Как повысить продуктивность сотрудников: 8 эффективных способов

Продуктивность сотрудников – это в первую очередь то, благодаря чему компания становится успешной. Однако, согласно официальным данным, в последнее время, к сожалению, процент производительности труда в мире только снижается.

Давайте узнаем, что вообще такое продуктивность на рабочем месте, почему она важна, как ее измерить, рассчитать, и самое главное, повысить.

Что такое производительность труда?

Производительность труда работников, также известная как рабочая продуктивность является мерой личной эффективности каждого сотрудника.

Допустим, есть компания, которая занимается расписными бутылками. Как нам узнать рабочую продуктивность одного из ее сотрудников? Все просто. Нам нужно выяснить, сколько расписных бутылок сможет смастерить ОДИН работник за определенный период времени.

Есть еще понятие производительности труда в широком смысле. Оно подразумевает общий экономический результат страны или компании на час активной рабочей деятельности. Это совершенно другое определение.

Почему продуктивность сотрудников так важна?

Мы уже выяснили, что продуктивность — это корень успеха любой компании. Есть два фактора, по которым можно определить, успешны ли сотрудники в своей работе:

1. Производительность – количество выполненной работы;
2. Эффективность – количество усилий, затраченных на эту работу.

Есть такие люди, которые могут потратить много времени на то, чтобы выполнить маленькую работу. Такие люди скорее эффективны, чем продуктивны.

А есть люди, которые могут выполнить много работы за небольшой промежуток времени. Вот таких-то людей и называют продуктивными.

Но фишка в том, что мы должны быть и такими, и такими. Нам необходимо стремиться приложить к работе максимум усилий, при этом завершить как можно больше дел за относительно короткий временной интервал.

Что ж, продуктивность сотрудников очень важна для компании, так как благодаря ей она:

• Становится более прибыльной;
• Идет только вперед;
• Удовлетворяет потребительский спрос;
• Остается конкурентоспособной.

По сути, чем выше производительность труда, тем дольше компания сохраняет актуальность на рынке.

Как оценить рабочую производительность

Для того чтобы определить производительность труда одного сотрудника, вам для начала нужно определить норму, показатель, который и будет сравниваться с полученными цифрами. Вы можете рассчитать продуктивность сотрудников с помощью следующих эффективных способов.

Расчет количества продаж

Большое количество продаж – первое доказательство того, что у вас высочайшая продуктивность.

Но как же это определить? Как я сказала выше, нужно определить норму – а именно, понять сколько продуктов должно быть продано в месяц. Затем, вы просто сравниваете ежемесячные результаты своих сотрудников с этой цифрой.

К примеру, вы решили, что за один месяц каждый сотрудник должен совершить 120 звонков, установить 25 контактов и осуществить 5 продаж. Если сотрудник сделает 150 звонков, но только 3 продажи, он все равно не достигает установленного стандарта. Если сотрудник делает 90 звонков, но 15 продаж, он просто опережает его.

Оценка достижения целей

Еще одно доказательство, что у вашей компании высокая производительность – большое количество достигнутых целей.

Здесь все то же самое. Вам просто нужно определить, какое количество целей должно быть достигнуто за один месяц, а затем просто сравнить результаты.

Расчет прибыли

Высокая прибыль = высокая производительность.

Здесь вам нужно определить стандарт скорее для ежегодной прибыли, чем ежемесячной. Цель – достигнуть этой цифры. Продуктивность сотрудников будет доказана в том случае, если вы ее достигли или превысили.

Расчет количества готовой работы

Чем больше в вашей компании выполнено заданий, тем выше производительность труда.

Как это выяснить? Вы определяете количество задач в неделю, которые должны выполнять ваши сотрудники, а затем сравниваете их месячные результаты с этим числом.

Оценка качества выполненной работы

Доказательством высокой производительности труда является то, что все проекты, независимо от их количества, завершаются качественно.

Как это понять? Для начала вам нужно определить, по каким признакам проект будет считаться качественным или эффективным, а затем посчитать количество готовых проектов, которые соответствуют этим параметрам. К примеру, вы занимаетесь разработкой мобильных приложений. В данном случае признаками качества будут функциональность и удовлетворение клиента.

Оценка временных затрат

Свидетельство высокой производительности в данном случае – это маленькое количество времени, затраченного на работу.

Как посчитать время? Установите приблизительное время, которое потребуется сотрудникам для завершения всех задач, связанных с одним проектом, и сообщите им сроки. Скажите сотрудникам, чтобы они производили тайм-трекинг. Если они закончат работу раньше срока, значит время было использовано максимально продуктивно. Подробнее про «Управление затратами на проект: всё, что нужно знать».

Как можно посчитать производительность труда сотрудников?

Прежде чем выяснить, как повысить производительность труда, нужно ее хотя бы посчитать.

Есть множество способов, но самый популярный метод заключается в том, чтобы просто сравнить уровень производительности отдельного сотрудника с прибылью, которую он приносит компании. Конечная цель – получать от сотрудника больше ценности за относительно меньшую зарплату.

Процент производительности сотрудников можно также определить с помощью следующих четырех шагов:

Шаг 1: Определите норму

Все уровни производства вы будете оценивать только по этому стандарту.

Шаг 2: Посчитайте количество времени, которое вы имеете в одной рабочей неделе

Если вы работаете пять дней по 8 часов, значит у вас есть 40 часов или 2400 минут.

Шаг 3: Уберите «непродуктивное» время

Сюда входят маленькие перерывы, обеды, совещания, собрания и т.д. К примеру, если вы тратите 60 минут на обед, 60 минут на обычный перерыв и 2 часа на совещания каждый день, то в итоге это получается 20 часов или 1000 минут. Это время вам нужно вычесть из общего количество времени рабочей недели. Таким образом, остается 1400 минут чистого продуктивного времени.

Шаг 4: Рассчитайте процент продуктивности по формуле

Продуктивность = количество доступного продуктивного времени (1400) / количество доступного рабочего времени в неделю (2400) * 100. Получается 1400/2400*100= 58%.

Когда вы будете считать процент продуктивности, помните о двух важных вещах:

• В результате никогда не будет 100%.
• Цифра, которую вы получите, и будет вашим стандартом. Просто сотрудникам нужно сосредоточиться и не отвлекаться, чтобы стремиться именно к этой цифре – 79%.

Как повысить производительность труда

Для того чтобы повысить уровень продуктивности сотрудников, нужно выполнить 8 следующих шагов.

Улучшение условий труда на рабочем месте

Если вы хотите, чтобы ваши сотрудники работали продуктивно, вам нужно убедиться, что они работают в оптимальных условиях.

• Убедитесь, что в офисе много естественного света. Сотрудники, которые работают в кабинетах с окнами и достаточным количеством естественного света, спят ночью на 50 минут дольше. Когда они приходят на работу, чувствуют себя более отдохнувшими и более сконцентрированными.
• Добавьте больше растений. Чем больше в офисе растений, тем комфортнее чувствуют себя сотрудники, следовательно, они становятся более эффективными в работе.
• Разнообразьте цвета стен. Сотрудники допускают больше ошибок, когда работают внутри белых стен. Вместо этого можете выбрать другие тона, например, красный (благодаря ему можно сосредоточиться на деталях); зеленый (он мотивирует) или синий (он повышает креативность).

Грамотно распределяйте время на электронную почту

Согласно исследованиям, на электронную почту мы тратим около 12-13 часов в неделю. Умножьте это число на количество сотрудников в вашей компании, и вы узнаете, сколько времени у вас пропадает впустую.

• Выделите специальное время, которое вы будете тратить на электронную почту. Скажите об этом своим сотрудникам. Пусть они сами выбирают это время. Главное, чтобы они его придерживались. К примеру, все действия, связанные с электронной почтой, можно совершить в течение часа после обеда или часа перед уходом домой.
• Пишите краткие и четкие электронные письма, без воды. Научите этому своих сотрудников.
• Никогда не пишите сотрудникам посреди ночи. Такие письма, как правило, вызывают у них стресс и повышают уровень тревожности. Вероятность того, что завтра утром они будут хорошо работать снижается.

Не тратьте время на бесполезные совещания

Сотрудники, сами того не подозревая, тратят на собрания почти 90 часов в месяц. А это, между прочим, миллиарды рублей убытка в год. Ведь на совещаниях в большинстве случаев обсуждаются бесполезные вещи.

• Вместо организации и проведения совещаний можно отправлять электронные письма. Электронная почта – это быстрое и эффективное средство коммуникации. Поэтому вместо того, чтобы всех собрать для анонса какого-либо мероприятия, просто отправьте email.
• Проводите как можно меньше собраний. Собирайте людей только по очень веской и важной причине.
• Собирайте только важных людей. Да, есть сотрудники, от которых зависит все, другие пусть занимаются своей работой.
• Сократите время, уделяемое на каждое совещание. Чтобы охватить самые важные моменты на собрании, 15-20 минут вполне достаточно.

Предоставьте возможность гибкого графика

Каждый человек может быть максимально продуктивен в самое разное время в течение всего рабочего дня. Поэтому придерживаться строгого графика с 9:00 до 17:00 или напряженно работать с самого раннего утра может получиться не у всех.

• Пусть рабочее время ваших сотрудников будет гибким. Вместо того чтобы работать 8 часов подряд, позвольте вашим сотрудникам разделить это время на два временных блока. Например, пусть они начинают работать с 7:00 утра, но при этом им разрешается ходить в спортзал, долго обедать, и рабочий день в итоге они должны закончить где-то до 17:00 часов. Чистое время работы должно получиться 8 часов. Сотрудники будут чувствовать себя более продуктивными и эффективными. Они получат прилив энергии от долгих и насыщенных перерывов, а в конце дня не будут переутомлены.
• Разрешите удаленную работу. Несмотря на то, что работа из дома может вызвать некоторые проблемы, больше 60% сотрудников считают, что они более продуктивны, когда работают вне офиса, а почти 50% хотели бы, чтобы в их компаниях тоже предоставлялась такая возможность. Вам нужно просто выбрать сотрудников, которым подойдет такой формат работы и рассказать им обо всех условиях, сроках и требованиях.

Обучайте сотрудников более качественно

Чем больше мы обучаем сотрудников, тем эффективнее они становятся.

• Используйте специальные программы. Такие, как Lynda или TalentLMS предоставляют различные полезные курсы, которые помогают сотрудниками укрепить свои прежние навыки и освоить новые. Также в этих программах есть функция отслеживания прогресса.
• Проводите как можно больше практических занятий. Так они будут проверять свои полученные знания на опыте.
• Пусть каждый сотрудник учится в своем собственном темпе. Не нужно никого торопить.

Избегайте микроменеджмента при распределении заданий

Когда менеджеры раздают задания, они, как правило, боятся за качество выполнения работы и начинают ежесекундно контролировать каждую деталь. Ну а смысл тогда было поручать задание? Более того, более 80% сотрудников чувствуют, что им не доверяют и начинают терять веру в свои силы, из-за чего и работают хуже.

• Вместо этого просто скажите свои ожидания и предоставьте четкие требования. Если вам нужен конкретный результат, скажите об этом. Главное сказать им цель и сделать так, чтобы они были сосредоточены именно на ней, а не на средствах ее достижения. Тогда будет меньше поводов для беспокойства и микроменеджмента.
• Как только вы поручили задания, оставьте своих работников. Пусть они чувствуют себя более независимыми, расслабленными и уверенными в своих навыках. Не всем нравится, когда над головой маячит начальник.

Совершенствуйте методы общения в офисе

Чем лучше сотрудничество в команде, тем лучше производительность в компании.

• Целенаправленно стройте командную работу. Но это не так-то просто. Чтобы стать эффективной командой, необходимо приложить немало усилий. Можно начать с проведения случайных встреч. К примеру, организовать маленькую вечеринку в офисе или поехать куда-нибудь вместе на природу. Организовывайте спортивные матчи. Самое главное, убедиться в том, что каждый член команды чувствует себя нужным и ценным.
• Найдите хорошее средство для коммуникации. Можно использовать все что угодно: телефон, электронная почта, какие-нибудь специальные приложения. Просто согласуйте это со своими сотрудниками и решите.

Поощряйте сотрудников

Когда мы заботимся о наших сотрудниках, мы заботимся о качестве проектов, над которыми они работают.

• Поощряйте использование льгот медицинского страхования. Убедитесь, что сотрудники осведомлены обо всех медицинских льготах, которые вы предлагаете, а затем обязательно предоставляйте им возможность ими пользоваться. Сюда входят медосмотры, прививки и другие услуги.
• Предлагайте полезные занятия для укрепления психического здоровья (курсы по снятию стресса, тренинги и т.д.)
• Не игнорируйте достижения сотрудников. Многие менеджеры привыкли видеть только ошибки. Это не продуктивно. Сотрудникам приятно, когда их тяжелый труд ценят. Между прочим, около 80% сотрудников увольняются из-за того, что их не признают. Поэтому старайтесь поднимать их уверенность в себе. Тогда они будут более эффективными.

Выводы

Как только вы осознаете, что личная эффективность сотрудников – это очень важно, вам нужно будет принять меры для повышения уровня производительности труда. А именно, вам нужно будет измерить, рассчитать и самое главное укрепить этот ценный бизнес-ресурс.

Просто извлекайте максимальную пользу из того, что полезно как для ваших сотрудников, так и для компании в целом. Улучшайте условия труда, внедряйте новые способы общения, разрешите гибкий график, обучайте сотрудников, не контролируйте их и, конечно же, не забывайте их поощрять.