Как при помощи учета рабочего времени можно экономить деньги?

Каждому из нас известно выражение Бенджамина Франклина «Время – деньги». Но о каких суммах мы можем говорить?

В этой публикации в нашем блоге, мы поговорим об исследованиях, которые доказали, что разумный подход к своему времени способен значительно сократить статью расходов. Расскажем о том, как именно происходит этот процесс. А также поделимся с вами советами, как максимально эффективно планировать время.

Как именно этот процесс влияет на экономию средств?

Программное обеспечение для учета рабочего времени экономит ваши деньги различными способами. Особенно если вы выбираете качественное, при этом совершенно бесплатное приложение, например Trackify. Вот принцип:

• Перед вами открываются фактические данные, а не приблизительные оценки и расчеты. Когда дело касается бизнеса, полагаться на догадки – это не самая лучшая идея.

Когда вы отслеживаете время, вы получаете представление обо всем, что происходит, включая задачи и потраченное время на их выполнение. Но даже если вам понадобится высказать оценочное суждение (например, для большого будущего проекта), в вашем арсенале будет много данных, на которые вы сможете опираться и делать предположения, максимально приближенные к истине.

Вы также сможете определить, есть ли какой-то конкретный проект, который тратит ресурсы компании впустую. Отслеживая время, вы сможете видеть, куда уходят ваши деньги. Теперь переходим к следующему пункту.

• Это облегчает ведение начислений и обработку данных для расчета заработной платы и счетов на оплату, поскольку ведется запись всех оплачиваемых и не оплачиваемых часов.
• Сокращается нужда в решении юридических вопросов. Что касается данных о заработной плате, то в 2013 году Служба Внутренних Доходов собрала 4,5 миллиарда долларов штрафов, связанных с налогами на заработную плату. Учет времени снизит риск попадания в подобную статистику.
• Повышается эффективность бизнеса. Это помогает сосредоточиться и расставить приоритеты, а также свести к минимуму дни простоя и бездействия.

Этот процесс также предотвращает переутомление у сотрудников. Как правило, у хорошо отдохнувшего человека, гораздо больше шансов работать усердно и более эффективно.

• Это экономит время по сравнению с устаревшими системами наблюдения. Если сравнивать два способа, то учет сокращает риск допущения человеческой ошибки.
• Цифровое отслеживание рабочего времени позволяет вам не тратить впустую природные ресурсы, такие как бумага, или дополнительные деньги на их пополнение после того, как вы используете запасы. Знаете ли вы, что, по данным Университета Южной Индианы, в США ежегодно выкидывают бумагу, на изготовление которой ушло около 1 миллиарда деревьев? Использование программного обеспечения для учета рабочего времени приводит к экономии не только ваших денег, но и снижает вырубку деревьев.

Советы для ведения эффективного учета рабочих часов.

Вот несколько советов, для эффективного распоряжения временем и, как следствие, экономии денег:

Следите за временем каждый день.

В исследовании AffinityLive говорится, что «согласно кривой забывания Эббингауза, через шесть дней люди запоминают только 23 процента из потока информации полученного в этот период. Это означает, что невозможно составить полностью точное расписание, если вы делаете это всего раз в неделю.»

Вот почему лучше отслеживать время каждый день, так как чем выше частота, тем будет выше точность.

Будьте последовательны.

Отслеживать время в течение длительного периода важно, как и делать это на регулярной основе. Вы должны придерживаться этого правила, чтобы извлечь максимальную выгоду!

Кроме того, убедитесь, чтобы все данные отслеживались на одной платформе согласованно, и хранились потом в одном месте.

Сделайте так, чтобы учет рабочего времени был простым и быстрым.

«Очевидный факт, но мы обнаружили, что основная причина, по которой у профессионалов плохо получается следить за своим временем, заключается в том, что это занятие приносит им массу неудобств», — говорится в исследовании AffinityLive.

Прием на основе опыта: чем сложнее задача, тем меньше вероятность того, что люди смогут ее выполнить.

Вот почему вам следует выбирать программное обеспечение для учета рабочего времени, которое не будет отнимать много времени и не потребует от вас больших усилий.

Автоматическое отслеживание – отличный вариант, единственное, что вам нужно делать, это нажимать кнопку, чтобы начать запись. Вы даже можете установить напоминание, чтобы не забыть начать отслеживание.

Вы также можете использовать табели учета рабочего времени, в которые вы сможете вручную добавлять задачи (обычно в конце рабочего дня), опираясь на специфику и потребности вашей компании. У них удобный и интуитивно понятный интерфейс, а также они просты в использовании.

Прописывайте четкие, понятные задачи и инструкции.

Опираясь на сказанное, очень важно предоставлять простое руководство при внедрении нового программного обеспечения. В противном случае это может оказаться огромным стрессом, особенно для людей, которые не совсем подкованы в технических вопросах.

Также следует обсудить заранее ожидаемые результаты. Например, ожидаемую ежедневную рабочую нагрузку или определенную организацию задач.

Округляйте минуты.

Безусловно, это важно отслеживать свое время, но зачастую нет острой необходимости в очень высокой точности. Беспокойство о том, чтобы успевать все минута в минуту, может вызвать ненужный стресс и принести больше вреда, чем пользы. Округляйте время до ближайших 5, 10 или 15 минут.

Вам также не нужно отслеживать такие моменты, как перерывы в туалет или на обед.

Если вам интересно, допустимо ли округление времени – да, если оно сделано правильно.

Если вам нужно более детальный разбор моментов выше, ознакомьтесь с нашим руководством по личной эффективности.

Заключение.

Мы не можем назвать вам точную сумму, которую может сэкономить ваша компания, поскольку она зависит от многих факторов, таких как размер предприятия и количество сотрудников. Однако, принимая в расчет все, что мы упомянули выше, вам может быть легче рассчитать, как вы можете сократить расходы и / или внести коррективы в свой бюджет, чтобы повысить прибыльность.

Чтобы учет рабочего времени был эффективным, лучше всего делать это ежедневно и последовательно, полагаясь на качественное программное обеспечение, которое будет полностью соответствовать потребностям вашей компании.