23 минуты. Вот несколько советов о том, как свести к минимуму время, необходимое для переориентации.

Повысьте ответственность, поделившись своим расписанием

В особо загруженные дни, когда обязательно нужно закончить некоторые сложные задачи, очень не хочется, чтобы кто-то прерывал мыслительный процесс. В таком случае коллеги становятся потенциальными нарушителями рабочего потока.

Чтобы избежать таких ситуаций, держите коллег в курсе о своём расписании, и они будут знать, когда беспокоить не стоит. Можно создать ежедневный или еженедельный план в Google sheets и отправить им ссылку.

Вот, что может помочь создать расписание при удалённой работе. Для ввода всех еженедельных задач можно использовать приложение Trackify и удобной функцией Calendar view. Она помогает лучше визуализировать план на ближайшую неделю.

Скорее всего, другие сотрудники отнесутся с пониманием если увидят в расписании большое количество рабочих задач, таким образом предоставив возможность закончить все задания вовремя.

В случае удалённой работы отвлекать от работы могут также члены семьи, но решение останется тем же. Сообщите им своё рабочее время, когда не будете доступны для переписки или другого вида взаимодействия. Можно распечатать свой план и прикрепить его где-нибудь на видном месте в доме.

Выделение конкретного времени для сидения в интернете

Зачастую время рабочего перерыва отдаётся просмотру социальных сетей. Короткий перерыв растягивается в несколько раз и такая ситуация повторяется снова и снова.

Заставить себя переключить внимание обратно на работу может стать сложной задачей. Кэл Ньюпорт, автор книги «В работу с головой», говорит, что наш мозг жаждет отвлечения. Он предлагает не надеяться на постоянную сосредоточенную работу, которая по факту будет часто спонтанно прерываться в самый неподходящий момент, а планировать такие перерывы заранее.

Ньюпорт отмечает, что нужно планировать время для смещения вектора внимания, например, на просмотр веб-сайтов. Конечно, речь идёт о случаях, когда для работы не требуется выход в интернет. Если же он всё-таки нужен, стоит установить расширение для браузера, которое блокирует определённые веб-сайты, например, социальные сети, новостные страницы и прочее.

Во время работы внимание должно быть направлено на выполнение задач. В одной из статей Forbes Ньюпорт утверждает, что такой подход «помогает вашему разуму чувствовать себя более комфортно, когда ему скучно и он не получает никаких новых стимулов». Этот совет помогает выполнять задания более эффективно.

Держите телефон подальше во время работы

Телефон жужжит, и рука автоматически к нему тянется, чтобы мгновенно проверить уведомление. Неудивительно, что в ситуации постоянного получения сообщений, напоминаний и т.д., мысли разбегаются в разные стороны.

Чтобы избежать этого, во время работы нужно держать телефон вне зоны досягаемости, например, в другой комнате или ящике стола.

Можно проверять его раз в час, чтобы убедиться, что за это время не поступил важный звонок или смс.

Используйте наушники, чтобы блокировать фоновый шум

Коллеги громко разговаривают, звонит телефон, или снаружи лают собаки. В такой обстановке очень легко потерять ход своих мыслей.

Самый лёгкий способ справиться с данной проблемой – использовать наушники. Если это возможно, приобретите шумоподавляющие.

Прослушивать можно подкасты, белый шум, или любимую радиостанцию. Музыка может повлиять на продуктивность абсолютно по-разному. Так что лучше попробовать всё и найти, что работает лучше. Лично мне музыка помогала сфокусироваться на работе бесчисленное количество раз. Но будьте осторожны, т.к. музыка по-разному влияет на продуктивность (Как музыка влияет на продуктивность?).

Убедитесь в организованности своего рабочего пространства

Итак, поговорили о звуковом отвлечении, но как насчёт визуального? Например, во время работы из дома под руку попалась любимая книга. Как удержаться от того, чтобы прочитать страницу или две? А в офисе стол может быть завален огромным количеством разных документов и какой-нибудь из них может легко затеряться и в нужный момент не попасться на глаза.

Да, некоторые люди считают, что могут найти всё, что нужно в своём творческом беспорядке. Однако, следующая фраза, возможно, их переубедит. Согласно статье Harvard Business Review, учёные из Института неврологии Принстонского университета доказали, постоянный бардак негативно влияет на способность фокусироваться. А когда участники исследования избавлялись от хаоса на своём рабочем месте, уровень внимания и производительности значительно увеличивался.

Организованное рабочее место создаст благоприятную обстановку, что, в свою очередь, положительно повлияет на возможность сосредоточиться. Читайте так же «Как поддерживать продуктивность в офисной среде».

Сосредоточьтесь на одной вещи за раз

Практика показывает, что вопреки популярному мнению, многозадачность не способствует быстрому выполнению двух и более задач за раз. В большинстве случаев это запутывает и делает человека менее продуктивным.

Вместо выполнения нескольких проектов одновременно, постарайтесь сосредоточиться на одной задаче. В таком случае получится думать только о ней: как её выполнять, какие ресурсы или инструменты понадобятся, и когда крайний срок. Концентрация, соответственно, тоже улучшится. Однозадачность лучше даже в случае отвлечений внимания, гораздо легче будет снова сконцентрироваться на чём-то одном. Используйте тайм-трекер Trackify для того, чтобы отслеживать время потраченное на задачи. Подробнее про вопросы тайм-менеджмента вы можете прочитать в нашей статье: «Полное руководство по тайм-менеджменту».

Двигайтесь, чтобы дать мозгу отдохнуть

Усталость, очевидно, не способствует удержанию фокуса.

В статье, упоминавшейся ранее, Дэвид Рок говорит: «мы должны успокоить мозг в целом, чтобы иметь возможность замечать тихие озарения». Так что, когда нужно сконцентрироваться, хорошей идеей будет прогуляться. Рок утверждает, что такой способ развеяться не только усиливает сфокусированность, но и помогает лучше принимать решения.

В статье для Entrepreneur, Марисса Викарио, коуч по здоровому образу жизни, рассказывает о другом преимуществе этого совета. При ходьбе в клетках активируются митохондрии (органеллы, отвечающие за энергетический обмен), а также стимулируется приток крови в мозг. Всё это хорошо влияет на способность перенаправить внимание на актуальные задачи после перерыва.

Держите рядом записную книжку для записи своих мыслей

Наверняка многим знакома ситуация, когда во время важной работы приходят идеи о том, что ещё сегодня нужно не забыть сделать. Например, снять деньги в банкомате во время обеденного перерыва или позвонить маме после работы. Запись таких мыслей позволит выкинуть их из головы без боязни упустить что-то важное из виду. А такой важный рабочий настрой, соответственно, не будет сбит.

О том, как повысить продуктивности на рабочем месте читайте в статье «Как повысить продуктивность сотрудников: 8 эффективных способов».

Заключение

Как часто вы отвлекались во время прочтения статьи? Надеюсь, не слишком много раз. Избежать всех отвлекающих факторов невозможно, но стоит попытаться предотвратить появление некоторых из них. Например, можно поделиться своим расписанием с коллегами, убрать телефон подальше и другие способы, описанные выше. Включение этих лайфхаков в повседневную работу сделает вещи, отвлекающие внимание, не такими заметными.

Как вы боретесь с посторонними мыслями, что помогает сосредоточиться?