Бывает ли у вас такое, что вы чувствуете себя чересчур перегруженным, или вам кажется, что вас нагло используют? Что ж, вам просто нужно научиться вежливо говорить «Нет» своим коллегам. Вот и все. Одно простое слово сэкономит вам кучу времени. Вы сможете спокойно сосредоточиться на более важных и срочных задачах. Да, я не спорю, порой сложно отказать человеку. Возможно, вы боитесь конфликтов и недоверия со стороны. В прошлых статьях я рассказывала о том, что говорить «Нет» вам просто необходимо, но как это сделать?
Я расскажу. В этой статье я дам вам рекомендации о том, как грамотно и вежливо отказать коллеге (без мучений совести), а также помогу вам выяснить, почему же вы этого так боитесь.
Содержание
Почему вы не хотите говорить: «Нет»
Прежде чем мы перейдем непосредственно к советам о том, как говорить «Нет» на работе, мы выясним, почему же мы этого так боимся, почему избегаем этого. Вот несколько веских причин, по которым вы имеете полное право говорить «Нет»:
- Вы ничего не успеваете;
- Порученное вам задание не входит в список ваших обязанностей и мешает сосредоточиться на более важных задачах;
- Вас просят работать по неэффективным методам;
- У вас и так слишком много дел;
Несмотря на все это, люди все еще боятся отказывать своим «любимым» коллегам. На самом деле мы боимся конфликтов и того, что о нас будут говорить что-то типа: «С ним так трудно работать, боже». Мы не хотим, чтобы на нас злились или в нас разочаровывались. Да и в конце концов, с детства нас учили, что отказывать некрасиво.
В одном из интервью для журнала Wall Street Journal доктор философии Ванесса Бонс как-то сказала: «Одна из наших самых главных потребностей – это социальная связь и чувство нужности. Говоря «Нет» мы чувствуем, что наши отношения с любыми людьми вскоре рухнут».
Поэтому неудивительно, что женщины чаще говорят «Да», даже если им хочется сказать «Нет». По словам доктора философии Американской психологической ассоциации Мэри МакКинни, женщины не могут отказать из-за давления общества, которое изначально считает, что представительницы прекрасного пола ДОЛЖНЫ всем нравится, соглашаясь на все, о чем их просят. Вот мужчины всем нравятся, когда они напористы, а женщины, наоборот, когда уступчивы. Этот так называемый стереотип и не позволяет им говорить «Нет».
Как вежливо отказывать на работе
Говорить «Нет» — это особый навык. Есть довольно много вещей, о которых нужно помнить на работе, в том числе и умение отказывать. Чтобы вам было легче все запомнить, я разделила все рекомендации на разделы: «Что нужно делать» и «Чего не нужно делать».
Что нужно делать, чтобы научиться говорить «Нет» на работе
Сюда входят те правила, которым вы должны следовать, чтобы научиться правильно и грамотно отказывать на работе, не чувствуя при этом вины. Помните, что переработки до хорошего не доводят.
Пересмотрите свое отношение к слову «Нет»
Первый шаг — вы должны изменить свое отношение к слову «Нет».
Знаете, если подумать, когда вы говорите «Нет» чему-то неважному, вы говорите «Да» чему-то более ценному для вас (любой приоритетной задаче).
Все это значит, что вы уважаете свое время и разумно им располагаете. В этом нет ничего плохого, и не нужно думать, что вы плохой человек. Ваше время и энергия не вечны, поэтому вам нужно с умом к ним относиться.
Будьте и тверды, и вежливы
Обратите внимание на свой тон и на то, как вы при этом двигаетесь. Как сказал Джонатан Прайс в своей книге: «Запишите это»: «Тон – самая сложная часть любого отказа».
С одной стороны, вы должны твердо и решительно говорить «Нет». С другой стороны, не нужно забывать и о том, что перед вами люди, и с ними нужно быть вежливым.
Не нужно быть грубым или чересчур любезным – старайтесь придерживаться нейтрального тона. Найти правильный баланс очень важно, хоть и бывает трудно.
Про тон сказали. Теперь поговорим о языке тела, о том, как вы двигаетесь, когда хотите сказать «Нет». Знаете, если бы мне кто-то отказывал, я бы, скорее всего, хотела это ВИДЕТЬ, а не слышать. А вообще вам следует научиться понимать язык тела. Это очень полезный навык, который, поможет выявлять истинные намерения человека (наша интуиция порой бывает обманчива). Поэтому обращайте на это особое внимание:
Человек, хочет вам отказать, если:
- У него сложены руки;
- Скрещены ноги;
- Он откинут на спинку стула или кресла;
- Его ноги и тело немного отклоняются в сторону;
- Он сидит в закрытой позе и т.д.
Человек намерен сказать вам «Да», если:
- Он периодически наклоняется вперед;
- Сидит в открытой позе;
- Сидит прямо, но удобно;
- Воодушевленно двигает руками и т. д.
Предложите альтернативное решение проблемы
Вежливо отказывать на работе – это не значит буквально говорить «Нет». Вы можете предложить альтернативное решение какой-либо проблемы. И теперь, даже если вы по факту отказываетесь от лишней работы, вы все равно будете казаться полезным членом команды.
К примеру, вместо того, чтобы сказать: «Я не смогу это сделать», попробуйте: «Сейчас, я, к сожалению, не могу тебе помочь, но я с удовольствием сделаю это задание в четверг, когда закончу дела, над которыми я сейчас работаю».
Поддержите человека, которому отказываете
Попробуйте посочувствовать человеку, которому вы говорите «Нет», мол, вам самому нехорошо, что вам пришлось обременить товарища. Ведь вы же хотите сохранить с ним хорошие отношения?
Пусть у вас будет чувство некого сострадания, чтобы люди ощущали, что их слышат и ценят.
Используйте фразы типа: «Я понимаю/я знаю, что…». Например, «Я понимаю, что ты очень занят, я очень хотел бы помочь, но мое расписание просто забито».
Отметьте в своем рабочем календаре дни, когда вы очень заняты
Если вам нужно сказать «Нет», но вы не хотите это произносить, публично отметьте в своем календаре дни, когда вы недоступны для других. Так вы можете избежать любого конфликта. Люди сами видят ваш график и стараются не влезать в ваше рабочее пространство. Получается, календарь будет отказывать за вас. Очень удобно.
Тренируйтесь говорить «Нет»
Чтобы грамотно и умело отказывать на работе, потренируйтесь говорить «Нет» в других местах, местах, которые не имеют для вашего будущего особого решающего значения. Например, когда продавец-консультант пытается заставить вас купить что-то ненужное. Таким образом вы одним ударом убьете двух зайцев: научитесь говорить «Нет», когда это действительно важно, и обретете уверенность в себе.
Можете практиковать это как угодно. Можете даже встать перед зеркалом и говорить это слово несколько раз. Никто не против.
Обозначьте плюсы и минусы конкретного отказа конкретной просьбе
Один из компонентов хорошего и качественного тайм-менеджмента – это понимание того, как наилучшим образом потратить свое драгоценное время: закончить свою работу или помочь коллеге. Все зависит от ситуации.
Говорить «Да» всему, чему только можно, мешает вашей концентрации и способности к непрерывной глубокой работе. И как бы сильно вы не хотели помочь товарищу, иногда у вас просто может не хватить навыков или специальных умений для решения именно этой задачи. Есть определенные вещи, которые вы умеете делать, и это не значит, что вы обязаны брать в работу то, что не в ваших силах. Правильная расстановка приоритетов поможет вам объяснить человеку, почему вы не возьметесь за предлагаемую задачу.
Хотя, с другой стороны, помогая коллеге, вы не только укрепляете ваши отношения, но и совершенствуете свои навыки в определенных делах.
Однако задания бывают разные, их условия также бывают разные. И вам просто необходимо выявить все «за» и «против», когда вы соглашаетесь (или отказываетесь) выполнить задание.
Будьте готовы к тому, что вас осудят
Даже если ваше «Нет» было грамотным и разумным, некоторые люди все равно не воспримут ваш отказ нормально. Особенно, если вы все время шли у всех на поводу, а потом вдруг решили отказать, в первый раз.
Просто будьте готовы к такому развитию событий морально, и помните, что к вам как к личности это не имеет никакого отношения.
Как сказала Холли Уикс, автор книги «Общение с трудными людьми»: «На реакцию другого человека вы можете лишь повлиять, но не контролировать». Если человек на что-то реагирует, это не ваша проблема.
Чего НЕ нужно делать, чтобы научиться говорить «Нет» на работе
Итак, сейчас я перечислю то, чего нужно избегать, когда вы хотите сказать «Нет».
Не болтайте лишнего, когда объясняете причину отказа
Конечно, указать причину, непременно, нужно, но необязательно слишком подробно. Не нужно рассказывать всю историю своей жизни. Не надо говорить вот так: «Прости, но босс дал мне другое задание, и я над ним уже работаю, это очень объемный проект, и мне трудно его даже закончить. Я не могу попасть домой раньше восьми вечера уже несколько дней. Я слишком устаю и даже не готовлю себе еду. Я пью кофе и все». Согласитесь, это слишком.
Попробуйте лучше так: «Спасибо, что обратился ко мне, но мне нужно закончить этот срочный и важный проект, поэтому я, к сожалению, не смогу тебе помочь». Этого вполне достаточно.
Не нужно слишком активно извиняться
Не нужно постоянно говорить: «Простите меня, пожалуйста». Более того, не нужно вообще это говорить. Попробуйте превратить ваше извинение в благодарность. Например, вместо того, чтобы сказать: «Прости, что задержал задание», скажите: «Спасибо тебе за терпение».
Не чувствуйте давления во время просьбы
Если ситуация сложная, и вам нужно подумать, думайте столько, сколько понадобится. Не жалейте времени на обдумывание. Взвесьте все варианты и проверьте свое расписание – это нормально.
Не бойтесь сказать: «Я подумаю, а потом скажу тебе ответ».
Не обнадеживайте товарища тем, что вы можете согласиться
Если вы уже знаете свой ответ, не затягивайте с ним. Чем дольше вы будете тянуть, тем больше тревоги вы будете чувствовать. Ведь это как-никак дополнительная мыслительная нагрузка, которая в свою очередь приводит к стрессу.
Когда вы быстро говорите свое «Нет», ваш коллега экономит кучу времени, чтобы найти другую кандидатуру.
Дополнительные советы для особых ситуаций
Итак, мы с вами рассмотрели основные советы о том, как правильно говорить «Нет» на работе. Теперь давайте перейдем к дополнительным советам для конкретных рабочих ситуаций.
Отказ боссу
Сказать «Нет» своему начальнику может быть непросто. Как отказать человеку, который может вас просто взять и уволить?
Лучший способ сделать это – выдвинуть на первый план ваши приоритетные задачи. Сейчас поясню.
- Поблагодарите своего босса за то, что он обратился именно к вам. Скажите, что вам приятно, что он вам доверяет работу над новыми и интересными проектами.
- Объясните ему, над чем вы работаете сейчас, и почему вам нельзя бросать это задание;
- Спросите, какие проекты наиболее приоритетны для компании.
Попробуйте сказать так: «Спасибо, что выбрали меня. Если это важная и срочная задача, я могу начать прямо сейчас, но я могу не успеть сдать проект, над которым я работаю сейчас».
Отказ коллеге
Многие люди не могут сказать «Нет» своему коллеге, потому что не хотят, чтобы их воспринимали как идиотов, которые не хотят помочь товарищу, попавшему в беду. Чтобы о вас так не думали, будьте максимально честны.
Если у вас нет опыта работы над определенными видами проектов, просто скажите так, как есть.
Главное — не нужно обманывать. А то вдруг вы скажете, что вы очень заняты и вас поймают за работой над другими проектами? Будет неловко.
Хотя, конечно, вам решать, что делать. Если вы все-таки решили соврать, то ведите себя так, чтобы вас не разоблачили. Занятые люди не делают слишком долгих перерывов на кофе и не хихикают над смешными видео в ТикТоке.
Отказ сотрудникам
Руководитель — это прежде всего человек, который контролирует качество выполняемой работы. Коллектив всегда следует вашим поручениям и выполняет любые ваши просьбы. Поэтому, если вы один раз кому-то откажете, это может вызвать бурную реакцию. Вместо этого просто поблагодарите их за предложения и постарайтесь объяснить, почему вы им отказываете. Постарайтесь превратить ваше «Нет» в «Потому что…».
И еще, не будьте при этом снисходительны.
Если вы хотите объяснить своей команде про то, что учет рабочего времени крайне важен для вашей компании, ознакомьтесь с нашей статьей: Как объяснить команде важность тайм-трекинга.
Заключение
Говорить «Нет» на работе крайне сложно, но необходимо. Все как в жизни, вам необходимо установить границы и уметь себя защитить. Перестаньте постоянно извиняться и поддаваться давлению. Никогда не ставьте чужие потребности выше своих.
Это навык, который нужно развивать. И, к счастью, есть вещи, которые могут вам помочь, например, предложение альтернативных решений или поддержка коллег. А также постоянная тренировка отказывать в маленьких незначительных жизненных ситуациях.
Приходилось ли вам говорить «Нет» на работе? Вам было трудно? Какие советы вам понравились больше всего? Может быть, у вас есть свои?
Учет времени ведет к повышению производительности