Округление рабочего времени: правила и применение

Округление – практика, которая позволяет работодателям получить данные о часах работы своих сотрудников и модифицировать их, с тем, чтобы облегчить учёт их количества при расчёте заработной платы. Естественно, существует определённый свод правил, чтобы гарантировать, что компания не будет злоупотреблять системой в свою пользу. Чем лучше понимание схемы работы этого метода, тем меньше шансов совершить ошибку, которая может потом привести к судебному разбирательству.

В этом кратком руководстве внимание будет сосредоточено на обсуждении ключевого элемента округления времени, а именно на расписании, будет описано, как взаимопонимание между начальником и подчинёнными влияет на эту практику и каким законам нужно следовать.

Содержание

Несколько слов о расписании

Табели учёта могут быть цифровыми или физическими и должны содержать сведения о том, за чем работник проводил своё время на рабочем месте. Работодатели используют их для учёта времени, которое работники тратят на выполнение определённых задач в ходе осуществления проекта.

Нужны ли эти табели?

Короткий ответ – да.

Более подробный ответ – такие формы крайне полезны для компании и выполняют несколько функций. Они:

Помогают проекту стать более прозрачным;
Являются важным шагом для надлежащего составления счетов;
Упрощают процесс подсчёта заработной платы;
Дают возможность выявить проблемные моменты рабочего процесса;
Способствуют повышению производительности и
Благоприятствуют совершенствованию управления проектами.

То есть, единый график работы помогает улучшить повседневную работу компании во многих отношениях.

Обратите внимание на приложение Trackify и его функции. Оно позволяет сотрудникам следить за актуальными задачами, удобно разбитыми на категории, а также с лёгкостью определять, что было сделано за определённый день, не говоря о том, что Trackify будет прекрасным помощником при работе с техникой округления.

Табели учёта являются неотъемлемой частью каждого удобного программного обеспечения для отслеживания времени. Ниже есть ответы на самые частые вопросы, которые могут возникнуть по этой теме.

Что такое соответствие расписанию?

Для правильной реализации этого способа необходимо обеспечить соответствие расписанию, а для достижения этого нужно соблюдать правила, которые обеспечивают правильное заполнение и обработку всех расписаний в соответствии с отраслевыми стандартами. Соответствие расписанию помогает процессу проходить гладко.

Во-первых, сотрудники должны знать, по какому образцу должны заполняться ведомости, когда они должны быть заполнены и т.д., чтобы проводить нужные подсчеты вовремя.

Затем, руководители, которые заполняют графики, а потом проводят округление, изучают данные на предмет выявления каких-либо ошибок и неточностей, а также анализируют их на предмет улучшения общего управления проектами.

И наконец, бухгалтерские группы (или те, кто занимается выставлением счетов и начислением заработной платы) используют утверждённые графики для правильного выставления счетов клиентам, а также для расчёта заработной платы без каких-либо задержек.

Соблюдение расписания имеет огромное значение, так как этот процесс включает в себя несколько звеньев и в темп должен попадать каждый сотрудник компании, а вышестоящее руководство должно следить за тем, чтобы в каждой отрасли соблюдался соответствующий стандарт.

Как правильно составлять расписания

Есть ещё кое-что помимо соблюдения требований и некоторых обязательных стандартов, что должны делать работники и руководители, чтобы сделать расписания более полезными.

Убедитесь, что каждый понимает цель и важность табелей учёта;
Добавьте дополнительные данные, которые должны будут вносить трудящиеся, чтобы у всех было большее рабочего процесса;
Используйте универсальную форму учёта рабочего времени во всех департаментах;
Выберите специальное программное обеспечение для отслеживания времени и создания расписаний (без бумажных форм и сложных таблиц);
Не занимайтесь микроменеджментом, а только повышайте осведомлённость коллектива о передовом инструменте и поощряйте его использование;
Вводите данные честно и регулярно.

Список таких руководящих принципов изменяемый, всё зависит от каждой отдельно взятой компании и её предпочтений касаемо отчётности и расчета времени. Самый важный фактор всё же – общее понимание командой, что такое правильная форма табеля, и желание таковой достичь.

Чем дольше люди будут откладывать внесение данных о своих часах, тем более неточными станут отчёты. Это может серьезно повлиять на платёжную ведомость, а также давать искажённое представление о том, как продвигается проект. Закрепление передовой практики должно стать приоритетной задачей, а значит, отметка о рабочих часах должна ставиться сотрудниками каждый день.

Если остались какие-то сомнения или опасения, можно прочесть следующую статью, в которой говорится об учёте времени работы.

Помним о главных правилах составления табеля рабочей активности и переходим к следующему разделу, в котором более детально обсудим округление времени.

Всё об округлении рабочего времени

Что такое округление времени?

Это практика, при которой в общий табель вносятся часы, отработанные сотрудником, но с небольшими корректировками.

Например, не учитывается время, потраченное на походы в туалет, утреннюю подготовку к работе, посещение буфета и прочие небольшие перерывы.

Например, согласно табелю учёта рабочего времени, работник заступил на работу в 9:43 и ушёл в 17:46, в итоге получается 8 ч. 3 мин. Работодатель может округлять это до ближайших 5, 10 или 15 минут. В данном случае получится 8 часов 5 минут.

Пример
Время начала работы	9:43
Время окончания работы	17:46 (то есть это время превращается в 17:00)
Итого	8:03
Время с округлением	8:05

Нужно ли округлять время?

Эта техника обычно используется чтобы:

упростить расчёт зарплаты;
предоставить работодателям возможность не платить за невостребованный труд, и таким образом избежать финансовых потерь.

Вторая причина более распространена в наши дни. В основном, цель — помешать сотрудникам попытаться обмануть систему, чтобы избежать ситуации, когда они специально начинают работу на несколько минут раньше и заканчивают немного позже, чтобы через какое-то время накопить больше рабочих часов.

Сотрудники тоже могут быть в выигрыше. Не всегда есть возможность начать отслеживание времени точно вовремя, а округление позволяет иметь некоторую свободу действий.

Каким должно быть округление

Рассмотрим ситуации, в которых округление времени является правильным и беспристрастным. Если такой системы нет, можно воспользоваться встроенным функционалом приложения Trackify, который легко можно настроить под конкретную ситуацию.

Следующие три правила служат для соблюдения принципа справедливости.

Пятиминутное правило

Название говорит само за себя, это округление до ближайшего 5-минутного интервала. Вот несколько примеров, для простоты примем, что все они касаются времени входа сотрудника в систему.

Изначальное время	Время, округлённое по правилу пяти минут
07:58 – 08:02	08:00
08:03 – 08:07	08:05
08:08 – 08:12	08:10
08:13 – 08:17	08:15
08:18 – 08:22	08:20
08:23 – 08:27	08:25
08:28 – 08:32	08:30
08:33 – 08:37	08:35
08:38 – 08:42	08:40
08:43 – 08:47	08:45
08:48 – 08:52	08:50
08:53 – 08:57	08:55
08:58 – 09:02	09:00

Шестиминутное правило/одной десятой часа

Аналогичная ситуация, но с другими цифрами. По шаблону, представленному выше, получаем:

Изначальное время	Время, округлённое по правилу шести минут
07:58 – 08:03	08:00
08:04 – 08:09	08:06
08:10 – 08:15	08:12
08:16 – 08:21	08:18
08:22 – 08:27	08:24
08:28 – 08:33	08:30
08:34 – 08:39	08:36
08:40 – 08:45	08:42
08:46 – 08:51	08:48
08:52 – 08:57	08:54
08:58 – 09:03	09:00

Семиминутное правило/одной четверти часа

Это правило компании используют чаще всего. Временные интервалы больше, поэтому с ними легче работать, что в целом делает процесс подсчёта менее утомительным.

Важно отметить, что это правило называется 7-минутным, потому что в первые 7 минут 15-минутного интервала время округляют в меньшую сторону, а в следующие 7 минут – наоборот.

Изначальное время	Время, округлённое по правилу семи минут
07:53 – 08:07	08:00
08:08 – 08:22	08:15
08:23 – 08:37	08:30
08:38 – 08:52	08:45
08:53 – 09:07	09:00

Реализация одного из этих правил делает систему округления времени непредвзятой. Это гарантирует, что сотрудники получат справедливый отчёт об отработанных часах и не будут разочарованы выплатами. Однако нужно чётко отслеживать время входа и выхода подчинённых, чтобы убедиться, что они не преувеличивают своё время в попытке накопить сверхурочные часы.

Три принципа округления рабочего времени

Допустим, что сотрудник явился на работу в 09:54, а ушёл домой в 17:56. По факту, трудовой день составил 8 часов 6 минут. Постарайтесь придерживаться одного из следующих трёх принципов, чтобы округление не стало для сотрудника неприятной практикой.

Округляйте в большую сторону.

В данном деле это самое важное правило. Воспользуемся примером выше. Следуя правилу семи минут, округляем до 10:00 и 18:00 соответственно.

Округляйте время начала работы в сторону сотрудника, а время окончания – в сторону работодателя.

Данное правило хоть и не совсем беспристрастно, тоже помогает достичь нужного баланса в округлении. Если сотрудник пришёл в 9:54, измените это на 9:55, а в другой ситуации округлите 17:56 до 17:55, будто работник ушёл раньше. Итоговый результат остаётся тем же – 8-часовой рабочий день.

Всегда округляйте время в сторону сотрудника.

Следуя этому правилу время начала работы нужно округлять до более низкой отметки, а время окончания – наоборот. Таким образом, 9:54 и 17:56 превращаются в 9:55 и 18:00 соответственно. Итоговое рабочее время после округления – 8 часов, 5 минут. Но, так как в данном случае выигрывает исключительно сотрудник, такой тип округления редко применяется.

Вещи, о которых нужно помнить при округлении часов работы

Такая практика хоть и применяется в некоторых компаниях, на самом деле встречается всё реже.

Для того чтобы облегчить весь процесс начисления зарплаты и выписки счетов, было создано много приложений, например, Trackify. Если же начальник придерживается мнения, что нужно считать всё самостоятельно, не доверяя такую работу программе, он должен быть предельно осторожен, так как даже намёк на изменение времени в чью-то сторону без поддержания баланса может вызвать недовольство среди сотрудников или даже поток жалоб.

Проводите аудиты для дополнительной проверки.

Даже если есть полная уверенность, что ошибки произойти не могло, регулярные, например, ежегодные аудиты не будут лишними.

Не расставляйте часы вслепую, анализируйте данные

Несмотря на то, что округлять часы нужно в пользу сотрудников или поддерживать равновесие, всегда обращайте внимание на данные о каждом сотруднике и как они изменяются с течением времени. Если один или несколько человек постоянно остаются на подольше, возможно, пришло время для встречи один на один.

Лучше удостовериться в том, что сотрудники не пытаются злоупотреблять системой или найти способы обойти её, чтобы выбить себе больше оплачиваемого времени.

Подводя итоги

Округление времени – это практика, которую кто-то может посчитать неактуальной, однако некоторые люди считают, что она очень ценна, если нужно лучше изучить рабочий процесс, принимать во внимание время сотрудников и иметь немного больше контроля над выставлением счетов клиентам и расчётом заработной платы. Эта практика не забыта и является прекрасным выбором, но только для тех, кто сможет выстроить систему правильно и справедливо.