Как эффективно управляться с задачами

Эффективность составляет 10% от продуктивности. Я наткнулась на это выражение, когда искала информацию для этого поста. Давайте подробнее об этом поговорим. Эффективность – быстрое и качественное выполнение задач. А продуктивность – последовательное выполнение важных задач. То есть, в некотором смысле, эффективность является очень важной частью производительности в целом.

Когда человеку не удаётся выполнять свои ежедневные задачи достаточно быстро, сохраняя при этом высокую планку качества, он чувствует себя разочарованным. Приятное обстоятельство заключается в том, что с заданиями можно научиться справляться более эффективно.

В этой статье будут рассмотрены следующие темы:

• что значит быть эффективным в работе,
• как сфокусироваться на выполнении нужных задач,
• как стать более эффективным и действенным.

Что значит быть эффективным в работе?

Наверняка многие видели в кино или где-нибудь ещё такую картину: человек с уверенной улыбкой на лице сидит за компьютером в офисе и что-то увлечённо печатает. За окном таймлапсом проносится день, на фоне играет энергичная музыка. Примерно это я представляю, когда думаю об эффективной работе.

Конечно, такая модель далека от реальности и включает в себя много разных тонкостей. Эффективность на рабочем месте это когда работники выполняют нужные задачи надлежащим образом, не тратя слишком много времени и энергии. Результатом являются качественные продукты или услуги, которые предоставляются конечным потребителям. Эффективные работники положительно влияют на рост бизнеса, так как они знают, как правильно и своевременно выполнять свои обязанности.

Как сфокусироваться на выполнении нужных задач?

Давайте посмотрим, что может сделать человек, чтобы оставаться сосредоточенным и с лёгкостью выполнять работу, независимо от должности.

Работа короткими промежутками с последующим быстрым перерывом

Согласно исследованию Университета Иллинойса, кратковременный отдых от выполнения заданий может значительно повысить сосредоточенность работника в течение длительного времени. Так что, многим может быть полезен подход, когда работа над задачей проходит короткими сеансами длиной 20-30 минут, а затем следует 5-минутный перерыв.

Можно воспользоваться техникой Pomodoro, здесь интервал составляет 25 минут с перерывом в 5 минут. После четырёх таких циклов должны следовать 30 минут отдыха. В случае если 25-минутные интервалы слишком коротки, их можно увеличить, например, до 90.

Эффективность во время работы повысит умение фокусировать своё внимание.

Работа в соответствии со своими циркадными ритмами

Циркадный ритм – это 24-часовые циклические колебания, получившие своё название от латинской фразы «circa diem», что означает «около дня». Они регулируют физические и когнитивные системы, а, соответственно, влияют на способность сосредоточиться. Некоторые люди чувствуют себя наиболее активными с утра, в то время как другие зацветают во второй половине дня или вообще поздним вечером.

При планировании своего дня нельзя игнорировать свои биологические часы. Для того чтобы выяснить, в какое время суток человеку лучше всего работается, он должен какое-то время отслеживать своё время и отмечать уровень своей энергии в течение всего дня на протяжении как минимум двух недель. Например, каждый час записывайте оценку своей эффективности от 1 до 10, а затем проанализируйте полученную информацию и подгадайте свои активности так, чтобы наиболее сложные приходились на момент наилучшей выработки.

Принятие факта наличия отвлекающих факторов

Может ли пойти на пользу периодическое витание в облаках? Как ни странно, да.

В своей книге «Разреши себе скучать. Неожиданный источник продуктивности и новых идей» Мануш Зомороди говорит о важности таких вот интеллектуальных скитаний:

«Во время блуждания наших мыслей активируется, как я его называю, «режим по умолчанию»: включаются участки мозга, занятые решением проблем и генерированием подходящих идей, мы выполняем «автобиографическое планирование», то есть осмысляем нашу жизнь, анализируем окружающую среду и строим планы на будущее».

Она также отмечает, что иногда такие отключения от реального мира позволяют людям оригинально мыслить.

Итак, во время выполнения какой-нибудь монотонной работы, позвольте себе немного мысленно отвлечься минут на 10-15. Если такой работы нет, сделайте для этого специальный перерыв. Повысится шанс придумать новый способ решения актуальных проблем или сложных задач, что непременно улучшит эффективность и повысит сосредоточенность.

Помимо отвлечённых мыслей неплохим подспорьем может стать даже безделье. Вот что на эту тему говорит карикатурист и автор сборников эссе Тим Крейдер, он объясняет преимущества ничегонеделанья в книге Кэла Ньюпорта «В работу с головой. Паттерны успеха от IT-специалиста»:

«Праздность — это не просто отпуск, потакание или порок; она так же незаменима для мозга, как витамин D для тела, и, лишившись его, мы страдаем от психического недуга, обезображивающего, так же, как рахит… Как ни парадоксально, но для выполнения любой работы необходимо иногда ничего не делать».

Но что, если человек просто не может позволить себе тратить время на праздность из-за большой загруженности? Вот что предлагает Кэл Ньюпорт в своей книге:

«В конце рабочего дня оставьте обдумывание рабочих вопросов до следующего утра – никакой проверки почты после ужина, никаких мысленных повторов разговоров, и никаких размышлений о том, как подступиться к новому проекту; полностью забудьте о работе».

Ньюпорт добавляет, что одним из преимуществ такого подхода является то, что «небольшие простои помогают человеку восстановиться, подготовиться к усердной работе».

Как стать более эффективным и действенным на работе?

Между эффективностью и действенностью есть некая разница. Эффективность позволяет человеку выполнять задачи быстро и организованно, а вот действенность – способность достигать желаемых результатов. Нетрудно догадаться, что для наилучшего итога нужно преуспеть в обеих областях. Вот несколько практических советов о том, как стать эффективным и действенным.

Сначала нацеливайтесь на наиболее важные задачи

В начале каждого дня подумайте о самых важных задачах. Кроме того, постарайтесь быть реалистом и остановитесь на трёх заданиях, которые необходимо будет выполнить.

Чёткая цель поможет следовать намеченному курсу и повысить эффективность на пару с продуктивностью.

Попробуйте матричный метод Эйзенхауэра

Один из самых полезных способов, который может научить приоритизации – техника Эйзенхауэра. Этот метод управления временем основан на разделении задач на важные и не очень.

По этому методу задачи нужно разделять на 4 подгруппы:

1. важные и неотложные,
2. важные, но не срочные,
3. не важные, но неотложные,
4. не важные и не срочные.

То, что попало в первую группу, как раз является приоритетным. После выполнения необходимых действий можно переходить ко второму пункту. Задачи, входящие в третий список лучше кому-нибудь делегировать, а вот всё, что написано в четвёртом, вообще не нужно делать.

Это помогает людям получить более чёткое представление об их рабочем дне, улучшить навыки управления временем. То есть, положительно влияет на эффективность и продуктивность в выполнении рабочих задач.

Посвятите некоторое время вдумчивой работе

Это значит, что нужно быть особенно внимательным, когда дело доходит до самой основной деятельности, то есть до выполнения задач сложных или очень важных для карьеры. Во время такой работы нельзя отвлекаться любой ценой.

Например, поскольку я создаю контент, моя основная работа представляет собой непосредственно написание постов. Чтобы погрузиться в глубокое рабочее состояние, я предпочитаю слушать классическую музыку или саундтреки к фильмам. Эти музыкальные жанры помогают мне оставаться продуктивной и ни на что не отвлекаться.

Если интересно узнать, как музыка влияет на производительность, обязательно посмотрите статью на эту тему. Это влияние может быть как положительным, так и негативным.

Для сохранения внимания и глубокого погружения в работу, Ньюпорт предлагает следующее:

• Выберите, где будете работать и как долго. Необходимо найти специальное тихое место, идеально подходящее для вдумчивой работы. Это может быть конференц-холл, тихая библиотека или удобное кресло на лоджии, если офис домашний. Заранее оцените, сколько времени примерно уйдёт на то, чтобы завершить задание.
• Решите, как будете работать. Установите конкретные цели, например, если нужно написать статью, определите количество слов или разделов, которые нужно закончить во время периода максимального погружения в работу. Для того, чтобы не отвлекаться было легче, можно установить приложение, которое будет блокировать доступ к определённым веб-сайтам, чтобы ускорить процесс завершения.
• Проанализируйте, что может понадобиться во время работы, чтобы не отвлекаться на постоянные хождения туда-сюда. Например, кофе и закуски на случай, если проголодаетесь. Выберите правильное освещение и удобное кресло. Всё должно быть рассчитано на поддержание комфортной рабочей обстановки.

Это только малая часть того, что можно сделать, чтобы сделать работу более эффективной. Для достижения лучших результатов нужно осуществлять действия, индивидуально подходящие человеку.

Избегайте многозадачности

При одновременном выполнении двух или более задач, внимание постоянно скачет с одного на другое. Так как человек старается осуществить это быстро, кажется, что удаётся выполнять две задачи одновременно.

Однако, многозадачность не так эффективна, как может показаться. Мозгу нужно время, чтобы перейти от одной вещи к другой. Если такого временного промежутка не будет, внимание просто рассеивается и не будет сконцентрировано ни на чём.

Вот почему стоит избегать многозадачности. Вместо этого, сосредоточьтесь на выполнении одной задачи, это намного лучше отразиться на эффективности.

Если же из-за большой загруженности многозадачность – необходимая мера, можно следовать советам, описанным ниже, чтобы постараться переключаться между проектами без потери производительности.

Разбивайте большие задачи

Давайте посмотрим правде в глаза: мотивация человека, знающего, что ему предстоит выполнить большую и трудную задачу, которая отнимет много сил и времени, вряд ли будет на высоте. Так что вместо того, чтобы брать большие задания на целый, а может быть и не на один, день, разбивайте его на маленькие задания.

Например, исполнителю нужно сделать иллюстрацию. В виде более мелких частей это будет выглядеть так:

1. составить набросок,
2. связаться с заказчиком для обсуждения,
3. внести необходимые правки,
4. добавить логотип или подпись; и
5. предоставить клиенту доступ к иллюстрации.

Как только будет выполнена первая цель, тут же проснётся азарт продолжать работу. Значит, выполнение всей миссии займёт меньше времени, а сам процесс будет более приятным.

С тем, чтобы разбить большую миссию на маленькие цели, может помочь Trackify. Это очень удобно, потому что в таком случае формируется список задач, которые можно будет отмечать по мере выполнения. Ещё одним плюсом использования этой функции будет возможность настроить доступ для своих коллег и заказчиков, чтобы они могли видеть, на какой стадии находится проект.

Ограничивайте использование электронной почты и мессенджеров

Как сообщается в докладе The Anatomy of Work Index, основной причиной того, что сотрудники задерживаются на работе допоздна, являются постоянные ответы на разные письма. Чаще всего, если человек слышит или видит уведомление о новом сообщении, у него появляется желание разу же на него ответить. Это может пагубно повлиять на работу, которая выполнялась в этот момент, потому что могут возникнуть определённые трудности с тем, чтобы снова сфокусировать своё внимание.

Если рабочая деятельность не требует от сотрудника постоянного пребывания на связи и быстрых ответов, ему нужно постараться ограничить время, которое он тратит на электронную почту. Можно, например, проверять сообщения каждый день с утра и вечером.

Ещё один способ сократить время использования электронной почты – быть максимально конкретным при написании писем. Таким образом, общение с коллегами и партнёрами будет понятнее, и не нужно будет отвечать на множество уточняющих вопросов.

Автоматизируйте повторяющиеся задачи

Это то, что нужно выполнять регулярно, например, каждый день, раз в неделю или месяц. Примером являются ведение переписок или участие в совещаниях.

Для того, чтобы сэкономить время, затрачиваемое на такие задачи, в начале нужно определить, сколько именно уходит на их выполнение. Для этого можно воспользоваться приложением для отслеживания, например, Trackify.

После получения нужной информации можно будет задуматься об автоматизации каких-либо конкретных задач. В Trackify, например, есть возможность создавать шаблоны для проектов. Это очень практично, если команда обычно имеет дело с проектами, которые требуют одного и того же набора задач. Созданный шаблон можно будет сколько угодно раз использовать в будущем.

Для управления электронной почтой можно категоризировать сообщения, используя метки. Это своего рода папки внутри другой папки. Например, есть возможность поставить «Важно», и в любое время переходить к этой категории, игнорируя другие сообщения. Такая сосредоточенность также повысит эффективность и производительность.

Подумайте о своём здоровье и необходимости подзарядки

Невозможно в полной мере здраво мыслить или быть максимально продуктивным, будучи голодным или сонным. Так что не стоит недооценивать важность здорового сна или завтрака.

На самом деле, есть пища, которая чрезвычайно полезна для мозга, а следовательно, для производительности. Такое мы называем супер-едой и на сайте вы можете ознакомиться с темой закусок, повышающих качество работы.

Не забывайте также о регулярных занятиях спортом. Если это что-то очень далёкое и неподходящее, можно ограничиться ежедневными пешими прогулками. Это помогает поддерживать себя в форме и немного отдохнуть от работы.

Заключение

Эффективное решение задач означает их правильное и быстрое выполнение. Для этого следует обращать своё внимание только нужные задачи и избегать любых отвлекающих факторов.

Как это стоит делать? Работать короткими периодами, в соответствии с циркадными ритмами. Иногда отвлекаться и не переживать по этому поводу, а давать мозгу отдохнуть, когда это нужно. Всё это, безусловно, повысит эффективность.

Старайтесь следовать всем выше описанным советам и результаты продуктивной и эффективной работы не заставят себя долго ждать.