Как повысить продуктивность с помощью техники Flowtime

Вы сидите за своим столом, смотрите на задачу, которую нужно сделать. Задача смотрит в ответ. Быстрый взгляд на часы: еще 24 минуты до конца запланированного интервала работы. Хорошо, можно начинать.

Погружение в работу… и звонкая трель таймера, прерывает ход мыслей. Если бы только было что-то похожее на технику Pomodro, но с временными интервалами, которые лучше соответствуют рабочему процессу!

Хорошие новости – она уже существует. В этой статье будет рассказано о технике Flowtime, о том, почему её стоит попробовать и что нужно делать, чтобы вывести производительность на новый уровень.

Что это за техника?

Flowtime – это техника управления временем для творческих работников, разработчиков, студентов и для тех, чья работа требуют высокого уровня концентрации. Она состоит из выбора задачи, работы над ней до первых признаков усталости и последующего перерыва. Процесс повторяется, пока задание не будет выполнено. Звучит просто, не так ли?

Метод увеличивает производительность, поддерживая рабочий настрой (ментальное состояние сосредоточенного внимания) и позволяет отдохнуть, когда это нужно. Таким образом, появляется полная сконцентрированность на актуальной задаче, уменьшается вероятность отвлечения внимания на такие вопросы, как: «Что я буду на обед?» или «Что сейчас с актёрами из моего любимого детского шоу?».

Чтобы лучше понять, как техника Flowtime помогает быть более продуктивным, давайте посмотрим, почему она является хорошей альтернативой технике Pomodoro. Это метод управления временем, разработанный Франческо Черилло в 1990-х годах. Название было вдохновлено Pomodoro-образным (Pomodoro означает «помидор» в итальянском языке) кухонный таймер, который Черилло использовал для отслеживания прогресса.

Техника включат в себя полную сосредоточенность на работе в течение 25 минут, затем пятиминутный перерыв; повторять это 4 раза, а после уйти на более длинный, 20-минутный перерыв. Цикл продолжается до тех пор, пока все цели на сегодня не будут выполнены.

Pomodoro отлично подходит, когда нет желания выполнять задачи, (например, налоговый отчёт) или когда их исполнение не требует внимания (напр. уборка). Когда нужно сделать что-то, что требует творческого подхода или решения проблем, возникают трудности. Двадцати пяти минут зачастую не хватает, и рабочий процесс и ход мыслей сбиваются. А для некоторых задач 25 минут – слишком много.

Техника Flowtime решает эти проблемы, так как позволяет выбрать собственные временные рамки и убедиться, что они соответствуют рабочему процессу. Давайте рассмотрим простой пример.

Пример

Учащимся недостаточно 25 минут, чтобы пройти урок, понять его и запомнить. Такой вид деятельности требует больше времени, например, 60 или 90-минутные интервалы работы. Точно так же 5 минут недостаточно для того, чтобы мозг мог отдохнуть после часа интенсивного изучения; лучше взять 20-минутный перерыв.

Пошаговое руководство по технике Flowtime

Выполняйте следующие действия:

1. Выберите задачу. Многозадачность – не вариант; нужно выполнять только одно задание за раз и уделять ему максимум внимания.
2. Отмечайте время начала работы. Это можно сделать вручную или использовать специальные программы по отслеживанию времени.
3. Работайте до тех пор, пока не начнёте терять фокус и не почувствуете усталость. Ознакомьтесь с приведёнными ниже признаками, по которым можно понять, что необходима пауза.
4. Сделайте перерыв. Он должен длиться столько, сколько нужно, чтобы дать почувствовать себя отдохнувшим. Запишите, когда он начался и его продолжительность. Вот предложения по временным интервалам (следовать конкретно им необязательно):

• Сделать пятиминутный перерыв за менее чем 25 минут работы
• После 25-50 минут сделайте восьмиминутную паузу.
• После 50-90 минут работы можно отдохнуть 10.
• После полутора часов может последовать 15-20 минут перерыва.

5. Повторите.

Если кто-то (или что-то) прервал работу, запишите, что случилось, когда это произошло, и время возвращения к выполнению обязанностей. Через некоторое время будет ясно, что может стать отвлекающим фактором, и удастся предпринять необходимые шаги, чтобы этого избежать.

Со временем придёт понимание того, какие временные интервалы являются наиболее подходящими и сколько нужно для «перезагрузки».

Как узнать, что нужен перерыв?

Это ключевой вопрос при реализации данной техники. К счастью, зачастую мозг посылает чёткие сигналы. Некоторые из них:

• чувствуется усталость,
• кажется, что прошло уже много времени,
• обычно, к этому времени, задача (возможно, даже более сложная) уже решена,
• трудно сосредоточиться,
• кажется, что невозможно найти правильное решение (и это всё больше расстраивает).

У описываемого способа не так уж и много правил. Одно из самых главных – прислушиваться к своему внутреннему голосу. Это просто, а потому эффективно.

Плюсы и минусы техники Flowtime

Ничто в мире не идеально и методы тайм-менеджмента не являются исключением. Вот некоторые из основных преимуществ и недостатков техники Flowtime.

Преимущества методики:

• Она персонализирована. Изменяемые интервалы времени подстраиваются под разные типы рабочих процессов. Это напоминает ношение одежды на заказ; костюм из масс-маркета выполняет свою функцию, но он не сравнится с тем, что пошили в ателье. Работать по 25 минут с 5-минутными перерывами некомфортно? Экспериментируйте, пока не найдете идеальные временные интервалы.
• Усиливает фокус. Эта техника позволяет с головой погружаться в работу. Взять перерыв, когда это требуется – один из самых важных факторов, так как продуктивное выполнение задач возможно только когда разум чист и свеж.
• Помогает правильно рассчитывать время. Для подбора подходящих интервалов потребуется отслеживать время, которое уходит на задачи, и это даст много положительных моментов: лучшее представление о том, как проходит рабочий день, повышение продуктивности, уменьшение прокрастинации и так далее.

Недостатки методики

• На составление подходящего графика нужно время, не получится найти лучший вариант сразу, только путём проб и ошибок. Соответственно, необходимо терпение.
• Нужно уметь планировать. Эта техника требует адекватного представления о задачах, их сроках и приоритетности.
• Она не подходит работникам с непредсказуемым графиком. Если работа предполагает большое количество импровизированных встреч и незапланированных, но неотложных задач, эта техника может оказаться неподходящей. Трудно поддерживаться запланированных временных интервалов в постоянно меняющейся среде.

Как получить максимум пользы от техники Flowtime

Теперь, когда плюсы, минусы и концепция техники Flowtime понятна, нужно узнать, как с её помощью получить наибольшую выгоду и повысить свою продуктивность.

Выберите одну конкретную цель: никакой многозадачности

Сфокусированность на одной задаче – единственное строгое правило данной методики. Может показаться, что одновременная работа над несколькими заданиями помогает выполнять больше, но на самом деле всё наоборот. Согласно исследованиям, человеческий мозг не настроен на выполнение двух или более задач за один раз. Многозадачность приводит к рассредоточению внимания, а это, в свою очередь, к большему количеству ошибок и недоделанных задач.

Только 100% внимания к одной задаче даёт ожидаемые результаты. Линдси Поллак, бизнес-консультант и автор книг, в том числе Getting from College to Career, в статье Forbes сказала: «Очень важно уметь концентрироваться на чём-то одном, потому что некоторые проекты и задачи требуют глубокого, сосредоточенного размышления. Если вы не можете этого сделать, то принятое решение или сделанная работа, скорее всего, будут просто нормального качества. Если же вы действительно можете сосредоточиться на чём-то одном, то, скорее всего, справитесь очень хорошо».

Исключите отвлекающие факторы

Для каждого человека они свои, это могут быть социальные сети или болтовня с коллегами. Прежде чем приступить к работе, убедитесь, что:

• все уведомления выключены,
• телефон в беззвучном режиме или находится в другой комнате,
• надеты шумоподавляющие наушники,
• коллеги знают о том, что проект важный и прерывать работу над ним нельзя,
• на столе находятся только нужные для работы вещи (возможно, ещё чашка кофе и перекус),
• на столе находится листок бумаги, чтобы записывать что-то, что нужно не забыть, но не относится к проекту. Например, «оплатить счета» или «позвонить другу и поздравить с Днём Рождения». Отметьте их и продолжайте работу. Эти мысли важные, но не срочные, они могут подождать до следующего перерыва.

Используйте приложение для отслеживания времени

Чтобы облегчить работу в технике Flowtime, используйте приложение для отслеживания времени, например, Trackify, которое позволяет использовать таймер Pomodoro/Flowtime.

В нём нужно будет отмечать точное время, когда работа начата и закончена, а также перерывы. Ручная запись занимает много времени, а иногда листы могут теряться.

Можно добавить названия каждой рабочей задачи для того чтобы иметь о них чёткое представление. Также приложение позволит определить оптимальный распорядок трудового дня.

Не сбивайте рабочий настрой обязательным перерывом

Важно отметить, что даже когда идеальные временные интервалы определены, их соблюдение не всегда необходимо. Можно проигнорировать уведомление о перерыве, если есть уверенность в том, что в этом нет нужды. Самое главное – прислушиваться к себе. Все правила, за исключением сфокусированности на одной задаче, изменяемы и должны подстраиваться под рабочие привычки каждого.

В заключении

Помните сценарий из самого начала? Давайте посмотрим, как он будет работать с техникой Flowtime:

Вы сидите за своим столом, смотрите на задачу, которую нужно сделать. Посмотрите на часы и включите таймер. Хорошо, можно начинать.

Ты начинаешь погружаться в работу… пока не перестанешь фокусироваться и не почувствуешь усталость, так что отдохни немного. Через некоторое время вы начинаете чувствовать себя отдохнувшим, поэтому вы продолжаете работать. Вы не чувствуете, что вас торопят или прерывают. На самом деле, вы довольны проделанной работой.

Чтобы познакомиться с остальными техниками тайм-менеджмента, прочитайте статью «Полное руководство по тайм-менеджменту».

Если вы ищете персонализированную технику управления временем, которая поможет вам сосредоточиться, техника Flowtime может быть тем, что вы ищете.

Вы когда-нибудь пробовали технику Flowtime? Каков ваш опыт с ней? Вам она нравится больше, чем техника Pomodoro?