Как сделать совещания более продуктивными

Это может быть неожиданно, но только в прошлом году количество заседаний совета директоров выросло на 120%. Всё это из-за того, что много компаний перешло на дистанционную работу. Хотя этот факт сам по себе не плох, некоторые (если не большинство) таких встреч были непродуктивны. Частые виртуальные встречи открыли дверь в мир неэффективно потраченного времени. Это связано с тем, что легче и быстрее связаться через какое-нибудь приложение, чем тратить время на поездку в офис. В конце концов, это ведь всего лишь видео звонок, верно?

Следующие советы помогут работникам избежать сильной усталости после череды разных встреч, сделав их более продуктивными. Так или иначе, офисным сотрудникам ещё не раз придётся посещать разного рода собрания, онлайн или офлайн. Данная статья предназначена для того, чтобы минимизировать негативные стороны этих деловых встреч.

Что делает собрание продуктивным?

После семи лет посещения совещаний на трёх разных работах, я научилась понимать, какими они будут.

Вот, что происходило на встречах, не приносящих результата:

1. Люди шептались друг с другом, когда раздел был им неинтересен, то есть на фоне всегда был небольшой шум;
2. Лица, склонные к конфликтам, только и ждали возможности поспорить
3. Периодические шутки затягивали время;
4. Докладчики не понимали людей, находящихся в конференц-холле, всё читали и читали свои затянутые, неловкие презентации;
5. Встречи менеджеров или директоров, мотивированные паникой, без чёткой повестки дня, ставящие задачей только снизить уровень тревоги самого руководителя;
6. Слишком много внимания уделялось лишним деталям, актуальных, возможно, только для 2 из 15 человек в зале;
7. Никто не хотел там находиться.

На самом деле, этот список мог бы продолжаться вечно. Встречи же, которые можно назвать плодотворными, имели следующие общие черты:

1. Они занимали ровно столько времени, сколько было нужно для обсуждения вопросов или идей;
2. При составлении плана мероприятия, а также времени, отведённого на презентации, организаторы и докладчики держали в уме то, что никто не любит совещания;
3. Наше время уважали и ценили;
4. Присутствие было обязательным только по необходимости;
5. Мы все были сосредоточены на процессе и принимали в нём участие;
6. Были обозначены конкретные цели и задачи.

Зачастую, люди склонны преувеличивать важность заседаний, когда в реальности все, что нужно – это чёткая цель, хорошие сотрудники, краткий список тезисов, и идея о том, каким образом двигаться вперёд. Без всего вышеперечисленного, можно считать, что вместо собрания был проведён внеочередной перерыв на обед.

Что необходимо для результативного совещания

На основе предыдущих пунктов можно составить список советов, которые дадут начальное общее представление о проведении успешной встречи. Для достижения наилучших результатов, их нужно будет адаптировать под конкретную отрасль, независимо от того, управляете ли вы группой писателей, строителей, или преподаёте в начальной школе.

Объявлять сбор только когда вопрос нельзя обсудить по электронной почте

«Большая часть митингов слишком длинные, слишком скучные, слишком непродуктивные – и слишком большая часть корпоративной жизни, чтобы от них отказываться.» Лоис Уайс, автор, рекламный руководитель

Компании привыкли проводить собрания по любому поводу. И после всех этих лет, я поняла – это обусловлено страхом, что послание не будет донесено. Даже в личной жизни встречаются люди, которым больше нравится звонить, так как им кажется это целесообразнее, чем писать смс.

То же самое происходит и на рабочем месте. Проведение собрания обеспечивает определённую безопасность, что каждый сможет услышать всю (субъективно) необходимую информацию. Но в то же время, они становятся совершенно беспорядочными, загруженными информацией, и соответственно, всё более неэффективными.

Чтобы бороться с этим, всегда оценивайте, требуется ли личный контакт для того, чтобы донести информацию. Не слишком важные вопросы можно обсудить в рабочем чате, с помощью краткого разговора за чьим-то столом или в ёмком, направленном письме. Вот чеклист, который поможет принять решение:

Это вопрос, который требует быстрого решения, мозгового штурма или всей команды?

Насколько сильно эта проблема влияет на остальную часть коллектива?

Сколько людей мне реально нужно, чтобы решить эту задачу?

Могу ли я сформулировать тему более точно, чтобы мы быстрее нашли решение?

Каков желаемый результат?

Это важнее, чем работа, которую сейчас делают все остальные?

У меня достаточно времени, чтобы подготовиться?

Научитесь разумно использовать каждую минуту встречи

Хотя многие считают это практикой, давно забытой в начальной и средней школе, проведение репетиции летучки у себя в голове может оказаться чрезвычайно полезным решением. Главное во время этого – следить за временем.

Проговаривайте всё вслух, например, перед зеркалом, питомцем или комнатным растением. Это даст вам представление о том, сколько времени потребуется на донесение своей части информации. Возможно, станут заметны отступления от темы, ненужные слова или модели поведения, которые замедляют ход презентации.

Приглашайте только тех людей, чьё присутствие необходимо

«Любой, хоть сколь-нибудь работающий комитет, состоит из людей, которые слишком заняты, чтобы захотеть посидеть на нем хоть на секунду дольше, чем нужно.» – Кэтрин Уайтхорн, британский журналист и радиоведущая.

При организации встречи следует рассчитывать только на тех, кто непосредственно связан с темой. Если нужно провести разбор проекта (читайте подробнее «Как разбить проект на задачи»), то, возможно, потребуются только руководители команды, так как они смогут передать информацию своим подопечным позже. Или, если требуется отчёт о ходе работы, можно сэкономить время и энергию и посылать людям их отчеты, с кратким резюме об ошибках или дополнениях.

Присутствие людей, косвенно связанных с темой, имеет несколько недостатков:

• Им редко есть, что добавить по существу;
• В это время они могли бы потратить своё время и энергию на другие, возможно, более актуальные задачи;
• Некоторые люди могут стать отвлекающим фактором;
• Они могут чувствовать себя обязанными обращать внимание на информацию, которая их не касается, что сбивает с толку и усиливает стресс.

Когда будет решено, каков будет вид встречи, составьте список людей, которые абсолютно необходимы (из-за их обратной связи, роли или прямого влияния на актуальные вопросы). Все остальные могут просто получить уведомление.

Подготовьте конкретную повестку дня

“Совещание проводится для решения проблем, а не для решения о том, что будет обсуждаться.” – Билл Гейтс, Со-основатель Microsoft.

Говоря о продуктивности и эффективности совещания, нужно придумать хорошую повестку дня и придерживаться её. Без подобного всё превратится в ряд диалогов, каждый из которых приводит в никуда. Но просто иметь повестку дня – недостаточно.

Определяя главную тему, убедитесь в выполнении следующих пунктов:

Сформулируйте каждый пункт обсуждения в виде вопроса, а не как примерную идею (например: “Как мы можем улучшить квартальные продажи на 15%?”, вместо: “Обзор квартальной статистики”).

Обсуждайте самое важное в начале совещания (люди склонны к потере концентрации внимания с течением совещания, а главные темы требуют полной погружённости).

Подготовьте вопросы на случай, если их ни у кого не возникнет.

Ограничьтесь 5-10 минутами на каждое обсуждение, которое было начато кем-то другим.

Заканчивайте совещания подведением итогов, кратко повторяя, что было решено.

Не стесняйтесь потратить как можно больше времени на создание максимально полезной повестки дня. Хорошая повестка — прекрасная основа, на которую можно положиться. Таким образом удастся минимизировать шансы отклониться от темы, потратить больше времени, чем следовало, или повергнуть всех в скуку.

Научитесь вести совещание

“Комитет — это тупик, идеи которого заманивают, а затем тихонечко удушают.” – Барнэтт Кокс

Потеря контроля над обсуждением — худшее, что может произойти на совещании. Без должных указаний люди могут отклониться от темы и увести всё собрание в совсем другое русло.

Однако, в небольших дозах, такое бывает полезным. В нужных руках подобный творческий беспорядок может привнести новые идеи. Кто-то будет задавать вопросы, о которых другие могли бы и не подумать, или получить вдохновение и мотивацию. И всё же организатору подобным следует управлять, чтобы сделать обсуждения максимально полезными для каждого участника. В ином случае, время будет потрачено впустую.

Станьте авторитетом, ведите обсуждения, задавая правильные вопросы, выслушивая приглашённых и позволяя им высказаться, не забывая вовремя остановить отклонение от темы, чтобы совещание не продлилось дольше нужного.

Придумывайте названия разным типам совещаний

«Если бы вам нужно было в одном слове определить причину, по которой человеческая раса ещё не достигла и никогда не достигнет своего полного потенциала, то этим словом было бы: “Совещания” » — Дейв Барри, автор, бывший публицист Miami Herald

Элиза Кейт, в своей короткой статье рассказала, что нужно для создания продуктивного совещания. Среди прочих советов сильно выделялся один: отличная идея перестать называть совещания просто “совещания”, вместо этого нужно их как-нибудь называть.

Но зачем?

Организуя “совещание по новому проекту”, подумайте, сможет ли приглашённый сразу понять, о чём оно будет? Кто там должен быть? Сколько времени это займёт? Конечно, нет.

Однако, если приглашение на “брифинг по прогрессу проекта”, уже с помощью этих четырех слов удастся донести гораздо больше информации. Например, сразу ясно, что совещание для тимлидов и менеджеров, что к нему нужно подготовить краткий отчёт по прогрессу и что подобные встречи обычно занимают примерно 45 минут.

Вспомните Гибкую методологию разработки и её термин “Стэндап”. Это короткие 10-15 минутные совещания, часто проводящиеся у чьего-то рабочего стола (во избежание задержки в офисе). На них участники говорят предложение или два о том, чем будут заниматься в течение дня или недели.

Поразмышляйте над тем, какой вид совещаний проводится чаще всего, и подумайте какие названия им можно дать. Таким образом, приглашённые всегда будут знать, чего ожидать. Подобная практика предотвращает множество недопониманий и неверных ожиданий.

Учитесь на ошибках и успехах прошлых совещаний

Ведите записи во время и после совещаний, даже если записать придётся всего одно-два слова.

Отметьте вопросы, которые были не нужны, понаблюдайте, как люди реагировали на подготовленную презентацию и выделите в повестке дня всё, что принесло положительный или отрицательный результат, а что не возымело никакого эффекта. Возможно, темы оказались нечёткими или переходы между ними были недостаточно плавными.

Всё это нужно, чтобы избежать повторения одних и тех же ошибок. Самоанализ особенно полезен в проведении совещаний, так как он показывает остальным, что организатор – это человек, желающий стать лучше. Кроме того, после собрания всегда можно попросить об обратной связи, выслав участникам электронное письмо или проведя разговор тет-а-тет.

В заключении

Совещания не должны быть камнем преткновения эффективного рабочего процесса. В конце концов, их основная задача – собрать вместе нужных людей для решения проблемы или придумывания новых идей. Таким образом, подготовив повестку дня, которая будет чётко демонстрировать то, что нужно достичь и запрашивая конкретизированные высказывания или комментарии по теме, получится провести успешное совещание.

А какими советами и приёмами вы пользуетесь, проводя собрания (онлайн или офлайн)? Как человек, часто участвующий в совещаниях, какие рекомендации по работе можете дать вы?