Как сделать 8-часовой график работы продуктивным

За последние 10 лет мы прочитали множество статей, посвященных свободному графику работы. Эксперты считают, что это наше будущее. Они уверены, что работа, которую мы выполняем, меняется, и специалисты в сфере умственного труда полагают, что в 8-часовом дне, обязательном для заводских рабочих, нет никакой пользы. Однако еще остались люди, которым даже 3-4 часовой рабочий день не по силам. А режим «с 9 до 5» отлично подходит огромному количеству людей.

В этой статье мы расскажем обо всех возможных преимуществах режима «с 9 до 5». Мы поясним, почему для некоторых (включая меня) он лучше подходит. Также обратим внимание на то, как вы можете составить свой собственный график 8-часового рабочего дня, который ничем не хуже гибкого графика, полного свободы и баланса.

Почему многие стремятся к гибкому графику работы

Несмотря на то, что есть люди, которые охотно поддерживают режим «с 9 до 5», многие безоговорочно стремятся к гибкому графику. И вполне обоснованно:

• График можно составлять самостоятельно;
• Не нужно работать 8 часов подряд;
• Рабочий день кажется короче;
• Вы чувствуете, что вы можете сами управлять своим временем как босс.

Да, все это чистая правда. Но это не значит, что традиционный рабочий режим больше неактуален и не приносит никакой пользы. Гибкий график обеспечивает свободой тех, кто умело распоряжается своим временем и не злоупотребляет им. А режим «с 9 до 5» подходит тем, кому нужны четкие границы между работой и жизнью, и кто не может полностью полагаться на самомотивацию. Читайте подробнее в статье «Что такое гибкий график работы? Краткое руководство»

Мы за режим «с 9 до 5»

Конечно же, мы здесь не для того, чтобы строить из себя адвоката дьявола. Некоторые люди попросту не хотят принимать традиционную модель работы, и это совершенно нормально. Мы здесь для того, чтобы поддержать предпочитающих режим «с 9 до 5» гибкому графику.

Основные преимущества классического 8-часового рабочего графика:

1. Способность легко сконцентрировать внимание на деятельности;
2. У вас есть четкие границы;
3. Люди точно знают, когда вы доступны для них;
4. Меньше сверхурочных;
5. Нормальный баланс между работой и личной жизнью.

Далее рассмотрим каждый из этих плюсов подробнее.

1. Способность легко сконцентрировать внимание на деятельности

Для меня лично это тяжело: сначала работать 3 часа, потом делать перерыв на час или два, выполнять поручения, а потом снова погружаться в эту трехчасовую застольную рутину. Когда я попробовалаработать по более гибкому графику, я сразу же вспомнила то время, когда я была учителем.

Учет времени показал, что на преподавание уходило 5 часов, не включая «перерывов», когда ученики были на других занятиях. Это так называемое свободное время я посвящала проверке контрольных работ, административной работе и составлению планов уроков.

Иногда бывало такое, что я, например, не заканчивала проверять контрольную работу, а ученики уже пришли в класс, и мне снова нужно начинать занятия. Я имею в виду, что нужно было переключить свое внимание на другую задачу и при этом проследить за тем, чтобы все шло по плану. Проходили 45 минут, я возвращалась в учительскую, снова пыталась сосредоточиться на проверке контрольных, а моя голова гудела от вопросов детей, картинок из учебника и впечатлений. Такой режим очень замедлял мою работу, в итоге я переносила все на дом.

Короче говоря, каждый раз мне приходилось переключаться с одной деятельности на другую. И мне требовалось время, чтобы сосредоточиться, потому что задачи, которые мне приходилось решать, были очень разными по своей природе:

Преподавание в классе VS Оценка работ

Тайм-трекинг играет здесь важную роль (читайте подробнее в статье «Преимущества тайм-трекинга»). Мне нужно знать, сколько времени уходит на выполнение каждой задачи. Для меня было бы гораздо лучше, если бы я могла посещать все уроки четко один за другим, с перерывом на обед, а затем заниматься другой работой или идти домой.

Чем 8-часовой рабочий день полезен при периодическом переключении на другую деятельность

Имея такое «ограничение», если можно его так назвать, вы четко знаете, сколько времени есть в вашем распоряжении, и вы успеете завершить все дела вовремя. Вы можете забыть о том, что вам придется прервать рабочий процесс, чтобы сходить в банк, в супермаркет или же просто на кухню. А после выполнения поручений возвращение в «рабочий режим» потребует некоторой перефокусировки, что, по сути, будет стоить вам времени.

Примечание: Переключение внимания с одного вида деятельности на другой иногда неизбежно, например, вам нужно идти оплачивать счета в рабочее время, из-за того, что вечером банк закрывается. А гибкий график подразумевает, что ваше рабочее окружение в течение дня будет меняться с каждой новой задачей, что отнимет у вас драгоценное время на переключение внимания.

2.У вас есть четкие границы

Когда мы работаем в офисе, согласно традиционному графику, мы, как правило, чувствуем себя более расслабленными и с нетерпением ждем окончания рабочего дня. И если вы из тех людей, у которых нет этого самого «окончания», лучше уж выбрать более жесткий график работы.

Таким образом, мы четко знаем, что рабочее время закончилось, и наш мозг начинает переключаться в режим «личной жизни». Если необходимости в сверхурочной работе нет, вы абсолютно свободны.

При гибком рабочем графике, наоборот, у вас никогда не бывает «свободного времени». Это естественно, что человек выполняет свои задачи в течение той части дня, когда уровень его энергии максимален. Это само по себе очень полезно для продуктивности, но в действительности стирает грань между рабочим временем и временем отдыха. Вы никогда не сможете расслабиться от души.

3. Люди точно знают, когда вы доступны для них

Если вы сами распределили свое время, и ваш график меняется ежедневно, то ваша доступность для других людей также будет меняться. Это может стать проблемой, когда вам нужно сообщать друзьям и родственникам, что с вами пока нет возможности связаться, ведь вы работаете.

В понедельник вы свободны утром два часа, во вторник час утром, два днем, затем еще час вечером. Вам нужно будет каждую неделю информировать своих клиентов, друзей и семью, а это потребует больше усилий на учет времени и планирование («Правильное планирование рабочего дня»).

Что ж, если внешние отвлекающие факторы являются для вас приоритетной проблемой, то 8-часовой рабочий день вам подойдет лучше. Вы можете просто установить статус «Нет на месте», включить на телефоне режим «Не беспокоить», повесить табличку на дверь и т.д., пока не закончите работу. Люди четко будут знать, когда вы доступны.

4. Меньше сверхурочных

Итак, выше мы говорили о том, что переключение внимания с одного вида работы на другой приводит к потере времени. Обычно для этого нам требуется 20 минут. Причем с каждым разом это время увеличивается.

В конце дня все это потерянное время накапливается, что может привести к отставанию от графика. Или же благодаря свободному графику сверхурочная работа кажется менее обременительной. Вскоре вы обнаружите, что работаете до глубокой ночи. Перед тем, как расстраиваться в неэффективности данного подхода, прочтите: «Как отслеживание времени поможет вам оставаться в курсе дел?»

5. Нормальный баланс между работой и личной жизнью

Итак, идеальный баланс между работой и личной жизнью подразумевает множество различных факторов. Но мы затронем только вопрос о времени прекращения работы. Естественно, когда сверхурочных меньше, а ваши границы более четкие, баланс между работой и жизнью поддерживается легче.

• При 8-часовом рабочем дне у вас есть четкое время отбоя;
• Нет необходимости быть начеку в течение дня, ожидая следующего блока рабочего времени;
• Меньше вероятности того, что в ваше рабочее время «вклинятся» другие дела (например, забег в продуктовый магазин, который сорвет весь ваш график).

Когда рабочее время распределено на весь день, ограничений в принципе нет. Вы можете выполнить свои задачи после ужина, отдыха с семьей, или спортзала. В общем, после занятий, которые обычно отводятся для досуга. Разбивая рабочее время, вы также разбиваете время отдыха, и эти два вида деятельности переплетаются, как бы вы ни старались их сбалансировать.

Лично мне трудно проводить утро медленно и размеренно, готовя кофе и завтрак и, допустим, записывая в дневнике время пробуждения. Мне нравится начинать работу в течение 15 минут после подъема (я работаю удаленно), чтобы успеть все закончить к 16часам, например.

Как же я люблю это чувство, когда часы бьют 16:01, и я понимаю, что рабочий день закончился. Вести учет рабочего времени можно удобно в бесплатном тайм-трекере Trackify.

Итак, давайте обсудим, как сделать 8-часовой рабочий день продуктивным, а не каторгой.

Как составить функциональный 8-часовой график

Этот пункт мы посвятим инструкции, которой вы можете следовать для создания продуктивного 8-часового рабочего графика.

Выберите оптимальное рабочее время

Если у вас есть такая возможность, выберите время суток, с которого будет производиться отсчет – утро или день.

У каждого человека разный уровень энергии, и в какой-то момент дня она в любом случае будет снижаться. Лично я предпочитаю начинать работу в 7 утра, а заканчивать в 3 часа дня, потому что после обеда концентрация моего внимания становится слабее. А моим коллегам, наоборот, комфортнее работать чуть позднее. У них есть время на отдых и завершение других дел.

Определите, что всегда отнимает у вас много времени и решите эту проблему

Иногда мы не обращаем внимания на то, что именно нас отвлекает, и нам, зачастую, бывает трудно справиться с этой проблемой. Если мы все-таки постараемся обратить внимание на то, что отбирает у нас значительное количество времени, мы сможем справиться со всеми отвлекающими факторами.

Ну вот, например, вам часто звонят? Пишут смс? Можете ли вы не по своей воле в рабочее время зайти в YouTube или Vkontakte? Могут ли вас отвлечь семейные обстоятельства или дела рабочего характера?

Есть множество способов для исключения различных рода отрывов от рабочего процесса. Вам нужно выбрать более подходящий для вас. Для этого обратите внимание на:

• Тип отвлекающего фактора (рабочий или личный);
• Время, которое он отнимает;
• Время, которое вам потребуется для восстановления концентрации;
• Ваша способность и возможность контролировать отвлекающий фактор (например, отключить телефон).

Совет: проведите день за работой и фиксируйте, когда вы отвлекаетесь, а в конце рабочего дня сделайте выводы. Это один из лучших способов тайм-трекинга. Читайте так же «Как не возненавидеть тайм-трекинг».

Ведите карточку или табель учета времени

Одним из важных компонентов продуктивного режима «с 9 до 5» является подотчетность. В данном случае вы в первую очередь подотчетны самому себе.

Чтобы ощутить все преимущества 8-часового рабочего дня, необходимо знать, когда ваш день начинается и заканчивается. Это единственный способ сохранить здоровый баланс между работой и личной жизнью. Для этого существует два метода: ведение карточки учета времени и табеля учета времени.

Карточка учета времени

Это самый распространенный способ учета рабочего времени. Вам нужно просто зафиксировать начало рабочего процесса и его конец.

А все мельчайшие детали вашего распорядка можно занести в календарь на телефоне, в список задач в заметках или другие приложения. В таком случае карта времени может выглядеть следующим образом:

Записано время начала и конца вашего 8-часового рабочего дня плюс сверхурочные часы. Все это делается для расчета того, сколько вы зарабатываете в неделю. С компьютерной версией карточки с дополнительными функциями сделать это будет достаточно легко, там встроен калькулятор. Но для этого требуется загрузка специального ПО.

Табель учета времени

В случае, если вы хотите видеть наглядные детали вашего распорядка, то я бы не стала рекомендовать бумажный вариант табеля. Лучше всего воспользуйтесь цифровым форматом. Его проще использовать, там преобладают функции автозаполнения и создания шаблонов, что значительно сэкономит вам время.

К примеру, мы предлагаем два способа составления 8-часового графика:

• Если вы создаете график в цифровом формате, то табель можно вести на основе времени, которое вы затрачиваете на каждый проект в день. Это очень удобно, особенно, если на работу над проектом уходит больше недели. У вас не будет необходимости фиксировать каждый час.

• Если вам нужна более подробная схема, вы можете параллельно воспользоваться системой Google Calendar. Записи задач в Google Calendar делают ваш график точным, а разноцветные блоки дают вам представление о том, как протекает ваш день, например, какие задачи повторяются, или когда вы делаете перерывы.

Как уже упоминалось ранее, несмотря на то что ваше расписание включает в себя 8 часов, это не значит, что вы целый день выполняете только одну задачу или задачи одного вида. Необходимо обеспечить продуктивный день со сбалансированным переключением внимания.

Еще в календаре есть функция таймера. Вы сможете определить точное время, которое уходит на выполнение каждой задачи.

Таким образом, карточки и табели просто необходимы для самоотчетности и сохранения продуктивности. Если вы имеете представление о том, как расходуется ваше рабочее время, в будущем вам будет проще составлять расписания.

О таймере в Google Calendar

Данная интеграция Google Calendar лучше всего подходит для тех, кто привязан к своим пакетам приложений Google. Она использует веб-сервис Zapier и работает без проблем независимо от используемого устройства.

• И последнее, но не менее важное. Некоторые из нас являются «заядлыми поклонниками» ручки и бумаги. Поэтому, конечно, вы можете проигнорировать все эти навороченные способы и просто заполнить все в бумажном формате, сидя за своим столом, или сделать дневник-календарь самостоятельно.

Чтобы вам было легче, найдите готовые шаблоны такого дневника (если, конечно, не хотите создать свой). В интернете есть достаточно много источников, откуда можно их позаимствовать. А мы сделали несколько собственных шаблонов расписания, в зависимости от вида графика:

• Ежемесячный;
• Раз в две недели;
• Ежедневный;
• Почасовой.

Все табели учета рабочего времени можно скачать и распечатать в форматах Word, Excel, Google Docs, Sheets и .pdf.

Пусть тайм-трекинг станет вашей привычкой

Для того чтобы добиться функциональности и сбалансированности 8-часового рабочего дня, необходимо серьезно относиться к тайм-трекингу.

Фиксируя время отрыва от работы, время перерывов и пиковых часов, вы только оптимизируете рабочий процесс.

Когда вы объективно смотрите на записанные цифры и относитесь к ним как аналитик (не чувствуя вины и не ругая себя за ошибки), вы можете выявить закономерности, причины и следствия вашего поведения. В какой-то момент вы заметите, что ловко с этим справляетесь, и у вас получится определить, когда лучше всего делать перерывы на перекус, когда вы чаще всего заходите в социальные сети и т.д. Это похоже на то, как ученый раскрывает весь потенциал робота, которого он изобрел. Только в данном случае вы и ученый, и робот.

Отнеситесь к себе как к ученому и к отлаженному, современному механизму, который нуждается в балансировке. Тайм-трекинг является основой для обнаружения затаившихся проблем.

Непринужденно наслаждайтесь перерывами

Несмотря на то, что вы ограничены 8-часовым графиком, это не значит, что вы не можете наслаждаться несколькими перерывами. Но не путайте это с гибким графиком. Обеденный перерыв предназначен для перекуса, а не просмотра фильмов и сериалов.

Если рабочий день включает в себя 8 часов (или даже больше), рекомендуется делать 5-минутный перерыв через каждые 25 минут активной работы или 10-минутный через каждые 50 минут (так называемый метод Помидора)

Конечно же, это не универсальный способ. Как и в случае с расписанием, суть в том, чтобы найти то, что подходит именно вам. Попробуйте несколько различных методов и посмотрите, какой из них позволяет вам работать продуктивно, но при этом оставляет место для отдыха и перезагрузки. Вот некоторые из этих вариантов (с руководствами!):

• Оставьте брезгливость, съешьте лягушку;
• Попробуйте технику Помидора;
• Матрица Эйзенхауэра;
• 18 самых эффективных техник управления временем.

Найдите идеальную технику управления временем, и вы сможете более уверенно справляться с расписанием.

8 часов — не значит 8 часов

Если вы вдруг закончили работу раньше, чем это было нужно, радуйтесь и бегите отдыхать. И постарайтесь не поддаваться искушению начать новую задачу или изменить свой график, чтобы впихнуть в него еще одно рабочее мероприятие. Очень важно знать, когда нужно прекратить работу, и 8-часовой график здорово поможет в этом.

В то время как гибкий график стирает грань между рабочим и свободным временем, традиционный подталкивает вас к тому, чтобы закончить все дела раньше. Таким образом, вы с нетерпением ждете, когда у вас появится больше времени для себя любимого. Однажды в интервью на тему токсичной продуктивности канадский профессор психологии Джордан Петерсон сказал:

«Вы хотите стать лучше, причем стабильно лучше. И поэтому, если вы слишком сильно давите на себя, вы разрушаете стабильность во времени».

Что ж, выбирая режим «с 9 до 5», вы желаете получить надежность и стабильность. И времени хватит на все, если вы все хорошо спланируете. Чтобы повысить свою производительность в таких рамках, вам нужно принять это ограничение, но при этом наслаждаться и свободным временем, когда вы преждевременно заканчиваете работу.

Заключение

Если вы все-таки предпочитаете менее жесткий график, это не значит, что 8-часовой никому не будет нужен. Работа «с 9 до 5» обеспечивает четкой структурой, надежностью, предсказуемостью и дисциплиной тех, кто в этом очень нуждается. Не всем подходит гибкий график, это тоже совершенно нормально. Нам нужно нормализовать выбор 8-часового рабочего дня, потому что он действительно имеет значительные преимущества. Но все зависит от личных предпочтений, как и во многих других вопросах, касающихся производительности труда.