Лучшие методы отслеживания продуктивности команды

Продуктивность команды – это показатель, по которому можно понять, какое количество заданий она может выполнить качественно за определённый отрезок времени, например, за месяц. Производительность команды зависит от целого ряда факторов, таких как выработка каждого сотрудника, его навыки, общая атмосфера в коллективе, рабочая обстановка, уровень замотивированности и т.д.

В этой статье будут рассмотрены некоторые практические методы, которые можно использовать для отслеживания эффективности работы группы людей. Кроме того, здесь будут приведены примеры реальных команд и их способы решения обсуждаемой проблемы.

Содержание

Что значит продуктивность в конкретной команде

Понятие продуктивности будет разниться, всё зависит от определённого направления бизнеса и самой команды. Соответственно, руководителю следует подумать, какие параметры производительности его подчинённых являются ключевыми. Вот некоторые вопросы, которые можно себе задать:

Какие продукты или услуги предлагает компания?
Какие показатели свидетельствуют о продуктивности проделанной работы?
Существует ли какая-нибудь норма выработки, к которой должны стремиться члены коллектива?
Какие цели для сотрудников должны быть в приоритете?

Как только ключевые показатели продуктивности команды будут определены, отслеживать её эффективность станет значительно легче. Это поможет определить, есть ли среди работников те, кто не соответствует ожиданиям. В случае если такие обнаружатся, существует несколько решений:

Дополнительное обучение;
Перевод в другой отдел;
Увольнение.

Восемь методов отслеживания продуктивности команды

Один из способов измерить рабочий потенциал команды – использовать показатели производительности для оценки. Вот некоторые из наиболее популярных.

Коэффициент «запланировано-сделано»

В этом показателе учитывается процентная доля выполненных задач по отношению к тому, что было нужно сделать. То есть, при использовании этого метода нужно просмотреть список заданий и оценить, с каким количеством справилась группа. Это поможет получить более точную информацию о том, с какой нагрузкой может справиться команда.

Данный способ можно также использовать при работе в формате спринта. Принцип остаётся тем же. Например, коллектив взял на себя обязанность выполнить 30 PBI (Элемент Бэклога Продукта), но сдаёт только 10. В таком случае можно сделать вывод о том, что спринт не был успешным, так как закончено было около 30% от запланированного.

Ещё немного о показателях. Если команда должна выполнить 20 заданий за месяц, но сдаёт 18, коэффициент «запланировано-сделано» будет 90%, это хороший показатель. Однако, может случиться так, что в другой отчётный период будет сдано только 10 проектов и результат снизится до 50% и это уже не столь радужно.

Так же важно правильно расставлять приоритеты в задача, подробнее об этом написано в этой статье «Как расставлять приоритеты в рабочих задачах».

Что же делать, когда соотношение ниже, чем должно быть? У руководителей есть несколько вариантов:

Нанять больше сотрудников в команду, чтобы работа была закончена вовремя.
Уменьшить запланированный объем работ на месяц.
Пересмотреть сам процесс планирования и внести коррективы.

Низкое плановое соотношение означает, что процесс планирования не является эффективным или что члены группы не имеют необходимых навыков для выполнения нужных задач.

Время цикла

Помогает отслеживать среднее время, необходимое для завершения продукта или предоставления услуги. Правила просты: чем меньше времени занимает цикл, тем более высокий уровень производительности команды.

Например, в сфере программного обеспечения этот метод отображает время от первой фиксации функции (стартовая точка) до последней фазы, которой является развёртывание. Относительно, например, работников колл-центра, циклом будет количество минут, прошедших с момента ответа на вызов до его завершения.

Существует простая формула для расчета времени цикла. Нужно разделить чистое время производства на количество произведённых единиц. Чистое время производства – это количество времени, за которое команда должна закончить продукт. Конечно же, будут простои, это время, потраченное на встречи, обеденные перерывы и т.д. Этот показатель нужно будет вычесть из общей суммы часов, проведённых за работой.

Например, в цехе завода команда работает 9 часов в день. Вычитаем время простоя и получаем 8 ч. 15 м. или 495 минут, это и будет чистым временем. В день работники должны сделать 45 деталей в течение дня.

Время цикла = время производства/количество продукции

Время цикла = 495/45

Время цикла = 11

Значит, у рабочих есть 11 минут на выделку одной позиции. Если удастся справиться с задачей раньше, скажем, за 9 минут, повысится продуктивность.

Одно из преимуществ использования этого показателя производительности заключается в том, что руководители групп могут понять, хорошо ли работает процесс планирования, как члены команды выполняют свою работу и насколько они эффективны.

Упущенные дефекты

Отслеживание ошибок, совершённых в течение определённого времени. Такой параметр часто используют разработчики. Это помогает им вовремя находить и исправлять ошибки до того, как приложение или другой продукт станут доступны для общественности. Баги в данном случае могут появляться по разным причинам, неважно.

Скорость исправления дефекта – показатель, который рассчитывается на основании количества недостатков на этапах пред- и самого производства.

Что же означает понижение или повышение этого параметра? Если на этапе производства данные изменились в большую сторону, значит, есть какая-то проблема в процессах или инструментах тестирования. Данные, показывающие снижение количества недочётов свидетельствуют об эффективной работе на этапе проверки.

Конечно же, методика может быть полезна не только разработчикам. Например, в сфере маркетинга упущенными дефектами будут жалобы клиентов или неудачные рекламные кампании в социальных сетях.

Доход на одного работника

В основном применим в группах, специализирующихся на продажах и маркетинге. Цель данного метода – узнать, насколько продуктивными являются члены команды в привлечении прибыли.

У этой методики есть своя формула.

Доход на одного работника = прибыль / текущее число работников

Так, например, если в компании 80 человек, а общий доход составляет 60 млн. рублей в год, доход на работника будет следующим:

60 000 000/80 = 750 000

Таким образом, 750 000 рублей приносит один работник в год. Увеличение показателя показывает рост продуктивности.

Этот критерий удобен для сравнения двух компаний, работающих в одной отрасли. Так, например, маркетинговая компания А имеет доход в 25 млн. и 20 сотрудников. Доход на работника:

25 000 000/20 = 1 250 000

Маркетинговая компания В имеет доход 25 млн. 500 тыс. и 25 сотрудников. Доход на одного работника здесь:

25 500 000/25 = 1 020 000

Таким образом, несмотря на то, что у Б большую прибыль, эффективнее работает компания А, так как её доход на одного работника выше.

Учёт рабочего времени

Помимо выше описанных показателей производительности, можно воспользоваться тайм-трекером для измерения эффективности команды, независимо от её типа.

Когда каждый член коллектива отмечает свои рабочие часы, менеджер может легко отследить, кто чем занят и как продвигается проект. Некоторые приложения, такие как Trackify, дают визуальную недельную разбивку задач всех сотрудников.

Другой удобной опцией является панель управления Team. Есть возможность увидеть, какие задания являются наиболее активными. Так как каждая деятельность обозначена своим цветом, можно будет легко проанализировать, тратит ли команда достаточно времени на ту или иную рабочую задачу. Кроме того, будет доступна информация об общем количестве отработанных часов.

Помимо прочего, существует функция, позволяющая просмотреть информацию по каждому работнику в частности: сколько времени потратил на определённый проект, чем занимается в настоящее время. Чтобы этот раздел высвечивался сверху страницы, нажмите на значок «Закрепить».

В разделе «активность команды» данные можно отфильтровать по общему количеству часов или по последним действиям, чтобы понять, кто работает в данный момент.

Учёт корректировок в работе

Когда мы думаем о производительности в целом, обычно представляем идеальный рабочий процесс без каких-либо ошибок. Но, чтобы убедиться, что их действительно нет, следует обращать внимание на детали и, по необходимости, вносить изменения. Кроме того, очень важно сотрудничать с другими командами в компании.

В случае, если рабочий график отдела часто подвергается изменениям, например, если он связан с работой отдела разработки, удобно использовать доску отслеживания ошибок. По ней видно эффективность работы команды. Если колонки QA (Quality Assurance) пустые, значит, задачи были выполнены правильно. Ещё одним показателем хорошей работы является факт отправки функции в производство».

Чтобы уменьшить количество отвлекающих факторов во время работы прочитайте подробнее в нашей статье «Как оставаться сфокусированным на работе в мире, полном отвлекающих факторов».

Удовлетворённость клиентов

Не все непосредственно работают с клиентами, поэтому этот пункт в большей мере относится к таким командам, как, например, служба поддержки.

В таком случае способ проверить продуктивность отдела будут отзывы потребителей. Это поможет иметь общее представление об общей удовлетворённости клиентов.

Ещё одним практическим методом отслеживания производительности групп является использование инструментов отчетности. Так в отделе по поддержке клиентов общие отчёты ценны, потому что они показывают количество решённых вопросов, число и скорость ответов. Чтобы повышать эти показатели необходимо, чтобы ставка работников зависила от количества решённых заявок, наличия положительных и отрицательных отзывов, так что для оценки эффективности можно просто сравнить показатели нынешнего месяца с прошлым.

Анализ правильных показателей

Что касается отделов продаж, то их работа обычно связана с общением с клиентами при помощи электронной почты и личных встреч. Это позволяет продавцам должным образом представить продукты или услуги потенциальным покупателям.

Итак, что важно при отслеживании производительности такой команды? В отделе продаж наиболее важными показателями являются:

количество встреч, запланированных группой;
число проведённых встреч;
денежные поступления от проведённых встреч.

Заключение

Разные команды выполняют разные задачи внутри компании. Таким образом, нет смысла отслеживать производительность разработчиков программного обеспечения так же, как будет измеряться эффективность маркетингового отдела. Поэтому важно уточнить ключевые качества, которые делают работу конкретного коллектива продуктивной, а затем попробовать некоторые методы, упомянутые в данной статье. Это значительно облегчает процесс отслеживания производительности. Возможно, советы от реальных сотрудников компании Trackify будут вдохновляющими и послужат хорошим примером.

О том, как повысить продуктивности вашей команды читайте в статье «Как повысить продуктивность сотрудников: 8 эффективных способов».

Как вы отслеживаете производительность своей команды? Используете ли вы какие-то методы, которые не были описаны?