10 простых советов для правильной организации рабочих задач

Правильность составления ежедневного рабочего графика состоит не только из чёткого планирования временных интервалов и их строгого соблюдения. Есть бесчисленное множество факторов, которые могут появиться в самый неподходящий момент и разрушить даже самый продуманный план. Пора перестать пытаться действовать по одному и тому же шаблону и посмотреть на вещи с другой стороны. Чтобы научиться хорошо организовывать ежедневные задачи, нужно найти индивидуальный подход.

Ниже представлены десять советов, которые могут помочь в поиске идеально подходящей тактики, то есть научиться расставлять приоритеты, справляться с неудачами и ценить своё время.

Совет №1: Создайте индивидуальный план

Для достижения хороших результатов нужно в первую очередь опираться на собственные ощущения.

Нет смысла слепо следовать инструкциям, или использовать шаблоны и планы, заранее подготовленные тренерами по производительности и ожидать каких-то запредельных результатов. То, что хорошо работает для одного, может оказаться чем-то абсолютно неподходящим для другого.

Если человек без труда справляется с тяжёлыми задачами во второй половине дня, пытаться стать ранней пташкой и браться за них утром – не рационально. Всегда опирайтесь на свои биологические часы.

Доктор Стефан Волк из Сиднеевского Университета Бизнеса исследует сложные связи между продуктивностью офисных работников и их биологическими часами. Он утверждает, что ритм нашего тела имеет несколько максимумов и минимумов в течение дня, но только один пиковый период производительности. Если сотрудник работает вне своего хронотипа, то в мире нет расписания, которое сделает его более продуктивным. Например:

• Утренний тип людей могут пропустить самый продуктивный момент на выполнение простых заданий: проверка электронных писем, совершение звонков, организация встреч и т.д. Когда руки дойдут до работы над более важными заданиями, момент наивысшей эффективности будет упущен.
• Люди из вечернего типа попадают в ловушку общественного мнения, что тяжёлая работа должна выполняться утром. Они стараются приняться за серьёзную активность как можно раньше и, соответственно, к середине дня уже чувствуют себя усталыми, рассеянными и обвиняют себя в некачественной работе.

Один из самых известных сторонников теории хронотипов, Доктор Майкл Брайс, советует сначала узнать свой тип, а затем, на основании полученной информации, планировать рабочий день.

Совет №2: Трезво смотрите на вещи и ставьте реалистичные цели

Наверное, каждый когда-либо совершал ошибку и переоценивал свои силы.

Каждый хотя бы раз был свидетелем того, как человек, твёрдо решил отказаться от сахара, а спустя три дня уже выходил из магазина с вожделенной шоколадкой. Если кто-то увидит эту картину и задаст вопрос, человек, скорее всего, будет чувствовать, что его застали врасплох. Он будет отнекиваться, чувствовать давление и неловкость и с большой долей вероятности либо вообще откажется от этой идеи, либо пообещает начать заново, но следующая попытка закончится так же.

Любой коуч по продуктивности, который не зря ест свой хлеб, без сомнений скажет, что путь к успеху — это конкретные цели и понятные задачи. Например:

Вместо:

Написать черновой вариант пяти страниц статьи к завтрашнему дню;

Попробуйте:

8:00 — 10:00 Поиск информации по теме

11:00 — 13:00 Написать первые две страницы

13:15 — 15:00 Написать следующие две страницы

15:30 — 16:30 Закончить последнюю страницу.

Разница ясна. Первый пример показывает, как большинство людей записывает задачи: просто информация о том, что нужно сделать и когда. Детали обычно остаются без внимания, что приводит к отсутствию организации и возможным трудностям, всплывающим по мере выполнения целей.

Запись крупных задач в виде более мелких, привнесёт порядок. Нужно будет рассчитывать, сколько времени уйдёт на каждое действие, а это ощутимо упростит планирование.

Такой метод записи сможет заранее дать понять, что, например, у человека не хватит времени на выполнение определённой задачи. Соответственно, нужно будет заранее определиться, что с ней делать: делегировать кому-то другому или перенести на завтра. В случае использования первого метода, осознание того, что времени не хватает, пришло бы поздно, когда не было бы возможности попросить кого-то другого помочь.

Другие примеры:

Совет №З: Воспринимайте неудачи как часть процесса обучения

Для начала, не требуйте от себя слишком многого. Выставлять высокую планку и ожидать её сиюминутного достижения — заведомо неудачное решение.

Держите в голове следующее:

• Первая неделя будет посвящена обсуждению расписания, внесению необходимых изменений;
• В конце первой недели будет проведён анализ прогресса (как успехов, так и неудач) и сделаны корректировки графика на следующую неделю;
• На второй работа по пересмотренному графику;
• В конце второй недели будут снова подводиться итоги;
• На третьей неделе будет ещё больше улучшений, и закрепление основных изменений.

Таким образом должна быть выстроена работа из недели в неделю. Каждый раз можно будет добавлять небольшие изменения в лучшую сторону. Также не стоит забывать и о появлении неожиданных ситуаций, влияющих на расписание: личные проблемы, новые задачи от других людей, дни отдыха, упущенные сроки и т.д.

Будьте более снисходительны к себе и своему расписанию. Нормализуйте такое понятие как неудача. В противном случае любая ошибка станет демотивирующим фактором и будет интерпретирована как отсутствие прогресса.

Совет №4: Подстраивайте своё расписание под имеющееся время

Вопреки распространённому мнению, не стоит стараться выжать из себя максимум и найти двадцать пятый час в сутках.

У всех есть только 24 часа, а попытка не замечать этот факт приводит к выгоранию. Это прямой результат постоянной работы в строгом графике и бесконечной автоматизации мелких задач.

Нужно научиться расставлять приоритеты. Какие-то задачи будут более важными, чем другие, в то время как некоторые должны быть полностью устранены.

Следующий совет призван помочь перенять такой тип мышления.

Совет №5: Научитесь расставлять приоритеты для организации рабочих задач

Одним из наиболее успешных методов приоритизации является матрица Эйзенхауэра.

Это система, используемая для определения наиболее важных задач, которые приведут к достижению целей, и определению тех, что замедляют прогресс.

С помощью Матрицы Эйзенхауэра задачи сортируются по четырем критериям:

• Срочные и важные — их нужно сделать сразу (аварийные вызовы, пожар, травмы и т.д.)
• Срочные, но не важные — их можно кому-то делегировать (организация встреч, оплата счетов, работа по дому и т.д.)
• Важные, но не срочные — эти можно сделать позже (долгосрочные цели)
• Неважные и не срочные — удаляем из списка (бесполезная трата времени)

График может стать упорядоченным только тогда, когда есть чёткое понимание приоритетов. Это, в сочетании с пониманием своих периодов активности, превратит распорядок дня в самый эффективный путь к достижению поставленных целей.

Совет №6: Предупредите появление отвлекающих факторов

Тема разных вещей, отвлекающих внимание, часто обсуждается в этом блоге. Однако в этот раз хочется отметить важность умения предсказать появление отвлекающих факторов.

Существует много активностей, которые ежедневно могут перетягивать на себя внимание. Лучший способ избежать их влияния на рабочий график — заранее подготовиться.

Некоторые примеры:

• Те, кто работает из дома, могут столкнуться с проблемами, когда, например, что-то нужно починить (электричество), но плотный график оставляет недостаточно времени для ремонта. Подготовкой в таком случае будет попросить ремонтников прийти во время выполнения менее важных задач, или попросить друга или члена семьи встретить их.
• Некоторые люди решают взять перерыв в работе, чтобы проконтролировать стажёров. Один из способов подготовиться — выделить два раза в день время для встречи. Сначала выдаётся какое-то задание, и подробно обсуждаются детали. В течение дня они работают самостоятельно и записывают появившиеся вопросы, которые потом можно будет задать во время второй встречи. Получится убить сразу двух зайцев: никто не будет отвлекать во время работы, а стажёры получат возможность попытаться разобраться с проблемой самостоятельно.
• Если нужно провести заседание в особенно загруженный день и нет возможности делегировать его проведение, можно сократить его, добавив в конец раздел FAQ. Попробуйте предугадать возможные вопросы и заранее составьте на них ответы. Следующую, более короткую встречу, можно запланировать на следующий день и полностью посвятить её разбору нерешённых вопросов.

Всё сводится к тому, чтобы создавать себе рабочий график на каждый последующий день. Любая задача имеет потенциальный отвлекающий фактор, так что заблаговременная подготовка может оказаться более полезной, чем попытка решать проблемы по мере их поступления.

Совет №7: Освободите голову

Несмотря на то, что отвлечение внимание часто приводит к разного рода трудностям, люди всё равно часто поддаются разным соблазнам и тратят драгоценное время на что-то неважное, почему же так происходит? Всё просто, наш мозг любит отвлекающие факторы.

Исследователи Киллингсворт и Гилберт говорят, что большинство опрошенных респондентов отметили, что остановка работы по каким-либо внешним причинам приводит к чувству печали и нервозности. Что же всё-таки происходит? Многие считают, что мозг таким образом ищет способ отдохнуть, если нагрузка слишком сильная. Что лучше всего сделать, чтобы меньше отвлекаться?

Отключите все уведомления на телефоне и рабочем компьютере, не проверяйте сообщения в чатах и электронную почту, если в этом нет необходимости. Также лучше всего держать наготове пустой лист бумаги и ручку, чтобы мгновенно записать идеи, не относящиеся к работе, но всё же нужные и оставить их до поры до времени.

Если во время обработки какого-то документа приходят мысли по работе, но не связанные с данным проектом, тоже запишите их и займитесь этим позже. Не стоит прыгать от одного к другому.

В противном случае мозг привыкнет к тому, что нужно отвлекаться сразу же, как появилась какая-то посторонняя мысль, и вот, человек оказывается в ситуации, где потерял час драгоценного времени на занятие, которым необязательно было заниматься в этот день.

Совет №8: Обращайте внимание только на то, что имеет значение

Кому то может быть знакома поговорка: «Что измеряется, то и управляется».

Однако она была неправильно истолкована и даже приписана человеку, который её не произносил.

Люди любят использовать приложения для тайм-трекинга во время рабочего расписания. Это помогает получить подробную информацию о том, на что уходит время, как проходит рабочий день и каким областям нужно уделить особое внимание. Эти приложения помогают правильно выставлять счета для клиентов и даже составляют отчёты о проделанной работе, чтобы легче было отследить прогресс.

Однако иногда люди немного увлекаются и стараются принимать к сведению каждую мелочь, например, 5-минутный перерыв на кофе, каждый телефонный звонок, чистку почтового ящика, небольшой разговор с коллегой и т.д. Отслеживание таких коротких перерывов не поможет улучшить организованность.

То есть анализировать нужно только задачи, которые имеют значение. Те, которые влияют на долгосрочные планы.

Обращать внимание на небольшие перерывы стоит только в том случае, если такая трата времени становится проблемой и сильно влияет на график работы. Во всех остальных отношениях знание того, сколько времени было потрачено на телефонный разговор с водопроводчиком, вряд ли улучшит рабочий процесс.

Помните, какие действия действительно нуждаются в отслеживании, потому что не всё время стоит одинаково.

Совет №9: Отслеживайте прогресс

Для того чтобы достичь положительного изменения и закрепить его, нужно оставаться замотивированным на продолжение пути. Лучший способ в таком случае – видеть свой прогресс. Такова человеческая природа, нужно постоянно видеть плоды своего труда, вот почему людям зачастую нравятся все эти фотографии «до» и «после».

Прогресс заставляет двигаться вперёд, потому что мы видим, что произошли перемены к лучшему. Усилия не кажутся напрасными.

То же самое касается производительности. В сообществе цифровых художников недолго была тенденция каждый раз записывать момент, когда хочется улучшить что-то в рисунке. К концу недели, двух недель или месяца, они заполняли отчёт о проделанной работе.

Многие разработчики таким же образом геймифицировали отслеживание прогресса. Существует большое количество приложений, которые помогают пользователям следовать своим повседневным привычкам, и, по истечению какого-то срока, отображают прогресс. Подробнее про создание внутренних механизмов повышения эффективности внутри организации читайте статью «Управление рабочим процессом: советы по созданию эффективной основы для самоорганизации внутри коллектива».

На мотивации хорошо скажется использование приложений для отслеживания прогресса или просто привычка отмечать каждый день, когда удалось следовать намеченному графику.

Совет №10: Вводите изменения постепенно

Какие бы изменения не было решено принять, нужно убедиться в их постепенном введении в повседневную жизнь. Нужно помнить о пункте про реалистичные ожидания и не обманывать себя думая, что за один день жизнь может повернуться на 180 градусов.

Начните с одной привычки, которой хочется придерживаться. Например, в течение первой недели можно включить одну из следующих:

• распределить наиболее сложные задачи в соответствии со своими временными предпочтениями;
• сократить список дел до 5-10 задач в день;
• рассортировать приоритеты и составить расписание, опираясь на эту информацию.

Любая из этих целей может стать хорошим началом работы над улучшением производительности. Однако браться одновременно за все три – не самая лучшая идея, так как это уже перегрузка. Фокусировка на чём-то одном поможет отследить влияние конкретного действия на рабочий процесс, являются ли изменения чем-то положительным. Плюс, легче оставаться активным, когда вещей, на которые нужно обращать внимание, не так много.

Заключение

Привнесение порядка в список рабочих заданий может происходить довольно быстро, но для доведения любого умения до высокого уровня нужно время. Важно найти индивидуальный подход к самому себе и тогда сам рабочий процесс заиграет новыми красками. Да, придётся столкнуться с неудачными вариантами, но путём проб и ошибок точно удастся найти идеальный.

Лучший совет этой статьи – дайте шанс советам выше, и используйте их как руководство к действию. Найдите правильный метод и упростите свою трудовую жизнь.