Преимущества тайм-трекинга

Если вы работаете удаленно или в офисе за компьютером, тайм-трекинг – это именно то, что вам нужно.

Содержание

Что такое тайм-трекинг

Тайм-трекинг – это фиксация времени, потраченного на определенную задачу (работу, учебу, проект и т.д).

Если в тайм-трекинге вы новичок, вероятно, у вас есть много вопросов.

Оставайтесь с нами, мы на них с удовольствием ответим.

Для начала давайте посмотрим, кому же все-таки нужен тайм-трекинг.

Кому и зачем нужен тайм-трекинг

Итак, практически у всех взрослых людей в мире есть работа.

В большинстве компаний при учете рабочего времени используют специальное программное обеспечение, особенно если сотрудники проводят много времени за компьютером или работают из дома.

Тайм-трекинг полезен и практичен для всех предприятий, которые:

Работают с клиентами;
Принимают почасовую оплату;
Приветствуют удаленный формат работы;
Предлагают гибкий график работы (подробнее вы можете прочитать в статье «Что такое гибкий график работы? Краткое руководство»);
Хотят повысить уровень производительности и прибыльности.

Какие же именно это профессии и типы организаций:

Фрилансеры и независимые консультанты,
Гибридные, удаленные и онлайн организации,
Предприятия с «выездными» рабочими,
Предприятия, работающие с клиентами,
Предприятия, принимающую почасовую оплату,
Предприятия, которые хотят повысить уровень производительности,
Предприятия, предлагающие гибкий график работы.

Давайте посмотрим, каким образом они используют тайм-трекинг, и зачем им это нужно.

Фрилансеры и независимые консультанты

Цели фрилансеров и независимых консультантов при использовании тайм-трекинга:

Предоставление своим клиентам отчетов о том, что они выполнили порученную работу;
Выявление отвлекающих факторов для их дальнейшего устранения;
Повышение уровня производительности труда (путем установления сроков маленьких задач в рамках определенного проекта);
Составление максимально точных смет будущих проектов (путем анализа времени, которое обычно уходит на их завершение);
Расчет стоимости предоставленных услуг, которые требуют почасовую оплату.

Гибридные, удаленные и онлайн организации

Цели гибридных, удаленных и онлайн организаций при использовании тайм-трекинга:

Предоставление клиентам доказательств того, что работа над заданием выполнялась ответственно;
Мотивация членов команды на продуктивность;
Составление графиков работы, удобных для всех членов команды (смотри так же «Тайм-трекинг: преимущества для коллектива, для малого бизнеса и для фрилансеров»);
Побуждение членов команды к ответственности и подотчетности при удаленной работе;
Расчет заработной платы и премий.

Предприятия с «выездными» рабочими

В предприятиях с «выездным» персоналом, например, в строительных компаниях, тайм-трекинг необходим для:

Учета времени каждого работника на расстоянии (иногда руководитель не может присутствовать на так называемом «рабочем месте»);
Составления подробных отчетов о том, что работа была выполнена;
Отслеживания прогресса работников (для выдачи им соответствующей платы);
Совершенствования общей коммуникации между руководителем проекта и рабочими.

Предприятия, работающие с клиентами

К предприятиям, которые работают с клиентами, относятся: различные агентства, технические компании, IT-фирмы и даже некоммерческие организации.

Такие предприятия используют тайм-трекинг в следующих целях:

Устранение всех барьеров между клиентом и руководителем проекта (внушение заказчику чувства доверия, позволяя ему получать точную информацию о ходе работы над проектом и смету расходов);
Составление более точных счетов, основанных на фактической стоимости проекта и времени и ресурсах, необходимых для его полной готовности;
Оценка рентабельности проектов путем:
Сопоставления существующей цены на проект с фактической работой над ним;
Определения выгодности и прибыльности проекта.

Предприятия, принимающие почасовую оплату

Компании, которые принимают почасовую оплату (например, адвокатские конторы) используют тайм-трекинг в следующих целях:

Составление счетов на основании времени, затраченного на работу над проектом;
Обеспечение четкости и точности предоставляемых счетов;
Повышение уровня прибыльности.

Предприятия, которые хотят повысить уровень производительности

Предприятия, в услуги которых не входит взаимодействие с клиентами, и при этом имеющие своей целью повысить эффективность труда, используют тайм-трекинг для оценки уровня производительности своих сотрудников.

Им нужно прояснить два момента:

Достигают ли сотрудники желаемых результатов в установленные сроки?
Часто ли они отвлекаются от работы?

Учет времени поможет сотрудникам объективно оценить то, как они проводят свое рабочее время и мотивирует их быть более продуктивными.

Предприятия, предлагающие гибкий график работы

Для такого рода фирм тайм-трекинг необходим для:

Предоставления отчетов о точном времени прихода сотрудников на работу и их ухода из офиса, также о времени, проведенном за активной деятельностью;
Составления точных платежных ведомостей;
Учета сверхурочных, отгулов и отпусков.

Как тайм-трекинг поможет сэкономить деньги

Нельзя сказать, что благодаря тайм-трекингу все могут сэкономить одинаковую сумму денег. Компании бывают разные, следовательно, сумма тоже. И она зависит от:

Размера вашего предприятия;
Количества членов вашей команды;
Наличия значительных затруднений при составлении счетов клиентам.

Однако, практика показывает, что доходы компаний, использующих тайм-трекинг, заметно отличаются от прибыли тех, кто не прибегает к учету времени.

Кроме того, те, кто активно отслеживает свое время, имеют следующие преимущества:

Они точно знают, какой объем работы они могут осилить в течение определенного периода времени;
Они хорошо осведомлены об уровне производительности труда своих рабочих;
У них есть возможность объективно оценивать сроки и расходы.

Все вышеперечисленные преимущества тайм-трекинга способствуют повышению качества проектов и укреплению лояльности клиентов.

Как правило, появляется больше постоянных клиентов, которые с удовольствием рекомендуют ваши услуги, благодаря чему и увеличивается доход компании.

Более того, специальные программы для тайм-трекинга помогут сэкономить ваши деньги. Ведь благодаря автоматизированной системе вам не придется выполнять всю административную работу и самостоятельно анализировать свое время.

Как это происходит?

Тайм-трекинг повышает уровень продуктивности

Благодаря тайм-трекингу можно легко понять, как вы тратите свое время, чтобы адекватно расставить приоритеты.

Например, повысить уровень продуктивности можно с помощью учета рабочего дня. Используйте тайм-трекинг и составляйте ежедневные отчеты. Они помогут вам:

Адекватно расставить приоритеты;
Составлять более эффективные рабочие графики;
Получать больше мотивации для продуктивной работы.

Также такие отчеты помогают определять:

Сколько времени вы тратите на рутинные задачи (тот самый час, который вы потратили на проверку входящих сообщений и ответы на электронные письма),
Время, которое вы могли бы потратить на более важные задачи;
Время, которое вы потратили на деятельность, не связанную с работой (например, провели в соцсетях 40 минут).

Еженедельный отчет, который вы можете составить в нашей программе.

Именно осознание того, как вы проводите свое время на работе, поможет вам быть более продуктивным и придаст вашей работе некий эффект.

Более продуктивная и эффективная работа поможет вам:

Успеть выполнить больше работы;
Больше зарабатывать;
Сэкономить больше денег.

Лучшие ресурсы для повышения уровня продуктивности.

Благодаря тайм-трекингу вы легко посчитаете стоимость за вашу работу

Ещё одно преимущество тайм-трекинга – возможность легко рассчитать стоимость за вашу работу. Это поможет вам значительно сэкономить деньги и больше заработать.

Вы не задумывались о том, что возможно, вы не берете со своих клиентов ту сумму, которую должны брать?

Вот представьте, вы работаете над проектом, вдруг столкнулись с некоторыми проблемами и работу закончили позже, чем планировали. Стоимость за ваше потраченное время в таком случае должна быть больше. Вот почему вы должны произвести учет времени и предоставить клиенту доказательства для получения определенной суммы.

Благодаря нашему инструменту вы сможете устанавливать различные ставки для разного рода задач.

С помощью программы для тайм-трекинга вы сможете составлять подробные отчеты, где сможете указать все проблемы, которые привели к увеличению стоимости проекта.

Тайм-трекинг экономит время, затрачиваемое на бумажную рутину

Если у вас нет программы для тайм-трекинга, значит, вероятно, всю бумажную работу вы выполняете вручную:

Просматриваете отчеты (минут 20);
Сами считаете зарплату каждого сотрудника (минут 30);
Заполняете счета-фактуры (минут 30).

Вы теряете время, которое могли бы потратить на более полезные вещи. В общей сложности 1 час и 20 минут в день (или 6 часов в неделю) вы тратите на бумажную работу. Если ваша работа связана с почасовой оплатой, то вы упускаете выгоду 24 потерянных часов в месяц.

Теперь представьте, что вы используете приложение для тайм-трекинга. За отработанный час вы получаете где-то 3 000 рублей. В таком случае в месяц вы сможете сэкономить около 70 000 рублей.

Программное обеспечение для учета рабочего времени поможет вам сэкономить время и деньги, автоматически создавая отчеты, счета-фактуры и обрабатывая платежные ведомости за считанные минуты.

С нашим инструментом отправка отчетов занимает меньше минуты.

Итак, мы подробно рассмотрели преимущества тайм-трекинга, связанные с экономией времени и денег.

Теперь давайте погрузимся немного глубже и изучим чем полезен тайм-трекинг для:

Сотрудников компаний;
Малого бизнеса;
Фрилансеров;
Руководителей;
Клиентов.

Плюсы тайм-трекинга для руководителей

Руководители являются определяющим звеном любой бизнес-организации, потому что они:

Координируют работу всех членов команды и контролируют все аспекты проекта,
Контролируют стоимость проекта и сроки работы над ним;
Занимаются важной бумажной работой,
Обеспечивают лояльность клиентов;
Передают информацию между членами команды, работающей над проектом и отделами фирмы.

Однако, если руководители не осведомлены о том, сколько времени требуется на каждый проект, их работа усложняется.

Вот здесь-то тайм-трекинг может сотворить чудо.

Благодаря специальной программе руководители организаций смогут получить все необходимые данные и сохранить контроль над своими обязанностями.

Тайм-трекинг полезен для следующих типов руководителей:

Руководители проектов (тайм-трекинг облегчает работу с документами);
Руководители компаний (тайм-трекинг помогает контролировать стоимость проектов и сроки работы над ними);
Менеджеры по работе с клиентами (тайм-трекинг помогает обеспечить клиентскую лояльность).

Рассмотрим преимущества для всех типов руководителей по отдельности.

Преимущества тайм-трекинга для руководителей проектов

Если все члены команды используют тайм-трекинг, руководителю будет легче работать с этими данными, чтобы без проблем обработать важную документацию и контролировать всех членов команды.

Также учет времени поможет в расчете заработной платы. Это не вызовет никаких затруднений, так как у руководителя проекта будут иметься сведения об общем количестве отработанных часов и почасовой ставке.

Используя тайм-трекинг, вы можете не сомневаться в том, что недоплачиваете/переплачиваете членам команды.

Если каждый человек, работающий над проектом, производит учет времени в индивидуальном порядке, руководитель без проблем получает доступ к их отчетам.

Проанализировав документы, можно будет выявить причины потери времени и найти самый оптимальный способ их устранения.

Преимущества тайм-трекинга для руководителей компаний

Если все сотрудники организации используют программы для тайм-трекинга, руководитель получает полноценное представление о работе компании в целом.

Учет рабочего времени может помочь ответить на следующие вопросы:

Стоит ли сотруднику выплатить дополнительную премию за его работу?
Всегда ли работа над проектом заканчивается в установленные сроки?
Правильно ли распределены ресурсы, затрачиваемые на проект?
Сколько времени требуется сотрудникам для работы над определенными типами проектов?
Все ли сотрудники находятся на работе?
Все ли сотрудники вовлечены в работу?

Наш инструмент поможет вам ответить на все вышеперечисленные вопросы.

Благодаря этим данным компании могут создавать более качественные планы и сметы для будущих проектов.

Преимущества тайм-трекинга для менеджеров по работе с клиентами

Главная задача менеджеров по работе с клиентами – поддержание с ними хороших отношений.

Благодаря методу тайм-трекинга работа такого типа руководителей стала намного проще, чем раньше.

Если все сотрудники вашей компании уже пользуются тайм-трекингом, вы сможете применять их данные для того, чтобы:

продемонстрировать своим клиентам прогресс в работе над их заказами;
отвечать на все их вопросы о расходах;
регулярно информировать их о статусе проектов.

В конце концов, лояльность клиентов должна быть приоритетной целью любой компании.

Преимущества таймт-рекинга для клиентов

Клиенты должны знать, могут ли они вам доверять.

Учет вашего времени важен для клиентов, так как они хотят:

иметь точные сметы и расценки;
не переплачивать за свой заказ;
получить подтверждение того, что работа над проектом продвигается.

Рассмотрим каждый пункт поподробнее.

Тайм-трекинг помогает составить точные сметы и расценки

Когда клиенты ищут надежного специалиста, чтобы доверить ему работу над своим заказом, они в первую очередь учитывают бюджет и сроки, в которые нужно уложиться.

Для заказчиков крайне важно иметь точную смету и иметь представление о ходе работы над проектом.

Если компания или отдельный специалист производит учет времени — клиенту крупно повезло.

Он может не беспокоится о том, что уже установленную цену за проект могут неожиданно поднять. Они будут четко осведомлены обо всех расценках и будут вам доверять.

Благодаря тайм-трекингу клиенты не будут переплачивать за свои заказы

Если специалисты, работающие над проектом, используют программы для тайм-трекинга, они смогут подсчитать количество отработанных часов. (Читайте подробнее «Как не возненавидеть тайм-трекинг»).

Это поможет отправить клиентам более точные счета за почасовые услуги.

Клиенты не будут тревожиться о том, что они переплатят за свой заказ. В отчетах будут отражены все нюансы.

Тайм-трекинг демонстрирует прогресс работы над проектом

Для клиентов крайне важно знать, как обстоят дела с их проектом. Им интересно следующее:

Все ли идет по плану?
Уложится ли команда в указанные сроки?
Возникли ли в ходе работы проблемы, которые замедляют сроки?

Вся эта информация им нужна для того, чтобы понять, могут ли они начать планировать свои дальнейшие шаги или нет.

Заказчики также имеют право попросить предоставить им отчеты о ходе работы.

Эти отчеты могут быть ежедневными, еженедельными или ежемесячными. Это зависит от масштаба проекта и заинтересованности клиента.

Благодаря отчетам заказчики могут узнать:

Сколько времени требуется для завершения каждой задачи в рамках проекта;
Занимает ли выполнение определенных задач в рамках проекта больше времени, чем планировалось;
Достаточно ли времени было выделено на каждую задачу в рамках проекта изначально;
Можно ли ожидать непредвиденных расходов.

Благодаря нашему инструменту вы сможете отправлять своим клиентам ежедневные, еженедельные или ежемесячные отчеты.

Для чего нужны отчеты

Ваши клиенты могут перейти на следующий этап в осуществлении своего бизнес-плана;
Они могут смело распределить оставшуюся часть своего бюджета;
У заказчиков появится возможность связаться с другими лицами, в чьих услугах они нуждаются помимо вас.

Программа для тайм-трекинга позволяет создать надежные и долгосрочные отношения с вашими клиентами.

Клиенты доверяют тем, кто пользуется тайм-трекингом.

С чего начать тайм-трекинг

В этом параграфе мы расскажем, как и с чего начать тайм-трекинг. Новичкам данная информация будет полезна.

Итак, в учете времени нет ничего сложного. Главное найти хорошее программное обеспечение. Воспользуйтесь бесплатным тайм-трекером Trackify для ведения учета времени, которые тратите на задачи вы и ваша команда. Начать можно зарегистрировавшись здесь.

Какие основные шаги необходимо предпринять, чтобы начать отслеживать время?

Шаг 1 – самое важное – записи. Обязательно нужно фиксировать, на что вы тратите свое время. Важно все, до мельчайших деталей.
Шаг 2 – в конце каждой недели проанализируйте все записи, сделайте выводы и при необходимости внесите корректировки.

Попробуйте задать себе следующие вопросы:

Нравится ли мне мое расписание?
Какие занятия отнимают у меня слишком много времени?
Чем мне хочется заниматься больше всего?
Достаточно ли времени я уделяю работе?
Могу ли я улучшить свой график?

Ответы на эти вопросы помогут вам понять, стоит ли вам урезать время, проводимое в социальных сетях для того, чтобы проводить больше времени с семьей или друзьями.

Что делать, если вы не хотите заниматься тайм-трекингом? Найдите мотив!

Мотивация для тайм-трекинга

Все мы разные, и у каждого свои приоритеты. Поэтому важно понять, почему вы решили начать учет времени.

Возможно, ваша главная цель – сократить время, затрачиваемое на лишние дела;
Возможно, вы ищете способы повысить уровень своей продуктивности и хотите успевать делать больше в короткие сроки;
Вы просто хотите стать лучше.

Давайте посмотрим, какие задачи можно фиксировать в программе для тайм-трекинга.

Почему стоит выбрать именно наш инструмент для тайм-трекинга

Наш инструмент – уникален. Он является одним из самых популярных. Он доступен и понятен для всех, также он очень прост в использовании.

Наш инструмент поможет вам, независимо от того, где вы работаете, какой у вас рабочий график, и сколько членов в вашей команде.

Если вы руководитель компании или управляете удаленными командами, вы можете отслеживать уровень производительности своих сотрудников с помощью функции визуальных отчетов.

Также наш инструмент будет очень полезен для фрилансеров и независимых консультантов.

Наш инструмент доступен для установки на все платформы и устройства.

В целом, использование нашего инструмента может помочь вам оставаться продуктивным, улучшить навыки управления временем и добиться весомых успехов.