Правильное планирование рабочего дня

Процесс создания рабочего графика – сложная задача, которая требует совершенствования каждый новый день. Правильное планирование рабочего процесса продвигает вас вперед и оставляет ощущение завершенного дня. Давайте разберем способы планирования вашего дня и посмотрим, сможете ли вы добиться лучших результатов, если сосредоточитесь на поставленных задачах поочередно.

Определитесь с ежедневными приоритетами

Не каждая задача является самой важной.

Перед началом дня стоит распределить все свои обязанности и поставить на первое место более важные по срочности. Обычно в день от 1 до 3 задач необходимо выполнить быстрее, и вы можете легко их идентифицировать:

• Если другие люди принимают участие в выполнении задачи
• Задача является сложной и должна быть сделана за короткий промежуток времени
• Задача влияет на вашу карьеру в перспективе

Давайте посмотрим на пример правильного расписания и как правильно формировать свои рабочие привычки, чтобы совершенствоваться каждый день.

Для чего нужен список приоритетов?

Точное определение того, что необходимо сделать в первую очередь, устраняет так называемый «белый шум» другой работы.

Таким образом, вы точно знаете на что стоит потратить больше всего энергии. Это помогает не тратить время впустую и не нервничать из-за других вещей. Этот список – важный шаг для составления хорошего плана рабочего дня.

Разделите обязанности перед началом работы

В качестве следующего шага определите, как вы будете подготавливаться к предстоящему дню.

Вы составляете список дел?

Пересматриваете ли вы свои цели на неделю?

Связываетесь ли со своими коллегами?

Возможно, вы проверяете свою почту пока пьете кофе.

У всех нас есть разные ритуалы, которые повышают производительность, и они могут меняться каждый день. И если у вас нет постоянного занятия – самое время его найти.

Зачем планировать свои обязанности перед работой?

Утренние ритуалы – отличный способ начать свой день. Вместо того, чтобы сразу приступать к сложным задачам, вы постепенно настраиваетесь на них, выполняя что-то легкое.

После выполнения легких задач можно приступать к выполнению дел, требующих большей концентрации.

Легче всего разбить сложную задачу на мелкие части.

Вы можете:

1. Поставить временные рамки
2. Сортируйте ваши приоритеты
3. Доводите дело до конца

Такую работу можно разбить на два сегмента – до обеда и после.

Важно понимать, что после обеда уровень производительности может как увеличиваться, так и уменьшаться. Прежде всего, задайте себе такие вопросы:

• Как вы себя чувствуете за полчаса до обеда?
• Чувствуете ли вы прилив сил после обеда?
• Чувствуете ли вы сонливость?
• Через какое время после обеда вы чувствуете, что ваша сосредоточенность понижается или повышается?
• Начинаете ли вы испытывать тягу к сахару и как это влияет на вас?

Пища оказывает огромное влияние на организм. Но зачастую мы этим пренебрегаем. Читайте так же «Отличия долгосрочного и краткосрочного планирования».

Для чего нужно разделять «до и после еды»?

Такое разделение графика может помочь в нескольких вещах.

Во-первых, это покажет, как различные приемы пищи влияют на вашу концентрацию внимания. Более тяжелый прием пищи вызывает сонливость, а более легкий помогает оставаться начеку. Проведите эксперимент и поменяйте свой рацион еды, чтобы понять, что имеется ввиду.

Во-вторых, разделение поможет вам начать принимать более важные решения о планировании. Изменение задач в зависимости от уровня вашей энергии доказало свою эффективность на практике.

В-третьих, вы перестаете пренебрегать едой, ведь она является важной частью вашего дня. Когда мы завалены работой, приходится менять время приема пищи или вовсе избегать ее прием. Вы становитесь менее терпеливыми и более раздражительными, когда нет возможности своевременно пообедать. В свою очередь это сильно снижает производительность.

Если во время обеда возникает экстренная проблема – отложите ее по возможности до его окончания и подойдите к ней обновленным.

Возможно ли достичь такого расчетливого мышления? Да, но, с большим усердием, методом проб и ошибок.

Как стать внимательнее к энергетическим уровням?

Прислушиваться к своему телу и следить за поведением и привычками – это то, что нужно делать в течение дня.

Когда вы заметите изменение уровня энергии – обратите на это внимание. Поначалу это может показать непрофессиональным, но посмотрите на это как на инвестицию. Чем больше информации о себе вы получите, тем лучше будете планировать свои задачи на день.

Обратите внимание на отвлекающие факторы

Уделяйте внимание своим наиболее нераспространенным отвлекающим факторам.

Они могут привести к откладыванию определенных задач. Чтобы понять, на что вы тратите время впустую, можно использовать ту же тактику, что и с уровнями энергии.

При составлении графика своего дня, поймайте себя в тот момент, когда вы начинаете просматривать социальные сети дольше 5 минут, когда соглашаетесь помочь коллеге, не думая о своей собственной рабочей нагрузке, или на каждой импровизированной встрече, которую созвал ваш менеджер.

Мы не задумываемся о том, когда и на что мы отвлекаемся. Но использование подобного метода может значительно улучшить ваш подход к отвлекающим факторам и помочь их устранить.

Включите время восстановления в течение рабочего дня

Восстановление рабочего дня – это переход между работой и свободным временем. Включает в себя задачи, которые мы любим называть «ритуалами окончания рабочего дня». Точно так же, как у вас есть утренние ритуалы для подготовки к предстоящему дню, так у вас и должны быть ритуалы для расслабления в его конце.

Обычно, когда мы заканчиваем свое последнее задание на день, мы начинаем думать, что делать дальше. В этом случае переход происходит настолько внезапно, что нашему мозгу требуется много времени, чтобы отключить так называемый «рабочий режим».

Для чего нужна перезарядка в течение рабочего дня?

Один человек однажды рассказал, что ходил пешком домой в течение 40 минут вместо езды на велосипеде, потому что он хотел избавиться от дневных разочарований.

Потому что, если бы он пришел домой раньше, его настрой перенесся бы в личную жизнь, и могло испортить оставшееся свободное от работы время.

Точно так же стоит выполнить несколько минутных расслабляющих занятий в конце дня, чтобы дать сигнал вашему мозгу, что пора успокаиваться.