Как улучшить навыки тайм-менеджмента: 10 простых шагов

Успех на работе в первую очередь зависит от ваших способностей организации своего дня и управления временем. И, как вы понимаете, для этого нужно больше практики применения навыков тайм-менеджмента.

Что же это за навыки?

• Умение ставить SMART-цели: они конкретны, измеримы, достижимы, актуальны, и их можно достичь за определенный срок.
• Умение эффективно планировать, т.е. ставить четкие цели, задачи; а также объективно рассчитывать ресурсы.
• Умение справляться со стрессом (необходимо пробовать несколько различных стратегий и методов снятия стресса, чтобы найти наиболее подходящие).
• Умение грамотно перепоручать задачи, т.е. поиск лучших профессиональных практик, которые помогут вам правильно делегировать полномочия, а также научиться вежливо отказывать коллегам.
• Способность не отвлекаться (применение стратегий, которые помогут вам избежать прокрастинации).
• Привычка концентрироваться только на одной важной задаче за раз.
• Активное использование возможностей различных инструментов для тайм-менеджмента, чтобы разработать эффективный распорядок и следовать ему ежедневно.
• Умение работать по принципу «20% усилий – 80% результатов». Это поможет достичь максимальных результатов при минимуме усилий.
• Способность избегать прокрастинации, а именно выявление ее причин и их устранение.
• Умение расставлять приоритеты, т.е. выявление самых важных и срочных задач и работать над ними в первую очередь.

Вот это, собственно, и были навыки хорошего и эффективного тайм-менеджмента. Хотите знать, как вы можете их приобрести или укрепить? Тогда оставайтесь с нами.

Но прежде чем мы перейдем к деталям, давайте сначала разберемся, что такое тайм-менеджмент, и почему он так важен.

Что такое тайм-менеджмент?

Есть несколько вариантов определения понятия тайм-менеджмент, но самое распространенное заключается в том, что – это способность эффективно и продуктивно использовать свое время в зависимости от объема работы, которую вы выполняете, и сроков, которые на нее отведены.

Проще говоря, вы разбираете свою деятельность на части и упорядочиваете свою работу. Выбираете приоритетные задачи и начинаете производить учет времени, а именно определяете время, затрачиваемое на каждый «пункт» вашей работы, записываете полученные цифры в свой график и в будущем ориентируетесь на эту табличку.

Не забудьте убедиться в том, что больше времени уделяется именно приоритетным задачам. Это важно.

Кстати, тайм-менеджмент полезен не только для вашей продуктивности на работе. Благодаря этому практичному навыку вы сможете найти время и для своих увлечений, друзей и семьи.

Более того, вы без проблем сможете найти время для регулярных перерывов между рабочими заданиями, чтобы поесть, поспать, сделать зарядку ну или просто отдохнуть и набраться сил.

Вы наверняка сейчас думаете: «Сказать-то легко». Дорогие мои, уверяю вас, если вы попробуете упорядочить свое время один раз, вам понравится, и в дальнейшем вы будете вести исключительно качественную и здоровую жизнь.

Главное начать и не останавливаться.

Категории навыков тайм-менеджмента

Навыки управления временем – это такие умения, которые позволят вам достичь большего за меньшее количество времени. В зависимости от своей цели они подразделяются на 2 категории.

1. Навыки, которые способствуют эффективному выполнению работы: умение планировать, умение организовывать и ставить задачи и умение расставлять приоритеты.
2. Навыки, которые помогают сохранить остроту ума и высокий уровень энергии: здоровое питание, физические упражнения и нормальный сон. Стоит отметить, что данная категория навыков стимулирует первую.

Почему тайм-менеджмент так важен?

Ответ прост: ваши навыки управления временем являются прямым отражением вашего типа личности и привычек.

Благодаря умению правильно организовывать свое время улучшается качество вашей жизни, как профессиональной, так и личной.

Итак, чем полезен тайм-менеджмент:

• Вы достигаете здорового баланса между работой и личной жизнью;
• Вы снижаете уровень стресса;
• Ваше ментальное здоровье нормализуется;
• Вы достигаете успехов в карьере (или учебе).

Чем лучше вы умеете расставлять приоритеты, тем быстрее развиваются ваши здоровые привычки, и вы, следовательно, становитесь счастливее.

Когда в жизни есть структура и четкий порядок, вам не за что переживать, вы становитесь более спокойными и расслабленными. Все просто.

Чтобы чему-то научиться, нужно это практиковать!

Хотите узнать больше о важности управления временем? Ознакомьтесь с нашей статьей в блоге: Важность тайм-менеджмента.

Как научиться управлять временем?

Чтобы научиться грамотно управлять временем, вам в первую очередь нужно попробовать заняться тайм-трекингом. Вам же нужно знать время, которое вы тратите на выполнение своих ежедневных рабочих задач? Вам нужны точные цифры.

Зачем это нужно? Возможно, вы обнаружите, что слишком много времени у вас уходит на пустые и маловажные задачи (к примеру, на протяжении 2 часов вы отвечаете на неформальные электронные письма или сообщения). Хотя это время вы могли бы уделить на важные и срочные задания.

Но это еще не все.

Существует еще несколько различных навыков управления временем, которыми должен обладать каждый человек. Я выбрала 10 самых заметных и эффективных на мой взгляд советов, которые помогут вам лучше распоряжаться своим временем.

Ставьте четкие цели

Цели – эта основа любого успеха. Цель в любом ее проявлении – это ваш стимул, который заставляет вас прежде всего приступить к работе.

Всегда ставьте перед собой весомые и значительные цели. Помните, что они должны мотивировать вас как внутренне, так и внешне.

В противном случае вы потеряете настрой и, скорее всего, сдадитесь, как только натолкнетесь на какую-то проблему. Вы не закончите работу, да еще и обнаружите что потеряли часть своего времени.

Как правильно ставить цели

В первую очередь убедитесь, что поставленные вами цели можно отнести к SMART-целям. Они конкретны, измеримы, достижимы, актуальны, и их можно достичь за определенный промежуток времени. Что это значит?

• Цель конкретна – значит она ясна и точно определена. Вы знаете, что нужно делать для ее достижения.
• Цель измерима – вы способны понять, достигли ли вы успеха, и, если да, то в какой степени.
• Цель достижима – значит цель реалистична. Такие цели мотивируют вас двигаться вперед. Также они должны быть немного сложными, чтобы вы постарались приложить максимум усилий.
• Цель актуальна – ее достижение имеет для вас огромное значение.
• Цели можно достичь за определенный промежуток времени – вы понимаете, как организовать свою работу, чтобы скорее прийти к результатам. У вас появляется ощущение так называемой срочности, чтобы вы лишний раз не расслаблялись и сосредоточились на работе.

Вот это и есть SMART-цели. Кстати, вы также можете сделать небольшую табличку для своих целей и задач, чтобы никогда о них не забывать.

• Запишите, чего вы хотите достичь. Сформулируйте это примерно так: «Я обязательно достигну того-то», а не так: «Я хочу то-то». Тогда вы точно будете уверены в том, что добьетесь успеха.
• Составляйте списки дел, которые потихоньку приведут вас к достижению цели: определяйте приоритетные задачи и решайте их в первую очередь.
• Определите, почему вы хотите достичь именно этой цели, и каким образом вы планируете это сделать. Запишите все, что приходит вам на ум.

Хотите больше знать о том, как грамотно ставить цели? Ознакомьтесь с нашей комплексной статьей о продуктивности студентов: Руководство по продуктивности для студентов.

Планируйте все заранее

После того как вы поставили перед собой цели, следующим шагом будет эффективное планирование. Вам нужно научиться составлять план действий, который приведет вас к вашим целям. Наличие плана поможет вам избежать стресса и прокрастинации.

Но важно, что он был составлен ЗАРАНЕЕ. Тогда вы сможете выполнить все свои дела корректно и без спешки.

Как планировать дела наперед

Планирование – это не так-то просто. Вы можете сбиться с пути. Что же мешает человеку составлять планы, и как преодолеть эти барьеры:

• Вы не знаете, чего хотите. Когда вы и понятия не имеете, какая у вас цель, вы никогда не сможете понять, как достичь хоть чего-то. Поэтому сначала поставьте перед собой цель, потом вы сами поймете, что должно быть в вашем плане.
• Вы не понимаете, на каком вы этапе. Процесс достижения цели — это своего рода путь, который нам нужно пройти. Когда вы не понимаете, сколько вы прошли, вы вряд ли поймете, как нужно действовать дальше. Поэтому проанализируйте свое текущее положение и определите следующие шаги к достижению цели.
• Вас постоянно что-то отвлекает. Вероятно, вы пытаетесь справиться сразу с несколькими задачами одновременно, поэтому и сбиваетесь. Освободитесь от всего этого. Оставьте только приоритетные дела, все остальное отбросьте.
• У вас нет творческого мышления. Что делают люди, когда пытаются решить какую-то проблему? Они думают, подбирают различные варианты. Поэтому подумайте о том, какие способы (может даже необычные) помогут вам быстрее достичь своих целей и запишите их, чтобы не забыть.

Читайте подробнее в нашей статье «Как ставить задачи каждый день и достигать их».

Все вышеперечисленные препятствия вам необходимо преодолеть в обязательном порядке. Помимо этого, есть еще 5 простых, но эффективных шагов, которым вы можете следовать для улучшения навыков планирования:

• Поставьте конечные цели;
• Разделите цели на задачи;
• Определите ресурсы, необходимые для достижения целей — это навыки, знания и опыт, которые вам понадобятся для успешного выполнения этих шагов;
• Составьте график – вы будете знать когда нужно приступить к выполнению каждого подпункта;
• Следите за прогрессом, чтобы понять достигнута ли цель.

Научитесь справляться со стрессом

Стресс крайне негативно влияет на наше состояние. Около 77% американцев имеют проблемы с физическим здоровьем, и около 73% — с ментальным. И все это вызвано стрессом.

А когда человек не здоров психологически, и уж тем более физически, он не сможет выполнить все свои дела, да еще и в срок.

Как ни странно, но управление стрессом – это один из навыков тайм-менеджмента, который в значительной степени поможет вам добиться успехов в карьере.

Если вы умеете справляться со стрессом, у вас есть множество преимуществ:

• У вас нет проблем со сном;
• Вы не болеете физически (то есть у вас нет болезней сердца, гипертонии и проблем с желудком);
• Вы не страдаете от частых головных болей;
• У вас нет проблем с ментальным здоровьем, а именно тревожности или депрессии.

Уменьшите риски появления этих проблем, и вы будете более продуктивны.

Как справляться со стрессом

Вам нужно в первую очередь научиться справляться с тревогой.

Есть множество забавных занятий, к которым вы можете прибегать время от времени:

• Смех. Даже если вам не смешно, а вы смеетесь, уровень стресса снижается.
• Медитация. Помедитируйте хотя бы 10 минут. Вы расслабитесь и снизите уровень тревожности.
• Темный шоколад. Казалось бы, обычная вкусняшка, но знаете ли вы, что она снижает уровень глюкокортикоида, гормона стресса?
• Ваша любимая музыка. Песни, которые вам нравятся, могут помочь вам почувствовать себя менее напряженным, а также повысить продуктивность. Как показывает статистика, более 71% людей чувствуют себя более продуктивными, когда во время работы слушают музыку. Читайте подробнее в статье «Как музыка влияет на продуктивность? Рассмотрим обе стороны – позитивную и негативную».
• Танцы. Исследования показывают, что движение под музыку снижает тревожность даже больше, чем обычные физические упражнения, а также повышают уровень эндорфинов – гормонов, которые избавляют от любой душевной боли и повышают удовлетворенность.

Помните, чем меньше вы испытываете стресс, тем качественнее будут результаты вашей работы.

Передавайте задачи коллегам

Как однажды сказал гуру бизнеса Эндрю Карнеги: «Секрет успеха заключается не в том, чтобы делать свою работу самому, а в том, чтобы найти подходящего человека, который сделает это за вас».

У делегирования и перепоручения задач есть несколько весомых преимуществ:

• Вы избавляете себя от умственной нагрузки;
• Вы передаете работу в надежные руки (возможно, в руках этого человека работа будет выполнена наилучшим образом);
• Вы укрепляете доверительные отношения между коллегами;
• Вы становитесь более уверенным в себе как лидер и профессионал.

Делаем вывод. Перепоручение задач в рабочем пространстве — очень важно. Когда вы разделяете нагрузку, передавая менее важные и менее срочные задачи другим людям, у вас появляется больше времени, чтобы сосредоточиться на приоритетных заданиях.

Люди попросту могут стесняться или чувствовать себя неловко. Это лишнее. Просто смело передавайте ненасущные задания коллегам. Кстати, вам будет полезно научиться говорить «Нет», чтобы у вас оставалось время на выполнение своих дел. Отказывайте вежливо.

Как правильно перепоручать задачи

Для того чтобы эффективно передавать несрочные задания коллегам, вам необходимо следовать определенным принципам.

Есть такой метод: «Кому достанется обезьяна». Обезьяна в данном случае — это задачи, которые вы собираетесь передать.

Итак, вам нужно выполнить следующие действия.

Шаг №1: Определите задачи, которые вы собираетесь передать

Во-первых, запишите АБСОЛЮТНО ВСЕ свои задачи в список дел.

Записали. Посмотрите внимательно на свой список. Там точно есть задачи, которые являются срочными, но не особо важными (по отношению к вашим профессиональным целям).

Их вы смело можете передать другому человеку.

Шаг №2: Найдите человека, которому вы можете передать эти задания

Определите, какими навыками и умениями должен обладать ваш коллега, чтобы решить именно эти задачи, передайте их тому, кто больше всех подходит под ваши критерии.

К примеру, если вам нужно разработать фронтенд, передайте это задание разработчикам фронтенда; если вам необходим дизайн пользовательского интерфейса – передавайте эту работу именно дизайнерам. Все просто.

Кстати, передавать можно не только сложные задачи. Если вам нужен кто-то для проведения презентации компании на каком-нибудь важном мероприятии, выберите коммуникабельного, креативного и находчивого человека.

Чем тщательнее вы будете выбирать людей, тем оптимальнее будут результаты работы.

Шаг №3: Убедитесь, что человек которому вы передаете задания, знает, каких результатов вы ожидаете

Если вы хотите добиться максимально эффективных результатов, обязательно скажите об этом коллеге. Он должен знать.

Дайте ему четкие инструкции, рекомендации, советы, подкиньте способы наилучшего решения вопроса и т.д.

Если вы забудете это сделать, вы можете получить не самые лучшие результаты.

Шаг №4: Регулярно проверяйте работу коллеги

После того как вы передали задание коллеге, расслабляться не нужно. Чтобы убедиться, что все идет по плану, периодически контролируйте выполнение задачи.

Но не стойте у товарища над душой. Не приказывайте ему, не придирайтесь ни к чему. Просто создайте для него условия, благодаря которым ваш коллега будет чувствовать себя подотчетным и ответственным.

Читайте так же «Руководство по тайм-менеджменту в компании».

Минимизируйте отвлекающие факторы, сосредоточьтесь на работе

Вообще, по идее, избавление от отвлекающих факторов и концентрация на работе – это два разных навыка тайм-менеджмента. Но, если вы не отвлекаетесь, вы автоматически сосредоточены, правда?

Если вы работаете в офисе, отвлекающих факторов, как правило, много. Чего только стоят болтливые коллеги. Уведомления на телефоне и постоянное желание полистать Vkontakte также может украсть у вас много времени.

А в наше время все значительно сложнее. Всемирная пандемия очень сильно повлияла на обычные рабочие условия и многое здесь изменила.

Люди перешли на работу из дома, и, как вы понимаете, сосредоточиться стало еще сложнее.

Теперь отвлекающие факторы ограничиваются не только коллегами и телефоном. Вас может прервать буквально ВСЕ: члены вашей семьи, питомцы, срочные бытовые дела, громкая музыка, доносящаяся из соседней квартиры и, конечно же, голоса на улице. Все это мешает сосредоточиться. Мы начинаем понимать фрилансеров, для которых дом это постоянное место работы, и они сталкиваются с этой проблемой чаще, чем мы можем себе представить. Подробнее мы описали в статье «Как оставаться сфокусированным на работе в мире, полном отвлекающих факторов».

К счастью, у меня есть несколько советов о том, как справиться с этими препятствиями.

• Установите четкие границы с домочадцами и соседями. Вежливо попросите не мешать вам в то время, когда вы работаете.
• Наведите порядок на рабочем месте, обустройте себе домашний офис (желательно за закрытой дверью);
• Не работайте на кухне, в гостиной, спальне (т.е. в любом общем пространстве).

Итак, как вы поняли отвлекающие факторы могут быть самыми разными, но все они имеют одну общую черту: они мешают вашей работе и снижают уровень вашей личной эффективности.

Что делать, чтобы не отвлекаться

Мы уже знаем: чтобы повысить свою производительность, нужно просто сконцентрироваться. А чтобы сконцентрироваться, нужно не отвлекаться. Как это сделать?

• Запишите на бумаге, на что вы отвлекаетесь;
• Напротив каждого пункта напишите, как можно устранить этот отвлекающий фактор;
• Внесите все отвлекающие факторы в список: «Чего не нужно делать», чтобы наглядно видеть то, что может прервать вас от ваших приоритетов.

Можно добавить и другие отвлекающие факторы, с которыми вы еще не сталкивались, но уверены, что они могут появиться в ходе работы.

Помните, как только вы перестанете отвлекаться на незначительные вещи, вам будет гораздо легче сосредоточиться. Кстати, вы также можете попробовать различные приложения для поддержания концентрации.

Вы пользователь ноутбуков Mac и хотите быть более сосредоточенным на работе? Вот список лучших приложений для Mac: Топ-20 лучших приложений для повышения производительности для Mac.

Ни в коем случае не берите под свою ответственность множество задач

Говорят, что брать в работу много заданий – это очень перспективно, ведь вы можете выполнить больше задач за то время, которое обычно требуется для выполнения одной задачи. Ребята, это миф, не верьте.

Вот несколько достоверных научных фактов, которые доказывают обратное:

• Чем больше задач вы берете в работу, тем ниже ваш IQ. Исследование, проведенное в Лондонском университете, утверждает, что, если человек берет в работу сразу несколько заданий одновременно, уровень его IQ снижается на 15 единиц, в результате чего он может оказаться на уровне когнитивных способностей 8-летнего ребенка.
• Если вы пытаетесь сосредоточиться сразу на нескольких задачах одновременно, снижается уровень вашего эмоционального интеллекта: уровень социальной осведомленности и самосознания.
• Вы повреждаете свой мозг. Исследование, проведенное в Университете Сассекса, показывает, что у людей, которые берут в работу слишком много заданий, уменьшается плотность мозга.
• Ну и наконец, вы теряете время. Когда вы занимаетесь исключительно одной задачей, вы очень эффективно используете свое время и погружаетесь в состояние непрерывной глубокой работы.

А когда у вас много задач, вам приходится постоянно переключать свое внимание. И вы, естественно, теряете время. Исследование, проведенное в Калифорнийском университете, показало, что время «затрат на переключение задач» может составлять до 25 минут.

В итоге на то, чтобы закончить 3 задачи «одновременно», у вас уйдет больше времени, чем на то, чтобы закончить 3 задачи, которые вы решаете по очереди.

Одно исследование, проведенное в Стэнфордском университете, показало, что человек работающий над одной задачей за раз, более продуктивен, чем тот, кто пытается сделать больше за короткий срок.

Конечно, вам решать, как выполнять свою работу, но помните, что только 2% людей на земле способны успешно работать сразу с несколькими и задачами одновременно.

Так что делайте выводы.

Как предотвратить такие перегрузки

• Устраните отвлекающие факторы: наденьте наушники, чтобы отгородиться от посторонних звуков и болтливых коллег. Поставьте телефон в беззвучный режим или просто оставьте его в другом помещении (чтобы не доставать его каждые 5 минут). Поставьте все свои устройства в режим «Не беспокоить» (для Windows это режим Фокусировка Внимания, а для Apple – Не беспокоить).
• Выделите специальное время для погружения в непрерывную глубокую работу. Составьте расписание, чтобы вам легче было ориентироваться в сроках и промежутках. Одну рабочую сессию следует проводить не более 90 минут. Есть одна техника тайм-менеджмента – Техника Помидора, которая предлагает работать с 25-минутными циклами и с 5- минутными перерывами.
• Регулярно делайте перерывы и делите большие задачи на маленькие подпункты. Если вы сосредоточены только на одной задаче, это не значит, что вы должны решить ее залпом. Разделите ее на более мелкие подзадачи и после прохождения каждого этапа делайте небольшие перерывы, чтобы отдохнуть и восстановить силы.

Используйте различные инструменты тайм-менеджмента

Мы живем в эпоху информационных технологий, и нам доступно множество различных инструментов управления временем.

То, как мы распределяем свое время, порождает определенные привычки. Совокупность большого количества привычек со временем превращается в рутину.

В конце концов у человека образовывается распорядок дня. Кстати, на случай если вы не знаете, ничто так не указывает на тип личности человека, как его распорядок. Вполне естественно, что разные типы действуют по-разному, и мы никак не можем на это повлиять, единственное, что в наших силах – совершенствовать и развивать свои навыки.

Итак, сейчас я расскажу, как различные приложения для управления временем и другие инструменты могут вам в этом помочь.

Главное знать, какие методы тайм-менеджмента подходят вам больше всего.

Возьмем, к примеру тайм-трекинг. Вы можете использовать специальные тайм-трекеры и калькуляторы для управления временем. Благодаря им вы поймете, куда уходит ваше время.

Этой информации более чем достаточно, чтобы встать на правильный путь.

Попробуйте один раз, и вы сразу все поймете.

Итак, сейчас я расскажу, какие инструменты бывают, чем они полезны, и как их нужно использовать.

Как использовать инструменты для тайм-менеджмента

Стоит начать с того, что благодаря таким инструментам повышается эффективность вашей работы. Дело в том, что вы автоматически осознаете куда уходит то самое ОГРАНИЧЕННОЕ время, которое вы должны тратить на выполнение профессиональных задач. Проблемы могут быть разные. И решения, соответственно, тоже. Например, после использования таких инструментов вам в голову может прийти мысль о том, что рабочие дела нужно рассортировать, чтобы все успеть. Скажем, объединить похожие задачи вместе, что позволит вам сэкономить время.

Вот видите, в этом плане инструменты очень полезны.

Также инструменты могут помочь вам грамотно составлять расписания. Если для вас это крайне трудная задача, специальные программы упростят этот процесс.

Существует несколько типов инструментов для управления временем, в зависимости от того, какой навык для тайм-менеджмента находится в центре внимания.

Итак, есть 4 категории:

• Учет времени;
• Повышение уровня продуктивности;
• Управление проектами (т.е сроками);
• Отслеживание привычек.

Возьмем, к примеру, калькуляторы для тайм-менеджмента. Этот инструмент относится к последней категории. Устройство поможет вам выявить привычки и создать временные рамки для вашей повседневной деятельности.

Вы можете использовать калькуляторы после совершения каких-либо действий, или же до них.

В последнем случае вам необходимо вести учет времени по каждому отдельному виду деятельности, чтобы в будущем иметь возможность проанализировать все расчеты и полученные цифры.

Сначала попробуйте сделать вычисления. После нескольких недель этой практики вы смело можете приступать к составлению расписаний и списков дел. У вас не будет никаких препятствий.

Смотрите:

Калькулятор легко переведет общее количество времени, потраченное на тот или иной вид деятельности, в проценты. Так вам будет легче наблюдать за картиной. А вы в свою очередь можете ввести абсолютно любые виды деятельности в программу (работа, сон, домашние дела, общение… абсолютно все, что вы делаете в течение дня). Устройство автоматически все посчитает, и вы будете знать, сколько времени у вас осталось.

Следуйте закону Парето

Это правило было придумано итальянским экономистом Вильфредо Парето. Он считает, что 80% всех проблем возникают из-за 20% всех причин.

Какой из этого следует вывод? Правильно! 20% усилий помогут достичь 80% желаемых результатов.

Могу объяснить на нескольких наглядных примерах:

• 80% технических проблем в вашем компьютере возникают из-за 20% ошибок, о которых вы даже не знаете;
• 20% ваших продуктов генерируют 80% ваших доходов;
• 80% всех ваших клиентов используют только 20% функций вашего мобильного приложения.

По сути, вы делаете меньше, но получаете больше. Это в первую очередь экономит ваше время.

Более того, у вас повышается уверенность в себе и самооценка. Вы осознаете, что с легкостью способны добиться успеха любого масштаба.

Как соблюдать принцип Парето

Начните использовать это правило с приоритетными задачами. Во-первых, вы выполните все важные и срочные задачи за день, что облегчит вашу нагрузку, во-вторых, вы сделаете это эффективно. Это тоже имеет огромное значение.

Давайте я расскажу вам, как грамотно следовать правилу Парето на основе вышеперечисленных примеров:

• 80% технических проблем в вашем компьютере возникают из-за 20% ошибок, о которых вы даже не знаете. Итак, если у вас зарегистрировано 10 ошибок, а вы решите 2 из них, производительность ПО повысится на 80%.
• 20% ваших продуктов генерируют 80% ваших доходов. Вероятно, вы подумали, что вам нужно увеличить количество товаров, скажем, добавить 20 новых продуктов. Не стоит. Вы только потеряете время и ресурсы. Сосредоточьтесь лучше на совершенствовании 4-х продуктов, которые пользуются наибольшим спросом. Это поможет.
• 80% всех ваших клиентов используют только 20% функций вашего мобильного приложения. Здесь все то же самое. Сосредоточьтесь на оптимизации наиболее популярных функций, не нужно сразу добавлять новые. Всему свое время.

Хотите получить еще больше подобных советов по тайм-менеджменту? Ознакомьтесь с нашим обширным списком рекомендаций по управлению временем: «Полное руководство по тайм-менеджменту».

Грамотно расставляйте приоритеты

У вас было такое, что вам нужно выполнить несколько задач, но вы не знаете, с чего начать? Уверена, что да. У этой проблемы есть только одно эффективное решение – определение приоритетов и составление эффективного плана.

Что это значит? Вам просто нужно выделить самые важные и срочные задачи, с которых вы начнете свой рабочий день.

Как правильно выделить приоритеты

В этом вам помогут 2 очень хороших способа: матрица Эйзенхауэра и техника «Съесть лягушку».

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это специальная техника для расстановки приоритетов. Она работает по следующему принципу.

Сначала разделите свои задачи на 4 группы.

• 1-я группа – это самые важные и срочные задачи. Они и будут вашими приоритетами. Их необходимо решить в первую очередь.
• 2-я группа – это важные, но не срочные задачи. Их можно поставить на второе место, так как они не столь срочны. Но и откладывать их не стоит, ведь они тоже имеют значение.
• 3-я группа – это срочные, но не важные задачи. Задания, занесенные в данный сектор, вы можете перепоручить своим коллегам, так как они не требуют особого внимания и максимальных усилий.
• 4-я группа – это и неважные и несрочные задачи. Их вообще следует исключить из своего списка.

Как применять технику «Съесть лягушку»

Данная техника работает по следующему принципу.

Здесь все намного проще. Вам просто нужно в своем списке дел помечать задачи буквами алфавита. Сейчас расскажу, какая буква что значит.

«А» — это и есть та самая лягушка, которую нужно съесть, то есть самая важная задача, которую нужно решить первым делом.

«В» — все еще значимая задача, но менее важная по отношению к задаче А.

«С» — задача, которую вы вполне могли бы выполнить, если бы у вас было время. Но если нет, ничего страшного не произойдет.

«D» — срочные, но менее важные задачи. Их лучше передать другому человеку.

«Е» — задачи, которые нужно исключить из вашего списка, поскольку они не являются ни важными, ни срочными.

А вы заметили, что два этих метода для расстановки приоритетов следуют одному и тому же принципу? Вы сортируете задачи в зависимости от уровня их срочности и важности. В целом, это работает именно так. Все просто.

Перестаньте откладывать дела на потом

Когда человек добровольно оттягивает время, это называется прокрастинацией. Человек может откладывать все что угодно, от работы над новым проектом, до визита к бабушке.

Прокрастинация, как правило, ведет к потере времени. Поэтому с этой проблемой следует бороться, чтобы она не обрела хроническую форму.
Давайте сначала разберемся, в чем же заключаются основные причины прокрастинации. Почему мы постоянно склонны откладывать свои дела на потом?

• Мы думаем, что у нас еще предостаточно времени. А что тут такого? До дедлайна осталось целых два месяца, почему бы не посмотреть сериалы, прогуляться в парке или просто посидеть в ТикТоке? А действительно, что тут такого? Ребята, время летит очень быстро. Не успеете оглянуться, как у вас останется 1 неделя для того, чтобы написать, вычитать и отредактировать статью на 20 000 слов…
• Мы избегаем неприятных заданий. Это типичная проблема. Мы не то, что прячемся от их выполнения, мы даже думать о них не хотим. Поэтому и придумываем себе вымышленные поручения и делаем вид, что заняты чем-то другим.
• Мы чувствуем, что уже перегружены работой. Когда нам нужно сделать многое за короткое время, мы начинаем паниковать и думать, что обязательно провалимся. Собственно, поэтому и откладываем работу.
• Мы боимся потерпеть неудачу. В страхе сделать что-то не то, мы начинаем оттягивать время.
• Мы боимся получить совершенно не те результаты, к которым стремимся.

Как перестать откладывать дела на потом

Избавиться от прокрастинации крайне сложно. Но, к счастью, существует несколько тактик, которые помогут вам сосредоточиться на работе и меньше отвлекаться:

• Чтобы не думать, что до дедлайна осталось много времени, попробуйте визуально сузить сроки. Просто разделите одну большую задачу на мелкие подпункты и установите для них соответствующие сроки. Затем просто плывите по течению.
• Если в вашем списке есть неприятные задачи, установите для них маленькие сроки. Сосредоточьтесь на них в течение этих временных промежутков. Таким образом, они вскоре исчезнут из вашего списка дел, и вы будете спокойны.
• Если вы чувствуете, что чересчур перегружены работой, разделите выполнение задания на несколько дней (чем больше, тем лучше). Так вам будет казаться, что у вас не так уж и много работы. Кстати, вы можете работать и на выходных (2-4 часа достаточно).
• Чтобы победить свой страх неудачи, поставьте перед собой четкую цель и снизьте свои ожидания. К примеру, вместо того, чтобы говорить себе: «Я должен добиться успеха любой ценой», скажите: «Я должен научиться чему-то новому».
• Чтобы избавиться от страха перед неизвестностью, вы можете визуально представить себе препятствия и составить список возможных проблем. Так процесс работы будет казаться менее пугающим. Вы точно будете знать, что вас ждет.

Хотите узнать больше о прокрастинации и ее причинах?

Ознакомьтесь с нашей замечательной статьей об этом удивительном явлении. Здесь представлен список известных людей, которые в свое время были склонны постоянно откладывать дела на потом. Также вы узнаете о том, как они справлялись с этой неприятной проблемой, описанной в статье «Как бороться с прокрастинацией: Почему это происходит, и как это преодолеть».

Давайте подведем итоги

Ребята, надеюсь вы осознали всю важность тайм-менеджмента и поняли, почему так важно обладать особыми навыками для грамотного управления временем. Я надеюсь, вы сделали для себя правильные выводы. Благодаря нашим рекомендациям вы сможете выполнить самые важные и плодотворные задачи за минимальные сроки и с максимальной сосредоточенностью.

Знаете, самодисциплина – это, по сути, мышца. Чем больше вы тренируетесь и практикуете различные техники, тем сильнее и надежнее она становится. И как я уже объяснила выше, тайм-трекинг – это первый шаг на пути к успеху.