Как решать проблемы, вызванные плохим управлением временем

Независимо от того, насколько хороши навыки управления временем, всегда есть куда расти.

В этой статье будут рассмотрены следующие аспекты:

• Признаки плохого управления временем, чтобы было легче распознавать их в себе и других;
• Какие проблемы может вызвать нерациональное использование времени;
• Что может стать причиной неправильного отслеживания времени;
• И, наконец, общие ошибки управления временем и способы их решения.

Признаки плохого управления временем

Ниже приведён список наиболее распространенных признаков плохого управления временем.

Легко отвлечься

Трудно найти место, полностью без отвлекающих факторов, но можно сделать всё возможное, чтобы оптимизировать рабочее пространство.

Первый шаг заключается в том, чтобы узнать, что отвлекает больше всего. Эти уведомления на телефоне? Разговор с коллегами? Уличные шумы?

Определив, что мешает больше всего, легче будет держать всё под контролем, избегая отвлечений.

Проблемы с пунктуальностью

Все иногда застревают в пробке или просыпают, потому что будильник не сработал. Людям свойственно иногда совершать ошибки, но это нормально ровно до тех пор, пока они не становятся обыденностью. Нужно уважать других и их время.

Анна Муссон, эксперт по этикету сказала The Huffington Post Australia, что «существует множество причин, почему это происходит [кто-то опаздывает], но главная состоит в том, что в глубине души человек считает своё время более ценным, чем время других».

Кажется, что это сего пара минут ожидания, ничего страшного, но эти мгновения складываются в часы впустую потраченного времени.

Упущенные дедлайны

Аналогично ситуации с опозданиями, ничего страшного, если такое происходит время от времени и по уважительной причине. В случае, если это периодически повторяется, профессиональная репутация может серьёзно пострадать.

В работе важно иметь возможность полагаться на коллег, доверять друг другу и знать, что все выполнят свою работку в срок, без сучка, без задоринки. Если люди не будут уверены друг в друге, им будет трудно работать вместе.

Если ситуация с затягиванием сдачи работ часто повторяется, нужно выяснить, почему. Наиболее распространёнными причинами являются прокрастинация, неспособность эффективно организовать своё время, или потому что задач очень много и что-то нужно делегировать другим.

Постоянная спешка

Чувствуете себя как белка в колесе, и постоянно не хватает времени, чтобы сделать всё запланированное?

Такое может происходить, по двум причинам: постоянное откладывание до последней минуты, либо из-за слишком большого количества накопившихся дел, с которыми невозможно справиться одному.

Какой бы ни была причина, она в любом случае приносит много стресса и негативно влияет на качество работы. Планируйте свой день заранее, чтобы убедиться, что времени  энергии будет достаточно, чтобы со всем справиться.

Для упрощения процесса планирования можно использовать специальное приложение управления временем, или старый добрый список дел.

Выгорание

Возможно, худший признак плохого управления временем, так как плохо влияет не только на продуктивность, но и на здоровье.

Выгорание проявляется по-разному, вот некоторые возможные симптомы. Физические: одышка, головокружение, ослабление иммунной системы и эмоциональные: психическое истощение, потеря мотивации, чувство беспомощности и ловушки и т.д.

Лучший способ борьбы с этим – давать себе отдохнуть. Создайте расписание с учётом окон, во время которых можно делать перерыв от работы и просто наслаждаться жизнью.

Какие проблемы может вызвать плохое управление временем?

1. Стресс. Плохое управление временем приводит к постоянной спешке, а это, в свою очередь, к напряжению нервной системы. Не важно, связано ли это с тем, что дела, которые должны быть сделаны, постоянно откладываются, или с тем, что нужно выполнить задачи, рассчитанные на две недели, за два дня. В любом случае, таких ситуаций поможет избежать правильная организация времени.
2. Постоянные опоздания по срокам. Одной из наиболее частых проблем при плохом управлении временем является снижение соответствия ожиданиям. Постоянно ускользают нужные для выполнения проекта минуты, часы и даже дни, что выставляет исполнителя в плохом свете перед заказчиками.
3. Снижение уровня доверия. Нельзя назвать хорошим коллегу, который постоянно опаздывает и не соблюдает сроки. Большинство людей сможет простить единичные случаи, но их частое повторение приведёт тому, что такого человека будут считать непрофессионалом.
4. Низкая производительность и плохое качество работы. Если оставлять всё до последнего момента, очевидно, что результат такой работы не будет высокого качества. Это негативно сказывается на продуктивности.

Начинайте вовремя, чтобы не пришлось жертвовать качеством ради скорости.

5. Взваливание на себя слишком большого количества задач. Если нет чёткого представления о 1) времени, которое потребуется для выполнения заданий, и 2) времени, которое есть в распоряжении, повышаются шансы столкнуться с перенапряжением. Беритесь только за те проекты, которые точно сможете успешно завершить.
6. Отсутствие баланса между работой и личной жизнью. Если у работника нет установленного графика, он, вероятнее всего, работает много, но недостаточно вдумчиво, из чего следуют трудности с выделением времени на что-то, не касающееся работы, что, в конце концов, приводит к проблемам с ментальным здоровьем.

Что мешает правильному управлению временем?

Как правило, управлять временем нам мешает отсутствие планирования, приоритетов и чётких целей. Всё это затягивает процесс и с большой долей вероятности, что-то не получится успеть сделать.

Плохие навыки планирования

Как сказал Бенджамин Франклин, «Если вы не планируете, значит, планируете провал».

Не получится добиться многого без хорошего плана (поверьте мне, я пыталась).

Вот некоторые из навыков, которые нужно развивать, если хочется научиться планировать:

• Внимание к деталям,
• Критическое мышление,
• Управление проектами,
• Хорошая организация,
• Умение думать о будущем и видеть общую картину.

Отсутствие приоритетов

Все задачи важны, но некоторые важнее.

Игнорирование метода приоритизации – это верный способ взваливать на себя непосильный груз и тратить время на выполнение случайных задач за счёт более важных и/или срочных.

Матрица Эйзенхауэра – отличный инструмент, который поможет выделить по-настоящему важные вещи. Всё, что понадобится, это лист бумаги, который будет разделён на четыре части:

• Важные и неотложные задачи – должны быть выполнены в первую очередь.
• Важные, но не срочные – их нужно добавить в расписание, и сделать их позже.
• Срочные, но не важные. Такие задачи нужно передать на выполнение кому-то другому.
• Не срочные и не важные. Отправляются в мусор.

Неясные цели

Представьте участие в гонке, где не ясно месторасположение финишной черты. Как понять, куда бежать, и насколько близка цель?

Совершенно верно, никак.

То же самое касается постановки целей: неправильно ожидать их достижения, если нет чёткого представления, чего нужно достичь. Чтобы правильно ставить цели, воспользуйтесь техникой SMART (от английского specific, measurable, attainable, relevant и time-bound), то есть они должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и привязанными к определённым срокам.

Например, цель «разбогатеть» не подходит под стандарты SMART. Каждый понимает богатство по-своему.  Пытаться «стать богатым» значит бесцельно работать без финиша в поле зрения.

Вместо этого попробуйте что-то типа «иметь Х на моём банковском счёте к концу года» или «начать зарабатывать  Х ежемесячно».

Когда есть чётко поставленные цели, легче составить план, чтобы их достичь.

Прокрастинация

Откладывание, кажется, главный враг продуктивности.

Сказать по правде, для некоторых людей (я в их числе) приближающиеся сроки – огромное давление, которое, тем не менее, необходимо для высвобождения некого внутреннего потенциала. Если в моих статьях есть что-то, что может показаться интересным или остроумным, с большой долей вероятности я написала это в последний день перед сдачей текста.

Фокус в том, чтобы найти эту тонкую грань между полным отсутствием давления и нажимом, заставляющим паниковать.

Общие ошибки управления временем и способы их устранения

Ни один человек не сможет не кривя душой сказать, что идеально владеет навыками управления временем. Оно состоит из множества различных аспектов и большинство из нас испытывает трудности как минимум с одним из них. Вот список наиболее распространённых ошибок в управлении временем и советы о том, как их решать:

Отсутствие плана

Хотите быть продуктивным, но чувствуете себя немного потерянным? Отсутствует мотивация? Часто ли есть ощущение, что забыли что-то?

Если на большинство этих вопросов ответ «да», это может быть свидетельством отсутствия плана.

Решение: Начните с составления долгосрочных и краткосрочных целей. Сядьте и подумайте о том, что хотите сделать и чего достичь. После, напишите, что нужно сделать, чтобы прийти к желаемому, опишите каждый шаг.

Долгосрочные цели помогут определить краткосрочные, а те, в свою очередь, помогут составить список дел.

Цели должны быть на личную и профессиональную жизнь, чтобы график был сбалансированным и соответствовал ожиданиям от жизни.

Выбор правильной техники управления временем меняет правила игры. Чтобы узнать о них больше, ознакомьтесь со статьёй о лучших техниках тайм-менеджмента.

Нереалистичная оценка времени

Это было одной из моих самых больших проблем. Я не имела ни малейшего понятия о том, сколько времени мне нужно для выполнения определённой работы. Мои предположения часто были неправильными, что иногда приводило к опозданию.

Решение. Когда я поняла, что у меня есть тенденция недооценивать количество времени, которое мне понадобится на какую-нибудь задачу, я начала его отслеживать.

Для этого можно просто использовать секундомер или, если хочется воспользоваться более удобным способом, можно отдать предпочтение приложению для отслеживания времени.

Отслеживание времени поможет гораздо точнее его оценивать. Это позволяет собрать большее количество данных, чтобы на их основе делать обоснованные предположения. Это также облегчит планирование, так как будет чёткое представление о том, на что уходит время и что когда нужно делать.

Переутомление

Прежде всего – глубоко вдохните.

Невозможно делать всё сразу. Плотный график может негативно сказаться на здоровье, поэтому нужно поберечь себя.

Решение: следует научиться расставлять приоритеты.

Выбирайте до З-х заданий, которые абсолютно необходимо выполнить в течение дня. Попробуйте закончить их в первой половине дня, начиная с самой трудной, затем по приоритетности. Если удаётся сделать что-то за пределами этого топа, отлично, но не стоит расстраиваться, если это будет не так.

Кроме того, убедитесь, что будет оставаться запас времени между запланированными делами, чтобы точно хватало на завершение одной задачи, пока не начнётся следующая и соблюдалось расписание.

Отвлекающие факторы

Разберёмся в том, что конкретно мешает непрерывной работе, а затем избавимся от этого. Попробуйте воспользоваться следующими советами:

• Создайте удобное рабочее место. В студенческие дни, учёба давалась мне лучше всего в библиотеке: все вокруг заняты важным делом, а значит и мне не стоит отставать! В такой обстановке стыдно даже доставать телефон.
• Разбивайте задачи на несколько кусочков, тогда они перестанут казаться громоздкими и невыполнимыми.
• Задайте себе время, когда пора проверять социальные сети и электронную почту. Не стоит отвечать на все сообщения, как только они приходят, так можно нарушить драгоценную концентрацию.
• Тяжело сосредоточиться из-за шума? Не пожалейте денег на хорошие шумоподавляющие наушники!

Прокрастинация

Что является первоисточником прокрастинации? Это уж точно не «просто лень». Чаще всего у неё гораздо более глубокие корни, например, перфекционизм и/или боязнь провала.

Существует множество способов борьбы с прокрастинацией. Подход зависит от причины проблемы.

Сначала нужно решить для самого себя, что сделать хоть что-нибудь — лучше, чем не сделать ничего из-за страха выполнить работу неидеально. Проще сказать, чем сделать, правда? И всё же, ничто не идеально и лучше принять это рано, чем поздно. Но это вовсе не значит, что нужно перестать стараться. Следует перестать бесконечно пытаться довести всё до идеала, нервничать из-за каждого мелкого недочёта или даже не приниматься за работу совсем, боясь, что всё выйдет не так, как надо.

Перегрузка и перенапряжение также являются причиной прокрастинации. Людям свойственно заниматься откладыванием из-за большого груза, которым кажется новая задача. В такой ситуации стоит разбить её на несколько частей, которые будут казаться гораздо более выполнимыми. Концентрируясь только на той маленькой части, которую нужно выполнить именно сейчас, легко удастся избежать страха начинаний.

Ещё одной причиной прокрастинации являются мысли о том, что успешное выполнение задачи невозможно, либо что для этого попросту недостаточно ресурсов. В таком случае, не бойтесь просить у своих коллег совета о том, как поступить, когда кажется, что работа зашла в тупик. Будьте открыты к критике и воспринимайте её как возможность стать лучше.

Суждение о том, что продуктивная деятельность и занятость – это одно и то же

Быть занятым и быть продуктивным – это одно и то же? А уделять много времени работе и добиваться поставленных целей? А упорно работать и работать с умом?

Ответ может быть воспринят по-разному, но он отрицательный. Наверняка каждый встречался с ситуацией, когда после упорного рабочего дня оказывалось, что никакого прогресса так и не удалось достичь.

Чтобы избежать подобной ситуации достаточно просто помнить о своих целях. Создавая список дел, спросите себя: «Приблизит ли меня выполнение этой задачи к достижению цели?», «Важно ли мне выполнение этого задания?», «Могу ли я попросить кого-то другого сделать это?»

Когда нужно завершить несколько небольших задачек, стоит:

1) Оставить их на конец рабочего дня. Не тратьте на них свой основной запас сил. Используйте его с умом, для выполнения действительно важных задач.

2) Сгруппировать их таким образом, чтобы не потерять сосредоточенность и концентрацию при переходе от одного дела к другому.

Отсутствие перерывов и выходных

Работа в режиме нон-стоп не является показателем продуктивности. Как раз наоборот – подобный образ жизни приводит к выгоранию.

Человеческий мозг работает лучше всего после хорошего отдыха. А человеческое тело – после крепкого сна. Поэтому, не забывайте делать перерывы в работе и расслабляться время от времени. Старайтесь даже не думать о рабочем процессе в свободное время. Жизнь гораздо больше, чем бесконечное стремление к повышению собственной продуктивности и денежного состояния.

Заключение

Потребуется немало времени и сил, чтобы отточить навык тайм-менеджмента.

Заранее распланируйте своё время, поставьте чёткие цели, установите приоритеты и постарайтесь избежать прокрастинации. Сделайте всё возможное, чтобы минимизировать количество отвлекающих факторов, не забывайте отдыхать от работы и здраво оценивайте собственные силы. А самое главное – старайтесь быть эффективными, а не занятыми.

С чем у вас возникают наибольшие трудности, когда дело доходит до управления временем? У вас есть какие-нибудь советы и приёмы, которые помогут в организации времени?