Как составить расписание для удалённой работы

Сейчас, когда я пишу это предложение, чуть больше полудня, это середина моего рабочего дня. Я, как правило, работаю из дома, начинаю в 9 или 10 утра и заканчиваю в 17:00-18:00. Когда нужно выполнить какую-то сложную работу, которая требует сильного погружения, я предпочитаю заниматься этим с утра, до обеденного перерыва.

Хочется показать удалённым работникам, как сильно помогает структурирование рабочего дня. При правильно выстроенном, подходящем графике, скорее всего, будет удаваться выполнять все задания вовремя без огромных трудозатрат. В этой статье будут рассмотрены следующие темы:

• факторы, о которых нужно помнить при составлении графика,
• ценные советы о том, как создать эффективный график удалённой работы,
• шаблоны для сотрудников с гибким и фиксированным графиками.

Что следует учитывать при составлении рабочего расписания

После разработки плана дистанционной работы, появится более чёткое представление о том, сколько времени уходит на повседневные задачи и как выбирать самые важные из них. Это поможет создать более реалистичные представления о том, сколько заданий получится закончить в течение дня. Также появится возможность заранее выделить время для семьи и друзей, что будет выравнивать баланс между работой и личной жизнью.

Вот, какие вопросы нужно задать себе перед составлением удалённого графика:

Какое время суток является наиболее продуктивным?

Некоторые люди блистают в утренние часы, кому-то лучше работается вечером. Это совершенно нормально, потому что все люди разные и биологические ритмы у каждого свои.

Если у человека есть возможность подстраивать расписание под себя, лучше делать это в соответствии со своими циркадными ритмами. Например, если с утра чувствуется бодрость и готовность к работе, используйте это время для выполнения своих самых важных задач. Как только уровень энергии начнет снижаться (ближе к двум-трём часам дня), принимайтесь за более лёгкие. Тем же принципом следует руководствоваться тем, кто встаёт позже. Не стоит слушать советы успешных бизнесменов, советующих вставать рано, если нет ощущения, что это идёт на пользу. Слушайте свой организм, это позволит достичь лучших результатов.

Где работается лучше всего?

Работа из дома будет выполнена качественно, если для неё есть подходящее место. Если это возможно, попробуйте выделить отдельную комнату для домашнего офиса. Если нет, то тихого уголка будет достаточно. У нас в блоге есть информация о том, что нужно для продуктивной работы из дома.

Для экстравертов отличным вариантом будет работа в коворкинге. Можно периодически менять обстановку, например, попробовать работать в кафе. Однако следует избегать шумных помещений, так как это не только большое количество отвлекающих факторов, но и неудобства при телефонных переговорах.

Есть ли какие-то дела, которые нужно выполнить до начала работы?

Ещё одна важная деталь, о которой не стоит забывать – это забота о членах семьи. Например, если нужно отвести детей в школу в 8 утра, то рабочий день лучше начать с 9 утра. Если нет возможности подстроить график под себя, вставайте пораньше, чтобы разобраться со всеми задачами перед работой.

После ответа на все вышеизложенные вопросы, составить удобный график для удалённой работы не составит большого труда. Если решено работать в коворкинге, не забывайте закладывать время на дорогу. Если же работа из дома – более подходящий вариант, сообщите семье свой рабочий график. Кроме того, домашние обязанности, как, например, выгул собаки или развоз детей в школу, нужно выполнять строго до или после работы.

Рассмотрим несколько полезных советов о том, как создать максимально удобный график удалённой работы.

Как создать эффективный график удалённой работы

Кто-то имеет гибкий рабочий день, а кому-то нужно приступать к своим обязанностям в определённое время. Нужно обращать внимание на эти детали при составлении графика.

Далее представлены советы по созданию графика удалённой работы, в зависимости от типа рабочего дня.

Делайте перерывы для отдыха и занятия домашними делами

Ненормированный график предоставляет возможность делать перерывы во время рабочего дня. В это время можно заняться домашними обязанностями или хобби. Если график строгий, придётся отложить личные задачи до внерабочего времени.

Можно отмечать в общем приложении для отслеживания времени промежутки, когда не будете у компьютера, чтобы коллеги и клиенты не беспокоились.

Перерывы обеспечивают поддержание баланса между работой и личной жизнью, снижение уровня стресса и повышение продуктивности. Мэтью Пакстон, работник удалённого формата и основатель фирмы Hypernia, так описал важность совмещения работы и личной жизни:

«Я понял, что мы должны подстраивать работу под собственную жизнь, а не наоборот. Именно поэтому я завёл себе привычку делать периодические перерывы, работая из дома. Теперь первым делом с утра я не проверяю электронную почту и не беру ноутбук с собой за обеденный стол. Наши увлечения, отношения и время, которое мы тратим на заботу о своём здоровье – всё это неотъемлемые части на пути к созданию лучшей версии себя».

В первую очередь выполняйте наиболее важные задания

Начинайте свой рабочий день с приоритетных задач. Отличной идеей будет записывать первостепенные активности с вечера. Рубен Йонатан, основатель GetVoIP, так рассказывает о своих приоритетах:

«Я использую метод списков А, В и С. Задачи из списка А должны быть выполнены как можно скорее. Для них я устанавливаю чёткие дедлайны. Список В включает в себя не менее важные задачи, выполнение которых, однако, при необходимости может быть отсрочено, это предоставляет больше места для манёвров. Задачи из списка С должны быть сделаны, но только тогда, когда для них появится время. Иногда приходится идти на некоторые уступки, соблюдение приоритетов – самое главное».

Другим практичным способом узнать, как лучше расставлять приоритеты, является матрица Эйзенхауэра. Этот метод научит распознавать, что важно, и улучшит навыки управления временем.

Откладывайте работу над менее важными задачами на потом

После выполнения приоритетных задач самое время обратиться к тем, которые тоже должны быть закончены, но не являются самыми важными. Обычно это задачи, повторяющиеся ежедневно или раз в неделю.

Оставьте время для вдумчивой работы

Кэл Ньюпорт, автор многих книг о технологиях и культуре, говорит, что в области знаний есть два типа задач:

1. Основные задачи: эти задания демонстрируют профессионализм человека. Это то, за что платит клиент.
2. Периферийные задачи: те задачи, которые должны быть выполнены, но они не дают никакого представления об успешности рабочей деятельности. Например, ответы на электронные письма.

Оба типа важны, но ключевые задачи – это сердце и душа работы. Как лучше всего их выполнять? В этот момент обязательно нужно быть максимально сосредоточенным и вырабатывать свой максимум. Приобретите шумоподавляющие наушники, они станут незаменимой деталью во время полного погружения в работу.

Для такой деятельности нужно выделить пару часов в день. Важно, чтобы они приходились на период самой активной фазы мозга. Если большая продуктивность наблюдается во второй половине дня, выберите промежуток времени, скажем, с 15:00 до 18:00.

Планируйте все встречи на один-два дня

Согласно Flexjobs, назначение важных встреч и звонков в течение одного-двух дней недели способствует бесперебойному рабочему времени и повышает производительность труда сотрудников. Если все активности подобного рода проходят друг за другом, оставшаяся неделя остаётся свободной для других задач, снизится количество отвлекающих факторов и появится возможность сосредоточиться на глубокой работе.

Оставляйте пробелы в графике для незапланированных мероприятий

Не возможно заранее распланировать каждую секунду предстоящей рабочей недели. Иногда может возникнуть какая-нибудь непредвиденная, но очень срочная задача. Сюда также относятся неожиданные личные потребности, например, встреча бабушки из аэропорта или поход с собакой к ветеринару.

Отведите час в день на такие ситуации. Конечно, если непредвиденного не произошло, этот период можно занять выполнением других задач.

Создайте специальный ритуал на окончание рабочего дня

Иногда удалённым сотрудникам трудно переключиться после работы. Поскольку они не выполняют свою работу в офисе, границы между работой и личной жизнью могут быть размыты. Особенно это касается тех, кто работает из дома.

Следует помнить, что нужно уметь расслабляться и не думать о работе во внеслужебное время, так как это является очень важным фактором предотвращения выгорания. Итак, как заставлять свой разум отключать рабочий режим? Один из способов сделать это – создать специальный ритуал и выполнять его в конце каждого рабочего дня.

Какие действия должны быть включены? Например, последний час работы может быть отведён под какие-то лёгкие дела, например, проверку электронной почты или составление плана на следующий день. Также о своём скором уходе лучше заранее сообщить коллегам.

Шаблон дистанционного рабочего расписания для работников с гибким графиком

Теперь, когда понятно, что нужно включить в свой график работы, пора узнать, как он может выглядеть.

В таблице выше можно заметить, что ежедневные задачи работы поделены на несколько разделов. До и после этих рабочих сессий существуют периоды времени, называемые нерабочее время. Так что, при наличии возможности подстроить свой рабочий день под себя, можно использовать эти свободные временные промежутки для выполнения личных заданий, таких как выгуливание собаки, покупка продуктов, упражнения, готовка и т.д. Добавлять эти поля в план необходимо, если нужно будет отправить расписание коллегам или клиентам. Это нужно, чтобы они знали, на какое время нельзя назначать встречи.

Как раз о встречах. В этом примере они записаны только в понедельник и вторник. Остальные три дня направлены на более вовлечённую работу. Кроме того, каждый день включает в себя такие разделы, как Приоритетные задачи, Электронные письма и Регулярные задачи.

Как уже было упомянуто ранее, всегда нужно оставлять немного времени на неожиданные задачи или чрезвычайные ситуации. В шаблоне это тоже учитывается.

Не забыт даже ритуал окончания рабочего дня, чтобы работник помнил, когда настало время сбавить обороты.

Этот шаблон не точное руководство к действию. Он будет работать по-настоящему хорошо, только тогда, когда он будет персонализирован.

Шаблон дистанционного рабочего расписания для работников с фиксированным графиком

Это расписание будет более разнообразным, так как тут не будет отведено времени на личные дела.

Здесь приведён шаблон для сотрудника, работающего с 9 утра до 5 вечера. Обратите внимание, на занятия, не связанные с работой остаётся утро и вечер.

Разница между двумя примерами в том, что второе расписание удалённой работы содержит поле, именуемое свободным временем, а также предусмотрено время на обеденный перерыв. Это будет служить напоминанием о необходимости сделать перерыв, а также, непосредственно, пообедать.

Остальные временные блоки мало чем отличаются. Также есть Приоритетные задачи, работа с электронной почтой и регулярные задачи, затем встречи и звонки по понедельникам и вторникам. Со среды по пятницу лучше сосредоточиться на вдумчивой работе. Так как часы фиксированные, ритуал закрытия происходит в одно и то же время каждый день. Это гарантирует, что рабочий день будет завершён вовремя.

Как и в случае с гибким расписанием лучше вносить собственные коррективы.

Заключение

Технологии привносят в жизнь сотрудников разных сфер больше возможностей, например, гибкий график или удалённый формат работы. Можно выполнять свои обязанности из парка, кафе или пространства для совместной работы. Для некоторых дистанционная работа также означает возможность выбора рабочего времени, в то время как для других часы работы являются фиксированными. В обоих случаях, наличие какой-то еженедельной структуры выносят производительность на какой-то новый уровень. Если чётко следовать заданному расписанию, задания всегда будут выполняться вовремя. Кроме того, удастся проводить время с семьей и друзьями, а это играет важную роль в поддержании баланса между работой и личной жизнью.

Как насчёт вас? Составляете ли вы ежедневные или еженедельные расписания дистанционной работы? Если да, то находите ли вы их полезными?