Правильное распределение ресурсов

Для успешного управления проектами требуется опытный человек, который знает, как распределить ресурсы, даже если они ограничены.

Таким образом, умение хорошо планировать может пойти вам на пользу. Избежать хаоса вам удастся, только если вы сумеете все правильно сделать.

Давайте рассмотрим подробнее, как правильно распределять свои ресурсы и почему это важно.

Содержание

Что такое распределение ресурсов?

Согласно проведенными опросам, большинство компаний распределяют свои ресурсы. Почему стоит чаще использовать такие навыки управления?

Планирование ресурсов – это такой процесс, который позволяет добиться наибольшего успеха в выполнении ваших задач (смотрите так же «Правильное планирование рабочего дня»). Заблаговременное распределение ваших обязанностей помогает в будущем отслеживать прогресс. Так что для достижения крупных целей стоит придерживаться этой не очень сложной стратегии.

В управлении проектами ресурсы являются ключевым звеном, и их распределение поможет дать вам четкое представление о том, что необходимо сделать.

Существует несколько типов ресурсов:

Люди. Каждый сотрудник выполняет какие-то определенные задачи, не схожие с другими, таким образом он привносит что-то свое. Согласно гарвардским исследованиям – чем больше в команде людей разных возрастов, культурного происхождения, пола и расы – тем она изобретательнее.
Оборудование и техника. Инструментом для выполнения нужных нам задач может быть все что угодно – от компьютерной программы до молотка или даже бульдозера. Главное – распределить, кто какое оборудование будет использовать, и на протяжении какого времени.
Материалы. Необходимо помнить именно о расходном материале, ведь он имеет свойство заканчиваться.
Помещение. Здание и обстановка рабочей зоны очень сильно влияют на вашу работу.
Деньги.
Время.

Задайте себе три следующих вопроса, чтобы понять, как именно приступить к распределению:

Что? (какой товар производится или продается?)
Как? (как он производится?)
Для кого? (кто его покупает?)

Пример распределения ресурсов

Предположим, что ваш проект – это роспись фрески. Распределить ресурсы нужно будет таким образом:

Поиск художников, чей художественный стиль будет соответствовать требованиям проекта
Распределить бюджет и посчитать, какая часть пойдет на закупку материала, а какая на оплату труда
Подобрать нужные цвета для произведения и купить хорошие материалы
Рассчитать, в какой срок работа будет окончена

Однако, даже после распределения всего этого работа не будет окончена. Обязательно возникнут дополнительные сложности, которые нужно будет решить. Какие кисти нужны художникам и как они будут делить их между собой, хватит ли им 10 банок акриловой краски, или нужно больше, какой высоты нужна лестница и смогут ли художники ее использовать.

Поиск нужных людей для выполнения конкретной задачи – важный фактор в распределении ресурсов. Сложность задачи должна соответствовать уровню квалификации сотрудника. Например, если вы дадите простую задачу опытному художнику – вы наверняка получите отличный результат, но стоимость проекта будет неоправданно высокой, а если сложную работу будет выполнять не специалист – итог может быть не таким, какой вы ожидали.

Важность распределения ресурсов

Распределение ресурсов – это больше, чем просто расстановка задач. Наличие нужных ресурсов в нужный момент может сыграть огромную роль в выполнении задач и привести или к успеху, или к неудаче. Неправильное распределение ресурсов может привести к нарушению сроков, незавершенным или вовсе отложенным задачам, а также завышенным расходам.

Чтобы предотвратить подобное, нужно убедиться, что у вас будут иметься все ресурсы, которые могут когда-либо понадобиться. Заблаговременное распределение ресурсов помогает спланировать дальнейшие действия, в том случае, если какой-либо из важных аспектов отсутствует.

К преимуществам правильного распределения ресурсов также относятся:

Значительное снижение затрат
Достижение наилучшего возможного результата при имеющихся ресурсах
Более легкое и плавное переключение между несколькими проектами
Максимальная производительность, благодаря которой появится возможность решать задачи быстрее, но при этом без ущерба для качества
Устранение большого количества рисков, поскольку вы их просматриваете и определяете заранее

Как отслеживать распределение ресурсов

Для начала вы должны определить, какие из ресурсов являются для вас доступными.

Какими навыками они обладают
Сколько художников обладают навыками, которые соответствуют требованиям проекта
Сколько часов в день они могут работать

Получив ответы на все эти вопросы, вы будете иметь четкое представление о вашей предстоящей работе, поэтому сможете перейти к распределению ресурсов. Главное это отследить все нюансы, такие как: уходят ли члены вашей команды в отпуск или на больничный, в каком состоянии оборудование, которым вы пользуетесь, срок аренды офисного помещения и тому подобное.

Знать масштаб проекта

Перед работой необходимо иметь четкое представление о проекте, который предстоит выполнить. Важно помнить обо всех аспектах, таких как:

Цель проекта
Определить роли, обязанности и рабочую нагрузку каждого
Сроки работы над проектом
Контролировать весь процесс, чтобы результат получился таким, какой вы ожидаете
Трудности, которые могу задержать работу над проектом
Преодоление рисков

Чем четче вы определите масштаб предстоящего проекта, тем больше шанс, что вы избежите возможных недоразумений и сделаете процесс более гладким.

Разделите целый проект на небольшие куски

После ознакомления с проектом – поделите его на задачи и сопоставьте с необходимыми ресурсами. Когда речь идет о времени и бюджете, которые будут потрачены на проект, очень важно быть реалистичным при выполнении этого шага.

Если вы будете располагать всей этой информацией – у вас появится возможность прогнозировать необходимые ресурсы для любой из поставленных задач.

Отслеживайте время

Многочисленные опросы показывают нам, что большинство проектов, которые в итоге оказываются неудачными, становятся таковыми из-за неточной оценки времени.

Поэтому, для того, чтобы иметь представление о потраченном времени – контролируйте его. Это поможет вам:

Установить реалистичные временные рамки проекта
Убедиться, что ваш проект будет прибыльным
Отслеживать прогресс команды
Правильная оплата за рабочие часы
Если какие-либо из задач не будут выполнены по расписанию – предусмотрите возможные задержки

Отслеживание ресурсов, которые вы используете

Важный вопрос при управлении проектом, который стоит себе задать – используете ли вы большую часто того, что у вас есть? Или, возможно, некоторые ресурсы вовсе не израсходованы? Эти факторы могут добавить проблем, поэтому рекомендуется отслеживать ресурсы так же, как вы следите за задачами сотрудников или временем.

Использование ресурсов идет наряду с их распределением. Таким образом вы рассчитываете. Насколько эффективно используются имеющиеся ресурсы, что однозначно помогает максимизировать производительность.

Есть три формулы, которые помогут вам рассчитать человеческие ресурсы и понять, сколько ваша команда тратит на работу:

Время занятости / Доступное время
Запланированное рабочее время (ваши заказы) / Доступное время
Рабочие часы (время на которое вы рассчитываете) / Доступное время

Такие расчеты помогут вам иметь лучшую видимость того, что вас ожидает и снизит риск выгорания (поскольку этот способ помогает предотвратить умственное переутомление).

К чему может привести перераспределение ресурсов

Нет ничего страшного, если проект по ходу работы будет иметь небольшие изменения в бюджете, продолжительности или масштабе. Но, будьте готовы к тому, что с каждым изменением потребуется перераспределять ресурсы в соответствии с новыми обстоятельствами.

Кроме того, проанализировав, вы сможете понять, как каждая поставленная задача проходила с точки зрения распределения ресурсов.

Выполнили ли вы все правильно? Превышали бюджет или продлевали срок? Есть ли что-то, что вы могли бы сделать по-другому? Внесение изменений обязательно наносит ущерб в будущее совершенствование проекта.

Не перераспределяйте

Трудности с поставленными задачами чаще всего могут возникнуть из-за:

Чрезмерного использования выделяемых ресурсов
Выделение слишком большого количества задач

Точно так же, как у компьютера может начаться перегрузка из-за обработки большого количества информации одновременно, так же и члены вашей команды могут быть перегружены работой. Слишком активная нагрузка вызывает высокий уровень стресса и выгорание.

Подведем итоги

Распределение ресурсов является важным аспектом управления проектами. Если вам удастся сделать это правильно – жизнь станет намного проще, и вы избежите многих потенциальных проблем. Что же нужно сделать для лучшего распределения ресурсов? Давайте закрепим: