Кажется, что груз предстоящих дел с неимоверной тяжестью давит на плечи и не получится достичь цели? Расслабьтесь и сделайте глубокий вдох. Уилл Роджерс однажды сказал: «Осознав, что вы находитесь в яме – перестаньте её рыть».
Если хочется начать выполнять поставленные задачи без стресса, перед тем, как начать, хорошо продумывайте свои действия. Возьмите всё в свои руки!
Одним из способов достижения задуманного является использование методики КПДП.
В этой статье будут рассмотрены особенности и преимущества данной техники, описаны способы её использования в реальной жизни.
Содержание
Что такое метод КПДП (GTD — Getting Things Done)?
Как Привести Дела в Порядок (КПДП) – это методика повышения личной эффективности, система организации задач, описанная в книге Дэвида Аллена. Главная мысль заключается в том, что «человеческая голова – это ужасно неорганизованный офис». Наш мозг существует для придумывания идей, а не для их хранения.
Чтобы добиться порядка в делах, нужно для начала разобраться с определениями:
- Определить, что считается Порядком (результатом выполнения) дела,
- Какие действия к нему приводят.
Цитируя строчку из книги: «Для того чтобы избавиться от ненужных мыслей, нужно использовать силу собственной мысли».
С первого взгляда данная методика может показаться запутанной, но стоит уловить суть и всё сразу встанет на свои места. Конечно, одной статьи недостаточно для того, чтобы объяснить всё, о чём повествуется в книге. Поэтому тем, кто хочет досконально разобраться в каждой конкретной детали, стоит прочитать её. Кроме того, у Аллена есть канал на youtube, где он выкладывает видео, в которых подробно рассказывает о своей методике.
Как правильно начать использовать методику КПДП
В своём подкасте и блоге Дэвид Аллен утверждает, что лучшее, с чего можно начать – это что угодно. Любое действие приведёт хотя бы к малейшему продвижению.
Цитируя книгу Аллена: «Нужно стараться думать о своих делах больше, но не до такой степени, когда думать о них становится страшно». Попробуйте размышлять о своих задачах следующим образом:
- После изложения своих мыслей на бумаге, напишите конкретно, зачем нужно выполнить цель и какие шаги следует для этого предпринять. Помимо этого, одним предложением опишите желаемый результат.
- Первое что потребуется написать – это те мысли, которые беспокоят больше всего. Это могут быть переживания или какие-то идеи, не столь важно.
Потом обязательно установите себе напоминания в самых заметных местах.
Пять шагов для Приведения Дел к Порядку
Чтобы полностью контролировать собственный рабочий процесс и успешно применять методику КПДП, нужно пройти следующие пять этапов: сбор, обработка, организация, обзор и действия.
Сбор
Подумайте обо всём, что нужно будет сделать, а затем выпишите это на отдельный листок. Буквально «всё»: от самых простых задачек, таких как «протереть пыль на рабочем месте», до самых трудоёмких проектов, таких как «заключение нового делового соглашения». Не переживайте если получается сумбурно, важен не вид записей, а их суть. Сейчас самое главное – это дать мыслям существовать в физическом мире, а не только внутри нашего разума.
Составьте список незавершённых дел, чтобы не упустить даже самую немаловажную задачку. Может возникнуть вопрос: где его хранить?
Существует множество вариантов, например:
- на бумаге
- в приложении для телефона
- вести специальную записную книжку/ежедневник
- оставлять голосовые заметки
- отправлять электронные письма самому себе
- делать фотографии и скриншоты и хранить их в галерее
- другие способы, самое главное, чтобы они были максимально удобными
Можно также использовать более объёмное вместилище, например корзину или коробку, в которой можно складировать предметы, требующие внимания. Ими могут быть новый смеситель, который нужно установить, документы на подпись, или даже мятая рубашка, как напоминание о том, что её необходимо погладить.
Обработка
Предположим, что сбор информации закончен, теперь её нужно обработать. Под этим подразумевается изучение каждого элемента списка с ответом на вопросы: «Что это?», «Для чего оно нужно?», «Что можно сделать?», «Сколько времени займёт?»
Этот шаг помогает превратить мутную идею в нечто реальное, с чёткими и понятными шагами. Нужно учитывать:
- Заметки по поводу рассматриваемого элемента
- Контекст
- Непредвиденные обстоятельства
- Приоритеты
- Должен ли кто-то ещё участвовать в решении задачи
- Можно ли сейчас что-то сделать для выполнения задания
- Что-то можно сделать:
- Делаем это, если на выполнение требуется меньше пяти минут.
· Если нужно больше, чем 5 минут, спрашиваем себя, можно ли делегировать кому-то эту задачу. Если можно, делаем это.
· Если делегировать не представляется возможным, то откладываем на потом.
- Если сделать ничего нельзя, то отправляем задачу в:
- Мусор. Выкидывать нужно то, что не принесёт пользы или то, что не нужно хранить. Например, электронные письма, которые не требуют ответа и не содержат важную информацию. Избавьтесь от похожих вещей и дел как можно скорее.
· Инкубатор. Сюда переходит то, с чем в какой-то момент можно будет что-то сделать. Например, туристическая путёвка по выгодной цене, но на дату, на которую неизвестно получится ли взять отпуск.
· Склад. Здесь хранится информация, которая не должна/не может быть обработана, но важно оставить её на будущее.
Организация
Для лучшего контроля, Аллен предлагает распределять по разным спискам те элементы, на которые нужно будет обратить внимание позже. То есть после проведения организационных работ хаотичная куча записей должна превратиться в несколько списков, где пункты объединены общей тематикой.
Список проектов. Название говорит само за себя. Проектом может быть любой желаемый результат, достижение которого займёт не больше года и требует более одного действия.
Календарь – кроме даты и времени в календарь следует внести записи, напоминающие о действиях, которые необходимо совершить. Постарайтесь ограничиться одним предложением.
Следующие действия – что-то не требующее большой последовательности выполнений, что должно быть сделано как можно быстрее.
Лист ожидания – то, о чём нужно помнить, но не делать самостоятельно. Например, делегированные кому-то задачи или заказанные товары.
Материал для проекта – это нужно для работы над проектом, например, руководство по сборке полки, или эскизы для картины, которую нужно закончить.
Справочный материал – информация, которая понадобится в будущем.
Список «Может быть» – вещи, которые давно хочется сделать: получить определённые навыки, посетить новые места, прочитать книги, и т.д.
Для удобства скачайте таблицу Организация задач КПДП
Обдумывание
Просматривайте составленный список каждую неделю, чтобы иметь представление о том, есть ли прогресс. Также можно будет изменить его, если поменялись приоритеты.
Все списки время от времени нужно пересматривать, но в первую очередь всегда нужно обращать внимание на календарь. Всё остальное можно пересматривать раз в неделю, это оптимальный вариант. Такие обзоры должны состоять из следующих шагов:
- Соберите и обработайте всю информацию.
- Пересмотрите свою систему.
- Обновите списки.
- Сделайте всё понятнее, уберите лишнее.
Чем полнее и актуальнее система, тем больше доверия к ней будет.
Обрабатывайте элементы один за другим, по порядку, и никогда не перекладывайте ничего обратно в начало. Каждый пункт должен быть определён в соответствующий список.
Воплощение
Теория изучена, самое время применить её на практике. Последний в списке, но не по важности, шаг – это принятие мер.
Есть 3 модели для выбора действий, всё зависит от конечной цели: сделать прямо сейчас, составить ежедневный план, или подготовить обзор своей работы.
Четырехкритериальная модель (для выбора сиюминутных действий)
При выборе того, что делать дальше, нужно учитывать следующие четыре вещи (именно в этом порядке):
Контекст: Местоположение? Какие инструменты есть в наличии?
Временные возможности: Когда нужно что-то сделать?
Энергия: Есть ли на это силы?
Приоритет: беря во внимание 3 предыдущих критерия, какое действие будет максимально полезным?
Трёхпунктовая модель для составления ежедневного плана
Нужно учитывать, что есть три типа работы на каждый день:
Выполнение заранее определённых задач (из календаря и списка следующих действий).
Работа над появившимися задачами (незапланированные, возможно непредвиденные вещи).
Построение планов на будущее (определение того, как будет строиться работа, просмотр списков и разбивка проектов на выполнимые шаги).
Шестиуровневая модель для обзора выполненного
Вот, что нужно иметь в виду, расставляя приоритеты и определяя следующие задачи:
Текущие действия: всё, что нужно сделать, от телефонных звонков до выполнения поручений.
Актуальные проекты: совокупность действий, которые приведут к достижению чего-то большего, но не грандиозного, например, установка компьютера или поиск нового парикмахера.
Области сосредоточения внимания и подотчётности: ключевые области жизни и работы, в которых хочется преуспеть.
Цели: чего есть желание достичь через один-два года.
Долгосрочные цели: чего предстоит добиться в будущем, через 3-5 лет.
Принципы: общее понимание. Что важно? Ради чего существует эта компания? Чего хочется достичь в жизни?
Личный подход к решению проблем
Я всегда была большим поклонником всё записывать, возможно, это связано с моей профессией. Всегда становилось легче переваривать даже трудные мысли, когда они были представлены в виде слов на бумаге.
Методика КПДП вызвала у меня интерес, потому что она показалась модернизированной версией моего подхода. Вот, как он выглядит:
Выберите, где будете вести записи
У меня для этой цели есть специальный блокнот. Я также могу порекомендовать блокнот ClickUp, который я использую для записей в телефоне (на компьютере я использую то же приложение, но в качестве расширения для браузера). Я использую сторонние инструменты, так как мне важно записывать мысли сразу же, как они появляются, потому что иначе я могу всё забыть.
Составьте свой список
Я либо добавляю описание к элементам, чтобы потом было проще рассортировать всё по категориям, либо делаю это сразу. Затем я заношу информацию в свой телефон, чтобы в нужное время мне пришло уведомление. Это несколько раз меня спасало, потому что без напоминания я бы не явилась на важную встречу.
Может показаться, что это всё слишком сложно и долго, но у меня данные манипуляции занимают несколько минут.
Назначьте день для еженедельного обзора
У меня есть такая дата, обычно это воскресенье. Я сажусь за стол с чашкой кофе и планирую следующую неделю. Так как я занимаюсь этим в выходной, у меня есть мотивация закончить всё необходимое как можно быстрее, так как потом меня ждёт приятное времяпрепровождение.
Поначалу техника КПДП казалась для меня тяжёлой, но потом я поняла, что это не занимает так много времени, как мне это виделось в первый раз. Моё спокойствие – то, ради чего я могу потратить время.
Не воспринимайте это слишком серьезно
Важен правильный настрой. Это инструмент, который нужен, чтобы облегчить жизнь, а не добавить в неё негатива. КПДП не решает фундаментальную проблему напрямую, она только помогает справиться с последствиями. Если происходит противоположное и проблемы и путаница не пропадают, а только добавляются, лучше отказаться от неё или скорректируйте так, чтобы методика лучше соответствовала потребностям.
Дополнительные советы для максимальной эффективности методики КПДП
Как же преуспеть в улучшении собственной продуктивности и доведении дел до логического завершения? Далее представлены несколько советов, которые могут помочь ответить на этот вопрос.
Проводите еженедельный обзор
Хоть это уже и было сказано, но повторение – мать ученья. Да, порой бывает скучно, но если не обновлять списки дел и не анализировать собственный прогресс, то методика КПДП не возымеет должного эффекта.
Включайте в список дел что-то, что приносит удовольствие
Что можно сделать, чтобы появилось желание разбираться со скучными задачами? Добавьте то, что приносит удовольствие, это благоприятно влияет на повышение эффективности. Например, если выполнение каких-то определённых поручений нагнетает, возьмите с собой наушники, чтобы слушать любимую музыку, делайте перерывы на кофе (или любой другой напиток, никто никого не осуждает, главное – не пейте за рулём). Постарайтесь превратить что-то рутинное в нечто приятное.
Отслеживайте прогресс
Для прогресс чека можно использовать приложение для ведения задач, которое позволит отмечать прогресс и будет напоминать о том, что нужно сделать, и какие шаги для этого нужно предпринять.
Держите при себе инструмент для записи
Этот пункт не должен доставить проблем, ведь мы живём в мире, где телефоны у всех всегда под рукой. Используйте приложения для заметок или диктофон. Таким образом, каждый раз, когда появляется новое дело, мгновенно записывайте его. Сбросив тягость мыслей с плеч, можно спокойно продолжать свой день.
Организуйте удобное рабочее место
Рабочее место влияет на самочувствие гораздо больше, чем кажется. Убедитесь, что оно хорошо обустроено, всё лежит на своих местах, достаточно пространства для работы и всё это приносит ощущение удобства и вдохновляет на новые дела.
Не берите больше, чем можете унести
Бывает, что ненароком можно выписать слишком много всего в список Проектов или Следующих действий. Посмотрите правде в глаза: человеческие силы и время ограничены и невозможно сделать всё сразу. Не бойтесь отправлять не приоритетные задачи в список «Может быть».
Сконцентрируйтесь — лучший способ повышения эффективности
Работая с методикой КПДП важно оставаться полностью сконцентрированным. Разберитесь со всем, что может отвлечь от работы заранее – не откладывайте звонок на потом, проверьте, выключили ли вы плиту и только потом начинайте.
Не будьте слишком строги к себе
Пройдёт немало времени, прежде чем удастся познать все тонкости КПДП.
Нужно также понимать, что данная методика подходит не всем, и это абсолютно нормально: на вкус и цвет товарищей нет. Именно поэтому существует такое большое многообразие подобных методик, чтобы, каждый мог найти что-то для себя.
Для тех, кто хочет узнать больше о методиках продуктивности, советуем прочитать блог:
Курс личностного роста: Выкрутите свою продуктивность на максимум с помощью этих методик и приложений.
Заключение
Несмотря на то, что с первого взгляда методика Доведения Дел до Конца может показаться запутанной, её можно легко описать в следующих двух тезисах:
- Держите мысли на бумаге, а не в голове, тем самым увеличивая свою работоспособность
- Заранее определитесь, каким будет следующий шаг, вместо того, чтобы решать все задачи на горячую голову.
Чувство контроля и снижение стресса появится сразу после того, как заранее будут определены цели и шаги, которые нужно предпринять для их достижения. Повышение личной эффективности – самое большое преимущество методики КПДП. Также улучшаются продуктивность, и психическое здоровье.
Вы когда-нибудь пользовались методикой КПДП? Что вы о ней думаете? Может быть, есть какие-то советы, которые не были затронуты в статье?
Учет времени ведет к повышению производительности