Как не допускать ошибки при составлении табелей учета времени

Бывает ли у вас такое, что вы забываете зафиксировать время начала и конца вашей активной рабочей деятельности? Готовы поспорить, что такое было со всеми, даже если вы хорошо организованный и ответственный работник. Но даже эта мелочь может повлиять на общую точность данных в вашем табеле учета времени.

Чтобы не допустить эту и другие ошибки при тайм-трекинге, прочитайте эту статью. Мы расскажем о том, как минимизировать или полностью устранить все потенциальные неточности, которые могут возникнуть при заполнении табелей.

Содержание

Физический табель учета времени VS Электронный табель учета времени

Прежде чем мы перейдем непосредственно к ошибкам, которые могут возникнуть при ведении табелей, давайте сначала разберемся, в чем разница между бумажными и цифровыми табелями.

Вполне очевидно, что бумажный табель подразумевает заполнение документа вручную. Сотрудники компаний сами вписывают данные в отчет, затем передают его руководителю или менеджеру. В бумажных табелях, как правило, указывают:

Время начала работы;
Время окончания работы;
Перерывы на обед;
Часы сверхурочной работы.

После того как руководители получают табели, они подсчитывают общую сумму отработанных часов. Стоит отметить, что в некоторых табелях даже содержатся такие категории, как период отпуска и больничного.

Также существуют цифровые табели учета рабочего времени. С ними работать гораздо проще. В специальную программу можно вводить данные самостоятельно, а можно установить таймер. Затем цифровой табель автоматически подсчитывает общее количество рабочих часов за день, неделю, месяц и даже год (смотрите так же «Как сделать 8-часовой график работы продуктивным»). Менеджеры также могут воспользоваться этими результатами и сделать свои выводы. В цифровом табеле есть еще одна удобная функция – учет оплачиваемых и неоплачиваемых часов, отведенных на работу над проектом.

Итак, ведение табеля учета рабочего времени, в каком бы виде он ни был, в любом случае полезен для всех предприятий. Это также поможет:

Следить за посещаемостью сотрудников и брать во внимание их сверхурочные часы. Это поможет рассчитать заработную плату индивидуально для каждого работника.
Следить за прогрессом при работе над каким-либо проектом. Вы будете точно знать, какова стоимость вашего труда. Кроме того, вы сможете более точно распределять бюджет, отведенный на проект.

Частые ошибки при составлении табелей учета времени

Даже если вы продвинуты в плане тайм-трекинга, ошибок все равно не избежать. И это совершенно нормально. В этом разделе мы расскажем о наиболее распространенных ошибках, которые могут возникнуть при учете времени, и вы, разобравшись в них, сможете в дальнейшем их избежать или ошибаться реже.

Ошибки на этапе заполнения документа

Если мы говорим о бумажных табелях, то сотрудникам приходится заполнять их вручную. Затем менеджер или руководитель просматривает их и анализирует данные. Поэтому, как вы можете догадаться, почерк играет здесь очень важную роль. Менеджеры должны видеть четкие цифры. К примеру, цифра 1, может выглядеть как цифра 4. И это подводит нас к следующей ошибке.

Ошибки в расчетах

Логично, что, если руководитель увидел не ту цифру в предоставленном отчете, он не сможет правильно подсчитать общее количество отработанных часов. Это, кстати, может быть следствием не только непонятного почерка, но также и других видов ошибок: перестановок цифр или добавления неправильных показателей.

Почему это важно? Если руководитель ошибся в расчетах, сотрудник не получит должную сумму денег за свою работу. Поэтому ему либо не доплатят, либо переплатят.

Более того, ошибки в расчетах могут затронуть и ваших заказчиков. Создавать максимально точные счета можно только при наличии точных табелей учета времени.

«Кража времени»

«Кража времени» – это когда сотрудники получают деньги за часы, которые они не отработали. Данная ошибка может проявляться в следующем виде:

Работники делают слишком длительные перерывы;
Коллеги фиксируют якобы ваши рабочие часы в ваше же отсутствие «дружеское прикрытие»;
Работники тратят рабочее время на личные дела (просмотр соцсетей, веб-сайтов и т.д.);
Работники забывают фиксировать время начала и окончания рабочего процесса.

Согласно исследованию научно-исследовательского института Statistic brain, «дружеское прикрытие», каждый год обходится компаниям в 50 миллиардов долларов.

Что касается забывчивости сотрудников, это происходит не специально. В очень перегруженные дни заполнение табеля просто вылетает из головы. Кстати, существуют и такие работники, которые ведут табели даже после того, как их рабочий день закончился. Таким образом они пытаются заработать больше денег: ведут регистрацию часов, которые они не отрабатывают. Считаю, это — несправедливо.

«Кража заработной платы»

Если кража времени – это оплошность сотрудника, кража заработной платы – это всегда ошибка руководителя. Это связано только с недоплатой.

Существует несколько видов «кражи» заработной платы:

Работодатель не выдает зарплату вообще;
Работодатель недоплачивает своим сотрудникам;
Работодатель не оплачивает сверхурочную работу.

Испорченные бланки табеля учета времени

Эту ошибку можно допустить только при ведении бумажной документации. Каждый человек может опрокинуть на бумагу стакан с чаем или кофе. В таком случае придется заново переписывать табель, а менеджеру придется заново производить расчеты.

Помимо этого, бумажные табели легко могут потеряться среди прочих рабочих документов.

Как не допускать ошибки при составлении табелей учета рабочего времени

Ошибки при ведении табелей могут произойти в любом случае, независимо от того, какой вид табеля вы используете. Чтобы свести к минимуму количество неточностей, которые могут произойти как следствие вышеперечисленных ошибок, мы предлагаем вам несколько практических советов.

Установите свои требования учета рабочего времени

Если вы работодатель или руководитель, установите точную систему ведения учета рабочего времени. Вам нужно убедиться, что все сотрудники понимают ваши правила. Таким образом, они будут точно знать, как нужно фиксировать свои рабочие часы, и неточностей станет значительно меньше.

В вашем руководстве по заполнению табелей как минимум должны содержаться следующие пункты:

Метод учета рабочего времени. Все зависит от ваших предпочтений в формате фиксации рабочего времени (бумажный или электронный). Если у сотрудников возникли вопросы, ответьте на них и решите их проблемы. Максимально подробно объясните им, как правильно использовать табели учета рабочего времени, и где их безопаснее хранить (в случае, если табель – бумажный).
Учет перерывов. В некоторых компаниях регистрация времени, потраченного на перерыв, является обязательным условием, в то время как в других компаниях игнорируют это требование. Если в вашей компании это предусмотрено, сообщите сотрудникам, как правильно следует заполнять данную категорию.
Учет сверхурочной работы. Если в вашей фирме приветствуется сверхурочная деятельность, обязательно проинформируйте об этом работников. Не забудьте прояснить, в каких ситуациях разрешается работать сверхурочно, и как правильно нужно фиксировать дополнительные часы. Таким образом вы избежите проблемы «кражи заработной платы».

Совет – создайте документ, где будет содержаться вся вышеперечисленная информация. Пусть ваши работники просмотрят его самостоятельно. Можете создать его как на физическом носителе, так и опубликовать на веб-странице вашей компании.

Будьте строже с теми, кто «крадет» время

Самый удобный способ предотвратить ошибку «кражи» времени – создание соответствующего руководства, обязательного к соблюдению всеми членами команды.

Обязательно укажите:

Список действий, которые ведут к «краже» времени;
Последствия, которые ожидают сотрудников, если они нарушат эти правила.

Помните, что вы также можете объяснить своим сотрудникам, какие действия не считаются за «кражу» времени. Например, напомните, что они имеют права на перерывы (только конечно, если не злоупотребляют их длительностью).

Стоит также отметить, руководители не должны быть демонстративно недоверчивы к персоналу. Сделайте так, чтобы они почувствовали, что их ценят. Тогда они, скорее всего, и не будут пытаться где-то схитрить и обмануть вас.

Используйте шаблоны табеля учета рабочего времени

Вам не нужно будет каждый день беспокоиться о том, как составить табель, и как его заполнить. Вы можете просто попробовать использовать шаблоны. Существуют следующие типы шаблонов табеля:

● ежемесячные и полумесячные;

● еженедельные и двухнедельные;

● ежедневные почасовые;

● временной лист проекта.

Например, если вы платите своим сотрудникам один раз в неделю, вам подойдёт еженедельный табель. В этом случае работникам необходимо записывать время начала и окончания работы, плюс время обеда. Также в бланке имеются колонки для добавления времени отпуска и больничного.

Если вы все-таки предпочитаете бумажные табели электронным, просто распечатайте эти шаблоны в формате PDFи спокойно вносите данные. Или вы можете порекомендовать своим сотрудникам заполнять табели по этим же шаблонам в Google Sheets или Google Docs и выслать напрямую вам.

Шаблоны полезны для тех, кто постоянно допускает ошибки в расчетах. Чтобы решить эту проблему, обязательно используйте версию шаблонов для Google Sheets. Таким образом, вы сможете усовершенствовать свои навыки вычислений.

Проверяйте табель учета времени перед отправкой

Руководители должны давать своим сотрудникам возможность просматривать табели учета рабочего времени прежде, чем их отправлять. Это поможет выявить ошибки и исправить их до того, как они приведут к проблемам. Как мы уже объяснили, представление правильных табелей учета рабочего времени обеспечивает надлежащую оплату и снижает риск «кражи» времени и денег.

Заполняйте табель каждый день

У некоторых людей, вероятно, выработалась привычка, оставлять все формальности на конец рабочей недели. Но помнят ли они все задачи, над которыми работали в течение всего этого времени? Если нет, то в недельном отчете появятся некоторые пробелы.

Чтобы избежать этой ошибки, заполняйте табель каждый день. Почему это важно? Согласно исследованию AffinityLive, табели, заполняемые раз в день более точны, чем табели, заполняемые раз в неделю.

Но что делать, если вы вдруг забудете зафиксировать одну задачу? У нас есть два отличных решения:

Напоминание календаря. Добавьте напоминание в календарь на вашем телефоне на одно и то же время каждый день. Скажем, на последние полчаса рабочего дня. Затем потратьте пару минут на заполнение документа. Стоит также отметить, что руководители могут делать еженедельные напоминания для всех членов команды. Будет еще лучше, если они назовут задачу как «Проверка табеля учета времени», что станет отличным напоминанием о необходимости перепроверять свои табели учета рабочего времени раз в неделю.
Напоминание, встроенное в Trackify. Если вы остановите свой выбор на ведении электронного табеля, например, с помощью нашего инструмента, обязательно попробуйте воспользоваться функцией напоминания. Сначала вам нужно будет установить целевое количество часов (в день, неделю или месяц), которые команда должна отслеживать. Затем указать, следует ли получать уведомление о том, что кото-то отработает больше или меньше указанного времени. Если сотрудник не произвел учет целевого количества часов, он получит электронное письмо от нашего инструмента. Оно выглядит следующим образом.

Соблюдайте эти правила, и ежедневное заполнение табеля станет вашей привычкой.

Заключение

Неточности при заполнении табелей могут случаться довольно часто. Для предотвращения таких ошибок, как «кража» времени и заработной платы, работодатели или руководители должны установить четкие требования. Что касается сотрудников, то они должны тщательно проверять свои табели учета рабочего времени, прежде чем представлять их начальству. Это лучший способ выявить ошибки для избежания потенциальных проблем. И наконец, использование шаблонов может быть полезным для любого человека, поскольку они снижают риск неточностей, возникающих при расчетах.