Управление затратами на проект: всё, что нужно знать

Когда бизнес берёт на себя ответственность за выполнение нового проекта, успех или неудача работы зависит от эффективности усилий по управлению проектом, и самый важный элемент – это управление расходами по проекту.

Управление проектом – это совокупность процессов, направленных на его успешное завершение, это подготовка, планирование, выполнение, контроль и подведение итогов. Всё должно соответствовать свои срокам.

Управление затратами включает в себя любое взаимодействие с бюджетом предприятия, направленное на выполнение заданий. Грамотный менеджмент включает в себя прогнозирование расходов, оценку и распределение ресурсов, контроль над выделенными средствами.

Основные цели управления расходами:

• Выполнение проекта в соответствии с критериями оценки, установленными заранее
• Мониторинг и документирование всех необходимых операций, платежей и корректировок
• Мероприятие по сокращению расходов

Эффективность усилий, приложенных для управления расходами, напрямую зависит от нескольких факторов:

• затраты по проекту
• бюджет
• смета проектных расходов
• программное обеспечение для управления

Что собой представляют затраты на проект?

В целом, это объем средств, необходимых для финансирования и завершения коммерческих операций.

Расходы по проекту включают в себя:

1. Прямые расходы – непосредственно связаны с проектом и необходимы для его завершения.
2. Косвенные расходы – не приводят к завершению проекта, но по-прежнему очень важны для компании или отдельных лиц, работающих над данным проектом. Сами по себе они являются частью расходов по отдельным проектам.

Прямые расходы уходят на:

• специалистов, работающих над проектом, т.е. сотрудников компании или внештатных подрядчиков
• оборудование, то есть инструменты, используемые сотрудниками для завершения проекта
• материалы, ресурсы, не относящиеся к предыдущему пункту, без которых выполнение определённых задач невозможно
• мероприятия по управлению, т.е. все задачи, направленные на завершение проекта до наступления дедлайна и в соответствии с конкретными требованиями
• инженерные задачи (при необходимости), на все исследования, проектные работы и установку оборудования
• транспортировку (при наличии). Это могут быть затраты на таможню, доставка готового продукта до потребителя и т.д.

Косвенные расходы уходят на:

• накладные расходы, а именно аренда служебных помещений, коммунальные услуги, страхование и общее офисное оборудование
• целевой годовой оклад, т.е. чистая прибыль, которую компания или отдельное лицо хотят получить, в дополнение к средствам, необходимым для покрытия накладных и других расходов

Цель управления расходами по проектам заключается в покрытии прямых и косвенных расходов и удержании их в рамках бюджета проекта.

Нужно ли программное обеспечение для управления проектами?

Главная статья расходов в управлении проектами – затраты на программное обеспечение.

Конечно, основная цель использования программного обеспечения для управления проектами – ускорить этот процесс и сделать его более понятным, чётким и экономически эффективным, чтобы в долгосрочной перспективе это привело к экономии средств.

Как рассчитать затраты на управление проектом?

Согласно исследованию PMI по управлению проектами, чем он больше, тем меньше, по сравнению с общей установленной стоимостью проекта, затраты на него.

Согласно их данным, расходы именно на управление проектом составляют от 7% до 11%. Вот, как проекты делятся на категории:

• Небольшие (5000000 рублей или меньше), расходы на управление составляют примерно 350000-550000 рублей.

• Средние – те, установленная стоимость которых находится в промежутке от 5000000 до 50000000 рублей, расходы на управление проектами составляют от 350000 до 55 000 000 рублей.

• Крупные – от 50 до 500 млн, затраты от3 500 000 до 55 000 000 рублей, соответственно.

Если к этому добавить поддержку управления проектом, общие затраты на управление проектом возрастут до 9-15%:

• Малые проекты – расходы на управление проектами составляют от 450 000 до 650 000 рублей.
• Средние – от 450 000 до 6 500 000 рублей.
• Крупные – от 4 500 000 до 65 000 000 рублей.

По сути, затраты на управление будут колебаться в пределах 7-15% от первоначальных затрат на проект, окончательная сумма зависит от выбранного программного обеспечения.

Что такое бюджет проекта?

Бюджет проекта – это общая сумма денежных средств, выделенных на выполнение проекта в течение определённого периода времени. Главный этап планирования бюджета – составление сметы, а её точность, в свою очередь, определяется качеством контроля расходов (оборудование, рабочие часы, материалы и др.).

Существует 4 основных типа управления бюджетом проекта:

1. Поэтапный метод предполагает отслеживание времени выполнения задач в рамках проекта и получение реалистичного представления о времени, которое потребуется на похожие задания в будущем.
2. Способ, основанный на деятельности – в нём учитывается, сколько проектов и за какую цену необходимо закончить в течение года, чтобы добиться «идеального дохода», и определяется индивидуальный бюджет для каждого проекта, рассчитываются затраты на него.
3. Методика, зависящая от ценности – элементы в статьи расходов нужно добавлять, ориентируясь на то, какой вклад они привносят в проект. Если задача важна для проекта, она добавляется в запланированный бюджет.
4. Бюджетирование с нуля – этот метод похож на предыдущий. Разница состоит только в том, что определённая статья расходов должна быть определена как необходимая на каждом этапе разработки проекта и для каждого нового периода в жизни бизнеса, а не только в самом начале разработки проекта.

Методы управления бюджетными расходами

Для того чтобы убедиться, что удаётся придерживаться бюджета и сокращать расходы, нужно:

• Обучать сотрудников эффективно управлять своим временем, предлагая эффективные советы и функциональные тайм-трекеры;
• Использовать современные технологии – помимо инструмента управления проектами, рекомендуется ввести в обиход другие бизнес-инструменты, чтобы помочь автоматизировать работу экономически выгодным способом;
• Применять аутсорсинг задач, то есть нанимать профессионала из компании, которая на этом специализируется для выполнения части необходимой работы, связанной с бизнесом в целом или конкретным проектом в частности;
• Сокращать накладные расходы – есть траты, так или иначе являющиеся страховкой, а вот от остальных лучше отказаться, так как цель может не оправдать средств. Например, большое количество вещей, направленных на улучшение внешнего вида офиса или другие дополнения, не являющиеся необходимыми для качественной работы.

Здесь, наверное, не нужно большое количество подробных разъяснений, управление затратами на проекты и описанные выше методы – очень важный элемент в экономии средств компании.

Что такое оценка стоимости проекта?

Это процесс прогнозирования количества и цены всех ресурсов, необходимых для завершения проекта. Учитывая, что оценка производится до завершения проекта (что означает, что она не может учитывать непредвиденные расходы и изменения), она зачастую является отправной точкой для составления бюджета проекта и управления расходами.

При оценке проекта:

• Будьте точны – не переоценивайте, но и не недооценивайте. Поставьте определённую планку ожиданий: чего хотите достичь, с какими ресурсами и за какое время.
• Будьте пунктуальны – наиболее важным элементом хорошей работы являются консультанты, работники, внештатные сотрудники, которые вносят большой вклад в общее дело и важно понимать, сколько времени на него уйдёт. По этой причине стоит всегда отслеживать время работы, чтобы получить точное количество часов, затраченных на разные типы проектов, и в будущем будет легче выстраивать ожидания по аналогичным заказам.
• Осознавайте рамки. Разные недоразумения часто являются причиной того, что проекты превышают бюджет. Это случается, когда руководитель недооценивает временные возможности, количество членов команды, и количество необходимых денежных ресурсов.

Различные специалисты подходят к процессу оценки по-разному, существует несколько видов оценки затрат в управлении проектом:

Виды затрат в области управления проектами

Экспертная оценка основана на предыдущих знаниях и опыте, она подходит для тех, кто сведущ, чтобы высказать своё мнение, которое сможет пойти на пользу.

Затраты на качество – оценка на основе средств, потраченных на устранение потенциальных сбоев и предотвращение негативных последствий. Этот тип оценки является несколько спекулятивным, но он помогает минимизировать потери и проанализировать, где можно сэкономить деньги.

Анализ предложений поставщиков – оценка, в основном используемая на публичных тендерах. Клиент сравнивает предложения от разных исполнителей и делает выбор. Этот метод требует угадать цены конкурентов и их особенности, чтобы выглядеть выгодно на их фоне.

Использование программного обеспечения для оценки проектов. Можно использовать специальные приложения или составлять таблицы, чтобы рассчитать окончательную стоимость проекта.

Анализ запасов – оценка, используемая для учёта потенциальных проектных рисков, и резервных ресурсов, которыми нужно запастись.

Трёхточечная оценка. Состоит из наиболее благоприятной (А), оптимистичной (В) и пессимистичной (С) оценок. Например, А= 3 000 000, B = 2 750 000, C = 4 000,000. Существует специальная формула, (B + 4A+C)/6, в этом примере получаем 3 125 000.

Оценка аналогов, основана на данных, собранных в рамках предыдущих аналогичных проектов. Этот метод не является очень точным, обычно он используется на ранних стадиях нового проекта и в сочетании с другим методом оценки.

Оценка по параметрам. Основа – статистическое моделирование. Такой метод похож на предыдущий, разница лишь в том, что использованные данные должны быть основаны на взаимосвязях между различными схожими проектами.

Восходящая оценка – оценка на основе ранее определенных рабочих пакетов. При оценке больших объёмов работ должно проводиться путём суммирования оценок, уже существующих для менее крупных составляющих данного проекта.

Как лучше всего оценивать проект

Вот пример оценки стоимости проекта, в котором учитываются траты специалистов, работающих над проектом, их почасовую ставку, нужные материалы, а также время, необходимое для выполнения конкретных задач:

1. Перечисляются все специалисты, которых нужно будет привлечь
2. Определяется плата за час работы каждого сотрудника
3. Составляется список все ресурсов, без которых процесс не начнётся (оборудование, материалы)
4. Оценивается, сколько времени понадобится для завершения проекта
5. На основании всех полученных данных рассчитывается окончательная сумма

Как всё это связано между собой?

Всё выше описанное нужно для обеспечения успешного управления расходами по проектам. Все затраты, в том числе, стоимость управления, программного обеспечения и покупка ресурсов в конце концов определяют бюджет.

А он, в свою очередь, влияет на решения, связанные с проектом.

Если общие затраты по проекту не превышают бюджета, можно сделать вывод, что управление затратами по проекту прошло успешно.