Аналитический паралич — угроза продуктивности. Как с ним справиться?

Аналитический паралич подрывает продуктивность. В ведущих СМИ о нем почти не говорят. Считается, что чем больше вводных данных, тем более рациональное решение можно принять. Но на практике нас словно парализует, да так что мы уже готовы сдаться.

В этой статье мы поговорим о том, что такое аналитический паралич, разберемся, как он влияет на продуктивность, и расскажем, как не попасть в его ловушку.

Что такое аналитический паралич?

Обычно я впадаю в аналитический паралич, когда пытаюсь выбрать приложение для трекинга привычек.

Открываю магазин приложений и начинаю листать ленту. Все, что мне нужно, — это простое, интуитивное и приятное глазу приложение. Такое, в котором захочется каждый день отмечать выполненные задачи. Такое, которое позволит испытать чувство удовлетворения. Вроде Duolingo.

Наверняка такие есть, верно?

Вот только я принимаюсь анализировать каждую мельчайшую деталь. В итоге выбрать подходящее приложение так и не получается. Оказывается, в любом приложении можно найти минусы. В общем, приходится закрыть магазин приложений до лучших времен.

Бьюсь об заклад, и с вами такое случалось. Когда хотели купить что-нибудь из бытовой техники или компьютерный монитор, пытались решить, в каком банке открыть счет, в какой детсад отдать ребенка или куда пойти поужинать.

Как проявляется аналитический паралич?

В моем случае (в попытке найти подходящее приложение) ситуация всегда сводится к следующему:

• Выбираю приложение из результатов поиска
• Оцениваю интерфейс и возможности по скриншотам
• Читаю отзывы
• Перечитываю отзывы, но на этот раз только негативные

(мне ведь НУЖНО узнать, какие у этого приложения баги и недостатки)

• Принимаю решение вернуться к нему, если не найду ничего получше
• Листаю ленту в поисках следующего приложения
• И так по кругу

Спустя полчаса закрываю магазин. Разберусь с этим как-нибудь потом.

В аналитический паралич может впасть каждый

Барри Шварц в свое время выступил на TED Talks с потрясающим докладом об аналитическом параличе. Сам он называет его парадоксом выбора.

По утверждению Шварца, он возникает потому, что наша жизнь перенасыщена выбором. Сотни видов продуктов питания, одежды, электронных устройств, мест для отпуска… Когда вариантов так много, сложно выбрать всего один. Всегда будет ощущение, что какой выбор ни сделай, он все равно будет ошибочным.

В каких случаях возникает аналитический паралич?

Аналитический паралич возникает, когда нет уверенности в выборе. Если нужно разобраться с какой-то проблемой или задачей, конечно, хочется выбрать оптимальное решение. А поскольку решение имеет такое большое значение, увеличивается ответственность. И когда выбрать наилучшее решение не получается, остается только впасть в ступор.

Энн Лэнгли, профессор кафедры административных наук Университета Квебека в Монреале, написала любопытную статью об аналитическом параличе. Она проанализировала ряд компаний и ситуаций, в которых аналитический паралич оказал воздействие на разработку проектов. Таким ситуациям предшествовали определенные инициирующие факторы:

• Сбор дополнительных данных, с тем чтобы убедить руководство выбрать тот или иной путь.
• Внутренний конфликт, в ходе которого сторонники разных методов пытаются перетянуть на свою сторону остальных членов команды (Лэнгли приводит такой пример: кто-то один находит данные, создающие для другого препятствие; тот другой находит данные в противовес этому препятствию; и так до бесконечности).
• Вера в то, что определенный аспект проекта теперь гораздо важнее, чем был ранее.
• Слишком глубокие размышления, мешающие объективному анализу данных.

Лэнгли пришла к очень интересным и полезным выводам, но они охватывают целое предприятие. Аналитический паралич рассматривается на примере системы, где в процесс принятия решений вовлечено много людей.

Но что если речь идет об отдельно взятом человеке? Что происходит тогда?

Как аналитический паралич влияет на продуктивность

Как уже упоминалось, аналитический паралич практически лишает нас возможности принять решение. При этом ситуация может быть любой: предположим, нужно отсортировать рабочие письма, выбрать программу для выполнения определенной задачи или раздать членам команды задания.

Возникающий «блок» вынуждает нас отложить принятие важного (а может, и не очень) решения. А это ведет за собой:

• Истощение умственных сил
• Прокрастинацию
• Усиливающееся ощущение давления и безотлагательности, панику
• Чувство неадекватности
• Боязнь неудачи
• Снижение уверенности в себе

Это далеко не все примеры того, что сопутствует чрезмерному анализу вариантов выбора. Совершенно ясно, что в таких условиях просто невозможно быть продуктивным.

Несмотря на то, что аналитический паралич может проистекать из благих намерений (мы ведь просто хотели принять взвешенное решение), он невероятно истощает силы. И если с ним не справиться вовремя, то очень скоро он перерастет в изматывающий образ жизни.

Как избавиться от аналитического паралича

Советы, которые приводятся ниже, можно использовать, когда вы понимаете, что уже впали в аналитический паралич. Они не обеспечат долгосрочное решение проблемы, но помогут вам выкарабкаться в сложившейся ситуации.

Не забывайте, для чего нужен анализ

В своей статье, которая уже упоминалась выше, Лэнгли пишет, что сам по себе анализ не такая уж плохая штука. Он служит определенной цели. Но как только появляются такие факторы, как неуверенность, боязнь неудачи, разногласия в руководящем звене или нерешительность, он превращается в аналитический паралич.

Лэнгли также приводит ряд оснований для анализа, чтобы напомнить, зачем мы вообще его проводим. Чтобы не сбиться с маршрута, в будущем, непосредственно перед анализом, можно вернуться к этому списку и свериться с ним.

Итак, мы проводим анализ по следующим причинам:

1. Информация: чтобы избавиться от сомнений, нужно собрать больше информации. Данные помогают проанализировать задачу (проблему) и выбрать подходящий план действий или проверить имеющиеся предположения.
2. Коммуникация: с помощью анализа можно сообщить другим о своем выборе. Предположим, вы хотите объяснить своему руководителю, почему выбрали план A вместо плана B, или готовите отчет для заказчика.
3. Руководство и контроль: по словам Лэнгли, они проявляются в ситуации, когда руководители рабочих групп, управленцы или топ-менеджеры просят сотрудников выполнить анализ, для того чтобы принять важное решение. К примеру, им может понадобиться проверить базу пользователей по тому или иному параметру либо собрать данные по тому или иному аспекту рынка.
4. Символичный акт: вы можете решить собрать данные, если вам хочется выразить озабоченность. Предположим, вы не участвуете в выполнении задачи напрямую, но считаете, что курс, которого придерживаются остальные, принесет больше проблем, чем пользы. Поэтому чтобы проявить активную позицию и показать, что вам не все равно, вы решаете собрать дополнительные данные.

Все эти факторы — отличный ориентир, но Лэнгли также считает, что формальный анализ может оказаться пустой тратой времени. Так происходит, когда начинают обсуждать политические вопросы или используют анализ как отговорку или препятствие, чтобы специально кому-то помешать.

«Формальный анализ был бы не так сильно нужен, если бы люди могли сами исполнять свои решения и никому не приходилось бы никого ни в чем убеждать. На деле, чем больше полномочий по принятию стратегических решений люди, не доверяющие друг другу, делят между собой, тем большую ценность приобретает формальный анализ» (Энн Лэнгли).

Поэтому аналитический паралич может овладеть вами в ситуации, когда коллеги не доверяют друг другу и вынуждены предоставлять подтверждающие данные. Или в ситуации, когда вы недостаточно доверяете себе либо считаете, что ваши идеи и решения должны иметь под собой определенные основания, причем непременно в огромном количестве.

Начните вести учет времени: «С чего начать учет времени. 10 советов для новичков».

Одна голова хорошо, а две лучше

В большинстве случаев, когда анализ становится чрезмерным, никак не получается посмотреть на ситуацию со стороны и объективно оценить ее.

Чтобы выбраться из этой ямы, можно обратиться за помощью к коллеге, руководителю или тому, кому вы доверяете. Предоставьте им сжатые данные для анализа или попросите посоветовать, что делать при таком избытке информации. А может, им даже удастся провести небольшое исследование.

Ищите компромисс

Поиск компромисса — это попытка примирить конфликтующие стороны, у которых могут быть разные, но при этом одинаково состоятельные мнения. Он может понадобиться в ситуации, когда два сотрудника предлагают два способа решения задачи и каждый настаивает на своем, а руководителю нужно отыскать золотую середину.

На месте того, кто вынужден принять такое решение и найти компромисс между двумя разными подходами, можете оказаться и вы.

Если вы взвесили все «за» и «против», и оба метода (инструмента, подхода) кажутся подходящими, просто выберите один из них, а второй оставьте как запасной вариант.

Задайте себе четыре вопроса, перечисленные ниже.

Если ничего не сработает, придется вернуться к истокам. Но это не значит, что нужно бросить все наработки и начинать с чистого листа. Хотя, конечно, в такой ситуации никак не получится объективно оценить проблему.

Ваша задача — минимизировать ущерб, сберечь силы и перестроиться. Определить более подходящую линию поведения вам помогут эти четыре вопроса:

1. Насколько важно это решение?
2. Скажется ли мое решение на ком-то в ходе дальнейшей разработки проекта?
3. Обязательно ли принимать решение прямо сейчас? Можно ли хорошенько его обдумать?
4. Не создаст ли мое решение еще больше проблем? Как этого можно избежать?

В качестве примера представим ситуацию, когда срок выполнения задачи уже завтра. Вообразите себе студента, который понимает, что завтра за свой реферат он получит незачет. Он тут же начнет искать решение проблемы: попросит продлить срок сдачи или выдать дополнительное задание, чтобы восстановить потерянные баллы; подсчитает, сколько еще ему нужно баллов, чтобы повысить итоговую оценку и т. д.

Как избежать аналитического паралича

В этом разделе мы рассмотрим способы, которыми можно вооружиться, чтобы раз и навсегда избавиться от аналитического паралича. Легче предупредить ошибку, чем исправлять ее последствия, так что в этом разделе будет больше советов и рекомендаций, чем в предыдущем.

Поскольку аналитический паралич может вызвать неуверенность, стресс и психические расстройства, а также привести к карьерному кризису, то советы будут по большей части посвящены именно этим проблемам.

Учитесь распознавать аналитический паралич еще на подступе

Способность распознать аналитический паралич еще до того, как он покажет свою сущность, — лучшее оружие. По словам Кристал Рэйпоул, автора статей на сайте healthline.com, обычно, когда нужно принять решение, составляется перечень возможных вариантов (в уме, на бумаге, в компьютере), который затем сводится к минимуму.

Вот некоторые признаки подступающего аналитического паралича:

• Вы открываете пятую вкладку в браузере, потому что вам кажется, что предыдущих четырех источников информации недостаточно.
• Список «за» и «против» содержит больше 5–10 пунктов.
• На принятие незначительных решений уходит целый день, а то и больше.
• Вы размышляете над имеющимися данными в свободное время (зацикливаетесь на них).

Если вовремя поймаете себя на том, что жуете эту мысленную жвачку, сэкономите уйму времени. У вас появится возможность остановиться и пересмотреть свой следующий шаг, ведь чтобы получить еще одно мнение, положиться на интуицию или оценить важность решения, нужно потратить не один час.

Ограничьте свое рабочее время

Если говорить точнее, ограничьте время, которое тратите на поиски информации. Установите дедлайн — момент, когда остановитесь и примете решение. Если не проявить по отношению к себе такую строгость, то при каждой возможности будете искать новые данные и способы решения.

Вот как можно спланировать свое время:

• Примените метод тайм-блокинга (фокус на одной задаче в рамках одного временного блока).
• Разбейте свою работу по сбору информации на сегменты и ограничьте их короткими временными интервалами.
• Используйте приложение для тайм-блокинга.
• Собирайте информацию после того, как выполнили наиболее важные задачи.

Поиск информации изнуряет; энергии на более важные дела почти не остается.

А если вы определите, когда и как долго будете заниматься поиском, то сбережете силы и приучите себя тратить меньше времени на обдумывание вариантов.

Практикуйтесь на менее важных решениях

Если ваша основная проблема — нерешительность, вам может помочь навык принятия быстрых решений в менее напряженных ситуациях. Как вариант, отработку этого навыка можно превратить в игру.

Попробуйте, например, выбрать фильм в онлайн-кинотеатре не по отзывам, а по превью. Или положите в корзину сервиса доставки блюдо, которое раньше никогда не пробовали, не изучая ингредиенты (если только у вас нет аллергии). Или пройдитесь по своему району, но по необычному маршруту: просто идите куда глаза глядят.

Эти предложения могут показаться авантюрными, но на деле они совершенно безобидны и призваны показать, что от ваших решений мир не рухнет. Вы наверняка справитесь, если вам попадется не ахти какое блюдо или вы окажетесь на шумном бульваре. Позвольте себе привыкнуть к мысли о том, что просчитать все заранее невозможно и в этом нет ничего страшного.

Ограничьте свои ресурсы

В некоторых случаях поиск надежного источника информации тоже может инициировать аналитический паралич. В сети огромное количество веб-сайтов. Не успеешь оглянуться, как в браузере уже открыто 10 вкладок и их число продолжает увеличиваться. Нужно ведь проверить, надежный ли попался источник.

Найдите время на то, чтобы составить список авторитетных веб-сайтов, которым доверяете. Попросите коллег посоветовать источники. Добавьте их в закладки и отсортируйте, чтобы они всегда были под рукой. Теперь, когда начнете работу над новой задачей или проектом, то потратите меньше времени на размышления о том, заслуживает ли информация доверия.

Оцените решения по значимости

Если все решения кажутся вам одинаково важными, дайте им оценку по определенной шкале. Так вы поймете, какие решения требуют времени и анализа, а какие можно принять быстро. Берегите свои силы.

Составьте на день список всего, что нужно сделать (на работе или дома либо общий список), а затем оцените задачи по шкале от 1 до 5. На задачи, получившие меньше баллов, должно уйти не больше 1–2 минут, а на задачи, получившие больше баллов, можно будет потратить день или больше.

Скорее всего, далеко не все задачи получат 5 баллов.

Сопоставьте решения с целями

Предположим, вы создаете веб-сайт. Вам нужно решить, какая структура главной страницы лучше.

Можно бесконечно возиться с настройками, делать скриншоты разделов, консультироваться с друзьями, родными, Vkontakte, а можно сразу запустить сайт и корректировать мелочи по ходу дела. Все зависит от того, что требуется:

1. Запустить веб-сайт как можно быстрее;
2. Впечатлить заказчиков, которые хотят ознакомиться с вашим портфолио.

Всегда держите цели в голове. Если нужно собрать впечатляющее портфолио, конечно, придется потратить время и ресурсы (смотрите так же «Правильное распределение ресурсов»). Но если клиентской базы у вас нет, а начать хочется как можно быстрее, нет смысла тянуть.

Спокойно воспринимайте неуверенность

Нужно привыкнуть к мысли о том, что все предугадать невозможно. Если у вас есть 10 вариантов выбора, то у каждого из них может быть несколько исходов, и к этому вроде как нужно бы подготовиться заранее. Но это не только невозможно, но и изматывает. К тому же, это пустая трата времени.

Как можно реже спрашивайте себя «А что если…» Как только отказались от какого-то варианта, отложите его в сторону. Сосредоточьтесь на оставшихся вариантах.

Запомните: какой бы путь вы ни выбрали, успех не гарантирован. Вы можете сделать все от вас зависящее только в определенный момент времени.

Поработайте над своей уверенностью

Как уже упоминалось, аналитический паралич может быть причиной (а иногда и результатом) низкой самооценки. Если вам кажется, что ваши идеи не выдерживают критики, что ваше мнение несостоятельно или кто-то более убедителен, чем вы, единственный способ обосновать свою позицию — это сбор данных.

Чтобы избежать этого триггера, который может спровоцировать аналитический паралич, поработайте над уверенностью в себе. Существует несколько способов борьбы с прокрастинацией, которые усиливают веру в себя и собственный выбор. Поверьте в то, что справитесь с любыми последствиями ошибочного выбора, и постепенно вам будет все легче принимать трудные решения, не предаваясь чрезмерным размышлениям.

Девять способов, позволяющих избежать аналитического паралича, от Стейси Барр

Стейси Барр, специалист по оценке эффективности, подготовила прекрасное руководство, посвященное тому, как избежать аналитического паралича. Она советует разбить процесс на девять этапов, чтобы не попасть в порочный круг бесконечного поиска вариантов:

• Сформулируйте вопрос

Точно и четко сформулируйте вопрос. Запишите его. В море информации основной вопрос часто забывается. А если вы будете держать его перед глазами, усилия станут целенаправленными.

• Какого рода ответ вы ищете? (это поможет при выборе способа исследования)

Отвечая на этот вопрос, вы сможете определить, что именно нужно делать. Вы что-то сравниваете между собой? Или готовите перечень всех возможных способов решения задачи? Подумайте, какую форму должен принять ответ. Так вы сможете сократить количество источников информации.

• Какого рода анализ вы будете проводить?

Какую нужно провести процедуру, чтобы получить ответ в желаемой форме? Вам понадобится сводный обзор? Подробный отчет? Может, придется выполнить прогнозный анализ?

• Какого рода данные вам нужны?

Например: количество часов, потраченных на проект; показатели эффективности; диапазоны значений и пр. Это поможет вам заранее подумать над формой представления данных.

• Соберите данные
• Отсортируйте и проверьте данные

Данные, собранные на предыдущем этапе, носили общий характер и не были детализированы. Теперь, когда у вас на руках все необходимые ресурсы, можно приступать к детальному выявлению недочетов. Но не поддавайтесь соблазну вернуться к этапу 5. С ним уже покончено. Вам нужно двигаться вперед.

• Перейдите к анализу

Выполните анализ на основе выбранных критериев.

• Интерпретируйте результаты

Кратко сформулируйте или поясните выводы. Убедитесь, что все будет понятно не только вам, но и тем, кому вы предоставите эту информацию.

• Дайте ответ на вопрос

Подход Барр имеет огромное значение для формального анализа на предприятии. Впрочем, если его слегка модифицировать, то отдельные этапы можно адаптировать к неформальному анализу (например, при выборе платформы управления проектами).

Заключение

Аналитический паралич — это реальная проблема. Он является одной из основных причин прокрастинации. На продуктивность влияет не только время, потраченное на поиски и исследования, но и то, что умственные силы истощаются, а уверенность в себе стремительно уменьшается. Существуют разные способы выхода из цикла бесконечных размышлений, но лучший способ борьбы с этим явлением — это быть более внимательным и осознанным: пользоваться определенными приемами в ходе поиска, ограничивать свое время, спокойно воспринимать неуверенность, повышать уверенность в себе. И это далеко не полный перечень.

Поскольку аналитический паралич могут спровоцировать разные факторы, то и решения будут различаться. Постарайтесь разобраться, с какими инициирующими факторами вы сталкиваетесь чаще всего, и вы значительно продвинетесь на пути к скорейшему восстановлению.