Учет времени: 10 советов для новичков

Любую новую деятельность всегда трудно начать, включая и тайм-трекинг. Поначалу процесс будет сложным. Возможно, вы будете забывать фиксировать время в табель учета времени в конце недели или в течение дня.

В этой статье мы предложим вам 10 советов, которые помогут легко начать регулярный учет времени и превратить это занятие в привычку.

Содержание

Определите четкую цель учета вашего времени

Вам будет трудно внедрить практику тайм-трекинга в свой опыт, если вы предварительно не подумаете о том, зачем вам это нужно в принципе:

Вы хотите начать учет времени, чтобы счета за вашу почасовую работу были более точными?

Учет времени позволит легко составить точные счета за ваши услуги. К примеру, ваши расценки – 1 100 рублей в час. На выполнение работы над конкретным проектом у вас уходит 20 часов. Благодаря тайм-трекингу вы точно будете знать, что заказчик вам должен будет заплатить 22 000 рублей.

Вы хотите начать учет времени, чтобы усовершенствовать свою продуктивность?

Учет времени на самом деле прольет свет на то, как вы на самом деле проводите время, и достаточно ли времени уделяете работе над проектом. Например, сейчас вы, возможно, думаете, что на работу над определенным проектом у вас уходит по 8 часов в день. Но результаты тайм-трекинга могут показать, что пять из этих восьми часов вы тратите на просмотр электронной почты, личные встречи или просто зависаете в телефоне.

Вы хотите начать учет времени, чтобы оценить, насколько прибыльна ваша работа?

Благодаря тайм-трекингу можно легко сопоставить время, потраченное на проект, с деньгами, которые вы на нем заработали. Это поможет вам понять, окупаются ли ваше время и усилия в достаточной мере. Например, ваш итоговый счет получился 22 000 рублей за 20 часов работы. Но, возможно, вы забыли, что тратите около 30 000 рублей на рабочее оборудование и интернет. Получается, тратите вы больше, чем зарабатываете, и, соответственно, должны увеличить свою почасовую ставку.

Вы хотите начать учет времени, потому что вас заставляет начальство?

Данная причина не подразумевает вашего собственного желания начать учет времени. Все зависит от требований вашего руководителя. Однако, если вы все-таки решитесь на это, не забывайте, что вы в любом случае сможете извлечь пользу из всех вышеперечисленных преимуществ тайм-трекинга. Да, у вас будет возможность не только сделать счета за вашу работу более точными, но и улучшить бизнес-процессы благодаря анализу отчетов о производительности и прибыльности вашей команды.

Итак, как только вы разберетесь со своей собственной причиной внедрения практики тайм-трекинга, вам будет гораздо легче это сделать.

А если вы все еще сомневаетесь в том, стоит ли вообще начинать учет времени, можете прочитать нашу статью о преимуществах тайм-трекинга.

Определите свой порядок учета рабочего времени

Для того чтобы уверенно сделать первый шаг в этой новой и необычной для вас практике, вам необходимо будет решить, какой при этом у вас будет порядок, и к каким методам и подходам вам лучше всего обратиться.

Определите основные принципы учета вашего рабочего времени

Во-первых, подумайте, когда вы хотите производить учет. Это будет в течение или конце рабочего дня? От этого зависит следующее:

Тайм-трекинг в течение рабочего дня – вам пригодится таймер.
Желание добавлять дополнительные рабочие часы – вам придется вручную вносить новые временные промежутки и названия задач.

Обязательно подумайте над методом учета вашего рабочего времени, от этого тоже зависят некоторые факторы:

Если вы хотите производить учет с помощью таймера, вам придется делать это ежедневно. Вы должны будете максимально внимательно отнестись к этому процессу, а именно не забывать запускать/останавливать таймер, когда вы начинаете/заканчиваете работу.
Если вы хотите производить учет времени вручную, вы сможете сделать это после завершения работы над определенной задачей. Это можно сделать также в конце рабочего дня или недели. Кроме того, если вы добавляете время в табель вручную, это можно сделать предварительно.

Займитесь деталями

Итак, после того, как вы решили, когда и как вам лучше производить учет, займитесь деталями:

По какому принципу вы будете работать с таймером?

Ставить на паузу, когда уходите на небольшой перерыв;
Отдельно отслеживать время, затрачиваемое на различные задачи в рамках проекта.

Если вы решили заполнять табель вручную, когда вы будете это делать?

По завершении работы над каждой задачей;
В конце рабочего дня;
Возможно, каждую пятницу.

Какая информация у вас будет в графе задач?

Названия проектов;
Теги и задачи;
Комбинация проектов, задач и тегов.

Ответив на эти вопросы, вы получите более четкое представление о том, какой вид тайм-трекинга вам подходит больше всего.

Отслеживайте время постепенно

Для того чтобы начать заниматься любой новой для вас деятельностью на регулярной основе, в том числе и учетом времени, вам понадобится сила воли.

Согласно исследованиям, сила воли – это как любая мышца на вашем теле. Чем больше вы напрягаете ее в течение дня, тем быстрее она устает. Но также следует учесть, что мышцы в нашем теле укрепляются, если чаще напрягаются. Следовательно, укрепить силу воли можно путем регулярного соблюдения своих привычек.

Поэтому не валите все в кучу с самого начала. Начните тайм-трекинг постепенно.

Не стоит с первого же дня запускать таймер для всех проектов и перерывов. Не стоит добавлять задачи и теги ко всем зафиксированным временным промежуткам, а затем создавать несколько отчетов каждую неделю. Для начала попробуйте регулярно фиксировать время вручную:

В конце каждого рабочего дня потратьте 5 минут, чтобы заполнить табель (добавляйте только то время, которое вы потратили на работу над конкретными проектами за весь день, например, 3 часа – на проект А и 5 часов на проект Б).
На этом этапе не нужно запускать таймер для каждого вашего отдельного действия на рабочем месте.

Согласно исследованию, опубликованному в 2009 году в британском научном журнале «European Journal of Social Psychology», для формирования новой привычки требуется в среднем 66 дней (минимальный срок – 18 дней).

Поэтому потерпите немного, и скоро вы обнаружите, что соблюдаете созданный вами порядок учета времени на автомате.

Мы собрали «8 советов для людей, которые ненавидят советы по продуктивности» для тех, кто скептически относится к данной теме.

Начинайте вводить в свою практику новые пункты

Как только вы привыкните к тайм-трекингу, начинайте расширять свою программу учета. К примеру, если вы уже умело и без ошибок заполняете табель вручную, вы смело можете начать:

Фиксировать время перерывов;
Пользоваться таймером;
Добавлять в табель больше деталей (задачи и метки).

Опять же не валите все в кучу. К каждой функции инструмента тайм-трекинга привыкайте по очереди, пока весь процесс не дойдет до автоматизма.

Руководители, вас это тоже касается. Если вы планируете внедрить систему учета рабочего времени своим сотрудникам, не нагружайте их всем и сразу. Наберитесь терпения, пока ваша команда не адаптируется.

Определите систему вознаграждения для мотивации к тайм-трекингу

Автор книги «Проект по повышению продуктивности» Крис Бейли предлагает поощрять себя наградами, каждый раз, когда вы успешно адаптируете полезную привычку. Эта система может стать отличным стимулом.

Допустим, вы производите учет с помощью таймера. Отдельно отслеживаете перерывы, задачи и работу над проектом в целом и награждайте себя баллами. Вот как можно это сделать:

Запустили таймер в начале работы над проектом – присудили себе 10 баллов;
Добавили описание проекта, задачи и теги – получили 10 баллов;
Остановили таймер и ушли на перерыв – получили 10 баллов;
Запустили таймер, чтобы восстановить работу – еще 10 баллов;
И так по кругу: пауза, возобновление – по 10 баллов;
Окончательная остановка таймера в конце рабочего дня – 10 баллов.

В общей сложности вы можете заработать 60 очков в день. Свои результаты вы можете фиксировать в отдельном блокнотике или на электронном носителе.

Не забывайте поощрять себя, когда наберете максимальные 60 баллов. Например, порадуйте себя просмотром любимого телешоу или примите ароматическую ванну после работы. Это является своего рода мотивацией, которая помогает вашим привычкам выработаться еще больше.

Объедините тайм-трекинг с вашими уже существующими привычками

Если у вас уже есть давно сформировавшаяся рабочая привычка, объедините ее с тайм-трекингом.

К примеру, вы уже привыкли отвечать на электронные письма сначала в 10 утра и потом в 17:00, перед окончанием рабочего дня. Попробуйте дополнить эти процедуры заполнением табеля или запуском таймера.

Если вы производите учет в ходе работы, таймер лучше запустить перед тем, как вы откроете электронное письмо в первый раз, в 10 утра. И остановите его, когда ответите на последнее письмо, в 17:300. То же самое касается и ручного тайм-трекинга – просто зафиксируйте в табеле время, когда вы окончательно разобрались с электронной почтой в конце рабочего дня.

Если вы планируете установить программу для учета рабочего времени, было бы здорово, если бы вы могли синхронизировать ее с приложениями, которые вы чаще всего используете. Эта технология уже давно практикуется, так что сбоев быть не должно.

Например, если вы используете программу Trello для управления проектами и отслеживания прогресса в выполнении задач, вы можете поискать программы, предлагающие расширенный перечень функций для тайм-трекинга. И с помощью них вы сможете добавить в ваши карточки кнопку учета.

Допустим, вы уже привыкли сортировать свои карточки по категориям: «Нужно сделать», «В работе» и «Выполнено» (что, кстати, является показателем вашего прогресса в выполнении задач). И если две программы учета времени у вас уже интегрированы, вам будет легче перемещать карточки из колонки в колонку. К примеру, когда вы перемещаете карточку из колонки, «Нужно сделать» в колонку «В работе», сделайте это нажатием интегрированной кнопки учета.

Аналогичным образом это можно сделать и с перемещением карточек из колонки «В работе» в колонку «Выполнено». И это действие не позволит вам забыть остановить таймер.

Отмечайте дни, когда вы успешно производите учет времени

Когда вы только-только начнете применять практику учета рабочего времени, заведите календарь и отмечайте свои усилия. Этот совет основан на популярной технике управления продуктивностью и временем «Методе Сайнфелда». Его следует применять следующим образом:

Повесьте календарь на своем рабочем месте.
Если вы выполнили хоть одно действие, связанное с тайм-трекингом, отмечайте этот день галочкой или крестиком.
Если тайм-трекинг вы будете осуществлять ежедневно, крестиков или галочек у вас будет больше с каждым разом.
Вскоре вы обнаружите, что у вас в календаре образовалась цепочка из крестиков. Это будет свидетельством того, что привычка уже выработана.

Но если вы все-таки пропустили один день, без паники!

Как говорит Джеймс Клир, ошибки в формировании новых привычек не имеют большого значения, если вы старательны и ответственны. И поэтому, если вы в какой-то момент забыли запустить таймер, это не значит, что все ваши усилия, приложенные до этого, были напрасны.

И в конце концов, эта проблема решаема. Во-первых, вы всегда можете заполнить этот пробел, добавив время вручную.

А во-вторых, вы можете приложить еще больше усилий, чтобы завтра процесс учета времени прошел успешно, как вы и планировали.

Создайте такие рабочие условия, которые будут подталкивать вас к учету времени

Еще один отличный совет – создать обстановку, которая будет побуждать вас к учету времени с первой минуты рабочего дня.

Во-первых, вы можете установить веб-сайт вашей программы учета времени в качестве стартовой страницы, то есть той, которая появляется сразу же после запуска браузера. Если вы пользуетесь Google, то для этого вам нужно:

Нажать на три точки в верхнем правом углу браузера;
Выбрать «Настройки»;
В разделе «При запуске» выбрать «Открыть определенную страницу или группу страниц»;
Далее нажать «Добавить новую страницу», и ввести в строке trackify.ru. Вот и все. Теперь каждый раз, когда вы будете открывать браузер, вы сразу же вспомните про учет времени.

Если такой вариант напоминания о тайм-трекинге вам не подходит, вы можете попробовать установить тайм-трекер на свой телефон, ноутбук или планшет. Но только сделайте так, чтобы ярлычок программы был у вас прямо на рабочем столе, перед глазами. Само присутствие приложения рядом с вашими рабочими папками может служить дополнительным напоминанием о необходимости запустить таймер или заполнить табель.

Программа Trackify предлагает несколько дополнительных функций, которые вы также можете использовать, чтобы при учете времени вам не сбиться с пути, например:

Возможность ставить почасовые цели, которые автоматически приходят на вашу электронную почту в качестве напоминаний;
Таймер Помидора, встроенный в программу, присылает вам звуковые и визуальные уведомления, чтобы вы не забывали делать 5-минутные перерывы после 25 минут активной рабочей деятельности;
Автотрекер для операционной системы Mac поможет произвести учет ваших действий на компьютере и автоматически их зафиксирует;
Функция автоматического запуска/остановки таймера при открытии/закрытии браузера.

Найдите партнера, которому вы сможете предоставлять свой отчет

Согласно исследованиям Ассоциации по развитию талантов, если люди берут на себя обязательства перед другим человеком, вероятность достижения цели выше на 65%. А если, сотрудники компаний проводят регулярные личные встречи по данному вопросу со своими партнерами по подотчетности, то вероятность успеха в достижении цели выше на целых 95%.

Это очень действенный метод, который можно применять во всех аспектах жизни, включая и учет времени. Но кого же выбрать в качестве партнера?

Если вы сотрудник в какой-либо организации, партнером может стать ваш коллега;
Если вы руководитель, вы можете сами назначить партнера для ваших работников.

В любом случае они могут проводить регулярные 10-минутные встречи в конце рабочей недели, чтобы обсудить результаты и сделать выводы.

Если вы руководитель, покажите сотрудникам, как правильно производить тайм-трекинг

Если вы начальник и всеми силами пытаетесь внедрить практику учета рабочего времени своим сотрудникам, покажите им «мастер класс»!

Во-первых, подумайте о том, какой порядок учета времени вы хотите установить. Объясните команде свои ожидания и пообещайте, что вы тоже будете производить тайм-трекинг.
Если вы хотите, чтобы ваша команда принимала во внимание задачи в рамках отдельного проекта, убедитесь, что вы будете делать то же самое;
Если вы хотите, чтобы ваша команда добавляла метки к записям о времени, по которым вы уже выставили счет клиенту, чтобы отметить их как таковые в вашем архиве учета времени, убедитесь, что вы всегда добавляете метку «выставлен счет» к своим собственным записям времени.

Производите учет времени вместе со своей командой, и они быстрее к этому привыкнут.

Подводя итоги

Включение тайм-трекинга в ваш распорядок рабочего дня потребует некоторого времени. Как в принципе и формирование любой другой привычки. Как только вы поймете, зачем вообще вам необходим учет времени, и какой метод тайм-трекинга вам подходит больше всего, начинайте с самого мелкого и двигайтесь вперед постепенно. Создайте такие рабочие условия, которые будут подталкивать вас к запуску таймера или заполнению табеля, и не забывайте следить за собственным прогрессом и поощрять себя маленькими наградами. А руководителям рекомендуется подавать пример своим подчиненным. Если вы попробуете следовать всем этим правилам, то учет времени станет регулярным и вполне естественным элементом вашей рабочей рутины.