Более двадцати полезных советов по тайм-менеджменту для фрилансеров

Работа фрилансеров наполнена множеством трудностей. Поскольку им приходится выполнять ту работу, которую в компаниях обычно выполняют специально отведенные для этого люди, например,

• Управление бизнесом;
• Распределение рабочей нагрузки;
• Составление расписаний;
• Регулярное общение и сотрудничество с клиентами.

Также им приходится решать и свои проблемы:

• Избегать домашних отвлекающих факторов;
• Сделать из дома маленький офис.

Все эти пункты обязательно должны быть соблюдены. Тогда и только тогда вы сможете грамотно распоряжаться своим временем и оставаться продуктивным. Ваша работа вам будет нравиться все больше и больше, так как вы будете ощущать на себе свой же контроль. Я составила для вас, фрилансеров, небольшое руководство, которое поможет вам добиться нового уровня личной эффективности.

Приложения для контроля времени для фрилансеров

Если вы являетесь фрилансером, значит вы являетесь и начальником, и работником, и бухгалтером, и менеджером самому себе.

Что вы делаете?

• Сами выбираете себе проекты, над которыми будете работать;
• Сами подсчитываете свои доходы;
• Сами рассылаете счета своим клиентам.

Если это доставляет вам ряд трудностей, существует множество приложений для того, чтобы автоматизировать эти относительно сложные для вас процессы.

Trackify — тайм-трекер

Вы можете обратиться к приложению Trackify, если вы хотите точно рассчитать свой заработок, установить почасовую ставку, воспроизводить тайм-трекинг и заполнить табель учета времени. Эта программа является доступной и бесплатной для всех. Вам нужно будет создавать проекты в рамках приложения, внутри этих проектов нужно создавать задачи. Вы можете добавлять клиентов, теги их имен и сроки выполнения заданий. Как только вы начнете отслеживать время на какую-либо деятельность, обязательно свяжите ее с нужным проектом, задачей и тегом, а также отметьте ее как оплачиваемую, чтобы система смогла рассчитать ваш заработок по нужным параметрам.

Как только вы заканчиваете тайм-трекинг, перейдите в раздел «Отчеты» и посмотрите сколько чистых часов вы проработали и сколько в итоге заработали денег.

Обустройство рабочего места

Да, фрилансеры работают далеко от типичных офисов, но это не значит, что они не должны выделить для себя «рабочий» уголок».

Обстановка

Да, я соглашусь, что многие из вас, возможно, хотят работать, не вставая с постели. В конце концов очень удобно, комфортно и уютно. Но знали ли вы, что это очень вредно? Работа прямо в постели ухудшает качество сна, потому что вы подсознательно перестаете воспринимать свою кровать как место для отдыха. А если вы хотите быть продуктивным, без отдыха никак.

Самый лучший вариант комнаты – без телевизора и с хорошим интернет-подключением. Вам также понадобится хороший прочный стол и удобный стул. Обратите внимание, в последнее время стало модным работать стоя, посредством больших столов. Этот вариант можно сразу отмести. Имейте в виду, что такие столы могут навредить не только вашей продуктивности, но и здоровью. Лучше использовать обычные столы с ящиками, куда вы можете сложить все важные рабочие материалы, чтобы они всегда были под рукой.

Если вы живете в однокомнатной квартире, у вас обязательно должен быть хоть какой-то уголок для работы. Ну стол и стул, понятное дело, будут поменьше. Вам также нужно будет купить наушники, чтобы отгородиться от посторонних шумов и телевизора, особенно, если вы живете не один.

Обои и растения

Цвета в вашем рабочем пространстве оказывают огромнейшее влияние на вашу продуктивность. Одно из исследований, проведенное NASA, показало, что лучший цвет для рабочего места – сине-зеленый, поскольку он положительно влияет на настроение сотрудников.

Также будет очень хорошо, если вы добавите в свое рабочее пространство немного комнатных растений. Благодаря зеленой растительности сотрудники чувствуют некий комфорт и уют, что в свою очередь повышает их производительность. Попробуйте.

Освещение

Обратите особое внимание на освещение в вашей рабочей зоне:

• Обеспечьте как можно больше естественного освещения. Было научно доказано, что естественный свет улучшает качество сна и вообще жизнедеятельность человека. Если у вас нет возможности предоставить себе достаточное естественное освещение, можете смело пробовать светодиодные лампы.
• Вам также понадобится специальное освещение вечером. Можно использовать обычную лампу. Но светодиодная тут уже не подойдет, поскольку ее свет больше походит на естественный. Вы можете нарушить свой режим сна. Выбирая тип освещения, имейте в виду, что, согласно исследованиям, холодный свет лучше всего повышает бдительность; он также снижает утомляемость.

Место для отдыха

Если под свое рабочее место вы выделили целую комнату (не угол), вы можете также выбрать себе место, где вы будете отдыхать во время перерывов. Это может быть удобный диван или кресло у окна. Вы автоматически будете ассоциировать это место с отдыхом, и вам будет приятно осознавать, что не все в этой комнате связано с вашей работой.

Если вы, к примеру, почувствуете, что работы становится слишком много, но при этом вы понимаете, что не должны отвлекаться на длительный перерыв, просто опуститесь в кресло или на диван. Там вы можете посидеть спокойно минуту-другую. Или помедитировать, а затем с новыми силами и свежей головой вернуться к работе.

Отвлекающие факторы

Отвлекающие факторы представляют собой большую угрозу для продуктивности фрилансеров. А вот штатные сотрудники не сталкиваются с этой проблемой, поскольку у них царит традиционная строгая офисная обстановка.

Как предотвратить эту проблему?

Телефон, социальные сети, Интернет

Когда вас окружают коллеги, вы практически не прокрастинируете, отвлекаясь на интернет или телефон, поскольку само присутствие коллег заставляет вас лучше осознавать, где вы, и что вы делаете. Но фрилансеры обычно работают в одиночку, поэтому они сами отвечают за свою прокрастинацию, да и отчитываются они так сказать только перед собой.

Лучше выключить телефон или просто убрать его куда-нибудь подальше, чтобы у вас не было возможности бесконечно брать его в руки.

А что касается социальных сетей, то вы можете использовать специальные программы для блокировки сайтов на некоторое время. Их можно использовать как для отдельно взятых сайтов, так и для браузеров в целом. Например, если вы являетесь пользователем Mac, вы можете попробовать программу SelfControl.

Также вы можете воспользоваться программой FocusMate. Она поможет вам сделать вашу работу более ответственной. Для вас будет подобран случайный партнер, которому вы должны будете объяснить свою задачу на день, а затем просто над ней работать. Во-первых, вы будете чувствовать себя как в офисе, а во-вторых, в «присутствии» другого человека вы точно не будете откладывать работу на потом.

Шумы на заднем плане

В плане шумной обстановки фрилансерам, конечно, не везет больше, чем штатным сотрудникам. Ведь они работают дома. Их могут отвлекать члены семьи, телевизор или домашние животные. Ведь все это является частью их повседневной жизни. Для того чтобы случайные разговоры с членами вашей семьи или домашние животные вас не отвлекали, вам придется ввести кое-какие правила.

Вообще самое лучшее решение – работать в отдельном изолированном помещении. Если вам такой вариант не подходит, попросите членов своей семьи вести себя так, будто вас нет дома в прямом смысле этого слова. Наденьте наушники, тогда окружающие точно поймут, что вы не хотите, чтобы вас беспокоили.

Выберете подходящую для работы музыку и приступайте к выполнению заданий. Но какую же музыку выбрать, спросите вы. Вот некоторые положения о наиболее подходящих для работы видов музыки:

• Саундтреки к играм. Цель таких мелодий – погрузить вас как бы в игру. Поэтому прослушивание такого рода музыки поможет вам целиком и полностью погрузиться в работу. Есть несколько онлайн-радиостанций, которые играют только саундтреки из игр. Можете попробовать, к примеру, VGM-радио.
• Инструменталы каких-нибудь песен. Минусовка в сто раз лучше, чем музыка с текстом. Поскольку текст может отвлечь ваше внимание от работы. На YouTube можно найти много длинных инструментальных произведений, к примеру, вот это. Или же вы можете послушать классическую музыку, например, Моцарта. Его музыка, кстати, повышает уровень продуктивности человека (эффект Моцарта).
• Генераторы окружающего шума. Если вдруг вы поняли, что вам легче сосредоточиться, слушая естественные шумы, попробуете использовать генератор окружающего шума. Есть множество приложений, где собрана коллекция естественных и приятных звуков. К примеру, самые популярные звуки – треск огня, журчание ручья, ветер, разговоры в кафе и т.д. Просто выберете то, что подходит именно вам. Если вы любите шум дождя, можете попробовать приложение Rainy Scope.

Распорядок дня

Еще один хороший способ спланировать свою рабочую нагрузку – это создание и соблюдение распорядка дня. Так вы будете меньше стрессовать из-за сроков и дедлайнов.

Перед началом нового рабочего дня

1. Во-первых, накануне вечером, определитесь с задачами, которые вам нужно решить завтра;
2. Расставьте их по степени важности и срочности (это нужно, чтобы самое серьезное задание выполнить в первую очередь. Этот метод называется «Съешь лягушку»);
3. Составьте почасовое расписание на день;
4. Оставьте в своем расписании немного свободного времени для неожиданных поручений и заданий;
5. Заранее определите, что вы будете есть в перерывах, чтобы не тратить время на обдумывание этого вопроса;
6. Ложитесь спать пораньше. Ваш сон должен длиться не менее 7-8 часов.

Собственно рабочий день

7. Просыпайтесь рано. Утренней частью дня можно здорово воспользоваться. Если ваш пик продуктивности приходится именно на утро, вы можете выполнить все важные и срочные задачи. Тогда остаток рабочего дня не будет казаться слишком сложным и напряженным.
8. Прежде чем приступить к работе, обязательно позавтракайте.
9. Сосредоточьтесь на самой важной задаче дня.
10. Оставьте ваши менее продуктивные часы для выполнения мелких поручений, менее важных заданий, общения с клиентами или работы с электронной почтой.
11. Определите время официального завершения рабочего дня — вы можете придерживаться распорядка с 9 до 5, если хотите, а если нет, можете к этому вопросу подойти более гибко.

Вы можете работать следующим образом: сначала с 10 утра до 2 часов дня, а затем с 4 до 8 вечера. Вы можете построить свой график так, как удобно вам.

Помимо этого

12. Регулярно делайте перерывы. Они помогут вам избежать эмоционального выгорания и более продуктивно использовать свое время;
13. Не забывайте кушать. Обязательно выделите в своем календаре время на завтрак, обед и ужин;
14. Оставляйте время для общения с друзьями и семьей, а также для своих хобби и развлечений. Да, график фрилансера – гибкий, как ни у кого другого, но это не значит, что он должен работать больше, чем среднестатистический офисный сотрудник. У вас также должны быть выходные и праздники.

Управляйте своей рабочей нагрузкой

Объем работы фрилансера может быть огромным. Следовательно, и посчитать стоимость работы тоже зачастую может вызвать затруднения. Поскольку у вас нет ни бухгалтера, ни какого-либо другого специалиста, который мог бы сделать это за вас.

Самый лучший и быстрый способ справиться с этой проблемой – это использование приложений для повышения продуктивности. Их очень много. Например:

Todoist

Todoist — это отличное приложение для управления проектами. Оно поможет вам создавать и управлять списками дел. Вы будете чувствовать себя более уверенно в отношении своей рабочей нагрузки. Вы сможете определять свои задачи, устанавливать сроки и напоминания, а также добавлять комментарии к пунктам. Ваш рабочий день будет отлично структурирован и упорядочен.

Trello

Trello также является приложением для управления проектами. Благодаря ему вы сможете отслеживать ход выполнения задач, перемещая их по настраиваемым столбцам. Вы можете создавать новые доски для каждого проекта и разбирать проект на задачи, распределяя каждую из них на карточку — затем вы можете, например, добавить столбцы «Задачи», «В работе» и «Выполнено» и перемещать свои дела по ним, чтобы отслеживать свою работу.

Сервисы Google

Сервисы Google включают Gmail, Google docs, Google keep, и т.д. Каждая из этих программ имеет свой уникальный функционал, который поможет вам автоматизировать вашу работу.

С помощью Gmail вы можете управлять своей электронной перепиской.

Благодаря Google Calendar почасовое расписание у вас всегда будет под рукой.

С документами вы можете работать в Google Docs, а затем с различных устройств получать к ним доступ.

Google позволяет делать заметки и устанавливать напоминания для действий, связанных с работой.

Trackify

Trackify — это бесплатная программа для учета времени. Благодаря ей вы сможете воспроизводить тайм-трекинг и видеть, насколько продуктивно вы работаете над своими задачами. Часто ли отвлекаетесь или откладываете дела на потом.

Вы также можете интегрировать расширение Trackify Chrome со 100+ различными приложениями для управления проектами (включая Trello и Todoist), приложениями для разработки (Jira, Github…), другими программами для повышения уровня продуктивности (Evernote, Google apps…) а также бизнес-приложениями (Zendesk, Salesforce…). Вы действительно сможете отслеживать время, которое тратите на свои дела, чтобы в значительной степени оптимизировать свой бизнес.

Например, если вы работаете над пунктом из списка дел в Todoist, вы можете включить таймер Trackify прямо из Todoist и отслеживать время, необходимое для завершения этого пункта.

Общение и сотрудничество с клиентами

Фрилансеры должны сами созваниваться или списываться с клиентами, чтобы договариваться с ними об условиях контракта и определять сроки. В общем просто общаться и сотрудничать с ними.

Дедлайны

Установление сроков может оказаться непростой задачей, поскольку очень важно учитывать не только пожелания клиента, но и свои собственные возможности. Если вы торопитесь с выполнением задания, вы рискуете получить некачественный результат и потерять клиента.

Поэтому вам нужно сначала определить, когда примерно проект точно уже будет готов. Так вы избавите себя от стресса и будете более спокойным в ходе работы. А результат в свою очередь может получиться очень качественным.

Общение с клиентами

Сохранять хорошие отношения с клиентами – очень важно. Для этого, как правило, необходимо поддерживать хорошую и надежную связь. По идее фрилансеры общаются с клиентами по электронной почте. А учитывая, что люди тратят на нее много времени без особой на то необходимости, вам придется разработать стратегию работы с электронной почтой, чтобы отвечать на сообщения быстро и продуктивно. Для этого вы можете воспользоваться приложением KeyRocket. Оно поможет вам автоматизировать управление входящими сообщениями с помощью сочетаний горячих клавиш.

О важности говорить «Нет»

Не все проекты в мире так важны, выгодны или просто выполнимы. Поэтому важно понять, что говорить: «Нет» иногда очень даже необходимо. Необязательно это делать всегда. Можно отказывать клиенту, когда вы чувствуете, что не успеваете завершить текущий проект или чувствуете, что у вас нет времени на новый.

Как говорил Стив Джобс: «Не говорить «Да», а говорить «Нет». Вы не сможете сосредоточиться на самом важном проекте, когда вас ждут 3, мягко говоря, не очень важных задания. Но вы просто можете их избежать, сказав «Нет».

Поэтому важно правильно расставить приоритеты и подумать о том, не стоит ли отказаться от нового задания, чтобы уделить больше внимания более важному проекту.