Что такое гибкий график работы? Краткое руководство

25 сентября 1926 года Ford Motor Company приняла принципиально новое решение о введении графика работы с 9 до 5 часов 40 часов в неделю без каких-либо изменений в заработной плате. Почти сто лет спустя многие считают такой тип рабочего дня устаревшим, в то время как популярность гибкого расписания растёт с каждым днём.

Что такое гибкий график и почему он так привлекателен для многих людей? В этой статье будет рассказано о преимуществах и недостатках данного метода работы и о том, на что следует обратить внимание, если есть желание внедрить его в свою компанию.

Что такое гибкий график?

По данным Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, гибкий график (или гибкий режим работы) — это особый случай режима труда, при котором происходит суммирование отработанного времени. Время начала и окончания рабочего дня являются изменяемыми, а количество рабочих часов в день/неделю — фиксированными. Сотрудники, работающие при обычном графике, обычно приходят к 9:00, а для работника с гибким графиком, день может начинаться (и заканчиваться), когда угодно.

Однако часто существует «основной период», когда все работники должны быть на месте. Это создает хороший баланс между совместной и самостоятельной работой.

Например, если основное время приходится на промежуток с 11 до 15 часов, исполнитель может прийти в офис в любой момент с 8 до 11, главное – находится на рабочем месте в обозначенный период.

Каждая компания ведёт свою политику рабочего графика. Гибкий может оказаться неподходящим для клиентов или сотрудников, всё зависит от их потребностей и характера работы.

Сотрудники, которые могут и зачастую придерживаются приспосабливающегося графика, это фрилансеры, работники, занятые неполный день, удалённые наёмники, бюджетники (здравоохранение, образование и т.д.) и представители творческих профессий.

Формы гибкого рабочего графика

Это некоторые из наиболее распространённых видов:

• Неполный рабочий день: обычно 20-30 часов в неделю.
• Распределение рабочих мест: соглашение, в соответствии с которым два сотрудника, занятые неполный рабочий день, делят рабочую нагрузку, пособия и рабочие часы одного сотрудника, занятого полный рабочий день.

• Удалённый: работа из дома или любого другого места, которое не является традиционным местом работы.
• Сжатые часы работы: полный рабочий день в течение меньшего числа дней.
• Гибкий график.

Расписание при гибком графике также может быть разным. Это может быть:

• Фиксированный график с индивидуальными часами начала и окончания (например, с 8:00 до 16:00),
• График с индивидуальными часами начала и окончания работы, которые варьируются ежедневно (например, работа с 9 до 17 с понедельника по среду и 11 до 19 в четверг и пятницу),
• Смена, разбитая на две части, например, с 8:00 – 13:00, перерыв в 3 часа, а потом 16:00-19:00.

При обдумывании возможности ввести такую модель у себя на рабочем месте, нужно принять во внимание следующие плюсы и минусы.

Преимущества гибкого графика

Это наиболее заметные преимущества гибкого графика работы.

Повышает уровень удовлетворённости работой

Самый большой плюс – положительные эмоции работников, и, согласно исследованию Staples Advantage, «63% самых счастливых сотрудников говорят, что их деятельность дистанционная, с гибким графиком, или два в одном.»

Аналогичный вывод можно сделать из статьи в Forbes: «Исследования (наши собственные и других источников) доказывают, что наёмные рабочие более здоровы, испытывают меньше стресса, более продуктивны и активны, когда они сами принимают решение о том, как, где и когда они работают. Один из способов организовать это – обратить своё внимание на индивидуальный стиль работы.»

Повышает производительность

Самостоятельный выбор рабочих часов является идеальной возможностью выполнять свои обязанности в соответствии с циркадным ритмом. Для многих людей периоды повышенной активности и бодрствования наступают поздним утром и поздним вечером, в то время как уровень энергии ниже в начале дня.

Так быть не должно, у некоторых пик продуктивности – раннее утро или поздняя ночь. Гибкий график позволяет работать во время наибольшей эффективности, что повышает производительность. Читайте так же «Руководство по личной эффективности. Повысьте уровень продуктивности с помощью этих приемов и инструментов».

Даёт больше свободы

В таком случае больше времени получается уделять важным вещам, не связанным с работой. Также необязательно жертвовать своей личной жизнью ради карьеры.

Помогает избегать пиковых часов

Если нужно поехать на работу, сделать это будет удобнее работнику, выбравшему гибкий график, так как это позволяет подстроить свой выход из дома раньше или позже, чтобы не попасть в огромные пробки из людей в графике с 9 до 5.

Это актуально для родителей

Утренние сборы на работу могут быть суетливы при наличии детей. Гибкий график делает жизнь проще. Появляется возможность помочь детям собраться, приготовить для них завтрак или отвезти в школу, не торопясь и не задумываясь о том, каковы шансы вовремя оказаться в офисе.

Кроме того, станет легче забирать детей из школы, посещать их соревнования и работать из дома, ухаживая за больными малышами.

Уменьшение количества прогулов

Гибкий график может снизить число прогулов, ведь сотрудники будут реже опаздывать на работу или сообщать о своей болезни. Он также позволит им выполнить все дела по дому, запланированные на день, продолжая работать то же самое количество часов.

Повышенная рентабельность

Гибкий график позволит сэкономить деньги разнообразными способами, начиная с меньшей траты на электричество и заканчивая уменьшением затрат на канцелярию. Так как на работу приходит меньше людей, можно арендовать офис и поменьше.

Более того, повышенная удовлетворённость работой (о чём было сказано ранее) увеличивает уровень удержания сотрудников.

Недостатки гибкого графика

Существуют, однако, и минусы.

Для некоторых людей время проведённое наедине с собой и возможность поработать, когда никто не отвлекает – просто рай на земле, для других же это чувство изолированности, вызывающее негативные эмоции и отрицательно сказывающееся на здоровье.

Могут возникнуть сложности при планировании деловых встреч

Довольно затруднительным может оказаться назначение общего собрания. Расписание у всех разное и, если на обсуждении какого-либо вопроса нужен весь коллектив, задача подобрать подходящее для всех время может оказаться почти невозможной.

Сложнее следить за отработанными часами

При таком большом количестве разнообразных графиков, руководству может быть тяжело отслеживать сверхурочные часы каждого сотрудника. И когда настанет время выплаты за дополнительные часы, всё это может обернуться проблемой.

Чтобы избежать этого воспользуйтесь советами, описанными в статье «С чего начать учет времени. 10 советов для новичков».

Баланс работы и личного времени при гибком графике

Что насчёт баланса в жизни человека, работающего ненормированный рабочий день? Он может быть и даже очень хорошим, а может отсутствовать, всё зависит от обстоятельств. Поэтому данную тему стоит разобрать отдельно.

С одной стороны, существует возможность выбирать желаемое количество часов для создания подходящего графика. Работа встраивается в привычный образ жизни и та не проходит мимо. Это положительно влияет на здоровье, так как сильно снижает уровень стресса.

С другой стороны, может оказаться так, что множество важных сообщений будет приходить до и после рабочего времени. Из-за того, что все работают в разное время, постоянно что-то может произойти. Приходится иметь дело с «режимом постоянной готовности», что часто приводит к выгоранию.

Работая с гибким графиком, старайтесь делать это только в положенное время, а не на протяжении всего дня. Довольно легко увязнуть в работе, поэтому важно сохранять баланс.

Советы по переходу на гибкий график

Плюсы перевесили минусы и появилось желание привнести гибкий график в свою бизнес-модель? Если так, то следующие советы помогут совершить этот переход наиболее гладко.

Поддерживайте эффективную коммуникацию

При смене типа занятости следует принимать во внимание проблемы и вопросы каждого подчинённого.

Но не останавливайтесь на этом. Более того, имея виртуальный, постоянный и открытый коллектив нужно вывести его на новый уровень. В книге профессоров Брум, Катлип и Сентер «Эффективные связи с общественностью» были определены семь столпов правильной коммуникации:

• Полнота,
• Лаконичность,
• Внимание,
• Конкретность,
• Вежливость,
• Ясность,
• Достоверность.

Читайте подробнее в статье «Как сделать совещания более продуктивными».

Отслеживайте рабочее время

Чтобы иметь хорошее представление о графиках каждого сотрудника и количестве отработанных часов, лучше всего использовать приложение для отслеживания времени, например, Trackify. Это займёт всего лишь несколько минут в день, зато позволит избежать любой путаницы и недопонимания. Отслеживая время, легко убедиться, что расчётные листы максимально точны и никто не получает больше или меньше нужного.

Включите правила о работе при гибком графике в руководства сотрудников

Информация о том, как работать с гибким графиком должна быть предельно ясна, каждому известна данная концепция и всё, что с ней связано. Данную статью можно отправить подчинённым, чтобы познакомить с таким типом занятости. И всё же, хорошей идеей будет создать связанные с уже существующими, конкретные правила по работе и включить их в учебные пособия.
Подобные правила должны включать:

• Причины и цели использования гибкого графика,
• Различные его виды,
• Требования к сотруднику, желающему перейти на такой тип занятости,
• Инструкции по тому, как график в компании будет работать: могут ли сотрудники выбирать количество рабочих часов и место работы день в день или же они должны заявлять об этом заранее?

В заключении

Так как миллениалы и поколение Z больше всего ценят свободу и возможность контролировать собственное время, гибкий график обладает большим потенциалом свергнуть классический 5/2. Подобное изменение не несёт негативной окраски: гибкий график повышает удовлетворённость работой, даёт больше свободы действий, повышает продуктивность и является более рентабельным.

Что вы думаете о гибком графике работы? Что вы предпочитаете, данный или классический тип занятости? Как вам удаётся наиболее эффективно использовать этот график?