Вы когда-нибудь задумывались о том, что 24-х часов не хватает, для того чтобы все успеть?
Этого, к сожалению, не изменить. Так будет всегда.
Но, есть и плюсы. Оказывается, вам и не нужно больше 24-х часов. Существует множество способов извлечь максимум пользы от времени, которое мы имеем на данный момент.
В этой статье я расскажу все о том, как быстро добиться личной эффективности и использовать время наилучшим образом.
Содержание
Мифы о продуктивности
Прежде чем вы узнаете секреты о том, как повысить свою эффективность в рамках 24-х часов, мы должны сначала развеять некоторые популярные мифы о продуктивности.
Быть эффективным = много работать
Бывает ли у вас такое, что большую часть своего времени вы тратите на малозначимые задачи, нежели на приоритетные? Или же вместо того, чтобы приступить к работе, вы составляете списки дел и думаете о результатах работы?
Если у вас не хватает времени на семью и друзей, если вы постоянно суетитесь, что-то делаете, много работаете, но чувствуете, что не приближаетесь к своим целям, вы просто заняты, но не продуктивны.
Занятость — это не всегда продуктивность. Доведение дела до конца – вот что является показателем личной эффективности, а не количество времени, проведенного за работой.
Работа на дому менее эффективна
Есть такой стереотип, что, если человек работает дома, значит он сидит в пижаме и смотрит сериалы, играет с домашними питомцами и вообще валяет дурака. Главное, что ноутбук лежит рядом.
Однако наука доказывает обратное. Оказывается, работа из дома более эффективна, чем работа в офисе. Исследование, проведенное в Стэндфордском университете, показало, что работа из дома повышает производительность на 13%. Эксперимент проводился в течение 9 месяцев и с участием 16 000 работников. Оказывается, более комфортная рабочая обстановка, гибкий график и избавление от вынужденных больничных играют огромную роль.
Исследование, проведенное компанией ConnectSolutions, также показало, что те, кто хотя бы несколько раз в месяц работает удаленно, демонстрируют значительно высокую производительность: 30% сотрудников добиваются большего за меньшее время, а 24% делают больше за то время, которое было дано им в офисе.
Чтобы стать успешным нужно копировать привычки успешных людей
Что входит в утреннюю рутину практически каждого успешного человека? Вероятно, это пробуждение, затем тренировка, душ с холодной водой, медитация, чтение, ведение дневника, завтрак. Список можно продолжать бесконечно. Кстати, и все это происходит, прошу заметить, до 9 утра.
Это, конечно, здорово, что их утро начинается именно так. Они все-таки сами так хотят и получают от этого удовольствие. Но не нужно копировать их привычки. Почему?
- Эти привычки подходят не всем. Вы должны подстраивать свои ежедневные привычки под СЕБЯ, под СВОИ цели и под СВОЙ образ жизни. Мы все разные, и, если что-то отлично работает на других, не значит, что будет также работать на вас.
- У вас не причин просыпаться в «5 утра». Бывает такое, что вы любите утро, и именно в это время вы демонстрируете свою максимальную личную эффективность, а бывает и наоборот. Также может быть такое, что у вас есть важные дела, которые нужно завершить именно рано утром, эти дела могут и отсутствовать и т.д.
Совет: не позволяйте привычкам и распорядку дня других людей заставлять себя чувствовать плохо из-за вашей непродуктивности, или вину, за то, что вы не используете каждую минуту. Это подводит нас к следующему мифу.
Вы должны быть продуктивны каждую секунду дня
Отдых не менее продуктивен, чем работа. Если вы будете постоянно работать, у вас будет эмоциональное выгорание, истощение и снижение уровня производительности, потому что вы будете слишком уставать и вам будет трудно сосредоточиться.
Эксперты рекомендуют спать не менее 7 часов в сутки, также делать регулярные перерывы во время работы, чтобы ваша голова оставалась свежей и сконцентрированной. Можно работать 25 минут без остановки, затем делать 5- минутный перерыв (Техника Помидора), а потом работать 90 минут и делать 20-минутные перерывы.
Для того чтобы повысить уровень продуктивности, нужно скачать абсолютно все приложения, которые могут в этом помочь
Все мы отлично относимся к программам для повышения рабочей продуктивности, ведь они все делают за нас, они нам помогают. Но загрузка и попытка использовать КАЖДОЕ из них обычно приносит больше вреда, чем пользы. Чтобы не заваливать себя всем этим, начните только с тех программ, которые, по вашему мнению, помогут вам больше всего, затем протестируйте их, чтобы проверить, так ли это.
Если так – то вообще отлично!
А если нет, скачайте другое.
Способы достижения максимальной эффективности
Теперь, когда мы уже развеяли несколько популярных мифов о продуктивности, можно переходить и к способам повышения ее уровня. В этом параграфе вы узнаете все, что вам нужно: от способов оптимального использования своего времени до методов борьбы с прокрастинацией.
Проводите учет времени
Быть эффективным – значит получать от данного вам времени максимальную пользу.
Но сначала вам нужно спросить себя — на что вы вообще тратите время?
Если вы не знаете, значит пора производить тайм-трекинг. Это поможет вам найти ответы на следующие вопросы:
- Чему я должен уделить больше/меньше времени?
- Как мне изменить свой график?
- Что мне сделать, чтобы укрепить навыки тайм-менеджмента?
Кроме того, если вы будете производить учет времени, вы точно будете знать, сколько времени вам нужно, и сколько осталось. Также вы сможете оценить свою личную эффективность. Что тоже не менее важно. Подробнее: «С чего начать учет времени. 10 советов для новичков».
Метод «Съесть лягушку»
Успокойтесь, вам не нужно буквально ее есть. Лягушка – эта самая сложная задача в вашем списке. Та, которую вы больше всего боитесь, которая вам больше всего не нравится. Смысл в том, что ее нужно выполнить в первую очередь – в самом начале вашего рабочего дня.
После того как вы разберетесь с «лягушкой», можете переходить к остальным задачам.
Если вам трудно определить, как задача наиболее важная и срочная, ознакомьтесь с нашей статьей: «Как расставлять приоритеты в рабочих задачах».
Не стремитесь к перфекционизму
Вы всегда должны стараться делать только то, что в ваших силах. Не нужно быть слишком критичным и устанавливать нереально высокие стандарты для себя и других людей. Это может стать большой проблемой.
Сделали работу – хорошо. Не нужно доводить ее до совершенства. Это поможет вам:
- Добиться хороших результатов;
- Избежать переутомления и профессионального выгорания;
- Быть более продуктивным;
- Сэкономить время;
- Защитить свое ментальное здоровье.
Будьте принципиальны, инициативны и ответственны
Чтобы добиться максимальной эффективности, вам нужно быть сосредоточенным на том, что вы контролируете, и самому выбирать свой путь. Вы должны сами принимать решения, а не существовать в условиях, где все делается за вас. Как этому научиться?
- Все планируйте заранее;
- Членов команды и руководителей обо всем уведомляйте своевременно;
- Принимайте активное участие в командных дискуссиях;
- Решайте проблемы;
- Ищите обратную связь;
- Будьте проактивными;
- Учитесь на ошибках.
Пусть у вас в запасе будет план Б (на случай, если что-то пойдет не так)
Если вы хотите значительно повысить свою личную эффективность, примите во внимание, что вы не застрахованы от провала вашего первоначального плана. Как бы хорошо вы его не продумали, всегда может произойти что-то неожиданное. Чтобы возможные проблемы не оказались для вас сюрпризом, подумайте о том, что может пойти не так, и на всякий случай разработайте план Б.
Меньше отвлекайтесь
Вспомните, что отвлекает вас больше всего.
Телефон? Да без проблем. Отключите уведомления и уберите его в другую комнату.
Болтливые коллеги? Не беда. Предупредите их заранее, что вы работаете над важной задачей и пообщайтесь с ними в перерыве.
Шум? Ничего страшного. А для чего же изобрели наушники с шумоподавлением?
Самое важное – быть подготовленным к своему рабочему дню, тогда вы и будете успешным. Чем лучше вы знаете свой рабочий процесс: что может его нарушить и какие шаги необходимо для этого предпринять, тем выше будет уровень вашей производительности. Предупрежден, значит вооружен.
Читайте подробнее в нашей статье «Как оставаться сфокусированным на работе в мире, полном отвлекающих факторов».
Перепоручайте менее важные задачи
Определите, какие задачи обязаны выполнить именно вы. То есть какие задачи подходят именно для ваших навыков и усилиям. Это и будут самые сложные задачи – ваши приоритеты. Но степень их важности тоже может быть разная. Поэтому попробуйте менее важные задачи перепоручить другим людям. Чтобы у вас было достаточно времени для решения самых серьезных заданий. Возможно, вам будет интересно прочитать про феномен «Смещение к настоящему», чтобы лучше расставлять приоритеты в текущих задачах.
Общайтесь эффективно
Что такое эффективное общение на рабочем месте? Вы должны говорить четко, кратко, уважительно, а также честно и открыто. Помните, что это должно быть частое общение. Во время командных дискуссий нужно говорить по очереди, никого не перебивать, и обязательно нужно слушать чужие мнения. Нужно всегда помнить о том, какая проблема находится в центре внимания, и быть на ней сосредоточенным. Когда люди эффективно общаются, они добиваются своих целей с минимумом ошибок и недоразумений. Подробнее про проведение рабочих совещаний описано в статье «Как сделать совещания более продуктивными».
Особенно это важно для удаленных работников. Здесь также необходимо найти отличные средства коммуникации: от электронной почты до различных программ, для командных чатов. Мои сотрудники, к примеру, используют приложение Pumble. Оно отлично подходит для тех, кто хочет сэкономить деньги. Ведь оно бесплатно и доступно всем.
Научитесь говорить «Нет»
Помните, что время – драгоценно. У вас есть только 1440 минут в день для того чтобы все успеть. Вам нужно уделить время как работе, так и личной жизни.
Однако другие, этого, к сожалению, не понимают. Поэтому вам просто необходимо научиться отказывать. Будьте тверды, но вежливы. Объясните причину вашего отказа, но кратко, в подробности вдаваться не нужно. Подробнее описано в статье «Как говорить: «Нет» на работе и экономить время на выполнение приоритетных задач».
Попробуйте «Правило 2-х минут»
Это правило отлично подойдет для тех, кто борется с прокрастинацией.
Если честно, это мой самый любимый совет. Он очень помогает мне оставаться продуктивной.
Что самое трудное в любой работе? Правильно, начать. Этот самый первый шаг не должен занимать более 2-х минут. Сделайте так, чтобы он не составил для вас особого труда.
План «Написать статью» превратите в задачу «Открыть Word»; «Сделать зарядку» в «Переодеться в спортивное»; «Проверить электронную почту» в «Открыть программу».
Звучит не так уж и пугающе, верно?
Просто главное начать, потом уже все пойдет как по маслу. Вам будет легче продолжать и тем более закончить.
Не бойтесь просить о помощи
Если вы оказались в тупике, нет ничего постыдного в том, чтобы попросить помощи. Я понимаю, что вам возможно будет неприятно, особенно если вы новенький. Но самый быстрый способ научиться чему-то на новом рабочем месте – спросить. Лучше спросить и сделать правильно, чем сделать самому и допустить глупые ошибки.
НО! Если вы хотите что-нибудь уточнить у коллеги, сначала погуглите ваш вопрос. Может вам и не придется беспокоить товарища. А если нет, найдите нужного специалиста по вашей проблеме и задайте вопрос.
Если вместо встречи вполне можно использовать переписку, проведите переписку
По данным компании Atlassian, среднестатистический офисный работник тратит 31 час месяц на посещение бесполезных совещаний. 91% участников совещаний утверждают, что во время обсуждения какого-либо вопроса они витают в облаках, 73% занимаются чем-то другим, а 39% вообще спят (представляете?) а 45% чувствуют себя очень уставшими.
Да, я согласна, есть такие вещи, которые нужно обсуждать и обдумывать вживую, но также есть и такие темы, которые можно просто отправить по электронной почте.
Дополнительные (необычные) советы для повышения личной эффективности
Помимо обычных способов борьбы с прокрастинацией, неорганизованностью и другими врагами продуктивности есть также некоторые приятные и интересные способы для повышения своей эффективности.
Создайте (подберите) подходящий для вас плейлист
Если вы один из тех людей, которые не могут работать без музыки, поиск идеального плейлиста – это ключ к успеху. Кто-то любит фоновый шум, кому-то нравится слушать радио. У кого-то есть специальный плейлист на YouTube. А некоторые вообще используют наушники с шумоподавлением. Музыка может влиять на вашу продуктивность как положительно, так и отрицательно. Поэтому к выбору плейлиста нужно подходить разумно.
Музыка – не всегда только развлечение. Не игнорируйте ее.
Проводите экспресс собрания
Пробуйте проводить экспресс собрания. Там даже сидеть не надо. Это может показаться необычным, однако имеет ряд преимуществ, например:
- Занимает очень мало времени;
- Сплачивает команду, тем самым повышая эффективность работы;
- Проблемам уделяется особое внимание;
- Нет большой нагрузки на тело, в частности на шею, спину и плечи, которые могут болеть после длительного сидения.
Радуйте себя маленькими вознаграждениями
Некоторые задачи очень трудны, и не всегда хочется их выполнять. Но вы должны.
Я провела достаточно много исследований и экспериментов. В итоге я пришла к выводу, что лучший способ приступить к выполнению сложных и неприятных задач – это пообещать себе небольшое вознаграждение. Я знаю некоторых людей, которые, наоборот, предпочитают наказывать себя за невыполнение заданий. Но мне больше нравится метод вознаграждения. Он же приятнее, вам так не кажется? Когда впереди вас ждет маленький презент, о работе у вас формируются положительные ассоциации, а не отрицательные.
Ну и как говорили Том и Донна из сериала Парки и зоны отдыха: «Вы должны побаловать себя».
Найдите кратчайшие пути для выполнения постоянно повторяющихся задач
Если вдруг вы заметите, что делаете что-то снова и снова, не тратьте время на повторение одного и того же процесса. Вместо этого автоматизируйте его.
Например, если вы получаете много писем, в которых требуется один и тот же ответ, ну или хотя бы похожий, создайте шаблон, вместо того чтобы печатать текст по несколько раз.
Пусть ваше рабочее место будет приятным и вдохновляющим
Если вы проводите в одном месте более 8 часов, сделайте так, чтобы вам было приятно там находиться:
- Наведите порядок на вашем письменном столе, ноутбуке и телефоне. Выбросьте и удалите все, чем вы не пользуетесь. Оставьте только нужные вещи и те, что заставляют вас чувствовать комфорт и радость, например, растение или фотография в рамочке.
- Сделайте ваше рабочее пространство оригинальным, чтобы вам было максимально приятно там находиться.
- Обеспечьте себя правильным освещением: не слишком ярким и не слишком тусклым.
Если вы не знаете с чего начать, поищите вдохновение в интернете. Лично я открываю YouTube и смотрю различные видео с эстетичными письменными столами. Я просто залипаю на них. Да, я испытываю вдохновение, но есть и минусы, я могу насмотреться и побежать в магазин за всякими ненужными вещами. Поэтому будьте осторожны, когда смотрите такие видео.
Если вы склонны к прокрастинации, найдите партнера, которому вы должны будете отчитываться
Это очень полезный совет, который поможет вам добиться эффективности на рабочем месте. Если вы боретесь с прокрастинацией, найдите кого-то с похожей проблемой и отчитывайтесь друг другу.
Очень важно найти правильного партнера, который не будет на вас дурно влиять. Иначе вы будете прокрастинировать вместе, что еще хуже.
Заключение
Эффективность равна достижению максимальной производительности при минимальных усилиях. В нашем случае это умная работа с рациональным использованием времени. Существует много способов для достижения высокой продуктивности: от минимизации отвлекающих факторов и «съедания лягушки» до подбора правильного плейлиста и небольших вознаграждений за выполнение задач. Единственное, что вам нужно сделать, так это подобрать для себя наиболее подходящий способ. И тогда вы будете на правильном пути к максимальной эффективности.
Какой способ вам понравился больше всего? Может какие-нибудь из них вы уже пробовали? Они вам помогли?