Эффективная работа с электронной почтой

Несмотря на растущую популярность социальных сетей и мессенджеров в качестве инструментов рабочей коммуникации, электронная почта всё ещё играет одну из ключевых ролей в повседневной работе современных сотрудников. Никогда не задумывались, сколько времени человек тратит, проверяя почтовый ящик? В одной из статей Forbes было указано, что средний офисный работник получает до 200 разных сообщений в день. Ответы на них, в свою очередь, отнимают примерно 2,5 часа ежедневно. Звучит впечатляюще.

Эти статистические данные заставляют меня задаваться большим количеством вопросов об электронной почте. Используется ли время на обработку электронной почты эффективно? И если нет, то как можно это изменить?

В этой статье будут раскрыты следующие темы:

• Электронные письма и сообщения в качестве отвлекающего фактора
• Как правильно организовывать и чистить входящие.

Электронная почта как ключевой отвлекающий фактор и как с этим бороться

Зачастую письмо или сообщение не несёт в себе очень важную или неотложную информацию. В противном случае заказчик или начальник, позвонили бы для более быстрой коммуникации.

Почему же тогда работники чаще всего стремятся ответить на письмо сразу? Почему позволяют им брать контроль над ситуацией? Вот мнение эксперта по этому вопросу.

Электронная почта превратилась в привычку, которая позволяет пользователям чувствовать себя более эффективными. Люди тратят время, читая и перечитывая одни и те же сообщения снова и снова, в то время как настоящие задачи откладываются в долгий ящик.

Мгновенный ответ на письмо может быть показателем самоотдачи, однако, по моему мнению, чаще всего это происходит из-за ожидания получить молниеносный отклик. Если бы электронная почта на самом деле так работала, пропала бы необходимость в использовании телефонов. Электронные письма – не способ быстрой коммуникации.

В таком случае, можно с уверенностью сказать, что проверка входящих зачастую может смещать фокус внимания с работы, которая по-настоящему должна быть сейчас сделана.

Как этого избежать? Один из способов сэкономить время – отказаться от ненужных рассылок.

Если вы ещё этого не сделали, сейчас самое время отключить ВСЕ уведомления, чтобы не давать себе отвлекаться от работы каждый раз, когда приходит новое сообщение.

Для более правильного управления временем, распланируйте время для проверки всех каналов коммуникации, вместо того чтобы делать это каждый раз, когда вас прервали или стало скучно.

Работа с почтой во время работы из дома

Удалённая работа – новый стандарт для многих сотрудников. Мне стало интересно, отличается ли подход к электронной почте в таком случае — нет: смены обстановки суть не меняется.

Главное – быть уверенным, что на проверку писем не уходит слишком много времени. В разных компаниях к этому разное отношение, например, у некоторых может быть обязательная норма, а другие не придают значения вопросу. Во втором случае лучше выбрать для себя определённое количество проверок и не превышать его. Мне кажется, что трёх будет вполне достаточно.

Практические советы по организации и чистке входящих

Теперь, когда есть уверенность в том, что электронные письма могут плохо влиять на эффективность, самое время узнать несколько простых способов по повышению продуктивности при работе с ними.

Обрабатывайте сообщения

Согласно исследованиям McKinsey Global Institute, люди проверяют входящие сообщения около 11 раз в час. Неудивительно, что многие сталкиваются с невозможностью завершить все свои рабочие задачи к концу дня.

Есть большая разница между проверкой и обработкой почты. Проверка – это просто посещение приложения, в которое приходят письма и всё. При таком подходе не запоминаются даже важные детали или информация о том, как работа должна быть сделана.

Обработка же включает в себя открывание каждого письма отдельно и вдумчивая работа с каждым из них.

Если вы его прочитали, и оно больше не нужно, удалите его.

Если вы его прочитали и должны переслать его кому-то с припиской, сделайте это, а затем удалите или перенесите в специальную папку.

Если вы его прочитали и совершили все необходимые действия, но хотите сохранить его для будущего, перенесите его в специальную папку.

В папке входящих должны оставаться только те письма, которые требуют совершения каких-либо действий. Важно заметить, что эта папка не является хранилищем нелюбимых электронных писем.

Обработка – это более эффективный процесс, чем просто просмотр, так как он поможет сберечь время, чтобы не проверять уже прочитанные письма снова и снова.

Обратите внимание на особую категорию писем с уведомлениями о новых совещаниях, встречах и т.д. Подробнее о том, как проводить совещания более эффективно читайте в нашей статье «Как сделать совещания более продуктивными».

Сортируйте письма по папкам

Ещё один полезный совет – создание разных папок для электронных писем, в частности, на каждый год. Такой способ является актуальным для людей с тысячами писем разных годов. Вместо того чтобы тратить время, пролистывая страницы ненужных писем, удобнее будет перемещать их в папку с соответствующим годом. Помимо прочего, это предотвращает случайное удаление необходимых.

Другие папки должны быть интуитивно понятны пользователю. До тех пор, пока вы знаете, в какую папку поместить письмо, а что самое главное, в какой его найти, это правильный способ сортировки.

Опустошайте папку «Входящие»

Наверняка у каждого скопилось большое количество давно ненужных писем. Как быстро и эффективно опустошить почту?

Первый способ – сортировка по отправителю, чтобы собрать все письма, исходящие от одного человека или компании и работать со всеми ними одновременно: перемещать или удалять.

Для этого:

1. Выделите первое письмо.

2. Удерживайте клавишу SHIFT.

З. Прокрутите до последнего письма в группе, которую хотите переместить или удалить.

4. Нажмите на последнее письмо, всё ещё удерживая SHIFT, который поможет выделить все письма между начальным и конечным.

5. Перетащите или удалите выделенные письма.

Ниже способ для выбора определённых писем для последующей их обработки:

1. Выделите первое письмо.

2. Удерживайте клавишу CTRL – не отпускайте, пока не закончите с выбором.

З. Щёлкните каждое отдельное письмо, которое нужно переместить или удалить.

4. Перетащите или удалите выделенные письма.

Как приложение для отслеживания времени может помочь повысить продуктивность?

Помимо продуктивности в отношении электронной почты, полезно использовать приложения тайм-трекеры, такие как Trackify. Если в неделю на электронную почту уходит дот 18 часов (если только с перепиской не связан бизнес), это очень заметный сигнал, что нужно что-то менять.

Наиболее важные стороны тайм-трекера Trackify:

• Отслеживание времени даётся легче и появляется чёткое представление о том, как можно улучшить свою производительность.
• Оно позволяет понять, на что уходит больше времени, чем могло бы, и заменить это на более важные задачи.
• Trackify – идеальный инструмент, который даст ясность о приоритетах и поможет максимизировать эффективность.

Читайте подробнее в статье «Тайм-трекинг: преимущества для коллектива, для малого бизнеса и для фрилансеров».

Подводя итоги

Если есть ощущение, что электронные письма тратят драгоценное время, таким образом снижая продуктивность, нужно просто изменить подход в работе с сообщениями. Вместо того чтобы тратить много времени на электронную почту, попробуйте улучшить управление ей. Важнейшими шагами в таком случае являются:

• Обработка электронной почты, вместо простой проверки. При обработке электронной почты нужно принимать решение о том, что делать с каждым письмом.
• Сортировка входящих по разным папкам. Если писем много, но все их нужно сохранить, рассортировать их по разным отделам – лучшее решение. В таком случае их будет легче найти, когда это понадобится.
• Очистка почтового ящика. Не бойтесь удалять ненужные письма.

Как только повысится навык менеджмента электронной почты, появится больше времени, чтобы сосредоточиться на своих задачах. Таким образом, повышение продуктивности при работе с электронной почтой улучшит общий уровень эффективности.

Как насчет вас? Ухудшает ли постоянная проверка сообщений и электронной почты вашу производительности и как вы с этим боретесь?