Точность в оценке времени поможет спланировать и разобраться с работой, а это, в свою очередь, положительно повлияет на управление временем и результаты выполнения разных поручений.
Многие люди с большой долей вероятности ошибутся, планируя время, которое понадобится для завершения проекта. Это может происходить потому что некоторые слишком оптимистично оценивают свои возможности и думают, что справятся за меньшее количество времени, чем на самом деле нужно. Другие же, наоборот, закладывают намного больше, чем этого требует задача и просто теряют оставшееся время, которое могли бы провести с пользой. Вот, чем это обычно заканчивается:
- Если оказалось, что проект требует больше времени, чем ожидалось, придётся выполнять всё наспех, пострадает качество, так как не останется возможности посмотреть на результат свежим взглядом и исправить недочёты.
- В те моменты, когда удастся закончить намного раньше запланированного срока из-за неправильной оценки, скорее всего, человек не возьмётся за что-то новое, а будет заниматься прокрастинацией, теряя драгоценное время.
В конце концов, неумение правильно выбирать дедлайны может негативно отразиться и на клиентуре, так как какие-нибудь не постоянные заказчики останутся неудовлетворёнными и никогда больше не вернуться.
В этой статье собраны советы, особенности, и эффективные способы оценки времени, всё, что нужно, чтобы стать экспертом в этой области.
Содержание
Составьте список задач, которые необходимо выполнить
Невозможно прийти куда-то не зная своей конечной точки, так же и с задачами – прежде чем оценивать временные затраты, убедитесь, что список необходимых заданий уже определён.
Следует выработать себе привычку составлять список вещей, которые нужно сделать за определённый период времени, например, за день:
☐ Позвонить Павлу Анатольевичу
☐ Провести совещание с маркетинговой командой
☐ Написать проектное предложение
☐ Написать Рите email о том, как прошла вчерашняя вечеринка
☐ Бранч с клиентами
☐ Встреча с Георгием С.
☐ Внести изменения в расписание
После описания всех поручений и заданий, можно перейти к оценке времени, необходимого для выполнения.
Позвонить Павлу Анатольевичу – 10 минут
Провести совещание с маркетинговой командой – 25 минут
Написать проектное предложение – 4,5 часа
Написать Рите email о том, как прошла вчерашняя вечеринка – 10 минут
Бранч с клиентами – 1,5 часа
Встреча с Георгием С. – 25 минут
Внесение изменений в расписание – 5 минут
В примере общее расчетное время – 7 часов и 15 минут.
Обратите особое внимание на оценку времени для приоритетных задач
Ещё одним важным аспектом правильной оценки времени являются приоритеты, большая часть рабочего времени должна быть посвящена именно им. Конечно, придётся приложить немного больше усилий, чтобы правильно определить время, необходимое для выполнения таких задач, но наградой станут сэкономленные минуты, а может и часы.
Приоритеты – самые важные и неотложные задачи, которые должны быть выполнены в срок, или имеющие решающее значение для достижения глобальной цели или, например, плана на день.
Допустим, нужно написать ~1000 слов по проектному предложению на завтра. Способность правильно оценить время, которое понадобится на выполнение этого задания, определяет, получится ли закончить его вообще.
Первое, что следует сделать, определиться с планом проектного предложения и разбить эту задачу на подразделы, оценив, сколько времени займёт выполнение каждого.
- Прикинуть количество слов для каждой части текста
(напр. «Обзор – 100-150 слов», «Цели – 200-300 слов» и т.д.)
- Оцените время, необходимое для написания и редактирования каждого подзаголовка, ориентируясь на количество слов:
(«100-150 слов – 30 минут», «200-300 слов – 1 час» и т.д.)
- Сумма этих чисел и будет расчётным временем для приоритетной задачи.
Небольшое дополнение: если при оценке времени на приоритетную задачу его закладывается больше всего, это дополнительный сигнал о том, что стоит обратить на такое задание как можно больше внимания.
Используйте формулу оценки времени
При поиске шаблонного подхода к определению количества дней, которое потребуется на завершение проекта, можно остановиться на формуле оценки времени, её основой служит метод PERT (англ. Program Evaluation Review Technique, рус. Техника Оценки и Анализа Программ и проектов.
Метод PERT предполагает работу с формулой оценки времени, которая работает со следующими аспектами:
- Оптимистичная оценка времени (А)
- Наиболее вероятная (В)
- Пессимистичная (С)
Оптимистичная оценка времени (А)
Это минимальный промежуток времени, который нужен для завершения задачи.
Оптимистичная оценка времени применима, когда всё идеально соответствует ожиданиям:
- Все в команде заканчивают свою работу вовремя
- Нет необходимости в исправлениях
- Нет проблем с бюджетом
- Материалы и оборудование всегда наличествуют в нужном объёме и качестве
Например, если опираясь на прошлый опыт при соблюдении всех вышеупомянутых условий, проект удалось завершить за 255 дней, значит A = 225.
Наиболее вероятная оценка времени (В)
Это количество времени, которое уйдёт на то, чтобы закончить проект, опираясь на реалистичные ожидания.
Такая оценка применима, когда:
- В общем и целом всё соответствует плану
- Большая часть людей выполняет свои задачи вовремя
- Некоторые изменения необходимо внести, но их не много
Например, судя по предыдущему проекту, при таких обстоятельствах его выполнение подойдёт к финалу через 360 дней, это означает, что B = 360.
Пессимистичная оценка времени (С)
Это максимально возможное количество времени, которое, может занять работа над проектом.
Это худший случай, когда по мере выполнения работы приходится сталкиваться с несколькими проблемами:
- Большинство членов команды не могут выполнить свои обязанности до крайнего срока
- До окончательного представления в проект нужно внести много корректировок
- Возникли проблемы с материалами и оборудованием
- Появились трудности с бюджетом
Если прошлый опыт свидетельствует о том, что с подобными неувязками проект затягивался до 375 дней, следовательно, C = 375.
Фактический расчёт
Оценка времени учитывает, что все эти виды оценок одинаково возможны, а сама формула (F) выглядит следующим образом:
F = (А+4В+С)/6
Если взять приведенную оптимистичную (А = 225), наиболее вероятную (В = 360) и пессимистичную временные оценки (С = 375), то получим:
F = (225+4*360+375)/6
F = 340
Скорее всего, проект буден закончен в течение 340 дней. Но иногда могут появляться какие-либо трудности, и по мере их возникновения нужно будет преобразовывать вычисления – именно здесь на помощь приходит такое понятие как стандартное отклонение.
Формула стандартного отклонения (SD = (C-A)/6) учитывает только оптимистичные и пессимистичные оценки времени и показывает, насколько точна общая оценка времени, полученная с помощью предыдущих вычислений:
SD = (375-225)/6
SD = (150)/6
SD = 25
Судя по формуле, отклонение от намеченного срока выполнения проекта составляет 25 дней. Соответственно, приблизительный срок от 315 до 365 дней.
Использование калькулятора продолжительности проекта
Его работа построена на основании рассмотренных ранее формул.
Количество расчётных дней всё равно будет примерным, но сами расчёты займут меньше времени, так как будут проходить автоматически.
Простой калькулятор длительности проекта в Excel можно создать самостоятельно, для этого понадобится знание формул оценки времени (F = (A+4B+C)/6) и стандартного отклонения (SD = (C-A)/6):
- Для ячейки «Формула оценки времени» напишите: =
- ОКРУГЛВВЕРХ ((C4+C5*4+C6)/6)
- Для ячейки «Стандартное отклонение» напишите: =
- ОКРУГЛВВЕРХ ((С6-С4)/6)
- Для ячейки «Наименьший срок окончания проекта» напишите: =
- ОКРУГЛВВЕРХ (С8-С9)
- Для ячейки «Наибольший срок окончания проекта» напишите: =
- ОКРУГЛВВЕРХ (C8+C9)
После внесения данных в ячейки «Оптимистичная оценка времени», «Наиболее вероятная оценка времени» и «Пессимистичная оценка времени» данные в других ячейках заполнятся автоматически.
Использование функции ОКРУГЛВВЕРХ является необязательным, но настоятельно рекомендуется, потому что это округляет предполагаемое количество дней до целого числа.
Чтобы использовать одинаковые формулы для нескольких проектов, просто удерживайте и перетаскивайте курсор по краю ячеек, содержащих формулы:
Таким образом, после введения чисел «145», «234», «345», в качестве оценок A, B и C, получится, что расчётное время завершения проекта составит 238 дней, со стандартным отклонением в 34 дня – то есть, вероятно, потребуется от 204 до 272 дней для завершения этого типа проекта.
Trackify рго совет
Ищете простой способ расчета рабочего времени в Excel? Тогда ознакомьтесь с нашим руководством по созданию функциональных расписаний в Excel.
Отслеживайте время
Калькулятор продолжительности проекта показывает, сколько дней, скорее всего, потребуется для завершения для завершения начатого. Это полезно, например, тем, что будет возможность предоставить клиенту информацию о том, на какой промежуток времени ему ориентироваться.
Помимо изложенного, более точная оценка, понадобится для того чтобы в деталях спланировать предстоящую работу, а также создать функциональный график, которому нужно будет следовать – тут то и пригодится тайм-трекер.
Система отслеживания времени позволяет произвести оценку времени более точно. Она показывает, сколько, в общей сложности, времени было потрачено на предыдущие проекты, а также отследить разные задачи до часов, минут, секунд. Это будет наглядным показателем того, на что была потрачена большая часть времени.
Данные с учтённым временем следует сохранять, чтобы они принесли пользу в будущем, и на их основе было бы легче строить ожидания о грядущих задачах.
Чтобы собрать нужную информацию, запускайте таймер всякий раз, когда начинаете работать над задачей и отмечайте, с каким именно проектом она связана. Останавливайте счётчик сразу же, как закончите работу, и записанное время добавится к общему числу этого проекта.
К моменту окончания работ перед глазами будут записи о том, сколько именно времени ушло на проект, а, соответственно, будет легче строить предположения о будущем.
Кроме того, легче станет отделять оплачиваемое и неоплачиваемое время, а также понимать, сколько денег было получено, во время работы над проектом. Часы можно превратить в дни для более удобного учёта.
Trackify также предлагает систему оценки, где можно выставлять оценки для задач и проекта в целом, прежде чем сравнивать их с результатами отслеживания в реальном времени.
Таким образом, удастся не только увидеть, оказались ли первоначальные оценки правдоподобными, но и узнать, насколько они отличились от реальности.
Рассчитывайте время, которое будет потеряно
Очень важно во время составления прогнозов обращать внимание на время, которое потенциально не будет использовано эффективно. Не забывайте о перерывах, отвлекающих факторах и прокрастинации.
Во-первых, перечислите действия, на которые уходит часть рабочего времени, а затем напишите, сколько именно:
☐ Перекур каждые 2 часа – 25 минут
☐ Поход в ближайшую пекарню за булочками на ланч – 15 минут
☐ Заваривание чашки кофе каждые 3 часа – 15 минут
☐ Беседа с коллегами – 45 минут
К этому можно также добавить время, которое уходит на совещания и проверку электронной почты, так как эти активности напрямую не приводят к продвижению по проекту:
☐ Заседания – 1 час 20 минут
☐ Обработка Входящих – 1 час
Можно прикинуть, сколько времени уходит на эти мероприятия, а можно провести эксперимент и в течение недели отслеживать его с помощью приложения, а после рассчитать среднее время для будущего использования. Например, если оказалось, что на встречи уходит:
- 40 минут в понедельник
- 45 минут во вторник
- 30 минут в среду
- 45 минут в четверг
- 40 минут в пятницу
Можно принять 40 минут в качестве среднего времени для встречи для будущих оценок:
(40+45+30+45+40)/5=40
По итогу, сумма всех этих чисел даст конечные временные потери, у нас получилось примерно 4 часа.
Итак, если рабочий день составляет 8 часов, а 4 из них уходит, можно сказать, впустую.
На всякий случай планируйте небольшой запас по времени
Данные, полученные от тайм-трекера, показывают точное время, которое было потрачено на похожие проекты, а, соответственно, сколько, скорее всего, будет потрачено в следующий раз.
То есть, в 9 из 10 случаев, если проект занял 71 день, вероятно, похожий в будущем займёт примерно столько же.
Но, лучше выделить дополнительное время на непредвиденные проблемы и недочёты, которые возникают примерно в 10% таких проектов. Не получится предвидеть, когда процентный шанс увеличится и предугадать, попадёт ли этот конкретный заказ в число «счастливчиков».
Заключение
В конце концов, сделать точную оценку времени не так сложно – нужно просто:
- Разбивать свою работу на ежедневные задачи и делать для каждой временные оценки
- Прилагать дополнительные усилия при оценке приоритетных задач
- Отслеживать время, которое нужно на выполнение задач
- Учитывать, сколько его уходит каждый день
- Помнить о небольшом запасе, который может пригодиться в случае, если что-то пойдёт не так
Для повышения мастерства можно использовать формулу оценки времени и использовать простой калькулятор продолжительности проекта. Следуйте этим советам и временные оценки станут точны как никогда, составление расписания станет простым донельзя, а клиенты будут довольны и обращаться за услугами раз за разом.
Учет времени ведет к повышению производительности