Тайм-менеджмент – это набор специальных принципов и инструментов, помогающих вам использовать свое время более эффективно. Следовательно, для того, чтобы успешно управлять рабочим временем, необходимо владеть особыми навыками, благодаря которым работа будет выполняться очень продуктивно.
В этой статье мы с вами разберем:
- Преимущества тайм-менеджмента на работе;
- Важность тайм-менеджмента на работе;
- Способы овладения навыками тайм-менеджмента.
Содержание
Преимущества тайм-менеджмента на работе
Каждый человек на Земле, каким бы ленивым он ни был, все равно когда-нибудь пытался вообразить, что из себя представляет его типичный рабочий день. Я готова поспорить, что у любого из вас на пути встречались те самые неожиданные ситуации, которые перебивали ваш график. Допустим, у вас было четкое расписание. Но вдруг откуда ни возьмись появилось три внеплановых совещания, которые все испортили.
Кстати, некоторые исследования доказали, что одной из главных причин, по которым люди плохо справляются со своей текущей работой, являются бесполезные совещания. В 2017-18 годах было проведено одно исследование, в ходе которого опросили более 2000 сотрудников из Америки.
Результаты оказались следующими:
57% работников считают, что их продуктивности мешают бесполезные совещания, а 53% уверены, что все дело в электронной почте.
Я не хочу, чтобы вы думали, что проблема только этих в двух причинах. Нет. Может в вашей компании не принято так часто организовывать собрания, может вы не получаете много электронных писем. Но я уверена, что на вашем пути все равно есть какое-то препятствие, которое мешает вам спокойно соблюдать график. В любом случае вам нужно выявить эти проблемы, а затем изменить свой распорядок дня.
Преимущества тайм-менеджмента для руководителей
Руководителям и менеджерам тайм-менеджмент важен как никому другому. Ведь организация рабочего дня коллектива — это их первоочередная задача. Сейчас мы рассмотрим все преимущества управления временем для руководителей:
Никто из сотрудников не опаздывает со сдачей готовых проектов
Когда вы поручаете задание команде, не забывайте установить условный дедлайн. Когда человек видит чёткий срок, он начинает осознавать свою ответственность и определенные обязанности. Мозг запоминает эту структуру и автоматически следует ей. Ну и ваши сотрудники выполняют свою работу оперативно.
Сотрудники выполняют работу качественно
Помогайте сотрудникам расставлять приоритеты. Наличие приоритетов позволяет нормально сосредоточиться на самых основных задачах. Когда человек концентрируется на одной задаче без переключения внимания, качество работы получается более высоким.
Сотрудники избавляются от прокрастинации и тревоги
Я понимаю, у всех бывают такие дни, когда не хочется делать ничего, просто отложить задания на потом. Но когда ваши сотрудники прокрастинируют, вам же хуже. Поэтому важно привить им правильные навыки управления временем. Тогда они с нетерпением будут ждать новых заданий и с удовольствием их выполнять.
Более того, чем меньше прокрастинации, тем меньше стресса. Ведь вы со своей командой избавляете себя от груза, который может навалиться на вас буквально в конце установленного срока.
Преимущества тайм-менеджмента для сотрудников
Владение навыками тайм-менеджмента важно и для сотрудников. Давайте рассмотрим основные преимущества.
Повышается уровень продуктивности
Когда работники в курсе своих рабочих приоритетов, они не будут отвлекаться на всякие бесполезные мелочи. Вместо этого будут решаться срочные задачи, причем с самого утра. Следовательно, уровень производительности труда значительно повысится.
Возможность карьерного роста
Когда сотрудник выполняет задание без опозданий и задержек, руководитель считает его надежным работником. Благодаря такой репутации у человека есть все шансы получить повышение по службе или же просто хорошую премию.
Нормализуется баланс между работой и личной жизнью
Нет ничего лучше, чем наконец-то закончить работу и насладиться свободным временем. Согласны? Если вы умеете правильно управлять временем, вы сможете достичь здорового баланса между работой и личной жизнью, уверяю вас.
Итак, вот мы и рассмотрели основные преимущества тайм-менеджмента на работе. Теперь давайте посмотрим, как можно улучшить навыки управления временем у сотрудников. Данный параграф ориентирован скорее на руководителей. Надеюсь, вам будет интересно.
Почему так важно научить сотрудников правильному тайм-менеджменту
Тайм-менеджмент важен не только для начальства, но и для коллектива. В этом параграфе я сделаю акцент исключительно на сотрудниках. Итак, для того чтобы повысить производительность труда и улучшить навыки тайм-менеджмента у ваших сотрудников, вам следует организовать тематический тренинг.
Преимущества организации тренинга по тайм-менеджменту
Итак, давайте разберем, чем же полезны такие тренинги (кстати, они могут быть полезны и для руководителей).
Вы сможете выяснить, что является причиной непродуктивности ваших сотрудников
Если вы руководитель, значит тренингом управляете вы. Следовательно, вы должны поговорить с КАЖДЫМ сотрудником, чтобы узнать, что ему мешает работать. Возможно, они устают, или не поняли задание. Всякое может быть.
Кстати, существует один очень эффективный метод, который позволит вам выяснить, почему вашим сотрудникам не хватает времени – аудит времени. Как его применить:
- Попросите сотрудников написать на бумажке то, как они проводят свое время на работе (хотя бы в течение недели);
- Скажите своим сотрудникам, чтобы они в течение этой недели производили тайм-трекинг. Это очень важный элемент. Учет рабочего времени выявит все до секунд.
Пусть ваши сотрудники не боятся, что результаты могут быть вполне неутешительными. Скажите им, что вы не будете их за это наказывать.
Знаете, чем полезен тайм-трекинг? Вы получите реальные цифры. У вас будут данные для анализа и сравнений. Это будет объективная оценка вашего рабочего времени. Также благодаря учету рабочего времени вы узнаете ответы на следующие вопросы:
- Что мешает вашим сотрудникам работать?
- На выполнение каких заданий ушло больше/меньше времени, чем ожидалось?
Аудит времени также поможет выяснить, часто ли мы отвлекаемся и на что именно.
И вот когда вы выявите все проблемы, вы точно будете знать, над чем вам и вашим сотрудникам необходимо сосредоточить свои усилия, чтобы лучше справляться с рабочей нагрузкой.
Вы лучше планируете
Когда мы наперед считаем, сколько времени нам может пригодиться для завершения той или иной задачи, в голове мы можем получить неверные цифры. Так прогнозы не делаются.
В психологии для такого поведения существует термин — ошибка планирования. Американская психологическая ассоциация определяет его как «тенденцию недооценивать количество времени, необходимое для выполнения будущего задания».
Чтобы этого избежать, нужно лучше планировать. Поэтому, когда вы составляете расписание себе, помогите и коллегам.
Вот как можно это сделать:
- Разбивайте крупные проекты на более мелкие задания.
- Спросите своих коллег, не требуется ли им дополнительная помощь (это нужно для более качественной работы).
- Сократите количество совещаний. Вместо этого лучше сосредоточьтесь на приоритетных задачах.
Пусть график подходит и вам, и вашим сотрудникам. Тогда они смогут сделать больше за относительно меньшее время.
Общение между вами и вашими сотрудниками становится более открытым
Общение играет ключевую роль в отношениях между руководителем и сотрудником. Когда вы будете организовывать тренинг, помните, что именно посредством общения вы сможете выявить все рабочие проблемы своих коллег, чтобы в дальнейшем их устранить. Но не переборщите. Такую «проверку» достаточно проводить раз неделю.
Вы грамотно распределяете задания
Все люди разные, как в плане личной жизни, так и в плане работы. Ваши сотрудники не исключение. Попробуйте познакомиться с ними поближе и понять, какой у них характер.
И когда вы будете распределять задания, обязательно учитывайте эти факты. Только так вы сможете получить отличные результаты.
В каком формате можно проводить тренинги
Существует несколько способов проведения тренингов по тайм-менеджменту:
Групповые занятия
Если вы менеджер, вы можете организовывать такие тренинги с помощью различных групповых мероприятий, например:
- Семинаров;
- Командных собраний.
Такие мероприятия помогут не только улучшить общение между коллегами, но и значительно повысить их продуктивность.
Тренинг прямо на рабочем месте
Такие тренинги можно проводить прямо в рабочее время. Ответственным за мероприятие назначается менеджер или руководитель. Наиболее важными темами, которые должны быть затронуты в ходе тренинга, являются:
- Правильная постановка целей;
- Грамотная расстановка приоритетов;
- Составление расписаний.
Онлайн-курсы
Это идеальный вариант для тех, у кого совершенно нет времени устраивать очные мероприятия. Каждый сотрудник сам может выбрать время, когда он будет этим заниматься.
Итак, мы рассмотрели основные форматы проведения тренингов по тайм-менеджменту, которые вы можете попробовать для своих сотрудников. В следующем параграфе я расскажу о том, что каждый из нас может сделать, для того чтобы лучше планировать время.
Я создала руководство, которое поможет вам начать.
Как можно улучшить навыки тайм-менеджмента на работе?
Какая бы должность у вас ни была, способы улучшения навыков тайм-менеджмента для всех одинаково просты.
Тайм-трекинг
Как я говорила выше, учет времени поможет выявить, выполнение каких задач требует больше часов, а каких – меньше. Основываясь на этих данных, вы сможете правильно расставить приоритеты.
А попробуйте использовать приложение Trackify. Это специальный инструмент для тайм-трекинга. Вот некоторые преимущества этой программы:
- Вы сможете отслеживать свои задачи;
- Вы сможете высчитать цену за свои почасовые услуги;
- Приложение поддерживается абсолютно на всех типах устройств.
Обратите внимание на эту таблицу. Здесь добавлено несколько проектов для разных клиентов. Указано общее количество отработанного времени плюс оплачиваемые часы.
Вот и у вас будет такой же подробный обзор вашего рабочего дня. Благодаря ему вы сможете составлять более точные расписания на будущее в зависимости от сложности каждой задачи.
Выявите свои наиболее продуктивные часы
Мы не можем быть продуктивными целый день. Уровень нашей энергии в течение дня меняется. У каждого из нас внутри есть «часики», которые, собственно, и изменяют уровень нашей энергии – это наш циркадный ритм.
Итак, как он работает? После того как вы проснулись, вам нужно несколько часов, чтобы достичь пика энергии. Обычно это происходит после полудня. Как только вы его достигли, уровень начинает потихоньку снижаться. Где-то в 15.00 вы уже устаете. Вы идете обедать, уровень энергии начинает вновь подниматься. Второго пика вы достигаете где-то в 6 часов вечера, после чего опять начинаете уставать. И так по кругу.
То, что я сейчас описала, свойственно почти всем людям в мире. Но, несмотря на это существует две дополнительные категории людей:
- Жаворонки – ранние пташки. Их пик энергии наступает гораздо раньше, чем у других.
- Совы – ночные люди. Их пик энергии, наоборот, наступает чуть позже, чем у других.
Определение собственного циркадного ритма очень важно для вашей работоспособности, продуктивности на работе и управления временем в целом. Поэтому, составляя планы на рабочий день, не забывайте его учитывать. К примеру, если вы считаете, что ваш ритм такой же, как и у всех, вам следует выполнять самые важные задания в часы пиковой продуктивности, а именно, где-то в полдень или в 18.00. А вот менее важные задачи можете оставить на раннее утро или к трем часам дня.
Используйте приложения для тайм-менеджмента
Чтобы максимально эффективно использовать свое рабочее время, попробуйте использовать какие-нибудь приложения для тайм-менеджмента. Их очень много.
Не игнорируйте перерывы
Даже если ваши рабочие дни очень напряжены, не забывайте делать перерывы, иначе вы будете чувствовать себя очень уставшим и не сможете как следует выполнить свои задачи.
Мой совет – попробуйте использовать технику Помидора. Вот, как он работает:
- Не отвлекаясь отработайте 25 минут;
- Сделайте перерыв в 5 минут.
Повторите 4 раза, а потом сделайте более длительный перерыв – 20 минут.
Благодаря этому правилу вы будете более сосредоточены на работе, и более расслаблены в перерывах.
Заключение
Тайм-менеджмент важен в первую очередь для общей эффективности компании и производительности труда. Если вы руководитель, попробуйте организовать для своих сотрудников тренинг по управлению временем. В этой статье я рассказала о том, какими способами это можно сделать. Также мы с вами рассмотрели несколько простых советов и рекомендаций, которые может использовать абсолютно каждый человек для достижения своей личной эффективности.
Учет времени ведет к повышению производительности