Оплачиваемые и неоплачиваемые часы: как найти идеальный баланс

Оплачиваемые часы – работа над выполнением задач конкретного проекта. Клиенты платят именно за это время. Но это не всё, каждый раз, когда выполняются задачи, положительно влияющие на развитие бизнеса, например, бухгалтерия или поиск новых клиентов, такие часы нужно отмечать как неоплачиваемые.

В этом блоге мы поговорим о важности разделения оплачиваемых и неоплачиваемых часов, а также охватим следующие темы:

• как сократить количество неоплачиваемых часов,

• почему их нужно отслеживать, и

• определение среднего показателя оплачиваемых часов в конкретной отрасли.

Что собой представляют оплачиваемые и неоплачиваемые часы?

Как было упомянуто ранее, оплачиваемые часы связаны непосредственно с проектом, они добавляются в смету и оговариваются заранее в договоре между заказчиком и исполнителем.

Вот несколько примеров часов, помимо тех, что потрачены непосредственно на саму работу, за которые платят:

• планирование проекта,

• общение и встречи с клиентами,

• поиск нужной информации,

• проверка работы.

Помните, неоплачиваемые часы так же важны, как и оплачиваемые. Считайте, что первое – рама, а второе – фотография. Нужно много времени и сил, чтобы сделать хороший кадр, но, в конце концов, именно фото рамка делает результат творчества заметным для других. Без неё фото будет просто пылиться в ящике или дожидаться своего часа в альбоме с десятком других фотографий. Другими словами, именно такая, управленческая деятельность помогает бизнесу работать гладко, чтобы кто-то отел заплатить за результаты работы.

Вот, что можно привести как пример неоплачиваемых часов:

• маркетинговая деятельность,
• рекрутинг,
• составление счетов для клиентов,
• обучение сотрудников,
• дополнительные/неожиданные изменения в ходе проекта,
• развитие, получение новых навыков

Примеры некоторых отраслей, где информация об отслеженных оплачиваемых и неоплачиваемых часах предъявляется клиентам:

• бухгалтерский учёт,
• юридические фирмы и частные юристы;
• рекламные агентства,
• фрилансеры,
• веб-разработчики,
• фирмы по связям с общественностью.

Независимо от типа отрасли, убедитесь, что накопленные оплачиваемые часы перекрывают неоплачиваемые. То есть, в идеале, их должно быть больше.

Для примера возьмём две бухгалтерские фирмы:

1. АВ – компания с пятью сотрудниками. Пока они следили за своим рабочим временем в прошлом месяце, они поняли, что из общего числа часов 30% не оплачиваются.
2. CD – компания с тем же числом сотрудников, но с меньшим количеством таких часов – 15 % от общего количества.

Если сравнивать две компании по этим показателям, последняя окажется успешнее, потому что количество неоплачиваемых часов у неё меньше. Может возникнуть резонный вопрос: как же добиться такого результата? В следующем разделе будет несколько советов по тому, как это осуществить.

Как сократить количество неоплачиваемых часов?

Достижение идеального баланса между оплачиваемыми и неоплачиваемыми часами может быть сложной задачей. Исследования показывают, что оплачиваемых часов в день у адвокатов обычно меньше, чем неоплачиваемых.

Одним из примеров таких тематических изысканий является статья от The 2017 Legal Trends Report, в котором была рассмотрена работа 3000 юристов. По итогу получилось, что из 8-часового рабочего дня только 2-3 были отмечены как оплачиваемые.

Чтобы генерировать больше оплачиваемых часов, команде нужно выполнять следующие шаги.

В конце каждого дня составляйте список заявок

Для тех, кто управляет бизнесом, обращение подчинённых за помощью – нередкая ситуация. Нужно решить какую-то проблему, с которой сотрудник раньше не сталкивался или произошло что-то совсем из ряда вон выходящее. Таких обращений может быть несколько, что способствует возникновению стресса.

Кроме того, ответ на письма или звонки работников также является неоплачиваемым. Что же можно сделать?

Введите новую практику: отправлять отчёт о прогрессе по проекту в конце каждого дня, это будет наглядный список последних новостей, включающий информацию о том, что кому-то нужно получить определённое одобрение или дополнительные данные.

Это поможет спланировать следующий день и минимизировать неоплачиваемые часы, а сотрудники получат всю необходимую для работы информацию, а значит концентрированные оплачиваемые часы работы над проектом.

Автоматизируйте некоторые задачи

Вот два основных преимущества автоматизации:

• это позволит всей команде сосредоточить своё внимание на выполнении задач, связанных с проектами, которые являются платными.
• клиенты будут получать счета-фактуры, из-за более автоматического процесса их составления они будут приходить вовремя, в том объёме и с теми подробностями, которые нужны заказчику, чтобы все остались довольны.

Поскольку в администрировании часто встречаются повторяющиеся задачи, нужно «заточить пилу» и упростить процесс работы с ними. Каждый бизнес уникален, так что подходы могут быть совершенно разными.

Убедитесь, что отслеживание неоплачиваемых часов имеет большое значение для компании. Подробнее об этом в следующей части статьи.

Почему нужно отслеживать неоплаченные часы?

Для отслеживания как оплачиваемых, так и неоплачиваемых часов идеально подойдёт Trackify – программное обеспечение для биллинга и трекинга времени. Нужно каким-то образом поощрить команду на использование одного приложения, чтобы было удобно в любое время получить нужную информацию.

Вот основные причины, почему учёт неоплачиваемого времени имеет большое значение для компании и клиентов.

Чтобы узнать, какие клиенты/проекты требуют больше неоплачиваемых часов

Отслеживание рабочих часов поможет сравнивать количества тех, за которые платят и тех, что нужны для качественного выполнения заданий. Это также поможет лучше анализировать информацию о клиентах и проектах.

Отслеживание неоплачиваемых часов даст ответы на следующие вопросы:

• Приносят ли проекты прибыль? Понимание того, сколько времени сотрудники тратят на конкретный проект, поможет решить, стоит ли проект того или нет.
• Во сколько обходятся конкретные клиенты? Это можно выяснить, просматривая неоплачиваемые часы работников. Например, входе проекта клиент А множество раз вносил правки, в связи с чем, персонал наработал 20 неоплачиваемых часов в прошлом месяце. А вот заказчик В попросил лишь о незначительных изменениях и они привели к 5 неоплачиваемым часам сотрудников. Очевидно, клиент А стоит больше.

Чтобы узнать, как увеличить пользу от неоплачиваемых часов

То, что эти периоды бесплатны для клиентов, не значит, что они бесполезны.

Вот два способа превратить их во что-то более выгодное:

• Подумайте о стратегии бренда, общей производительности компании и увеличении прибыли. Владелец бизнеса может устраивать каждую неделю недолгие собрания и на них обсуждать новости по проектам, планировать следующие шаги и обмениваться идеями о том, что можно улучшить. Также не стоит забывать о потенциальных или актуальных проблемах и способах их решения.
• Развитие персонала. Предоставьте подчинённым возможность посвятить пару часов в неделю приобретению новых навыков и расширению знаний в профессиональной области.

Приходим к выводу, что неоплачиваемые часы могут положительно влиять на бизнес, главное – правильно выбрать их количество и поработать над качеством. Это можно сделать, отслеживая время и анализируя результаты.

Чтобы узнать больше о производительности сотрудников

Одним из основных преимуществ отслеживания рабочего времени является способность определить продуктивность работников, а, соответственно, повысить их эффективность. Чтобы это сделать, нужно сравнить их оплачиваемые и неоплачиваемые часы. Если последних у кого-то слишком много, попытайтесь выяснить причину (вполне возможно, что есть определённые причины).

Таким образом, анализируя деятельность работников, можно сделать вывод о:

• Вовлечённости сотрудников. Некоторые из них могут заниматься только одним проектом, в то время как другие будут иметь дело с несколькими. Тип проекта тоже влияет на итоговое количество разных типов часов. Можно постараться, по возможности, реорганизовать рабочую нагрузку так, чтобы никто не был перегружен. Помимо прочего, отслеживание таких моментов позволит лучше составлять для будущих проектов.
• Производительности труда. Каждый сотрудник должен следить за выполнением своих задач (оплачиваемых и неоплачиваемых), а обязанность лидера – оценивать эти данные. По ходу анализа придёт понимание того, насколько эффективны подчинённые. Плюс, можно будет заранее предугадать, сколько времени займёт проект.

Чтобы лучше планировать проекты

При формулировании ожиданий от проекта, нужно определиться с количеством задействованных сотрудников, а также дать клиенту чёткое понимание того, что и когда будет выполнено.

В этом случае можно поделить неоплачиваемые активности по двум уровням:

• Макро. Примером могут стать встречи. При большом количестве ненужных собраний уйдёт много времени, которое можно было бы потратить с большей пользой и выгодой. Постарайтесь минимизировать их наличие.
• Микро. Здесь разговор идёт о профессиональной подготовке. Бесспорно, она нужна, но такие часы тоже стоит ограничивать. Несколько часов в неделю или месяц будет достаточно.

Теперь, когда мы узнали, почему отслеживание неоплачиваемых работ имеет большое значение для фирмы, давайте поговорим о среднем количестве оплачиваемых часов.

Среднее количество оплачиваемых часов

Количество оплачиваемых часов зависит, главным образом, от типа отрасли. Юрист, консультант или фрилансер, показатели для каждого будут разными.

При работе в бизнесе, где услуги оплачиваются по часовой ставке, обязательно следите за коэффициентом использования времени сотрудников.

Коэффициент использования – это показатель, который показывает, сколько времени (из общей продолжительности рабочего времени) работники уделили оплачиваемой работе. Есть формула, которую следует использовать для расчёта коэффициента использования: нужно разделить оплачиваемое время на общее количество часов, а затем умножить это число на 100. Коэффициент использования всегда выражается в процентах.

Таким образом, коэффициент использования показывает, какое количество часов работник был продуктивным.

Ещё одним способом расчёта оплачиваемых часов является использование Trackify. В нём можно отмечать все задачи, оплачиваемые и нет. Посмотрите этот блог, чтобы узнать больше о процессе.

• Как рассчитать оплачиваемые часы работы

Вот несколько примеров сотрудников разных областей и то, как для них рассчитывается коэффициент использования.

Услуги консультантов

Допустим, его общее время – 60 часов в неделю, из них 40 были оплачиваемыми. Соответственно, нужно поделить 40 часов на 60 и умножить это на 100.

Получаем примерно 67% – коэффициент использования рабочего времени (Кирв) этого консультанта.

У такого подхода, конечно, есть минусы, которые особенно заметны именно в этом примере. Младшие сотрудники или те из них, которые находятся на самом низком уровне иерархии в консалтинговой фирме, обычно имеют минимальную возможность выбирать свои рабочие задачи. Таким образом, если их начальники предоставят им лишь неоплачиваемые административные обязанности, то коэффициент использования таких работников будет крайне низким. Это может стать причиной того, что их работа будет недооцениваться.

PR-агенства

Как отмечается в ежегодном опросе PR-консультанта Gould+Partners, по сравнению с 2017 годом, в 2018 PR-фирмы США улучшили свои средние почасовые ставки.

Что касается уровня их производительности, они всё ещё далеки от идеала. Например, средний коэффициент использования у владельцев/руководителей PR-фирм составил 32,6% в 2017 году. Год спустя произошло небольшое снижение – 32,4%. Аналогичная ситуация сложилась и с менеджерами по счетам. Хотя их коэффициент использования составил 87,4% в 2017 году, их производительность в 2018 снизилась – 85,4%.

Что касается менеджеров по работе с клиентами, то их продуктивность стала выше. В 2017 году показатель Кирв составил 78,8%, а в 2018 – 79,3%.

Можно сделать вывод, что в PR-индустрии коэффициент использования зависит от позиции в бизнесе.

Юридические фирмы и частные юристы

Говоря об адвокатах и профессиональных юристах, идеальный показатель их использования – 100%. Как и у многих, их целью должно быть стремление к достижению как можно более высокого уровня этого коэффициента.

Итак, если у юриста 2340 оплачиваемых часов в год, а общее их количество 3120, нужно разделить 2340 на 3120.

2 340/3,120 = 0,75

0,75*100 = 75

Коэффициент использования рабочего времени этого адвоката составляет 75%.

В юридической сфере, помимо кирв, есть ещё один показатель – реализации.

Показатель реализации – соотношение оплаченных часов с тем, какой гонорар он получил.

Например, если адвокат имеет в общей сложности 2340 оплачиваемых часов в месяц, но получает оплату только за 1755 часов, мы разделим 1755 на 2340.

1755/2340 = 0,75

0,75*100 = 75

Уровень реализации также находится на отметке в 75%.

Руководители юридических фирм должны отслеживать как показатель реализации, так и коэффициент использования сотрудников. Кроме того, должен представляться ежемесячный отчёт, в котором проводится сопоставление между оплаченными часами и взимаемыми сборами.

Заключение

Существует множество областей, в которых клиенты платят только за время, потраченное именно на их проект. Задача такого бизнеса – определить, как уменьшить количество неоплачиваемых часов. Сделать подходящие выводы поможет отслеживание всего рабочего времени в целом.

Также не стоит забывать об извлечении пользы даже из тех часов, за которые не платит заказчик. Сделать это поможет организация учебных занятий для сотрудников.

Хорошим помощником в анализе работы является коэффициент использования рабочего времени, работайте над его повышением и бизнес пойдёт в гору.