Нет никаких сомнений, что советы по производительности могут оказаться полезными для работы, проблема в том, что некоторых из них трудно придерживаться ежедневно.
Человек, старающийся следовать традиционным советам по продуктивности, может быстро сдаться, однако, проблема низкой производительности останется, так что придётся искать пути её решения.
Следующие 8 советов помогут побороть нежелание следовать продуктивным советам, даже человеку, который их не любит.
Содержание
Определите, важна ли задача
Люди часто говорят о том, как важно решать наиболее приоритетные задачи первым делом в начале рабочего дня, и часто упускают из виду то, что нужно определить, почему задачи таковыми являются.
Человек не будет достаточно замотивирован на работу, если не поймёт, почему задание, которое ему нужно сделать, является важным. Чтобы признать важность актуальных задач, в отношении каждой стремитесь понять цели, основные ценности, и результаты, которых бы хотелось достичь.
Например, если создание пяти статей для блога может увеличить продажи продукта, то это будет ответом на вопрос, почему задача «опубликовать 5 статей» имеет большое значение.
С другой стороны, ответ на 5 писем от людей, с которыми нет желания сотрудничать, не принесёт никакой выгоды, поэтому не стоит тратить на это много времени и усилий.
И, когда важность задачи станет понятна, нужно будет спросить себя, стоит ли прокрастинировать и откладывать последствия, с которыми придётся столкнуться, если работа не будет выполнена должным образом. Скорее всего, ответом станет «нет», в особенности это касается действий, способствующих успеху.
Перефразируйте свои цели
Наличие целей имеет большое значение для прогресса, однако если они неправильные, это может отбросить назад, а не помочь продвинуться вперёд. Некоторые из них могут быть слишком сложными или ограничивающими, так что иногда лучше изменить формулировку.
Например, если целью будет закончить проект к понедельнику, может случиться так, что день прошёл, но в задании нет никакого прогресса, так как:
- Появились дополнительные проблемы, которые увеличивающие время выполнение проекта на несколько часов
- Босс дал более приоритетное поручение
- Появились технические проблемы, например, с программой, в которой происходит работа над проектом
В конце концов, остаётся только разочарование от того, что не удалось достичь поставленной цели.
В качестве альтернативы, лучше всего выбрать цель, которая не будет выставлена с позиции «всё или ничего». Она может звучать как «работа над этим проектом», или более конкретная — «сделать значимый прогресс по этому проекту». Этот «значимый прогресс», можно определить, разбив его на несколько логичных этапов.
Поскольку слова «работа» и «прогресс» являются в данном случае не такими конкретными, как «закончить», легче будет поддерживать в себе боевой настрой даже при небольших неудачах. Таким образом, снизится количество стресса, а это, в свою очередь, поможет быть более продуктивным и, возможно, даже закончить проект быстрее.
В обоих случаях цель – выполнение каких-либо задач, но если требования не жёсткие и бескомпромиссные, уходит лишнее эмоциональное напряжение, а это облегчает путь к успеху.
Найдите подходящие для себя методики
Существуют десятки списков с указаниями, как повысить свою эффективность (смотрите так же нашу статью «Руководство по личной эффективности. Повысьте уровень продуктивности с помощью этих приемов и инструментов»), некоторые из них кажутся логичными и практичными, а другие, наоборот, слишком требовательными и неуместными. Не стоит пытаться использовать их все, даже если они популярны, выберете наиболее актуальные для себя.
Если человек заставляет себя просыпаться в 6 утра и заниматься медитацией, но чувствует, что такая практика его истощает, стоит прекратить это и давать себе чуть больше времени на сон, несмотря на обилие предписаний, которые гласят: «всегда вставайте рано утром».
Также, несмотря на мнение, что стоит составлять подробный список с перечислением всех ежедневных задач, но это может оказаться неподходящим способом из-за недостатка времени на составление огромного каждодневного расписания.
Даже если какая-то техника впечатляет, иногда лучше упростить её, чтобы она лучше соответствовала индивидуальным потребностям.
Желание использовать те или иные методики может исходить из восхищения ею, или из-за высокой оценки от других людей, но это не значит, что выполнять эти инструкции обязательно. Некоторые методы будут работать, а некоторые — нет, поэтому важно, экспериментировать, пробовать разные вещи, вносить коррективы и находить самое подходящее.
В конце концов, может обнаружиться, что человек работает лучше всего, если он:
- просыпается и ложится спать позже
- откладывает самый важный проект на вечер
- ведёт лишь упрощённые перечни дел, которые служат в качестве напоминаний и руководящих принципов;
Как только удастся найти подходящую комбинацию техник, следуйте им, пока они эффективны. Если подход больше не кажется правильным, возможно, следует изменить его. Нужно всегда быть гибким и готовым к корректировкам. Возможно, вам будет полезна наша статья: «Существует ли какой-нибудь способ для повышения личной эффективности?».
Можно даже пройти тест Типологии Майерс-Бриггс (the Myers-Briggs Type Indicator), чтобы узнать, какие методы производительности лучше всего подходят конкретной личности.
Ищите новые подходы к решению ежедневных задач
Вместо того, чтобы стараться больше успеть в рамках того же времени вы можете сделать решение, регулярно стоящих перед вами задач, интересным и захватывающим. Для этого нужно постоянно уделять время на поиски нестандартных и не типовых решений. Посоветуйтесь с коллегами, спросите в онлайн-сообществе в вашей профессиональной сфере, посетите онлайн-конференцию.
Взрастите в себе дух первопроходца и творца, чтобы каждое новое решение было в радость. Усовершенствуйте свои подходы в поиске решений. Изучайте методологии решения задач, такие как ТРИЗ. Уделите внимание изучению таких сфер знаний как булева алгебра, прикладная математика, логика, диалектика.
Помните, что «продуктивно» не означает «быстро»
Есть мнение, что весь смысл продуктивности заключается в завершении проекта в кратчайшие сроки. Но если невероятно быстрая работа вызывает стресс, важно помнить, что смысл продуктивности – это не скорость, и она не должна быть главной целью.
Когда человек отстаивает позицию, что производительность равна скорости, он:
- стремится к быстрой работе, и делает это своей главной целью
- не уделяет должного внимания потенциальным проблемам
- обычно не перепроверяет цифры или факты
- повышает возможность сдачи незавершённого проекта
- получает больше требований что-то исправить
В сущности, когда работник торопится, он может закончить быстрее, чем планировалось, но ошибки, на которые у него не было времени, скорее всего, отнимут большое количество времени, так как придётся исправлять всё много раз. В результате может получиться так, что на исправление недочётов уйдёт больше часов, чем на работу над основным заданием.
Лучшее решение – дать себе время сосредоточиться на каждом проекте, стремиться к качеству, а не к количеству, так как это окупится. Отслеживайте время, которое тратите на каждое задание в Trackify, и найдите оптимальное для каждого вида активности:
- Может быть, обнаружится, что нужно 2 часа на создание обложки для блога, или эскиза для видео-учебника
В таком случае, будет важно всегда давать себе по крайней мере 2 часа на работу такого типа. Тогда получится, что работа будет выполнена качественно и останется время на внесение возможных корректировок. Осознание, полученное на основе предыдущего опыта о том, что задание возможно выполнить за отведённое время, уменьшит количество стресса.
Отпустите тормоза
Тереза Гломб объясняет, как начать свой день максимально продуктивно. Для описания этого процесса она использует изображение автомобиля, припаркованного на спуске.
Чтобы этот метод работал, нужно задать себе вопрос: «Какие действия я должен предпринять, чтобы убедиться, что требуется только поднять ногу с педали тормоза, чтобы заставить автомобиль двигаться снова?» То есть, что нужно сделать, чтобы процесс работы пошёл как по маслу?
1. Это может быть очистка документов, а также компьютерных файлов и папок, связанных с предыдущим проектом, до начала работы над новым. После этого придёт чувство облегчения, после которого будет легко снова приняться за выполнение рабочих задач. Читайте так же статью «Как оставаться сосредоточенным при работе за компьютером».
2. Также способом «отпустить тормоза» может быть создание наброска с предложениями по проекту или любая другая письменная работа, которая будет выполнена перед более глубоким погружением в детали. После этого появится чёткое представление о том, что хочется увидеть в качестве результата, и работу удастся закончить на высшем уровне.
У каждого есть свой способ «отпустить тормоза», и лучше всего – найти подходящий для себя и ежедневно выполнять определённые действия.
Когда всё идёт не так, вспомните свои сильные стороны
Возможно, работа продвигается не так, как планировалось, но размышления об отсутствии прогресса изменить ситуацию не помогут. А вот мысли оптимистичный взгляд на вещи поможет сохранить боевой настрой.
У каждого есть свои уникальные сильные стороны, и когда человек сталкивается с проблемами в работе, ему следует о них помнить. Это может помочь преодолеть разного рода трудности.
Например, если команда, которая работает над проектом, начинает терять фокус прямо перед его сдачей, следует вспомнить сильные стороны каждого и использовать их:
Андрей — опытный лидер, отлично оценивающий лучшие стороны других людей — лучше всего, чтобы он делегировал задания и давал дополнительные разъяснения каждому члену команды, когда это необходимо
Максим — эффективный корректор — дайте ему задачу: просмотреть газету несколько раз, как только она будет закончена
Екатерина — творческий человек, решающий проблемы — пусть она обсудит проблемы и найдет решения
Как только члены команды начнут делать то, в чём они хороши, все будут работать с максимальной производительностью, и, проект, вероятно, будет закончен вовремя.
Находите время для себя
Большинство советов по продуктивности нацелены на то, чтобы помочь достичь большего за меньшее количество времени. В теории это значит закончить работу раньше, а освободившееся время потратить на себя. Но на практике, после задания, законченного раньше срока, тут же приходит другое, и свободного времени для отдыха не остаётся.
Имейте в виду, что не нужно посвящать всё сэкономленное работе.
Вместо этого, если удалось завершить дело раньше, наградите себя, например, короткой прогулкой или встречей с друзьями. Сделайте привлекательными способы стать более практичным, используйте их, чтобы перестать испытывать стресс, жить полноценной жизнью, а не для того, чтобы работать без остановки.
Например, есть приглашение на свадьбу, которая состоится через три месяца, но в то же время есть крайний срок для сдачи важного проекта примерно в то же время. Как идеально выполнить свою работу и чувствовать себя беззаботно на празднике?
Для достижения обеих целей, нужно подготовиться и оценить, сколько времени займет каждая задача в рамках проекта. Лучший способ качественно выполнить работу и иметь время и силы расслабиться на свадьбе, это оценивать время, которое уйдёт на проект, для этого хорошо подойдёт информация о том, сколько заняло выполнение схожей задачи в прошлом.
Опыт прошлых проектов поможет определить слабые и сильные стороны, представить, какие задания могут занять больше времени, чем планируется. Таким образом, хороший анализ проектов в прошлом поможет в настоящем и будущем.
Учет времени ведет к повышению производительности