5 различных способов отслеживания времени

От солнечных и песочных, до атомных часов, человечество всегда интересовалось понятием времени и способами его выражать. Я попробовала несколько различных инструментов для отслеживания времени рабочих задач и составила о них мнение, которым хочу поделиться. Помимо этого, здесь будут представлены плюсы и минусы различных подходов.

Девайсы для отслеживания времени разных лет

К счастью для всех нас, на сегодняшний день существует множество различных методов точной записи времени. Конечно же, так было не всегда.

Люди экспериментировали, находясь в поиске удобного и точного способа следить за течением времени, что стало причиной появления различных часов:

• • солнечных, полуденных, звёздных и различных обелисков;
  • водяных, появившихся после наблюдения за водными потоками;
  • ладанных;
  • песочных;
  • в качестве ориентира использовали масляные лампы и свечи;
  • часы Конгрива, с мячом, двигающимся зигзагообразно;
  • механические;
  • чай с двигающимся качающимся грузиком (маятниковые).

Некоторые из этих инструментов отслеживания времени сейчас можно найти только в музеях, например, ладанные часы. Другие же до сих пор используются, к примеру, песочные часы можно встретить во многих домах.

Как записать время, используя различные устройства отслеживания?

Для лучшей ориентации в предмете, я сравнила несколько различных устройств отслеживания времени для записи ежедневных действий. Некоторые из них являются физическими устройствами, например, кухонный таймер Помодоро, а некоторые – приложениями, например, Trackify.

Отслеживание времени с помощью песочных часов

С помощью таких инструментов можно отслеживать как длинные, так и короткие промежутки времени, но чаще всего используют рассчитанные на 1 или 3 минуты. У меня были трёхминутные.

Можно использовать песочные часы онлайн и самому настраивать временной отрезок. Нужно это для планирования дня с задачами, которые должны быть выполнены за определённый срок. Техника, заключающаяся в настраивании времени для каждого вида деятельности, называется тайм-боксинг.

Тем не менее в этой статье речь будет идти о физических песочных часах.

Как песочные часы помогают в отслеживании времени?

Перед тем, как начать, запишите свои задачи с их описаниями в блокнот.

Я отслеживала время для этой задачи:

• Работа над черновым вариантом статьи для блога.

Суть состоит в том, что нужно отредактировать некоторые части, которые в этом нуждаются и успеть за 15 минут.

Так как часы отмеряли 3 минуты, я разделила задачу на 5 подпунктов, на каждый из которых уходил один поворот часов.

Плюс такого подхода в наглядности: каждый раз при выполнении задания можно будет посмотреть, сколько его ещё осталось. Это может помочь не отвлекаться во время выполнения работы, так как перед глазами будет постоянное напоминание о том, как утекает время.

Плюсы и минусы отслеживания времени песочными часами

Как я и говорила выше, мой личный опыт показал, что песочные часы влияют на осознание течения времени. Я вижу, как быстро падают песчинки и понимаю, что нужно сосредоточиться на заданиях.

Вот, что бы я отнесла к положительным сторонам использования таких часов:

• Нет звуковых уведомлений, а значит, меньше отвлекающих факторов. Это способствует удержанию фокуса на работе.
• Второе преимущество вытекает из первого. Из-за отсутствия звукового оповещения можно продолжить работу, даже если вышло время, но запас вдохновения не иссяк. Это особенно актуально для работников креативных отраслей.

Например, у меня, вместо запланированных 15 минут ушло около 20 на изменение структуры блога. Но, благодаря этим дополнительным 5 минутам, я создала окончательный вариант, которым осталась довольна.

У такого инструмента отслеживания времени есть и свои недостатки:

• Уставший человек запросто может отвлечься на наблюдение за падающим песком, потому что это завораживает и успокаивает.
• Приходится самостоятельно записывать задачи и описания к ним, а также определять, сколько времени на них уйдёт.

Отслеживание времени с помощью секундомера

Это простой метод, который особенно полезен для выполнения повторяющихся задач, например, ответов на электронные письма, ожиданий одобрения менеджера и посещений собраний. Если нужно узнать, сколько времени уходит на повторяющиеся задачи, просто держите рядом секундомер и отмечайте начало очередной такой задачи.

Более того, секундомер является отличным инструментом для измерения времени других активностей, например, пробежки или похода за продуктами.

Как отслеживать время с помощью секундомера?

Для этого не понадобится что-то особенное. Подойдёт телефон, часы или фитнес-браслет.

Перед нажатием кнопки «Пуск» не забудьте записать название отслеживаемой задачи. Я, например, хотела узнать, сколько времени понадобится на утренний просмотр моей почты.

Остановите таймер, как только закончите деятельность. У меня обычно немного писем, так что на всё про всё ушло 5 минут.

Плюсы и минусы отслеживания времени секундомером

Этот подход для тех, кто любит наиболее простые решения.

Следующие особенности такой техники я считаю преимуществами:

• Простота в использовании, не нужно никакого специального оборудования.
• Нет визуальных или звуковых отвлекающих факторов.

Существуют и недостатки:

• Если отвлечение произошло из-за обращения коллеги или члена семьи, легко можно забыть поставить таймер на паузу.
• Как и в предыдущем варианте, нет опций для добавления описания/названия задачи, нужно делать это самостоятельно.

Отслеживание времени с таймером Pomodoro

Другой возможный вариант отслеживания времени – техника Помодоро. Она включает в себя 25-минутные рабочие сессии, после которых следуют 5-минутные перерывы.

Для отслеживания времени активности, нужно использовать специальный раздел в приложении Trackify, который заточен под методику Pomodoro, либо взять настоящий кухонный таймер. Оба варианта будут рассмотрены в следующем разделе.

Как отслеживать время с таймером Trackify Pomodoro?

Чтобы им воспользоваться, нужно установить приложение Trackify, оно работает на Mac, но может быть представлено в виде расширения для браузера на любой другой операционной системе. Заведите учётную запись и перейдите к настройкам, чтобы включить Pomodoro.

После, каждый раз, начиная новую задачу, напишите, над чем работаете, и запустите таймер. Через 25 минут придёт уведомление о том, что пора сделать перерыв. О его окончании приложение также сообщит. Можно будет продолжить выполнение в течение следующих двадцати пяти минут, или перейти к следующей, если первая завершена.

Таймер Pomodoro пригодится, когда приходится иметь дело с несколькими небольшими заданиями или одной, более сложной, в течение дня. Если на какое-то большое задание уйдёт весь рабочий день, организуйте его в соответствии с 25-минутными интервалами, и, конечно, не забывайте о перерывах. При необходимости в настройках интервалы работы можно увеличить до 45, 60 или 90 минут.

Например, когда я пишу пост для блога, мне не хватает 25 минут для полноценной работы. Обычно я не прерываюсь в течение 45 минут или даже часа. Это помогает мне сосредоточиться на рабочем процессе.

Я определила свою основную задачу на день и разделила её на несколько 45-минутных сессий, между которыми есть перерывы на отдых. Каждая сессия, в свою очередь, посвящена отдельному блоку статьи. Это нужно для удобства, если у каждого временного интервала есть название, легче будет сразу увидеть, какие задания уже завершены.

Плюсы и минусы отслеживания времени с таймером Pomodoro в Trackify

Таймер Pomodoro является отличным решением, если нужно направить всё своё внимание на работу. Это будет несомненным выигрышем вне зависимости от того, какое количество заданий необходимо выполнить: одно большое или несколько маленьких.

Итак, вот преимущества использования таймера Помодоро:

• Есть возможность индивидуально подобрать подходящий рабочий временной интервал, а, следовательно, такая техника повышает производительность. Помимо этого, уведомления не дадут забыть о перерывах на отдых.
• Можно написать название задач и добавить описание к задачам, над которыми проходит работа.
• Не нужно отвлекаться на остановку таймера или отслеживание того, сколько прошло времени, это происходит в фоновом режиме.

Недостатки не такие явные и не особо мне мешали, но вот, что я выявила:

• Иногда перерывы могут показаться ненужными. Например, когда я чувствую себя энергичной и готовой к работе (обычно это происходит утром), мне не нужно делать перерыв после 45 минут работы. С другой стороны, я бы не пропустила ни одного перерыва, а может быть даже и увеличила их размер, после обеда, когда энергетический запас моего мозга намного ниже.

Как отслеживать время с кухонным таймером Pomodoro?

Такое устройство обычно используют во время варки яиц или макарон, однако он может оказаться полезным и для контроля рабочих заданий, тоже. В отличие от онлайн-таймера, физическая версия не так легко подстраивается под разные задачи. Можно поэкспериментировать и отслеживать ежедневные задания, которые обычно не занимают больше десяти-пятнадцати минут. Установка таймера будет мотивировать закончить эти менее сложные задачи в течение установленного срока.

Например, у меня есть привычка составлять список дел на завтра, перед тем как уйти с работы. Эти списки очень важны, они гарантируют, что на следующее утро не забудутся важные задания, которые должны быть сделаны. Кроме того, составление планов на завтра – хороший ритуал завершения рабочего дня. Это помогает мозгу осознать, что скоро домой и постепенно перейти в режим отдыха.

Я хотела посмотреть, поможет ли кухонный таймер более эффективно справиться с этой моей задачей. Принцип уже знаком, нужно установить таймер и начать работу.

Плюсы и минусы отслеживания времени кухонным таймером Pomodoro

Этот инструмент практичен, когда не хочется тратить слишком много времени на повторяющиеся задачи. Например, уборка на рабочем столе или ответы на входящие сообщения. Возвращаясь к моему личному опыту, составление списка дел с таймером Помодоро, оказалось довольно удобным. Несмотря на то, что я установила таймер на 15 минут, мне удалось успеть за 10.

Вот, что мне понравилось:

• Очень просто использовать, особенно удобно для небольших постоянных задач.
• Можно настроить период работы, правда, всё зависит от того, на какой максимум рассчитан таймер.

В то же время, есть и то, что мне не понравилось:

• Не получится приостановить таймер, если что-то отвлекло от работы.

Кроме того, звук тикающих часов напомнил мне телевикторины, я постоянно ощущала, что соревнуюсь с кем-то. Я не могу точно сказать, напрягало ли это меня или, наоборот, мотивировало быть более эффективной.

Отслеживание времени с помощью функций приложений для работы

Если в течение рабочего дня приходится часто переключаться между разными приложениями, хорошим помощником в контроле над задачами станут различные расширения для браузера, которые могут записывать время от других приложений, такие как Trackify.

Как отслеживать время с помощью Trackify?

Для использования интегрированных функций отслеживания времени сначала необходимо установить расширение Trackify для Chrome, Firefox или Edge. После этого станет видна соответствующая кнопка. Затем, при начале работы в Google Doc, Figma, QuickBooks или других приложениях, нужно будет просто нажать кнопку запуска таймера.

После этого иконка расширения поменяет свой цвет, что будет обозначать начало работы. Например, я использовала этот метод отслеживания при написании блога в Google Документах. Расширение самостоятельно будет давать названия задачам, работа с которыми проводилась в Google Docs, по названию документа. Однако имя проекта нужно будет добавить самостоятельно.

Плюсы и минусы отслеживания времени с Trackify

Подключение приложений, использующихся в течение всего рабочего дня, с помощью системы отслеживания времени, может быть весьма полезным. Как минимум, это даст большее представление о производительности.

Итак, вот преимущества интеграции Trackify в повседневную жизнь:

• Таймер легко запускать, а благодаря удобному интерфейсу, нет проблем с добавлением описаний к задачам. Кроме того, если уточнять детали каждого отслеживаемого задания, записанными окажутся задачи всего дня.
• Вероятность появления отвлекающих факторов ниже, так как таймер не привлекает к себе внимание, когда это не нужно и работает автоматически.

Я не смогла выделить какой-либо крупный недостаток у Trackify. Возможно, если работа подразумевает только выполнение какой-нибудь большой задачи в течение всего дня, не будет необходимости использовать некоторый функционал приложения. Однако не стоит забывать, что это не всё, в чём заключается польза Trackify. Попробуйте, это наверняка станет не только постоянным помощником по работе, но и замечательным инструментом для ведения повседневных дел.

Заключение

Когда дело доходит до отслеживания времени, хорошо быть креативным и готовым к новому опыту. Можно использовать абсолютно разные подходы, опираясь на сложность предстоящих задач. Если особых требований нет, можно ограничиться таймером или песочными часами и переходить к программам только тогда, когда задачи разные и информацию о них нужно сохранить для будущего анализа. Очень надеюсь, что мне удалось развёрнуто описать разные подходы к отслеживанию времени, которые я попробовала, и вызвать интерес. Кто знает, может какой-то из них будет хорошим пособником ведения записи профессиональной активности или личных дел.

Как насчет вас? Какой подход к отслеживанию времени вы обычно используете и почему?