Как расставлять приоритеты в рабочих задачах

Легко начать испытывать стресс в мире, где, кажется, все списки дел с каждым днём только увеличиваются, а постоянный бег от одной задачи к другой может уже стать олимпийским видом спорта.

Хорошо, что не все они равнозначны, и хотя, наверное, не все люди задумываются о том, какие являются более приоритетными, как раз таки на это и стоит обратить внимание. Определение наиболее важных направлений в разных сферах жизни – путь к избавлению от чувства перегруженности.

В этой статье будет описана тема расставления приоритетов в рабочих задачах, а также признаки того, что уже существующие выбраны неправильно и что делать, чтобы изменить ситуацию.

Разница между приоритетными и обычными целями

Прежде чем подробно разбирать саму суть приоритетов, нужно понять, в чём же их особенность.

Обычными являются цели, которых хочется достичь, в то время как приоритетные – это наиболее важные в данный момент.

Например, если целью является сдача сложного экзамена, приоритетом, вероятно, станет сама учёба. При необходимости получить повышение на работе самым главным будет соответствие всем требованиям. Если же нужно повысить продажи, приоритетным в данном случае станет выпуск нового продукта или смена существующей стратегии.

Как правильно расставлять приоритеты 101

Понять, какая из двух задач более важная не всегда просто, особенно, если их обязательно нужно выполнить. Попытка включить многозадачность пойдёт только во вред.

Следующие советы помогут решить эту проблему без стресса.

Создайте общий список задач

На листе бумаги или в новом документе объедините все задания, которые необходимо закончить. Соберите все, маленькие и большие, впопыхах записанные в заметках на телефоне и добавленные в ежедневник. С таким полным списком будет легче работать.

Когда всё записано, посмотрите на этот большой перечень и вдумчиво начните его обрабатывать. Разделите цели на месячные, недельные и ежедневные. Выберите несколько наиболее важных заданий на месяц и преобразите их более маленькие, еженедельные и на каждый день. Чтобы этот процесс был быстрее проще, можно воспользоваться шаблонами списков задач.

Держите свой список на виду

Составленный список поместите где-нибудь на видном месте, чтобы он часто попадался на глаза. Можно приклеить его у монитора или на стене за рабочим компьютером.

Наличие списка дел в поле зрения будет напоминать о задачах, помогать поддерживать сосредоточенность и мотивацию, чтобы поскорее вычеркнуть законченные задания.

Делайте одно дело за раз

Многозадачность может выглядеть заманчиво, но не выбирайте этот путь. Не получится сделать больше за меньшее количество времени. Всё, чего получится добиться – несколько наполовину решённых задач. Гораздо эффективнее работать над одним заданием за раз, закончить его полностью, а затем перейти к следующему.

Подумайте о том, что действительно важно

Не всегда очевидно, какие задачи стоит выбрать. Чтобы овладеть искусством расстановки приоритетов, необходимо провести некий самоанализ. Зачастую, хорошим решением будет задать себе следующие вопросы: Что является самым важным, что я могу сделать сегодня, чтобы завтра стало лучше? Обратите внимание на феномен «Смещения к настоящему».

Что поможет мне быстрее достичь цели?

Каков вероятный исход, если я обращу на этот вопрос всё внимание? Что случится в противном случае?

Для каких задач вопрос времени стоит особенно остро?

Что я и только я могу сделать хорошо, и это будет иметь значение?

Каковы мои самые ценные виды деятельности?

Знайте свойственный себе ритм

Определите, когда работается легче всего, ощущается наивысший уровень концентрации? В какое время суток наблюдается наибольшая продуктивность? Может быть, для более эффективной работы, нужны определённые условия?

Каким бы ни был ответ, именно тогда и нужно выполнять самые важные задачи дня.

Отнеситесь к вычёркиванию задач стратегически

У всех бывают дни, когда, несмотря на долгую и упорную работу, к концу дня кажется, что ничего так и не было выполнено. Если список дел неумолимо растёт, можно завершить несколько быстрых и простых задач, чтобы вернуть боевой настрой, воодушевление на новые свершения.

Будьте открытыми для изменений

Будьте гибкими и готовыми к смене приоритетов при появлении новой информации, это абсолютно нормально. Есть определённые признаки, по которым можно понять, что стоит остановиться и поменять тактику. О том, как это определить, написано далее.

Как понять, что пора менять приоритеты

«Если дела не идут в гору, перестаньте их толкать» – Элвис Пресли

Иногда мудрость – это осознание, что нужно сдаться и отступить. Нелегко отказаться от того, на что были потрачены время, силы и деньги, однако продолжать расходовать ресурсы на провальные проекты ещё хуже. Вот некоторые из признаков того, что необходимо пересмотреть приоритеты:

• Много работаете, но чувствуете, что ничего не делаете;
• Ощущаете себя неорганизованным и рассеянным;
• Ежедневные задачи напрягают и/или вызывают только негативные эмоции;
• Долгая работа над чем-то не принесла никаких видимых результатов;
• Остановить работу – сложная задача, а вещи, которые раньше приносили радость, кажутся рутиной.

Читайте так же «Правильное планирование рабочего дня».

Методы приоритизации

Существуют разные способы разобраться с приоритетностью задач, независимо от того, выставляется ли она первоначально, или нужно что-то поменять в уже существующем плане. Вот несколько самых простых и популярных.

Метод АБВГД

Возьмите общий список задач, о котором говорилось выше и рядом с каждой напишите одну из следующих букв:

А – первоочерёдные задачи. Они являются наиболее важными, и последствия их невыполнения, или, наоборот, успешного завершения, будут самыми ощутимыми.

Таких пунктов должно быть не более трёх и их тоже лучше разбить на подкатегории в зависимости от важности. Обозначьте их как A1, A2 и A3.

Б – задачи, которые важны, но не так, как А; негативных и положительных последствий меньше. К ним нужно приступать после завершения всех заданий из категории А.

В – требуют внимания, но если их не выполнить, не будет никаких последствий. Они не имеют какого-то большого значения, но если останутся силы после целей из А и Б, то почему бы и нет?

Г – задания, которые можно делегировать кому-нибудь другому. Вместо траты времени на то, что может сделать другой, лучше сконцентрироваться выполнении чего-то под буквой A.

Д – являются неважными и не должны занимать места в вашем списке дел.

Метод Айви Ли

В 1918 году президент Bethlehem Steel Corporation, был невероятно успешным бизнесменом, одним из самых богатых людей мира.

Он нанял известного бизнес-консультанта Айви Ли, так как хотел повысить эффективность своей команды, улучшить и ускорить рабочие процессы. Ли попросил 15 минут для встречи с руководителями компании и каждому объяснил следующую методику.

1. В конце каждого рабочего дня записывайте задания, в количестве, не превышающем 6 штук.
2. Определяйте их истинную важность и расставляйте в определённом порядке. Для того, чтобы легче было выбрать наиболее важные, можно использовать разные подходы, например, рассматривать с точки зрения финансовой выгоды.
3. В начале дня сосредоточьтесь на первой задаче. Работайте до тех пор, пока задача не будет выполнена, затем переходите к следующей.
4. Продолжайте в том же духе, пока всё не будет выполнено. Если какое-то задание не удалось завершить, перенесите его в список на завтрашний день.
5. Повторяйте.

Заказчик оказался так доволен, что гонорар консультанта состоял из шестизначной суммы (в пересчёте на нынешние деньги).

Основное преимущество этого метода заключается в том, что он облегчает начало работы (что зачастую является самой сложной частью). Это уменьшает усталость, так как препятствует взваливанию на себя непосильного количества работы, а также заставляет сознательно относится к своему времени. Возможно, именно поэтому способ такой простой, но эффективный.

Метод MIT (Most Important Tasks) или Метод наиболее важных задач

С Айви Ли, а точнее, с его методом согласны не все. Кто-то считает, что 6 ежедневных задач – слишком много и лучше ограничиться тремя самыми важными.

Стратегия НВЗ основана на принципе о том, что каждый день у человека есть ограниченное количество времени и энергии и самое эффективное решение – выбрать до трёх НВЗ (наиболее важные задачи), которым стоит посвятить свой день. Выполнение таких заданий имеет огромное значение и приведёт к наилучшим результатам и самому скорому достижению поставленной цели. Если есть сомнение о том, какое дело может претендовать на эту роль, возможно, стоит подумать о том, что сейчас представляется наиболее тревожным и неудобным для выполнения. С большой долей вероятности именно это и нужно начать делать в первую очередь.

Нужно приняться за решение этих 2-3 НВЗ в начале дня, когда разум ещё свеж и полон энергии. Если удастся закончить раньше, можно выполнить небольшое количество дел, являющихся более приятными и, может, не такими обязательными.

Одна приоритетная задача

В особо сложных ситуациях может потребоваться ещё более серьёзное сокращение списка дел. В зависимости от типа и стиля работы это может быть необходимым краткосрочным решением, или хорошим постоянным вариантом.

По сути, необходимо выбрать одну большую задачу или тему, которая связана с несколькими целями, и сфокусироваться на ней на весь день. Например, моим приоритетом в течение рабочего дня является работа над блогом. Это единственная вещь, на которой я сосредоточена, но она содержит несколько взаимосвязанных заданий, таких как поиск информации, само написание (что, по иронии судьбы, занимает наименьшее количество времени) и редактирование.

Если у вас слишком много задач, то вам будет полезна наша статья «Как ставить задачи каждый день и достигать их».

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра названа в честь Дуайта Дэвида Эйзенхауэра, генерала армии (1944), 34-го президента США, основателя NASA. Без сомнений, это был весьма продуктивный человек.

Матрица Эйзенхауэра позволяет разделить задачи в зависимости от их важности и срочности.

• Важные и неотложные – задачи, которые должны быть выполнены в первую очередь.
• Важные, но не срочные – задачи, которые должны быть запланированы на более поздний срок. В эту категорию могут попасть такие цели как испытание или создание новой бизнес-стратегии.
• Срочные, но не важные – задачи, которые нужно делегировать, чтобы была возможность сосредоточиться на самых важных делах. В этом контексте «не важно» означает, что это не обязательно должно быть сделано собственноручно, можно кому-то перепоручить. Примерами таких задач могут быть ответы на определённые электронные письма, загрузка постов в блог или планирование встреч.
• Не важные и не срочные – задачи, которые следует удалить из списка.

Иногда бывает трудно определить, что значит «срочно» и «важно». Неотложные задачи очень зависят от времени их выполнения. Значительные же способствуют достижению долгосрочных целей и выполнению плана.

Принцип Парето

Однажды, во время прогулки по своему саду, итальянский экономист Вильфредо Парето заметил, что 20% его гороховых растений производят 80% гороха. Это привело к ещё более важному замечанию – во многих отраслях и компаниях 20% усилий приносят 80% успеха. 20% населения владеет 80% богатства. 20% клиентов приносят 80% дохода.

Относительно темы данной статьи, 20% задач приносят 80% результатов, и действенный метод приоритизации заключается в том, чтобы обнаружить и сконцентрировать на них своё внимание. Для того, чтобы определить такие задания, проанализируйте, какие из них приносят наибольшую видимую разницу и больше всего облегчают достижение глобальных целей.

Метод MoSCoW

Предвосхищая возможные вопросы, это никак не связано со столицей. Это аббревиатура от «must, should, could, would», а буквы о добавлены для лучшего запоминания.

Это популярная техника управления задачами, согласно ей, существует 4 категории:

• М (must have) – не подлежащие обсуждению задачи, без которых проект не будет реализован.
• S (should have) – важные вещи, которые не являются обязательными, но привносят много полезного.
• С (could have) – что-то желательное, но не необходимое. Не окажут значительного воздействия.
• W (won’t have) – не приоритет, однако, могут быть включены в будущем.

Заключение

Овладение искусством приоритизации важно в современном мире, где границы между бизнесом и личной жизнью часто размыты, а болезни, вызванные стрессом, становятся всё хуже с каждым днем. Если эта проблема актуальна для человека, необходимо чётко определить, из-за каких задач точно не стоит переживать. В этом поможет правильная расстановка приоритетов. Скорее начинайте работу над своим списком дел, чтобы определить, что действительно важно.

Вам трудно расставлять приоритеты? Пробовали ли вы какие-нибудь методы, описанные выше или другие? Какие понравились больше всего?