6 советов о том, как управлять новой командой

Управление любой командой – это всегда не самая простая задача, однако самое сложное при продвижении по карьерной лестнице в качестве менеджера – столкнуться с недавно сформированным рабочим коллективом. Вот с какими трудностями придётся столкнуться:

• нужно будет нести ответственность за людей, большая часть из которых не работала друг с другом раньше
• нужно будет нести ответственность за людей, с которыми сам управленец раньше не работал
• эти незнакомые друг другу люди должны будут стать настоящей командой, объединённой общими целями и основными правилами

Итак, следующие 6 советов помогут руководителю правильно взаимодействовать с новой командой:

Совет № 1: Отправьте команде письмо с самопрезентацией

Что в первую очередь должен сделать новый менеджер?

Конечно, должным образом представиться.

Скорее всего, вышестоящее руководство позаботиться о том, чтобы разослать всем работникам ознакомительное письмо о новом начальнике, однако не будет лишним самому сказать пару слов.

Помимо прочего, в этом сообщении можно будет обозначить своё желание привнести свой вклад в общее дело.

Вот пример электронного письма от нового руководителя членам команды:

Добрый день, коллеги!

Меня зовут […], я ваш новый менеджер.

Мне очень приятно стать частью [название организации], и я с нетерпением жду совместной работы со всеми вами.

Прежде чем перейти сюда, я [опишите область, в которой вы работали, и последнюю занимаемую должность].

С нетерпением жду начала своей работы здесь, где мои обязанности будут включать [опишите обязанности в новой компании]. Я очень рад начать работу над новыми задачами и в скором времени намереваюсь узнать всех вас лучше.

Я буду обустраиваться в своем офисе, начиная с [вставить день и дату], и я буду рад встрече, если кто-нибудь захочет зайти и поздороваться.

[вставить имя]

Это короткое и дружелюбное письмо поможет будущему управленцу предоставить команде основную информацию о себе, профессиональном опыте и будущих обязанностях. Те же пункты можно включить в приветственную речь, если первое знакомство с командой предпочтительнее провести оффлайн.

Совет № 2: Организуйте встречи один на один

Какой будет новая команда?

Чтобы это понять, для начала нужно провести встречи один на один с каждым членом команды.

Конечно, в слове «команда» нет буквы «Я», но она по-прежнему состоит из людей со своими собственными симпатиями и антипатиями, сильными и слабыми сторонами.

И представление об этих индивидуальных характеристиках поможет в управлении командой в целом.

Итак, вот некоторые мотивационные вопросы для сотрудников на личных встречах:

Над чем Вам нравится работать?

Каковы Ваши сильные стороны?

Каковы Ваши карьерные цели?

Ответы всех сотрудников покажут цели и приоритеты новой команды.

Таким образом, появится представление о том, какие рабочие задачи предпочитают люди в коллективе («Как ставить задачи каждый день и достигать их»), каковы их сильные стороны, и какая мотивация подойдёт больше. То есть всё, что нужно для понимания кому и какую работу делегировать.

Следует убедиться, что члены команды, чувствуют себя одинаково ценимыми для команды. Для этого нужно постараться уделить равное время на встречу с каждым, это поможет сохранить равенство и хорошую культуру коллективизма.

Чтобы гарантировать, что всем членам группы дали достаточно времени, можно отслеживать, сколько минут ушло на каждую встречу. Можно даже поставить определённые временные рамки, например, 30 минут, чтобы проводить приём быстро и эффективно.

Совет № З: Решите, как давать обратную связь, признание и похвалу

Все эти аспекты очень важны для команды, они обеспечивают мотивацию, а также указывают на недочёты, над которыми нужно поработать.

Чтобы понять, каким образом группа предпочитает получать и давать обратную связь, можно поднять эти вопросы во время личных встреч или на первом общем собрании, достаточно просто спросить:

Как вам нравится получать отзывы?

Как вы предпочитаете давать обратную связь?

Каким образом вам бы хотелось получать признание и похвалу?

Затем стоит сформулировать несколько основных правил на основе ответов работников.

Например, людям может быть приятно получать обратную связь в чате, электронном письме или лично.

Некоторые из них, возможно, хотели бы получать отзывы о работе сразу по мере их поступления, а другие предпочитают короткие встречи один на один.

Что касается обратной связи, это может быть осуществлено следующими способами:

• Регулярные отзывы о работе в пяти словах. Такое ограничение сделает их честными и ёмкими.
• Обеспечьте «связь на опережение» («feedforward») – это метод, разработанный Джо Хиршем, который гласит, что нужно фокусироваться не на ошибках, сделанных в прошлом, а на потенциальном развитии в будущем.

Что касается похвалы и признания, лучше всего делать это публично. Просто, скажите несколько приятных слов членам команды во время ежедневных встреч, или выделите кого-то, кто сыграл решающую роль в проекте, над которым все работали на этой неделе.

Люди любят, когда их ценят, и будут рады, если выражение признания будет происходить в присутствии коллег. К тому же, в будущем они будут мотивированы придерживаться той же планки качества.

Совет № 4: Расскажите о своих ожиданиях от рабочего процесса

Этот пункт является очевидным для всех менеджеров, однако в случае работы с новой командой он особенно важен:

• С самого начала определите общие цели.
• Будьте предельно ясны касаемо ожиданий о предполагаемых сроках и регулярности отчётов о ходе работы.
• Четко определите, в каких случаях можно увеличивать сроки и возможно ли это вообще.
• Решите, кто и за что отвечает.

По началу, не бойтесь уделить слишком много внимания обсуждению деталей проекта:

• Структурируйте информацию.
• Предоставьте больше разъяснений и поэтапного описания рабочих процессов.
• Устраивайте больше встреч один на один.
• Будьте открыты для дополнительных объяснений.

Чем чаще менеджер проверяет профессиональный прогресс в работе каждого сотрудника, тем быстрее и точнее проходит работа над проектом.

Для лучшего управления командой следует отслеживать время, которое сотрудники тратят на выполнение разных задач. В этом может помочь бесплатное приложение Trackify.

Совет № 5: Придумайте кредо

Кредо — это набор качеств и убеждений, на которые опирается команда. В каком-то смысле это мотивирующий и вдохновляющий лозунг, подталкивающий людей вместе работать на лучший результат.

Что нужно использовать для его создания:

• Простые, понятные и чёткие выражения.
• Короткие предложения.
• Сильные и действенные слова.

В поисках вдохновения обратитесь к уже придуманным популярным мотивационным цитатам:

«Лучшее — враг хорошего.»

Отлично подходит командам, имеющим много проектов, требующих выполнения в короткие сроки.

«Когда все двери закрыты, приходится лезть в окно» — автор неизвестен.

Отлично подходит командам, у которых особый подход к работе.

«Профессионализм всегда побеждает» — автор неизвестен.

Отлично подходит командам, стремящимся добиться успеха.

Хорошей идеей будет попросить членов команды придумать или выбрать девиз на первом собрании, а после — распечатать и повесить его в переговорной, чтобы он вдохновлял и мотивировал всю команду.

Создавайте кредо с учетом особенностей культуры членов вашей команды. В этом вам поможет наша статья: «5 советов о том, как правильно управлять мультикультурной командой».

Совет № 6: Сохраняйте вовлечённость.

Итак, завершилось знакомство с командой, стали известны сильные и слабые стороны сотрудников, а также то, как им нравится получать поощрения и обратную связь.

Команда познакомилась со своим новым менеджером, работникам известны их обязанности и цели, которые нужно стремиться достичь.

В тяжёлые времена девиз помогает сохранить позитивный настрой.

Следующий важный шаг заключается в сохранении вовлечённости. Это не значит, что придётся контролировать каждый шаг подчинённых. Нужно лишь убедиться в том, что они имеют возможность обратиться к менеджеру со своими проблемами. Для этого:

· Организуйте ежедневные встречи, чтобы держать команду в курсе дел.

· Отвечайте на электронные письма и сообщения в чатах.

· Будьте готовы к любым дополнительным тет-а-тет встречам, которые могут запросить сотрудники.

Держите дверь в свой кабинет открытой для того, чтобы показать свою готовность участвовать в профессиональной жизни команды.

Подводя итоги…

Знакомство с группой людей и нахождение лучшего способа управления ими не должно быть задачей колоссальной сложности. Чтобы всё прошло гладко воспользуйтесь следующими советами:

1. Разошлите короткое и дружелюбное электронное письмо с самопрезентацией для знакомства с подчинёнными.
2. Организуйте встречи один на один, чтобы понять, какую помощь команде может предоставить каждый из сотрудников.
3. Решите, как давать обратную связь, признание и похвалу, для того, чтобы убедиться в том, что сотрудники будут мотивированны на выполнение качественной работы.
4. Расскажите о своих ожиданиях от рабочего процесса, чтобы членам команды было известно о том, что от них ожидают и каких целей им предстоит достичь.
5. Придумайте командное кредо для придания боевого настроя.
6. Сохраняйте вовлечённость, чтобы работа шла согласно плану.

Если всё это будет выполнено, будет создана ответственная, счастливая и эффективная новая команда.