Закон Паркинсона: как перестать впустую тратить своё время

В английском существует слово «spuddle», которое обозначает работать неэффективно, быть чрезвычайно занятым, не достигая абсолютно ничего.

Так вот, человек, который периодически «spuddle» может являться жертвой закона Паркинсона.

В этой статье будет рассказано о том, что такое закон Паркинсона, почему из-за него пропадает столько времени, и как этого избежать.

Что такое закон Паркинсона?

Закон Паркинсона гласит, что «Работа увеличивается, чтобы заполнить время, отведенное на её завершение. « Другими словами, люди подстраивают свой темп к рабочей нагрузке и количеству времени, за которое им нужно закончить.

Этот закон назван в честь Сирила Норткота Паркинсона, известного британского историка и писателя. Данное определение, является началом его статьи для The Economist в 1955 году. Позже он выпустил книгу об этой концепции под названием Закон Паркинсона: Стремление к прогрессу.

В статье Паркинсон намеревался обратить внимание на неэффективность бюрократизации в гражданской службе Великобритании, где он работал. Сирил заметил, что все работники были заняты весь день, но результаты были более чем скромными.

Разные исследования подтвердили работу закона Паркинсона.

Существует также закон тривиальности Паркинсона («закон привычных сумм»), который гласит, что люди в организациях часто уделяют слишком много времени и внимания мелочам. Как сказал Паркинсон, «время, потраченное на любой пункт повестки дня, будет обратно пропорционально сумме [денег], о которой идёт речь.»

Закон Паркинсона в управлении проектами

Проще говоря, если у человека есть 3 недели, чтобы выполнить задание, именно столько на него и уйдёт. Если же на ту же задачу выделить 6 дней, она будет готова к этому сроку. Несоблюдение установленных дедлайнов зачастую приводит к затягиванию процесса и к тому, что на тривиальные вопросы тратится слишком много времени.

Время, необходимое для выполнения задачи, может быть преувеличено из-за:

1. Слишком большого буфера, потому что, как гласит закон Мерфи, «если что-то может пойти не так, это пойдет не так»,

2. Неточного представления о том, сколько требуется для выполнения задачи.

Люди часто задаются вопросом: «Сколько у меня есть времени, чтобы выполнить задание?» вместо «Сколько потребуется времени на выполнение задания?» Это неудивительно: на рабочем месте редко бывают стимулы закончить раньше, так как обычно досрочная сдача проекта «награждается» только ещё большим количеством работы. Поскольку эта дополнительная нагрузка редко приводит к повышению заработной платы, многие работники не считают, что завершение работы на раннем этапе стоит их усилий.

Что является примером закона Паркинсона?

В своей работе Паркинсон привел пример с пожилой женщиной, которая целый день пишет открытку своей племяннице. Он писал: «Один час будет потрачен на поиски открытки, другой — на поиски очков, полчаса — на уточнение адреса, полтора часа — на написание самого письма и двадцать минут — на принятие решения о том, брать ли зонтик, чтобы дойти до почтового ящика на соседней улице.»

Короче говоря, она целый день будет заниматься простой деятельностью, которую занятый человек закончил бы за пару минут.

Другой распространённый пример – студент, который постоянно прокрастинирует, а потом учит всё за двое суток до экзамена.

Существует даже феномен, называемый Синдромом студента, когда люди откладывают выполнение задания до самого крайнего срока. Считается, что этот термин был введен Элиягу М. Голдраттом в его романе «Критическая цепь». Там он провел параллель между студентами, которые всё откладывают до последней минуты, и сотрудниками, проделывающими то же самое со своими задачами, из-за мыслей о том, что времени у них предостаточно. Чтобы избежать этого прочитайте «Почему тайм-трекер является отличным инструментом для студентов и преподавателей».

Как говорится в своде законов Паркинсона, «Если оттягивать выполнение задачи до последней минуты, то оно займёт всего минуту.»

Примеры закона Паркинсона на рабочем месте

Помимо вышеупомянутого Синдрома студента, есть много примеров выполнения законов Паркинсона.

Один из них — когда компания-разработчик программного обеспечения 37signals (теперь Basecamp) представила программу Summer Hours. Летом они работают 4 дня в неделю по 8 часов. Компания впервые попробовала такой метод в 2007 году и продолжают до сих пор, 15 лет спустя.

Совещания также могут быть хорошим примером закона Паркинсона

Иногда люди тратят много времени на пустую болтовню, без какой-либо структуры или повестки дня.

В конце концов, человек уходит, не имея чёткого представления о том, что конкретно обсуждалось последние два часа.

Джек Уэлч, бывший генеральный директор General Electric, сказал в интервью Harvard Business Review:

«Испуганные, нервные менеджеры прячутся за толстыми, замысловатыми книгами о планировании и слайдами, переполненными информацией обо всём, что они когда-либо знали. Настоящие лидеры не нуждаются в таком захламлении. Люди должны быть уверенными в себе, ясными и точными, чтобы каждый человек в их организации, от высшего до низшего звена, понимал, какие цели ставит перед собой их бизнес.»

Однако он пришёл к выводу, что труднее всего постичь простоту. Люди часто считают, что использование длинных и сложных слов поможет им выглядеть умнее. Но они попросту тратят общее время — общение на рабочем месте всегда должно быть ясным и кратким.

Как преодолеть закон Паркинсона?

Есть несколько способов преодолеть закон Паркинсона и повысить свою производительность.

Определение ценности и важности проекта

Для того, чтобы стать эффективнее, человеку нужно знать, насколько проект ценен. Трудно быть замотивированным на выполнение чего-то неважного.

Так что всегда обрисовывайте более общую картину. Объясните не только, как текущая задача поможет достичь большее масштабную цель, но и что будет дальше. Иногда люди медлят, потому что не знают, что делать после того, как закончат задачу, над которой работают в данный момент. По этой причине должно быть составлено расписание и план проекта.

Устанавливать сроки

Помимо окончательного срока сдачи всего проекта, установите несколько дополнительных на каждый этап.

Например, я сама устанавливаю дедлайны для всех этапов написания моих статей. Таким образом, я могу быть уверена, что закончу всё вовремя, без всякого стресса. Я устанавливаю сроки завершения первого и второго проектов и, наконец, редактирования.

Работать с временными интервалами

Чтобы оставаться сосредоточенным в течение всего дня, необходимо работать с интервалами. Они могут быть короткими, около 25 минут (как в технике Помодоро) или длинными, до 90 минут. Я бы не советовала работать дольше, так как исследования доказали, что мозг может сосредоточиться только на 90 минут, после этого необходим 15-минутный перерыв.

Перерывы помогут человеку оставаться свежим, сосредоточенным и эффективным.

Отслеживайте время

Чтобы понять, сколько времени занимает каждый проект, следите за своим временем. Для этого есть много простых в использовании приложений, которые позволят увидеть, на что человек тратит своё время, и какой процент от этого отводится на работу. Также они дадут представление о том, сколько времени уходит на прокрастинацию.

Хорошей идеей будет совершать Еженедельный обзор, то есть в конце каждой рабочей недели проверять, каким образом было потрачено время за последние 5 дней. Есть ли область, над которой стоит больше поработать? Есть ли что-то, на что следует тратить больше или меньше времени? Еженедельные обзоры — это то, что действительно повлияло на мою продуктивность.

Попробуйте тайм-боксинг или тайм-мэппинг

Заблаговременное выделение фиксированного количества времени на определённую деятельность называется тайм-боксингом. Это метод, который служит для распределения времени и установления строгих ограничений на деятельность, отнимающую слишком много времени.

Тайм-мэппинг – похожий метод, но, идёт ещё дальше: каждый отрезок времени посвящён определённой активности, и в последующем этот способ даёт взглянуть на всё со стороны. Также включает в себя выявление приоритетов во всех областях жизни.

Определить, в каком случае работа считается выполненной

Установите чёткие ожидания того, как должен выглядеть окончательный вариант задачи. Это полезно как для перфекционистов, которым всегда есть что улучшить или добавить, так и для новичков, которые могут чувствовать неуверенность в своих навыках.

Кроме того, точно определите роли и обязанности каждого в проекте, чтобы избежать напрасной траты времени из-за недопонимания.

Пусть ваша цель будет на видном месте

Когда целей нет на уме и в поле зрения, люди склонны выполнять разные незначительные задачи. Чтобы этого избежать, напишите важные вещи, которые вам нужно сделать на видном месте (например, стикер на компьютере), это поможет не забывать, на чём следует сконцентрироваться.

Держите остальных в курсе дел

Расскажите окружающим о своих целях. После этого появится подсознательное ощущение ответственности за скорое выполнение всего, что хотелось сделать. В результате на это уйдёт меньше времени, потому что будет меньше желания тянуть время и отвлекаться на мелочи.

Бросайте вызов самому себе

Попробуйте закончить задачу на 10% быстрее, без ущерба для качества. Если результат будет хорошим, в следующий раз попробуйте завершить его на 15% быстрее, затем 20%, и так далее. Например, если обычно требуется час, чтобы закончить задание, попробуйте сделать это на 5 минут раньше, затем на 10. После этого постарайтесь выполнить задание за 45 минут и продолжайте постепенно сокращать время — до тех пор, пока не найдёте идеальный баланс, где на задачи не будет уходить слишком много времени, но качество их выполнения останется на прежнем уровне. Не забывайте про соблюдение баланса между работой и личной жизнью.

Заключение

Закон Паркинсона — нежелательный, но частый гость на каждом рабочем месте. Если коллектив или работник отдаёт себе в этом отчёт, работа становится более эффективной. К счастью, его можно избежать разными способами, от установления дополнительных сроков до отслеживания и анализа времени.

Какой ваш любимый метод борьбы с законом Паркинсона? Бывал ли у вас такой опыт?