Почему для правильного управления проектами необходим учет времени 

Эффективное планирование является необходимым условием для завершения проекта.
Но как определить, соответствует ли план ожидаемому графику?
Как проконтролировать процесс и быть уверенным в своевременном предоставлении подходящего решения?
Однако управление проектами не является отдельной дисциплиной и состоит из нескольких компонентов, один из которых – тайм-менеджмент.
Согласно Forbes, изучение различных методов управления временем, чтобы определить, какой из них работает лучше всего, может помочь облегчить стресс и повысить производительность, то есть то, в чём команда будет нуждаться больше всего при работе над несколькими проектами.
Среди других преимуществ упоминается побуждение к анализу того, сколько времени посвящается конкретным мероприятиям и проекту в целом.
Если люди не сталкивались с разными способами отслеживания времени, они могут опасаться, что такой подход может оказывать сильное давление на команду или оказаться несовместимым с творчеством. На самом же деле, выбор такого пути будет выгоден всем.
Лучший способ осуществлять учет времени – это специальное программное обеспечение.
В этой статье данное утверждение будет доказано путём рассмотрения следующих тем:

• Определение важности учёта времени при ведении проектов
• Понимание преимуществ тайминга
• Внедрение передовых методов учёта рабочего времени для управления проектами

Что такое тайм-трекинг и какую роль он играет в управлении проектами?

При учёте времени работы определяется, сколько требуется членам группы на выполнение поставленных задач.
Также руководитель получает представление о производительности команды и прогрессе по проекту.
Это позволяет сверять прогнозы с реальными результатами и своевременно вносить необходимые коррективы на основе полученных данных.
Кроме того, члены группы могут отслеживать время, чтобы анализировать свою работу самостоятельно и соответствовать целям проекта.
Конечно, производить учёт времени можно своими силами, вручную, но не стоит забывать, что существуют различные приложения, которые могут помочь в следующем:

• Отслеживание времени, потраченного на выполнение задач,
• Наблюдение за ходом работы группы и
• Создание отчетов, которые позднее можно проанализировать.

Разные программы имеют отличный друг от друга функционал, но всё же большинство из них позволяет членам проектной группы производить учёт времени для каждого отдельного задания.
Такая функция будет очень полезна предприятиям, которые нанимают много почасовых сотрудников или выписывают счета клиентам, основываясь на том, сколько времени было потрачено на конкретную задачу.

Преимущества использования приложений для отслеживания времени при работе с проектами
По данным Time Management Statistics, 82% людей не используют всеобъемлющую систему учёта рабочего времени и полагаются на какие-нибудь простые варианты, например, списки, а иногда не используют вообще ничего.
Лишь 18% сотрудников используют определенное программное обеспечение для этих целей.
Существуют разные методы хронометрирования, но не все являются одинаково эффективными.
И один из наиболее подходящих подходов, если не лучший, это использование специальных приложений для отслеживания времени, например, такого как Trackify.
Такой метод, как правило, является наиболее точным и экономически выгодным для компаний, желающих отслеживать время, потраченное на проекты.
Но всё же может возникнуть вопрос, является ли отслеживание времени настолько уж эффективным способом управления проектами?
Ниже приводится список причин, почему это именно так.

Позволяет сделать рабочий процесс более понятным

Путём включения регистрации времени в качестве обычной практики, руководитель автоматически повышает прозрачность бизнеса.
Программы позволяют со стороны посмотреть на рабочий процесс, предоставляют возможность понимать, когда задачи завершены и сколько времени на это потребовалось, а также помогают сравнить это с ранее предполагаемыми сроками.
Кроме того, приходит понимание о том, какие действия занимают больше или меньше времени, а это, в свою очередь, помогает начать лучше планировать и правильнее расставлять приоритеты.
Помимо прочего, использование такого программного обеспечения позволит группам и руководителям получить более широкое представление об их рабочем процессе.
Каждый сможет пересмотреть свои задачи и понять, как увеличить производительность, а также следить за тем, над чем в настоящее время работают другие. Это нужно для построения удобных графиков работы. Про по строение график удаленной работы читайте подробнее в нашей статье «Как составить расписание для удалённой работы».

Облегчает выполнение других видов работы

Если сотрудники не вносят точную информацию в ведомости, компания несёт значительные финансовые потери.
Поэтому важно не только упростить процесс отслеживания времени, но и расширить его, включив в него другие процессы.
Например, чтобы напрямую повлиять на уровень финансовых потерь, можно интегрировать  приложение для отслеживания времени, заточенное под работу с системами бухгалтерского учёта.
Помимо прочего, можно сказать своим подчинённым отмечать в программе время, когда они работают вне офиса.
Программное обеспечение, имеющее мобильную версию на базе iOS и Android, позволяет членам команды продолжать отслеживать время вне зависимости от их местоположения.

Обеспечивает анализ производительности

Невозможно эффективно управлять людьми без понимания особенностей их работы.
Например, очень важно признать сотрудников, которые прилагают усилия, необходимые для успеха компании.
Без анализа работы сотрудников трудно получить точное представление об их рабочих часах, о том, сколько времени они тратят на выполнение отдельных задач и о качестве самой работы. Учёт этих деталей повышает продуктивность.
Если руководитель знает об успехах своих подчинённых, он сможет повысить их уверенность в себе путём положительной оценки заслуг работников и публичного признания.
Выявление выдающихся исполнителей, т.е. членов групп, которые завершают свои задачи вовремя или раньше, сильных и слабых сторон работников, системы учёта рабочего времени подойдёт идеально.
При достаточном количестве данных, они помогут, например, определить тенденции в поведении людей на работе. Эта информация включает в себя выделение следующих данных:

• Сколько времени нужно сотрудникам на выполнение своих задач,
• Откладывают ли исполнители обработку каких-либо заданий,
• Есть ли работники, заканчивающие с обязанностями раньше срока.

Такие знания позволяют принимать соответствующие меры, помочь любому, кто испытывал трудности при выполнении задач и вознаградить тех, кто заканчивал свою работу быстрее, сохраняя качество.

Помогает отслеживать прогресс проекта

Согласно одному из докладов о состоянии управления проектами, значительная часть опрошенных сотрудников открыто признают, что они часто не соблюдают установленные сроки, а иногда даже игнорируют задачи, которые должны были быть выполнены.
Проблемы могут возникнуть из-за того, что люди неправильно рассчитывают количество времени, необходимое для выполнения задачи. Из-за этого многие могут недооценивать стоимость проекта, что в долгосрочной перспективе приводит к финансовым потерям.
Деньги может потерять и та компания, работники которой тратят слишком много времени на проекты, имеющие небольшую ценность.
На сроки стоит обращать особое внимание, если речь идёт о работе с клиентами, так как медлительность может вызвать негативное отношение и подпортить репутацию бренда.
Бизнес, который работает без эффективного управления проектами, быстро потеряет доверие клиентов, так как зачастую негативные отзывы люди оставляют намного охотнее, чем положительные. Конечно, критика будет в любом случае, но суть работы в том, чтобы свести её к минимуму.

Автоматизирует составление графиков, и облегчает выставление счетов

Почему составление чёткого расписания и правильное создание счёта так важны?
Понятный распорядок, в том числе, облегчает процесс расчета стоимости услуг, а это, в свою очередь, приводит к улучшению отношений с клиентами.
Чем чаще члены команды отмечают свои действия в течение дня, тем точнее потом будет расписание, и, соответственно, в будущем не будет никаких проблем проверить, была ли совершена какая-нибудь определённая операция две недели назад и сколько на неё ушло времени.

Упрощает расчет заработной платы

Ещё одно преимущество – ускоренная обработка данных о зарплате, поскольку системы учёта рабочего времени автоматически за этим следят. Такие системы являются более точными, а, следовательно, надёжными.
Если компанией были наняты внештатные помощники на удалённой основе, приложения могут:

• Определить их почасовые ставки,
• Передавать данные о наработанных часах прямо непосредственному начальнику, и
• Производить автоматический расчёт их доходов и сохранять эту информацию до следующего раза.

Использование подобных инструментов позволит снизить количество задержек и проблем с начислением заработной платы.
Кроме того, при правильном введении всех данных, повышается точность оценивания ресурсов, необходимых для проекта. Эта информация пригодится в будущем, при планировании аналогичных работ.

Повышает доверие клиентов

Наилучшее программное обеспечение для отслеживания времени закладывает основу для создания отчётов клиентам и другим заинтересованным сторонам.
Многие приложения позволяют предоставлять доступ к расписанию определённым людям, клиенты будут чувствовать большую вовлечённость, получая возможность отслеживать прогресс и своевременно обсуждать появившиеся вопросы.
Кроме того, заказчики точно понимают, куда направляются их инвестиции и окупаются ли они.

Способы учёта времени в управлении проектами

Для эффективного проджект-менеджмента нужно знать следующие 4 совета по учёту времени.

Выберите правильный тайм трекер

Существует великое множество инструментов для отслеживания времени, как же выбрать один?
Самое главное – определить, что лучше всего удовлетворяет потребностям компании.
Определите цели проекта, а исходя из этого, выявите необходимые функции.
Таким образом будет легче сузить круг поиска.

Мотивируйте команду на отслеживание времени

Неправильное внедрение нового инструмента для постоянного использования командой может существенно снизить производительность.
Не удивительно, ведь это новая система, требующая изучения, новый процесс, который нужно реализовывать и дополнительные задачи.
Вот почему важно сохранять командный дух и поощрять коллег на работу с программами по отслеживанию времени.

Используйте системы напоминания

В управлении проектами многое зависит от точности, последовательности выполнения и времени.
Чтобы быть уверенным, что журналы учёта рабочего времени заполняются сотрудниками точно и регулярно, нужно найти хороший способ напоминать о необходимых действиях. К счастью, современные приложения, например, Trackify, позволяют настроить уведомления, которые будут приходить на электронную почту, чтобы гарантировать, что сотрудники регулярно будут вводить нужную информацию.
Для облегчения работы менеджеров и администраторов, можно также создать ежедневные, еженедельные или ежемесячные напоминалки, которые покажут, кто не отслеживает своё время. Или, если кто-то отметил больше времени, чем планировалось.

Анализируйте учтённое рабочее время

Одного только отслеживания времени недостаточно для успешного управления проектами. Большое значение имеет именно анализ полученных данных.
Изучение информации о затраченном времени поможет руководителю:

• Узнать, как отслеживание времени влияет команду,
• Выявить проблемные области и
• Понять, что влияет на продуктивность группы.

Для достижения наилучших результатов, экономии времени и составления более точных смет, в долгосрочной перспективе важен каждый аспект.

Заключение: Повышение эффективности управления проектами с помощью системы учета времени

Традиционные для работы с проектами электронные таблицы уже устарели, нужно более удобное решение, которое будет полностью автоматизировано и предоставлять доступ к данным в реальном времени, а также взаимодействовать с актуальным программным обеспечением по биллингу.
Специальные инструменты по отслеживанию времени помогают сотрудникам в:

• Соблюдении сроков,
• Выявлении областей, требующих особенного внимания, и
• Мониторинге работы из любой точки мира.

Кроме того, приложение отслеживания времени может использоваться для оптимизации рабочего процесса, позволяя работникам сосредоточить свои усилия на правильных задачах в нужное время, что выгодно скажется на бизнесе.
Отслеживаете ли вы свое время? Находите ли вы отслеживание времени полезным при управлении проектом? Как вы отслеживаете своё время, будучи руководителем проекта? Есть что-то, что вы считаете особенно полезным?