Как определить, сколько времени вы тратите впустую

Ваш бизнес может потерпеть ряд неудач из-за времени, которое вы потратили впустую или просто неэффективно. Но есть способы, с помощью которых можно определить всевозможные причины этой проблемы и немедленно ее устранить.

Эту статью мы начнем с определения понятия неэффективности на работе и перечислим ее все возможные причины. Далее мы рассмотрим влияние этих проблем на нашу продуктивность, ну и наконец, я дам вам советы о том, как лучше всего планировать свой рабочий день и извлекать из него максимальную пользу.

Итак, поехали.

В чем заключается неэффективность на работе?

Неэффективность возникает, когда:

• Коллектив и руководитель понятия не имеют, над чем работают;
• Самые приоритетные задачи оставляются на последний момент;
• У команды нет необходимых ресурсов;
• У команды нет достаточного объема материалов и информации;
• Команда ни перед кем не отчитывается;
• Вы не умеете грамотно перепоручать задачи;
• Нарушаются дедлайны.

В результате всего этого возникают следующие проблемы:

• Материальные убытки – на незначительные задачи вы уделяете больше времени, чем это нужно, следовательно, вам постоянно нужно что-то дорабатывать и переделывать. На срочные и важные дела у вас не остается времени, и приходится переносить сроки. А это значит, что и деньги вы получите далеко не в ближайшее время.
• Работа получается некачественной – ведь у вас нет необходимых материалов и ресурсов.
• Отсутствие времени на выполнение приоритетных задач – каждый выбирает себе задачу методом тыка. А вместо этого можно было спокойно перепоручать эти же задания людям, имеющим нужные навыки и ресурсы.
• Просрочка. Вы понятия не имеете, можно ли попросить заказчика продлить дедлайн.
• Стресс – все потому что вы часто срываете сроки и начинаете из-за этого нервничать.

В общем, неэффективность на работе заключается в том, что вы в любом случае не сможете предоставить заказчику качественный продукт. Клиент не будет удовлетворен. Ваша компания провалится и, возможно, даже никогда не достигнет того успеха, которого она вполне могла бы достичь.

Что значит терять время впустую на работе?

В принципе, трата времени впустую подразумевает то, что на приоритетные задачи не уделяется должного времени. Возможно вы:

• Работаете над менее важными задачами;
• Посещаете бесполезные совещания;
• Отвечаете на абсолютно каждое письмо, которое приходит вам на электронную почту.

И это в лучшем случае. А вот в худшем случае, вы, может быть, и вовсе не работаете. Постоянно разговариваете по телефону (в личных целях), куда-то выходите по личным делам, сидите в соцсетях и т.д.

Потеря времени на работе = прокрастинация. Мы постоянно на что-то отвлекаемся, и это отнимает у нас наши драгоценные часы. Есть вещи, которые мы можем контролировать, а есть и те, с которыми мы, как правило, к сожалению, ничего не можем сделать.

Какие проблемы мы можем контролировать и даже устранить:

• Электронная почта;
• Соцсети;
• Общение с коллегами.

Что мы не можем контролировать:

• Совещания;
• Получение незначительных заданий;
• Выполнение просьб других людей;
• Бесполезные телефонные звонки по работе;
• Шумная обстановка.

Если вы хоть раз станете жертвой одной из этих проблем, то вам будет крайне трудно сохранить концентрацию, даже если вы очень сильно этого захотите. По научным данным исследователя цифровых отвлекающих факторов из Калифорнийского университета Глории Марк, для того чтобы полностью сосредоточиться на задаче после отвлечения внимания, требуется минимум 23 минуты.

А еще, согласно официальной статистике тайм-менеджмента в мире, время, необходимое для восстановления концентрации внимания, составляет в общей сложности 2 часа в день. Хотя, казалось бы, такой безобидный и короткий отрыв от работы…

Сколько времени мы тратим впустую? И почему это происходит?

На платформе Reddit люди делятся своим опытом, и они говорят, что тратят примерно от 1,5 до 4 часов в день впустую, а это где-то 20 часов в неделю.

Компания Salary решила провести исследование, посвященное пустой трате времени на рабочем месте. В опросе приняли участие 750 человек. Результаты получились следующими:

31% сотрудников признались, что теряют примерно полчаса в день (столько же людей теряют час). Стоит отметить, что всего 2% респондентов неэффективно используют более половины своего рабочего дня.

Опрос также выявил причины всего этого:

Большинство людей думают, что благодаря перерывам повышается уровень продуктивности. 53 % считают, что они тратят время впустую именно из-за этого. Ну а 20% сотрудников просто скучно на рабочем месте.

Кстати, может, вы обратили внимание, что в ответах присутствуют отвлекающие факторы, как те, на которые можно повилять, так и те, которые просто неизбежны. Однако чаще всего причина кроется в том, что человек испытывает скуку и томление.

Вот еще одна статистика, которая показывает причины прокрастинации сотрудников:

Исследование показало, что 80% людей считают, что болтливые коллеги отвлекают их больше всего. На втором месте расположился шум в офисе – 70%.

61% сотрудников признались, что они постоянно отрываются от работы из-за перегруза, а 60% — из-за совещаний (кстати, я говорила, что бесполезные совещания только портят нашу производительность и ухудшают концентрацию).

А вот 56% сотрудников уверены, что они отрываются от работы именно из-за социальных сетей. И несмотря на то, что этот пункт занял последнее место в этом рейтинге, все же это является проблемой для довольно внушительного количества людей.

Что ж, все это нам еще раз доказало, что мы должны быть осторожны. Иначе все эти проблемы могут превратиться в привычку, которая приведет к не очень приятным последствиям.

Какова взаимосвязь рабочей неэффективности и потерянного времени?

Вопрос достаточно простой.

Неэффективность ведет к пустой трате времени, а пустая трата времени ведет к неэффективности. Все очевидно.

1. В вашем распоряжении нет достаточного объёма ресурсов и материалов, а также вы не до конца поняли, что вам нужно сделать. Поэтому вы начинаете прокрастинировать и терять время.
2. Потерянное время уже сказалось на вашей работе, и вы стараетесь работать усерднее, чтобы компенсировать это самое время. Если вы постоянно будете так делать, вы можете быть подвержены риску профессионального выгорания.

Совет от профи Trackify

Каждый пятый сотрудник во всем мире откладывает свои дела на потом. Узнайте больше о причинах прокрастинации и способах борьбы с этой проблемой из нашего небольшого руководства:

• Как преодолеть прокрастинацию: 8 эксклюзивных советов от специалиста по вопросам продуктивности

Итак, что касается пустой траты времени и неэффективности на работе, они могут превратиться в огромнейшую проблему для вашей компании, несмотря на то что на первый взгляд они кажутся мелкими и безобидными.

Как понять, теряете ли время?

Итак, существуют разные способы определить отвлекающие факторы и немедленно от них избавиться:

1. Учет абсолютно всего, чем вы занимаетесь на работе;
2. Анализ и переоценка того, что вы можете сделать лучше;
3. Использование всех данных для дальнейшего улучшения своих результатов.

Один из пользователей нашего инструмента оставил вот такой отзыв о Trackify на сайте Capterra:

Это просто отличный инструмент. Он помог нам определить, куда мы тратим свое время, и на что больше всего отвлекаемся. Все это помогло нам принять какие-то меры, чтобы улучшить наше положение. Мы сэкономили деньги и грамотно все спланировали.

1. Учет абсолютно всего, чем вы занимаетесь на работе

Это можно делать путем тайм-трекинга. То есть вы просто включаете таймер, когда делаете ту или иную вещь (важные рабочие задачи, несрочные задания, встречи, телефонные разговоры, ответы на электронные письма и т.д.). Чтобы все данные получились максимально точными, нужно учитывать и перерывы.

Для того чтобы производить учет времени, необходимо следовать нескольким простым шагам:

• Как только вы начинаете чем-либо заниматься – запускайте таймер;
• Добавьте в графу «Задача» краткое описание вашей деятельности, чтобы вы точно знали, куда ушло это время;
• Остановите таймер, как только решитесь перейти к другому занятию;
• Все повторите.

После выполнения все рабочих занятий на день у вас перед глазами будет список временных записей, который вы впоследствии сможете проанализировать.

Сейчас покажу вам пример такого списка. Итак, в течение одного рабочего дня был воспроизведен тайм-трекинг. Отслеживались абсолютно все действия на работе. Особое внимание было уделено потерянному времени (выделено красным).

УЧЕТ ВРЕМЕНИ: РЕЗУЛЬТАТЫ (НА ДАННЫЙ МОМЕНТ)

Вывод: Тайм-трекинг определенно полезная вещь.

В связи с тем, что здесь преобладает слишком много красного цвета, этот день был проведен очень непродуктивно.

Слишком много времени было потрачено на совещания и перерывы. Была решена только одна приоритетная задача (и то, не очень качественно).

Общее количество потерянного времени – 5 часов 30 минут.

Большее количество времени было потеряно на совещание – 1 час 25 минут.

Общее количество времени, потраченного на выполнение приоритетной задачи: 2 часа 30 минут.

Теперь давайте разберемся, что именно пошло не так в течение этого дня, и как можно улучшить эту ситуацию.

2. Анализ и переоценка того, что вы можете сделать лучше

Надеюсь, вы обратили внимание, что в примере, приведенном выше, отмечены также и перерывы. Стоит отметить, что в них нет ничего плохого. Они в конце концов помогают вам отдохнуть и зарядиться энергией. Поэтому их не стоит исключать.

То же самое качается и обеденного перерыва: невозможно нормально сосредоточиться, если вы голодны.

Единственное, что я могу вам посоветовать – это лучше организовывать эти самые перерывы. Тогда вы извлечете из них максимальную пользу.

В чем заключается проблема рабочего дня, который был описан выше? Перерывы делались наугад. Они занимали слишком много времени. На короткие перерывы было уделено по 10-15 минут, а на обеденный – 1 час. И это, конечно, снизило уровень производительности, потому что времени на работу осталось крайне мало.

А еще, если подумать, то необязательно делать перерывы после легких задач. А зачем отдыхать после проверки электронной почты или совещания? Вы же не устаете.

Следующая проблема – порядок выполнения заданий.

Если ваш пик продуктивности наступает именно утром, то необязательно это время терять на малозначимые задачи.

Не нужно оставлять важную приоритетную работу на конец дня. Вы будете слишком уставшим, чтобы выполнить эти задания максимально качественно.

Выше я вам показала итоги учета времени на один рабочий день. Как вы поняли, результаты получились не очень утешительными. Сейчас я вам покажу другой, альтернативный пример рабочего времени. Обратите внимание, что здесь представлены результаты хорошо организованного и грамотно распланированного рабочего дня.

УЧЕТ ВРЕМЕНИ: РЕЗУЛЬТАТЫ – ИСПРАВЛЕННЫЙ ВАРИАНТ

Вывод: этот день выглядит более многообещающим.

Количество времени, затрачиваемого на перерывы, было значительно сокращено. На выполнение приоритетной задачи ушло гораздо больше времени, чем обычно. Время, затрачиваемое на совещания и электронную почту, также было сокращено.

Более того, над самой важной задачей работа производилась утром, мы были максимально бодрыми и полны энергией. Все остальные дела оставили на потом.

Общее количество потерянного времени – 2 часа. Но это не значит, что эти часы были прям потеряны… Перерывы на обед и отдых были просто необходимы.

Большее количество времени было потеряно на совещания (снова), но уже меньше – в общей сложности – 35 минут.

Общее количество времени, потраченное на выполнение приоритетной задачи – 5 часов 45 минут.

Отслеживая время на все виды деятельности, вы получите четкий и точный обзор своего рабочего дня. У вас перед глазами будут реальные цифры, которые вы можете использовать, для того чтобы исправиться в лучшую сторону. Где-то можно сократить время, где-то, наоборот, прибавить. А также грамотно распланировать порядок выполнения заданий.

Но важно, чтобы тайм-трекинг воспроизводился каждый день. Тогда можно выявить не только свои ошибки, но и командные.

Тайм-менеджмент – это тонкое искусство. Вы можете узнать о том, как составить график и эффективно его откорректировать из нашего руководства:

• Как составить рабочий график (шаблоны)

3. Используйте все полученные данные для дальнейших улучшений

Как только вы проанализируете все результаты, полученные посредством тайм-трекинга, вы уже сможете подумать над мерами, которые вам следует предпринять для повышения уровня своей личной эффективности.

Предлагаю посмотреть и сравнить еще примеры двух рабочих дней.

Обратите внимание, что в обоих рабочих днях есть всего 8 часов. Однако, производительность, как мы видим, очень различается:

В первом случае вы потеряли 5 с половиной часов и заработали на 5 200 рублей меньше, чем во втором случае. И эта статистика относится только к одному сотруднику. То есть, если бы я составила такую сводку про каждого члена команды, мы бы все удивились, сколько тысяч в день они теряют ежедневно.

Например, команда из 5 человек может терять до 200 000 рублей в неделю. А все потому что никто не умеет грамотно управлять временем.

Инструмент Trackify поможет вам максимально увеличить свой заработок. Ведь вы сможете определить, на что вы в основном теряете свое время, и как можно решить эту проблему в будущем.

Правильная организация графика поможет вам повысить уровень не только вашей личной эффективности, но и продуктивность всей команды.

Совет от профи Trackify:

Trackify поможет вам здесь и сейчас получить представление о ваших доходах и финансовых последствиях. Вы сможете лучше производить расчеты, выставляя счета за свои почасовые услуги. Узнайте, как установить и отслеживать свой почасовой, ежедневный и общий заработок с помощью нашего руководства:

• Как устанавливать почасовые ставки с помощью Trackify

Учет времени – лучший способ вывить все проблемы, касающиеся вашего неправильного тайм-менеджмента. Узнайте, почему специалист по управлению временем так активно пропагандирует тайм-трекинг из интервью:

• Зачем отслеживать время на все, что вы делаете.

КАК УСТРАНИТЬ ВСЕ ПРОБЛЕМЫ, КАСАЮЩИЕСЯ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ: РЕКОМЕНДАЦИИ ДЛЯ КАЖДОЙ ПРОБЛЕМЫ

Если ваша проблема заключается в том, что ваша команда и руководитель не знают, кто над чем работает, зайдите в меню программы Team Dashboard. Там собраны все данные о том, кто над какой задачей работает и как долго.

Если вы переживаете, что ваша команда не уделяет должного времени на приоритетные задачи, вы можете отметить звёздочками все важные и срочные проекты. Они будут выделены, а вам будет легче их найти.

Если ваша команда совсем расслабилась в плане отчетности, вы можете зайти в раздел «Отчеты» и проверить объемы работы, выполненной за неделю, день или час.

Если ваша команда не умеет грамотно перепоручать задачи, вы можете воспользоваться функцией добавления задач в проекты. Так их легче будет назначать членам команды.

Если вы боитесь, что вы просрочите дедлайны, посмотрите статус проекта в приложении. Так вы можете понять, стоит ли просить заказчика о продлении сроков.

Подводя итоги

Когда мы четко понимаем, на что мы тратим свое время, мы можем с легкостью устранить все проблемы и максимально эффективно использовать все свои рабочие часы. Мы становимся более продуктивными и избавляемся от стресса, что тоже не менее важно. Мы чувствуем себя мотивированными и счастливыми. Благодаря этому наша работа становится максимально качественной.

В итоге сокращение времени на перерывы, совещания и электронную почту, а также правильное составление расписания и грамотная расстановка приоритетов поможет нам не только повысить уровень личной эффективности, но и заработать больше денег.