Как классифицировать свою работу и презентовать её клиентам

Несмотря на то, что у всех есть свои способы классифицировать задачи, которые могут меняться от проекта к проекту, иногда приходит время, когда нужно представить результаты работы клиенту. В большинстве случаев, отчёты создаются на основе данных, которые, как кажется исполнителю, заказчик хочет увидеть. В этой статье будет предложено несколько советов по изменению подхода при работе с отчётностью, которые могут принести огромную пользу обеим сторонам, а также повысить удовлетворённость клиентов и повысить шансы продолжения сотрудничества.

Разговор с новым клиентом

Нужно выяснить, какая информация является для них приоритетной, чтобы удостовериться, что ожидания двух сторон сходятся и взаимодействие будет плодотворным. Помимо перечисленного, существуют следующие плюсы:

• более ясные цели;
• получение представления о том, что собой представляет потребитель услуги;
• знать, в каком виде он предпочитает получать информацию о прогрессе в работе;
• больше информации о сроках и финансовой составляющей.

Чем большим количеством данных будет обладать работник к моменту подготовки отчёта, тем легче и на более высоком уровне пройдёт показ. Сомнений будет меньше из-за чёткого понимания, что люди хотят увидеть.

Если присутствующие не против, запишите встречу или сделайте подробные заметки. Такой подход заметно облегчит классификацию и презентацию информации.

Как категоризировать свою работу

Этот процесс отражает производительность сотрудника и показывает, как он решает задачи. Однако при составлении отчёта нужно помнить, что заказчик с большой долей вероятности будет задавать вопросы об этих решениях, причинах выбора определённого подхода и его правильности. Существуют несколько методов, помогающих систематизировать информацию.

По степени приоритетности

Это один из наиболее частых методов. Он важен, так как влияет на потраченное количество времени, что является ключевым фактором любого проекта. Своевременное выполнение всех заданий позволяет: экономить деньги клиента, улучшать производительность труда и гладко проводить все деловые взаимоотношения. Подробнее про расставноку приоритетов написано в нашей статье «Как расставлять приоритеты в рабочих задачах».

Определите, какие аспекты проекта являются наиболее важными. Например, если мне, как автору, заказчик даёт набор тем для написания статей, я определяю, с чем мне нужно работать в первую очередь, сбор информации, проведение интервью, составление таблицы данных или что-то ещё. Потому что тип подготовки определяет сам текст и цели, ради которых он пишется. Публикация, основанная на личном общении, требует координации с другими людьми, и в таком случае я поставлю себе это в качестве приоритета, вокруг которого уже выстрою дальнейшую работу. Читайте так же «Как ставить задачи каждый день и достигать их».

Соответственно, объяснять свои действия клиенту я тоже буду с точки зрения их важности.

По типу задач или способу их выполнения

Основан на разбивке больших задач на более мелкие, которые, в свою очередь, можно группировать по разновидностям. Например: изучение, оформление, обзор, обратная связь и т.д.

Разделять можно также по тому, какие используются платформы или программное обеспечение. Менеджеры социальных сетей, например, могут брать во внимание, какой инструмент они используют для продвижения кампании. Можно отслеживать, сколько времени ушло на каждый, и предоставить эту информацию заказчику. Наряду с объяснением стратегии и аргументами о правильности определённых выборов, это поможет правильно преподнести свою работу.

По ожидаемым срокам

Когда проект разбит на задачи, легче представлять, сколько времени нужно выделить на каждую из них. Таким образом, еще один метод классификации работ – по времени, необходимому для их завершения.

Такой вариант, скорее, актуален для ежедневного использования самим исполнителем, но также может дать некоторое понимание клиенту. Использование этой техники имеет определённые преимущества, поскольку оценка времени является важным показателем того, как расходуются ресурсы и финансовые средства, а это, конечно, очень важно деловым партнёрам.

По степени сложности

Лучше всего строить своё расписание в зависимости от продуктивности в течение дня. Я, например, начинаю свой день с более простых задач, после первого часа перехожу к более сложным, ими занимаюсь до обеда.

У каждого своё время повышенной производительности, нужно только его понять. Также отдавать себе отчёт о сложности задач нужно, чтобы правильно подать эту информацию заказчику, то есть вместо того, чтобы просто сказать «задачи более энергоемкие, так что я решил сдвинуть сроки» и ждать, что люди поверят на слово, можно попытаться дать им посмотреть на работу со своей точки зрения.

Оценивание степени сложности также поможет оценить общее развитие проекта и соотношение сложных и простых задач.

Теперь, когда рассмотрен сам процесс работы, самое время узнать, как действовать во время доклада.

Презентация клиенту

К счастью, клиенты-самодуры постепенно уходят в прошлое, с новыми поколениями приходят более профессиональные люди, готовые слушать и вести переговоры. Однако и они требуют полной прозрачности и честности. Поэтому, тема предоставления информации о ходе работы над проектом имеет свои особенности и является одной из самых актуальных.

Согласование графика отчётности

Есть клиенты, которые любит следить за ходом работы (без фанатизма), они обычно сами знают, когда, как и какую информацию хотят получать. Такие встречаются не всегда. У ряда заказчиков нет каких-то предпочтений в этом вопросе, возможно, кто-то даже будет говорить, что никакой график не нужен (зачастую так происходит, когда у него нет времени такое расписание составить).

Даже в таком случае можно показать свой профессионализм и предложить готовый шаблон. Найдите время, чтобы придумать какой-нибудь стандартный вариант для использования в таких случаях. Скорее всего, клиент будет более охотно участвовать в планировании, если есть база, к которой уже можно добавлять детали.

Вот пример такого шаблона:

Конечно, график и типы отчётов могут отличаться от этого примера, так как всё должно основываться на том, в какой отрасли происходит работа, как это видит потребитель и какими темпами идёт прогресс.

Существуют клиенты, у которых есть свои предпочтения. Спросите их об ожиданиях и убедитесь, что четко изложили рабочий процесс и обычную практику отчётности. Достигните в этом консенсуса, например, кому-то не будет удобно проверять электронную почту и предпочтительным вариантом станет короткий звонок.

Первое и заключительное взаимодействие

На первой встрече разговор, очевидно, будет идти о тарифах, расходах, сроках и целях. Даже если всё оговорено довольно подробно, не лишним будет через несколько дней или неделю повторить эту встречу, чтобы представить доклад о проекте с изложением всех деталей. Это способ убедиться, что всё в силе, все на одной волне и показать заказчику, что работа уже началась.

Этот первоначальный отчёт может включать:

• общую схему проекта,
• классификацию задач,
• первоначальную оценку расходов, времени и т.д.

Однако не слишком увлекайтесь, сохраняйте формат информации общего характера. Не стоит вдаваться в подробности по каждой отдельной задаче, это лучше оставить для последующих обсуждений.

Проверки

Это регулярное обновление информации по проекту. В приведенной выше таблице проверка будет проводиться в понедельник и каждую вторую пятницу.

Важно отметить, что эту процедуру нужно проводить, даже если нет ничего особо значимого. Клиент всё равно должен быть в курсе событий. Это можно сравнить с необходимостью обратной связи. Однажды я работала в компании, где начала задаваться вопросом, как я пойму, когда выполняю работу хорошо. Я задала этот вопрос руководителю отдела и вот, что он мне ответил:

«Если появятся проблемы, кто-то укажет на это. Пока никто ничего не говорит, всё отлично».

Сначала у меня не было с этим проблем, так как ожидание обратной связи казалось эгоцентричным. Тем не менее я вскоре обнаружила, что время от времени задаюсь вопросом, когда может появиться плохая обратная связь и это меня напрягает.

Чтобы избежать таких ситуаций, сообщайте даже какую-то базовую информацию. Если сообщать клиенту только о проблемах или переносе сроков, общение будет ассоциироваться с негативом.

Как часто необходимо проводить проверки (в зависимости от типа проекта):

• еженедельно;
• два раза в неделю или месяц;
• ежемесячно.

Само собой разумеется, что отчёты должны составляться в соответствии с частотой проверок. Мне кажутся наиболее эффективными обсуждения каждую неделю, это помогает сэкономить время и энергию, избегая часовых встреч.

Простые шаги по облегчению работы с отчётами

Помимо отслеживания времени, Trackify обращает особое внимание на помощь с отчётностью. Цифровое отслеживание времени позволяет увеличить доверие и прозрачность в отношениях между клиентами и подрядчиками. Всё легче становится делать отчёты, они подробны и универсальны на столько, насколько это необходимо.

Укажите категории с помощью пользовательских полей

В Trackify без проблем можно создавать отчёты, используя специальные поля. Это необязательные текстовые поля, которые есть у каждой задачи, они позволяют указывать, что именно сейчас выполняется. Туда можно вводить: текст, числа, ссылки, коды, местоположения и многое другое. Они даже позволяют добавлять расходы, если это необходимо для конкретной задачи.

Отслеживайте время

Это база в вопросах отчётности.

После разбивки рабочих задач на категории, нужно отследить, сколько времени уходит на каждую. Таким образом, информация о фактическом времени работы будет наготове.

Составьте отчёт

Современные приложения для отслеживания времени обладают большим количеством функций, которые могут удовлетворить разные потребности. Они могут быть простыми и сводиться только к важным моментам, или подробными.

Отчёты, подобные тому, что выше, берут во внимание все отмеченные часы и позволяют выбрать только нужные. Например, если последний раз проверка проводилась несколько месяцев назад, клиент всё равно сможет проверить, с чем и сколько велась работа.

Нужную информацию легко получить, просто переключаясь по нужным вкладкам. Таким образом, к моменту встречи для презентации проекта не нужно будет искать огромное количество информации по разным источникам, большая часть собрана в одном месте.

Оформление отчёта

На первом собрании спросите заказчика, в каком виде ему хочется видеть доклад о прогрессе. Кто-то может захотеть большую полноценную презентацию, другому будет достаточно таблицы Excel или нескольких графиков. Конечно, в зависимости от частоты встреч и типа отчёта, вид будет меняться.

Узнайте, что работает лучше в конкретном случае и постарайтесь придерживаться одного формата, однако не забывайте, что диаграммы и схемы зачастую работают лучше всего.

Итог

Предоставление отчётов клиентам не должно быть пугающей частью работы. Большое количество путаницы и недоразумений можно предотвратить, просто заранее обговорив нюансы. А дальше всё, что нужно делать, это пользоваться прогрессивной возможностью отслеживать время, позволяя программе генерировать соответствующие отчеты за себя. Придерживайтесь заранее оговорённого расписания и связывайтесь с нанимателем, даже если кажется, что не произошло ничего важного. Помните, что отношения между работодателем и исполнителем основаны на прозрачности.

Какие методы категоризации вы предпочитаете? Есть ли какие-то техники, которые мы пропустили? Есть ли у вас какие-нибудь советы, связанные с отчётами?