Моя подруга рассказала мне, что во время пандемии её команда перешла на работу из дома. Показатели остались такими же, как и раньше, но начальник считал, что они наверняка бездельничают. Соответственно, при первой же возможности он перевёл их опять в офис. Важно отметить, что компания не использовала никакое приложение для отслеживания времени.
Почему на это стоит обратить внимание? Если сотрудники отмечают свои рабочие часы, у них есть наглядный пример, на что и сколько ушло времени. Это помогает работодателю убедиться в честности работника, выстроить между ними доверительные отношения. Однако такой пример не единственный аргумент в пользу использования специальных программ для учёта рабочего времени сотрудников.
В этой статье будут рассмотрены преимущества тайм-трекеров для команд, состоящих из людей, работающих удалённо, а также на практике показаны особенности таких приложений.
Содержание
Каковы преимущества отслеживания рабочего времени для удалённых команд?
Прежде чем перечислять основные причины, по которым удалённым сотрудникам следует начать вести учёт рабочего времени, нужно вспомнить, кто же это такие. Итак, это те, кто:
- работает на дому,
- использует в качестве рабочего места коворкинг, кафе и т.д.,
- иногда приходит в офис, но обычно находится где-то в другом месте,
- время от времени работает по гибкому графику.
А теперь, обещанный список преимуществ.
Точное выставление счетов и начисление заработной платы
Это особенно актуально, когда сотрудники работают над несколькими заданиями для разных заказчиков, в таких случаях просто необходимо отмечать каждый час, чтобы знать, сколько уходит на каждый проект. Это также нужно для определения оплачиваемых, неоплачиваемых и сверхурочных часов. В Trackify, например, такая функция есть. Все эти действия направлены на облегчение расчётов с работниками и клиентами.
С помощью инструмента отслеживания времени команда, состоящая из удалёнщиков, сможет подсчитать все оплачиваемые часы для разных клиентов, то есть, итоговую сумму выдаст сама программа, упростив тем самым выставление счетов.
Помимо вышесказанного, это помогает правильно рассчитывать заработную плату сотрудников. С такими точными данными о том, сколько было потрачено на каждый проект, минимизируется шанс заплатить меньше или больше, чем нужно.
Эффективное управление проектами
При дистанционной работе, менеджеру бывает сложно определить, кто в команде над каким проектом работает в данный момент. Прояснить ситуацию можно, для этого нужно, чтобы каждый сотрудник записывал не только часы своей работы, но и детали о задачах и проектах. Начальник будет следить за расписанием и перераспределять задачи, если окажется, что какой-нибудь работник перегружен и не справляется.
Также можно сравнивать ожидаемое время окончания проектов и актуальную скорость выполнения задач. Например, предположительно, проект ABC займёт 133 часа. На данный момент сотрудники отметили около 24 часов работы. Значит, осталось ещё 109 часов, чтобы завершить проект, или, по-другому, было выполнено примерно 18% работы.
Таким образом, узнать о потенциальных или уже существующих задержках будет легче, а значит, предотвратить их тоже. Приложение для отслеживания рабочего времени помогает следить за прогрессом команды.
Доверительные отношения
Как начальство сможет понять, что подчинённый работает? Самый важный элемент в этом моменте – доверие. Важно отметить, что это двусторонние отношения, то есть, чтобы менеджер мог положиться на данные, предоставляемые работником, тот должен передавать достоверную информацию.
Подумайте о тайм-трекере как о клее, который объединяет сотрудника и босса, помогает им чувствовать взаимное уважение и доверие.
Свобода выбора места работы
Некоторые люди, работающие удалённо, имеют привычку менять локацию в течение дня. Это может быть дом, коворкинг, кафе или общественная библиотека. Это свобода, которая приходит с дистанционной работой. Читайте также «Как составить расписание для удалённой работы».
Работник может начать выполнение заданий на домашнем компьютере, а потом переместиться в ближайшую закусочную со своим ноутбуком. В таком случае ему бы пришлось потом считать, сколько времени было потрачено на работу в каждом месте. Однако благодаря таким приложениям, как Trackify, делать это совсем необязательно, так как предоставляется возможность синхронизировать данные с разных устройств, будь то смартфон, ноутбук, планшет или персональный компьютер.
Правильная коммуникация и сотрудничество
Устройство отслеживания времени может облегчить связь в удалённых командах. Вот как: сотрудники, работающие дистанционно, отмечают начало своего рабочего дня, и время отражается для всех коллег. Таким образом, будет легче выяснить, с кем и когда можно связаться или назначить встречу.
Такой подход особенно удобен для команд, члены которых находятся в разных часовых поясах. Будет легче выбрать того, кто сейчас работает и сможет помочь с какой-нибудь проблемой.
Trackify позволяет отслеживать время независимо от часового пояса. Например, человек работает из Москве (UTC/GMT +3 часа), а менеджер находится в Иркутске (UTC/GMT +8 часов). Хоть временные зоны и разные, начальник будет видеть отчёт в привычном для себя формате.
Для улучшения коммуникации на расстоянии подходящие приложения учёта времени – идеальный вариант.
Повышение продуктивности сотрудников
Иногда может быть непросто оценить производительность сотрудников, не находящихся в одинаковых условиях. Менеджеры должны анализировать отработанные часы, детали проекта, полученные из описания задач, и на основании всех этих данных, делать выводы. Если работники чётко и в полной мере отмечают всю информацию по проекту, сделать это не составит особого труда. Помимо прочего, будет легче определить, справятся ли кадры и сдадут ли работу в срок.
Отслеживание времени полезно не только начальникам, но и самим исполнителям. Они смогут со стороны посмотреть и оценить, как проводят день, насколько они продуктивны и какие инструменты используются чаще всего.
В Trackify удобно группировать информацию о том, сколько времени уходит на использование различных приложений. Чтобы попробовать эту функцию, нужно будет использовать автоматический тайм-трекер. Убедитесь, что тайм-лайн фиксирует только активности, на которые уходит больше десяти минут. Скриншот показывает, что пользователь провёл три часа в Google Документах. Если работник – писатель, то эти данные свидетельствуют о хорошей работе, так как мы предполагаем, что все три часа ушли на создание контента (предположим, что не было длительного зависания на пустой странице). Знак плюс справа позволяет добавлять нужные примечания. Например, здесь они были добавлены везде, кроме строчки с Excel.
Ответственность
Как учёт рабочего времени влияет на чувство ответственности у сотрудников? У них есть визуальное подтверждение того, что часы тикают. В таком случае вероятность того, что работник сделает всё возможное, чтобы завершить работу вовремя, повышается. Люди покажут, насколько они могут вести себя ответственно, что, в свою очередь, ещё больше укрепит доверие внутри коллектива.
Как менеджерам контролировать удалённых сотрудников?
Даже лидеры, работающие дистанционно, не должны вести себя как Большой Брат, присматривая за рабочими и анализируя каждый их шаг. Это разрушит любые, даже давно сформированные доверительные отношения.
Вместо этого работодатели должны найти правильный подход для контроля рабочего времени сотрудников. Вот некоторые значительные шаги, которые можно предпринять для того, чтобы знать всё о рабочем процессе, но при этом не доставлять лишнего дискомфорта подчинённым.
Шаг 1: Создайте руководство по отслеживанию времени
Для того, чтобы работники отмечали своё время надлежащим образом, руководители должны разработать руководящие принципы. Даже если приложение для учёта кажется простым, позаботьтесь о том, чтобы каждый получил понятную инструкцию. Она должна отвечать на следующие вопросы:
- Какие задачи или проекты сотрудники должны отмечать?
- Нужно ли классифицировать свои записи?
- Как они должны отслеживать своё время (вручную, с таймером, вносить количество часов в расписание)? Если приемлемы все варианты, напишите об этом.
- Как часто необходимо предоставлять информацию (каждый день или раз в неделю)?
Кроме того, важно уточнить, насколько подробными должны быть эти записи о времени. Например, это нормально, если сотрудники описывают свои задачи как «Блог, пост» или «Статья в блоге «Как управлять удалёнными командами»».
Наличие такого руководства исключает или хотя бы минимизирует все недопонимания. Сотрудники будут точно знать, что от них ждут, но будут чувствовать себя комфортно, потому что никто не будет стоять у них над душой и сбивать рабочий настрой.
Шаг 2: Спрашивайте свою команду о результатах
Уже было упомянуто ранее, что поддержание хорошей связи между членами команды имеет решающее значение при дистанционной работе. Чтобы осуществлять это при работе с удалёнными сотрудниками, менеджерам следует организовывать регулярные встречи и интересоваться успехами членов своей команды.
Это поможет руководителям узнать, над чем работает каждый член команды и есть ли какие-либо проблемы с проектами. Ожидания менеджеров по проектам будут больше приближены к реальности.
Частота этих встреч зависит от работы самой команды. Иногда, они требуются один или два раза в день, а иногда лучше обойтись одной еженедельной встречей.
Шаг З: Установите дедлайны
Помимо получения информации о том, как продвигается работа, есть ещё вариант, как убедиться, что все работают на общую цель – поставить крайние сроки. Нравится это или нет, чёткое понимание того, когда проект должен быть закончен, приводит к более слаженной работе. Конечно, нужно понимать, что сроки должны быть реалистичными.
Сотрудники смогут организовывать свою работу, опираясь на уже выработанный план начала и окончания заданий. Плюс, у них появится понимание ответственности за то, чтобы всё было сделано в срок. Если сотрудник смотрит на план и понимает, что у него есть достаточно времени, чтобы выполнить все необходимые действия, он будет меньше подвержен стрессу.
Как дистанционным работникам отслеживать своё рабочее время?
В предыдущем разделе было рассмотрено, как руководители могут контролировать своих удалённых сотрудников, но вот несколько советов для дистанционно работающих работников.
Отслеживать не только рабочее, но и время, потраченное на отвлекающие факторы
Как следует из вышесказанного, удалённые сотрудники должны следовать соответствующей инструкции по отслеживанию времени. Но, помимо того, чтобы отмечать часы, затрачиваемые на выполнение заданий, можно также отслеживать те, что уходят на отвлекающие факторы. Это особенно важно для тех, кто работает из дома, так как для них это одна из самых распространённых проблем.
Так что всякий раз, когда кто-то или что-то отвлекает от работы, не забудьте записать время, которое ушло на это отвлечение. По итогу, человек получит лучшее представление о том, сколько времени на что уходит. Таким же образом можно подойти к записи времени, которое ушло на встречи, если работник их часто проводит.
Узнайте, как различные места работы влияют на её качество
Этот совет особенно актуален для тех, кто, пользуясь преимуществами дистанционной работы, часто меняет локацию. Отслеживание времени поможет понять, какие места лучше подходят для конкретных типов задач.
Вот как это работает. Давайте предположим, что нужно написать черновую версию поста для блога. Отметьте время, которое ушло на выполнение этой задачи при работе из дома, а потом сделайте то же самое, но когда будете находиться в офисе. Сравните результаты. Если оказалось, что время дома прошло продуктивнее, не оставляйте схожие задания на те дни, когда будете в другом месте.
Делайте записи о времени в течение дня или недели, а потом проанализируйте данные и узнайте, сколько получается делать и зависит ли это от конкретного местоположения. При правильной оценке имеющейся информации получится составить подходящий эффективный график удалённой работы, который будет наилучшим образом соответствовать потребностям.
Заключение
Отслеживание времени при дистанционной работе гарантирует, что всё встанет на свои места. С помощью такой системы команды будут более эффективно управлять своими проектами и надлежащим образом взимать плату с клиентов. Помимо этого, запись времени также поможет сотрудникам легко взаимодействовать друг с другом, потому что все будут знать, кто и когда работает. Такие условия труда будут положительно влиять на команду, укреплять или создавать доверительные отношения.
Для лучшего контроля руководителям следует разработать руководство по учёту рабочего времени для всех работников. Кроме того, они всегда должны быть в курсе того, как протекает работа, на какой стадии находятся разные задания.
Работникам система учёта рабочего времени позволит не только посмотреть на свою работу со стороны, но и даст представление о том, как часто они отвлекаются и что является причиной. Кроме того, мониторинг времени позволит удалённые сотрудникам узнать, как различные локации влияют на их уровень производительности.
Используете ли вы тайм-трекер при работе из дома? Если да, то как отслеживание времени помогает вам и вашей команде?
Учет времени ведет к повышению производительности